La Proteccin de Datos en una Organizacin compleja

La “Protección de Datos” en una Organización compleja de Servicios Sociales: Experiencia en el SRBS. Madrid, 18 de junio de 2008 JORNADAS DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS 2008 PATRICIA RESTREPO RAMÍREZ COORDINADORA DE CALIDAD Y COMUNICACIÓN DEL SRBS

QUIÉNES SOMOS Y A QUIÉNES ATENDEMOS EL SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL Organismo Autónomo de carácter administrativo adscrito a la Consejería de Familia y Asuntos Sociales, gestiona 98 centros para la atención de personas mayores dependientes y no dependientes, personas con discapacidad intelectual y personas sin recursos. MISIÓN: “Gestionar con eficacia, calidad y transparencia los centros y servicios que dependen de la Organización y que le han sido confiados por la Comunidad de Madrid, centrando toda la actividad en el cliente/usuario” Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA VISIÓN: “Ser una organización que ofrece niveles de excelencia en la atención a las personas mayores y personas con discapacidad en los Centros propios de la Comunidad de Madrid” Página 2

VOLUMEN DE GESTIÓN EN CIFRAS Y VARIEDAD ESTRUCTURAL: TIPOS DE CENTROS TIPO DE CENTRO GESTION DIRECTA Presupuesto (31 de Dic. 2007) 274. 400. 956 € Empleados 6. 663 Plazas en residencias de mayores 6. 279 Plazas en centros de día Plazas para personas discapacidad (C. O. y C. D) Plazas residenciales 550 con 1. 566 655 Asistencia usuarios a Centros de Mayores (socios) 307. 611 Servicios de comida diaria en Comedores de Lunes a Domingo 1. 200 Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA NÚMERO Residencias de Mayores 25 Centro de Día 19 Centros de Mayores 32 Comedores 4 Centros Sociales 5 Centros Ocupacionales 8 Centros de Atención Discapacitados para TOTAL CENTROS/RESIDENCIAS 5 98 Página 3

DIFERENCIA HISTORICA Y COMPLEJIDAD ORGANIZATIVA Confluyen en un mismo Organismo, el SRBS, por mor de las transferencias: Centros de diversa procedencia histórica, con diferentes culturas organizativas, personal con distintos tipos formación, diferente filosofía y modelo de atención pública, perfiles profesionales distintos, así como infraestructuras de variada antigüedad y calidad e instrumentos tecnológicos de diferente nivel de desarrollo TIPO DE CENTRO TRANSFERIDO Nº PROCEDENCIA / AÑO Residencias de Mayores 10 DIPUTACION 1983 -84 Residencias de Mayores 7 INAS 1985 -86 Residencias de Mayores 8 INSERSO 1995 -96 Centros de Mayores (antes Centros de Día) 31 INSERSO 1995 -96 Centros Ocupacionales 8 7 INAS 1 INSERSO 1995 -96 Centros Atte Grandes Dependientes 6 1 INAS 5 INSERSO 1995 -96 Centro Promoc. Socio-Cult Maestro Alonso 1 Mº CULTURA 1986 Comedores 3 INAS 1985 -86 Centros Sociales 9 INAS 1985 -86 TOTAL Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA 83 D 10/ INAS 27/ INSERSO 45 Mº CULTURA 1 Página 4

0 DIVERSIDAD Y COMPLEJIDAD INFORMATIVA Principales Sistemas DE INFORMACIÓN Servicio Regional de Bienestar Social - SRBS MAYORES • Gestión y Control de las Plazas Residenciales - GCP • Gestión Económica Residencias – GERP • Clasificación Funcional del Residente -CFR • Registro Usuarios Centros de Mayores MAYO • Historia Integral del Residente - HIRE • Conexión Sanidad CENTROS • Control de Inversiones y Obras de los Centros - CIFE • Gestión de Compras y Almacenes de los Centros -GASS • Control de Visitas de Centros - COVA • Planes de Mejora - PLAM • Control de Partes - COMU Nueva línea de Atención a Residentes DISCAPACITADOS • • • Historia Integral del Discapacitado - HIDI • Gestión y Control de las Plazas Residenciales - GCP Ventana Familiar Sistema INTEGRAL DE ATENCIÓN Y PROTECCIÓN DE RESIDENTES SIAP (Dos centros pilotos) PLAN INTEGRAL DE SISTEMA DE INFORMACION Y Cuadro de Mandos del Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 5

EVOLUCION DE LA PROTECCION DE DATOS EN SRBS ü Decreto 22/ 1998 de 12 febrero, de ESTATUTO DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID ü REAL DECRETO 994/ 1999 de 11 junio REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD (Primeras alertas e inventario de archivos existentes en el SRBS) ü LEY ORGANICA 15/ 1999 de 13 diciembre, PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL ü Ley 8 / 2001 de 13 julio de PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID ü 2001 - 2002: ELEVACIÓN DE CONSULTAS A la AP D, “PROYECTOS DE ORDEN DE LA CONSEJERÍA DE SERVICIOS SOCIALES POR LA QUE SE CREAN FICHEROS MANUALES Y AUTOMATIZADOS QUE CONTIENEN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN DIVERSOS CENTROS ADSCRITOS”…. . ü 2002 – 2003 REVISIÓN DE LOS EQUIPOS BAJO ENTORNOS XP Y HERRAMIENTAS OFIMATICAS. PLAN DE RENOVACIÓN DE EQUIPOS POR ICM ü Decreto 67/2003 de 22 mayo, Reglamento de tutela de derechos y control de ficheros de datos de carácter personal que habilita a la APD a hacer planes sectoriales de inspección. Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 6

INVENTARIO Y AUDITORIA ARCHIVOS MANUALES = 340 TOTAL ARCHIVOS REGISTRADOS = 406 INFORMATIZADOS = 66 NIVEL BAJO = 34 SUPRIMIR = 17 AUDITAR = 22 Sº CENTRALES = 5 CENTROS = 18 ü ü ü 2004 NUEVO INVENTARIO (ELIMINACIÓN DE 17 FICHEROS) ü RESULTADOS: INFORMES CON RECOMENDACIONES PARA APLICAR: MEDIDAS TECNICAS: ICM y 2. MEDIDAS ORGANIZATIVAS: SRBS ü ENTREGA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTO: MODELOS PARA ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES. APLICACIÓN INMEDIATA DE LOS CORRESPONDIENTES. ü SRBS: NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLES: 1. SEGURIDAD Y 2. FICHEROS 2004 ATTE. A QUEJAS PLANTEADAS POR EMPLEADOS: NOMINAS Y ESTADILLOS 2005 AUDITORIA ICM-INDRA (ELIMINACIÓN DE 20 FICHEROS) POR INTEGRACIÓN CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN GENERALES. Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA 1. Página 7

DIFICULTADES DE LA GESTIÓN DE DATOS EN SERVICIOS SOCIALES DIVERSO ORIGEN Y DESTINO DE LOS DATOS SOBRE LAS PERSONAS MAS VULNERABLES DE LA SOCIEDAD. (La mayoría para intercambio inter- Admones pero no existe repositorio común electrónico en la Comunidad de Madrid, ni a nivel de Consejería). FALTA DE DESARROLLO DE LA LEY DE PROTECCIÓN RESPECTO A ASPECTOS CONCRETOS, TALES COMO CESIÓN DE DATOS, CONSULTA DE DATOS POR INVESTIGADORES, PUBLICACIÓN DE DATOS POR EDITORES. (Subsanados en parte por R D 1720/2007 de 21 diciembre. regula seguridad) EXISTENCIA DE FICHEROS MANUALES, TALES COMO LIBROS DE INCIDENCIAS, ESTADILLOS DE RECOGIDA DE DATOS, PARTES DE NOTAS INTERNAS ETC. AÚN NO INFORMATIZADOS (Existe Recomendación 1/2005 de 5 agosto para la Hria Social) INFORMACIÓN EXTREMADAMENTE SENSIBLE QUE DEPENDE EN GRAN MEDIDA DEL SECRETO PROFESIONAL. (Aspecto muy claro en determinados colectivos profesionales con código deontológico propio: médicos, trabajadores sociales, enfermeros etc. pero ausente en otros colectivos, a veces, consecuencias imprevisibles. ) Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 8

DIFICULTADES DE LA GESTIÓN DE DATOS EN SERVICIOS SOCIALES FRAGILIDAD EN EL CONTROL DE LOS FICHEROS MANUALES Y RIESGO DE INDEFENSIÓN DE LOS RESPONSABLES, FRENTE A LA VIOLACIÓN DE ARCHIVOS. (Nadie quiere archivos de nivel alto) ALTO NÚMERO DE CONTRATACIÓN DE EMPLEADOS POR SUPLENCIAS, INTERINAJES Y VACACIONES POR TIEMPOS DE CORTA DURACIÓN, LO QUE NO PERMITE FORMAR A LAS PERSONAS EN ESTE TEMA. GRAN VOLUMEN DE GENTE QUE ENTRA Y SALE, TANTO DE LOS EDIFICIOS DE OFICINAS, COMO DE LOS PROPIOS CENTROS. CONTRADICCION EN LA APLICACIÓN DE ALGUNAS NORMAS, CUYO MARCO SE ASIENTA EN LEYES ACTUALIZADAS, PERO QUE, AL NO ESTAR DESARROLLADAS, EN LO OPERATIVO APLICAN “ORDENES” DESFASADAS EN EL TIEMPO Y CON LA SITUACIÓN ACTUAL. Ej. Cuestionamiento de sistemas de Información electrónicos que sustituyen los libros de incidencia manuales. EMPRESAS DE SEGURIDAD EXTERNAS MANEJANDO BASES DE DATOS. (En nuestro caso se ha subsanado eliminando exigencia de DNI) Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 9

AREAS DE MEJORA EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS EN EL SRBS: I PARTE ü ü EN GENERAL: ü TRASLADO MASIVO ELECTRONICO de toda información referente a protección de datos, para lograr permeabilidad en todas las categorías de empleados. ü PROPUESTA: Incluir, en el texto de los contratos de todos los empleados, de la Comunidad de Madrid, o al menos de la Consejería, cláusulas de confidencialidad y medidas que den efecto sobre la violación de datos. ü ü ARCHIVOS ELECTRÓNICOS: ü ALINEAMIENTO CON ICM para que todos los ficheros informatizados tengan medidas de seguridad y trazabilidad, creando perfiles de acceso y claves. ü PROPUESTA: Que ambos organismo editen una guía sencilla con los puntos clave y obligaciones para directivos. Que se lleve la formación a los centros. Actualmente en diseño: Apartado específico de protección de datos, secreto profesional y confidencialidad de lo “visto y oído” para ser incluido en el MANUAL DE BIENVENIDA DE LOS EMPLEADOS DEL SRBS. ALINEAMIENTO CON LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS, para dar de alta, baja, o modificación, cada fichero informatizado que se genere o ha generado. Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 10

AREAS DE MEJORA EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS EN EL SRBS II PARTE ü ARCHIVOS MANUALES: ELIMINACION, en lo posible, de estadillos sobre papel, y libros de incidencias. poner LA TECNOLOGÍA Y LA DOMÓTICA AL SERVICIO DE LAS BASES DE DATOS, este esfuerzo se ha planteado al proyecto SIAP. ü PROPUESTA: Mejora de los instrumentos tecnológicos de recogida de datos, instalación de PANTALLAS TÁCTILES en los puestos de enfermería y conexión, de los DECTs y los CUADROS DE LLAMADAS DE URGENCIAS a las bases de datos de las aplicaciones informáticas para que recojan las intervenciones realizadas. ü ü CONSULTA Y MANEJO DE DATOS CON EXTERNOS: EMPRESAS/ INVESTIGADORES ü Investigadores: Igualmente, el Área de Calidad y Comunicación, exige a los investigadores, 1. el proyecto, 2. los guiones de las encuesta o entrevistas, 3. el aval académico de catedrático responsable y 4. firma compromiso de confidencialidad sobre el uso de los datos, así como la referencia a la fuente en sus escritos. ü PROPUESTA: Que se homologuen y extiendan formatos comunes, que salvaguarden a la Administración sobre el buen uso de los datos que cede con fines científicos o de trabajo Empresas: El Área de Calidad y Comunicación, obliga la firma conjunta de un compromiso de confidencialidad cuando gestiona proyectos con empresas externas. Cada vez más, las propias empresas los presentan de motu propio. Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 11

COMPROMISOS DE GESTIÓN 2007 -2011 QUE REFUERZAN LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS. üPlan Integrado de Sistemas de Información. Para interconectar toda la información existente desde la perspectiva de un nuevo concepto: interoperabilidad con repercusión en la mejora de la gestión del conocimiento, evitando los compartimientos estancos y la patrimonialidad de la información. ü Plan de Calidad. El II Plan tendrá a los residentes/ciudadanos como eje de las políticas de calidad diseñadas en la Organización. Se focalizará en la implantación de un modelo de gestión comprometido con la organización del trabajo, la modernización y la profesionalización del sistema de gestión, consolidando los avances realizados. ü Mejoras en la Comunicación. Desarrollar líneas de imagen corporativa, gestión del contenidos, innovación de medios y presencia de la Organización en la sociedad , más allá de la simple transmisión de mensajes. ü Modernización de las infraestructuras existentes y dotaciones de los centros del Servicio Regional. üFinalmente: el proyecto de referencia I + D + I………. . Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 12

SISTEMA INTEGRADO DE ATENCIÓN Y PROTECCIÓN (SIAP) Mejora y modernización continua INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN MEJORA DE LAS INFRAESTRUCTURA S MEJORA DE LA COMUNICACIÓN SIAP “Sistema integrado de atención y protección para mayores y personas con discapacidad intelectual atendidas en los centros del Servicio Regional de Bienestar Social” Servicio Regional de Bienestar Social C y C /PRR/YMA Página 13

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN