Laboratorio di comunicazione istituzionale e tecniche di ufficio

Laboratorio di comunicazione istituzionale e tecniche di ufficio stampa /3 Dott. Sergio Nuvoli Corso di laurea in Lingue e comunicazione

Perché presenti sui social La diffusione delle opportunità e delle informazioni necessita di una accurata strategia per le istituzioni: presenza sui social media, siti e corporate blog e community aziendali Un approccio strategico da parte delle aziende e degli enti ai social network prevede che queste considerino l’aspetto del web 2. 0 come una piattaforma in cui gli utenti sono i padroni dei dati condivisi, dei contenuti, con la possibilità di intervenire direttamente personalizzando le interfacce. Nell’approccio da parte di una organizzazione a queste forme comunicative, è assolutamente necessario mantenere coerenti la propria immagine e i contenuti dei propri messaggi (esempio dell’esperienza di Uni. Ca)

L’ufficio stampa on line Per il professionista di relazioni istituzionali, l’esigenza di adeguare l’attività di media relations ai criteri e agli strumenti dell’ufficio stampa on line deriva da una duplice esigenza: la necessità di relazionarsi con i nuovi media che rappresentano un nuovo tipo di interlocutori nel settore dell’informazione; la necessità di adeguarsi alla rapida trasformazione di interlocutori tradizionali come le agenzie di stampa (Ansa, Agi, APCom, Adnkronos, ecc. ), che hanno assunto esse stesse una posizione nuova per fruire al massimo delle possibilità offerte da Internet, per cui oggi le loro redazioni “sono strutturate per offrire notizie sia utilizzando il circuito proprietario dei lanci di agenzia sui terminali delle redazioni, sia attraverso il web, dove la specificità del mezzo richiede un arricchimento del contenuto in senso multimediale”.

Un nuovo mondo Anche il professionista di relazioni istituzionali che svolge attività di media relations in contatto con i quotidiani si trova oggi spesso a dialogare con due diverse redazioni, quella tradizionale e quella on line, con un limitato travaso di informazioni dall’una all’altra e con tempi ed esigenze diversi (esempio L’Unione Sarda). Per questo motivo le mailing list del relatore istituzionale dovranno essere sempre integrate con i nominativi dei giornalisti che lavorano nelle edizioni on line. Inoltre, per fornire un servizio migliore possibile ai giornalisti anche e sempre nell’interesse delle organizzazioni clienti, le agenzie di relazioni istituzionali dovranno dotarsi di quanto necessario “per fornire comunicati e fotografie sia in formato cartaceo, sia in formato elettronico, già pronti per l’editing e la pubblicazione sul web”, nonché video-notizie e filmati, in una ottica multimediale

Problemi difficoltà di individuare professionalità adeguate all’interno di amministrazioni “vecchie” come impostazione e come strategie, e con personale “anziano” difficoltà di individuare strategie adeguate ai tempi e con un ragionevole margine di certezza sulla capacità dei nostri interlocutori di cogliere il nostro messaggio sulle nuove piattaforme scarsa capacità di coordinamento interno della PA

I social nel mondo

Come cambia il traffico sul web

Il digitale in Italia

Gli strumenti utilizzati in Italia

Le piattaforme più utilizzate nel mondo

Le piattaforme più usate in Italia

La scelta dei social per la comunicazione istituzionale è obbligata non è una più una novità, è una necessità se non lo farà l’organizzazione, l’amministrazione, qualcun altro lo farà al suo posto (pagine spontanee degli utenti, pagine autogenerate da facebook, pagine spotted) è attesa dagli utenti

Cosa deve cambiare? “Essere in Rete e presidiare i social network, quindi, non vuol dire soltanto apprendere le regole di utilizzo di un nuovo strumento di comunicazione del quale dotare gli uffici pubblici. Essere in Rete, per una PA, vuol dire affrontare un cambiamento culturale profondo che coinvolge non soltanto le modalità di erogazione dei servizi e delle informazioni, ma anche e principalmente le modalità di relazione con il cittadino e il suo ruolo. Ciò implica apertura, capacità di ascolto e di dialogo, orientamento all’interazione, disponibilità al cambiamento”. Linee guida Formez, dicembre 2011

Il processo comunicativo – anche e soprattutto all’interno di una Pubblica amministrazione – genera valore. Esso è in grado di creare engagement, coinvolgimento con i propri utenti, di rafforzare il loro senso di appartenenza. Per questo comunicare un’istituzione è profondamente differente dalla comunicazione di una persona. Occorre sempre tenerlo presente: la comunicazione istituzionale non comunica una persona, ma più persone, che a loro volta dovranno potersi sentire “comunicate”.

“Scrivo utilizzando un certo stile quando mi aspetto che mi legga solo la persona a cui ho indirizzato il mio scritto, e in un altro quando mi aspetto che mi leggano molte altre persone” (Cicerone citato da Tom Standage, in “I Tweet di Cicerone. I primi 2000 anni dei social media”)

La differenza imposta dai social è una comunicazione in cui siamo immersi anche un’assenza sui social comunica è una comunicazione interattiva, in cui la partecipazione è assolutamente essenziale con una pagina facebook apro un immenso sportello virtuale: devo essere in grado di rispondere costantemente alle richieste che arriveranno, in qualunque momento della giornata

Ecco perché: organizzare un sito web non è sufficiente occorre che il sito sia responsive e social oriented, già dall’origine la comunicazione istituzionale si arricchisce così di potentissimi nuovi canali, che a loro volta devono convergere verso il sito

L’obiettivo dunque diventa: aumentare la visibilità del messaggio renderlo o farlo diventare virale coinvolgimento in termini di like and share aumento della copertura (e delle conversazioni) aumento delle persone coinvolte (e dei messaggi) monitoraggio costante dell’engagement

Occhio agli errori

Saperne uscire

Il lavoro del social media manager deve essere fatto in modo professionale necessita di adeguata formazione e nervi molto saldi bisogna rispondere ai commenti, rispettando chi scrive anche quando insulta o insinua (non sta zitto) deve conoscere la propria organizzazione (indica dove trovare i contributi che il suo giornale ha ricevuto) porta dati oggettivi e arricchisce la conoscenza di chi scrive non perdere il lato umano (la cena), e coinvolge e ringrazia