La progettazione in contesti educativi Cristiano Inguglia Cristiano

La progettazione in contesti educativi Cristiano Inguglia Cristiano. inguglia@unipa. it

Tempi e articolazione

Tempi e articolazione In questa parte bisogna stabilire i tempi e la sequenza con cui si dovranno realizzare le azioni del progetto. Innanzitutto è necessario esplicitare la durata del periodo di attività che può andare da alcune settimane a qualche anno (la lunghezza dipende da tanti fattori, come il tipo di finanziamento che si richiede, le azioni che si vogliono realizzare e gli obiettivi che si intendono perseguire). Si va da un minimo di qualche settimana o mese (ad es. , corsi di formazione), fino a un massimo di alcuni anni. Spesso sono i bandi di finanziamento a definire la durata minima e massima (ad esempio da 12 a 36 mesi).

Tempi e articolazione Nel caso di progetti complessi e duraturi nel tempo, è consigliabile (e a volte richiesto dal bando) scomporre o suddividere il progetto in fasi (segmenti delimitati nel tempo che prevedono alcune attività e un piano di lavoro). È utile anche stilare timetable (o tabelle temporali) che descrivono e sintetizzano la tempistica in cui si prevede che vengano realizzate le diverse attività. Per fare ciò bisogna stimare la durata di ogni fase - inizio e fine, sequenza (incluso eventuale contemporaneità) è consigliabile utilizzare molta cautela nel calcolo del tempo previsto

Tempi e articolazione In progetti complessi finanziati da bandi al livello europeo (Horizon, Erasmus+) a volta bisogna redigere un piano di lavoro del progetto (work-plan). Il piano di lavoro spesso prevede la divisione delle attività in una serie di “pacchetti di lavoro” denominati Work Package (o WP), ogni WP deve avere un suo nome, obiettivi specifici, tempi di realizzazione, una distribuzione del lavoro e prodotti attesi (deliverable) differenti. Esempi di WP: Gestione, Implementazione (produzione, verifica sul campo, formazione, ecc. ), Assicurazione della Qualità (valutazione), Disseminazione, Sfruttamento dei risultati

Tempi e articolazione Se si tratta di un progetto di un corso di formazione o di sensibilizzazione, è sufficiente descrivere il luogo, l’orario e la cadenza degli incontri, ad esempio con una formula come la seguente: “Il corso prevede N incontri della durata di N ore a cadenza settimanale che avverranno nel posto X” Inoltre bisogna elaborare un programma, in cui vengono elencate le attività in sequenza, con il dettaglio dei contenuti e l’articolazione dei singoli appuntamenti

Tempi e articolazione Ci sono alcuni strumenti che vengono tradizionalmente utilizzati dai progettisti per rappresentare graficamente la suddivisione delle diverse attività allo scopo di una migliore pianificazione e gestione del progetto. Tra i più conosciuti vi è il diagramma di Gantt. Il diagramma di Gantt (spesso definito cronoprogramma) è un dispositivo formato da un asse orizzontale, in cui si raffigura la durata totale del progetto divisa in fasi (ad esempio, mesi), e da un asse verticale, in cui vengono rappresentate le diverse attività progettuali.

Esempio di Gannt

Valutazione

Valutazione La valutazione è qualcosa che avviene a tutti i livelli del progetto, dalla sua preparazione alla realizzazione finale. Di conseguenza è necessario costruire un piano di verifica che preveda alcune fasi: 1) Definizione e "operazionalizzazione" degli obiettivi (individuare indicatori e esiti attesi); 2) Costruzione degli strumenti di rilevazione per gli indicatori; 3) Raccolta delle informazioni; 4) Elaborazione ed analisi dei dati; 5) Comunicazione delle informazioni raccolte.

Valutazione Il lavoro previsto in queste fasi può essere eseguito sia personale interno allo staff del progetto (manager, operatori, ecc. ) sia da una valutatore esterno, come spesso viene consigliato da molti bandi di finanziamento (e manuali di progettazione). In generale, è raccomandabile utilizzare un gruppo di valutazione che sia coordinato da un esperto esterno e preveda la partecipazione di personale interno al progetto.

Valutazione interna ed esterna Possono essere complementari Tabella 2. 2. Valutazione interna ed esterna: vantaggi e limiti Valutazione interna Vantaggi Valutazione esterna Vantaggi -Conoscenza particolareggiata del progetto -Obiettività di giudizio -Clima rassicurante che favorisce -Elevata credibilità l’accettazione delle critiche -Costi ridotti Limiti -Possibile riduzione dell’obiettività di giudizio -Estraneità al progetto -Ristretta visione di insieme -Senso di minaccia -Costi elevati

Valutazione Un’importante distinzione da operare in questo ambito è tra: valutazione di processo (o in itinere o monitoraggio) valutazione degli esiti (o ex-post o verifica finale) anche se esiste un altro tipo di valutazione (ex-ante), che avviene prima della realizzazione del progetto per verificare l’esistenza dei prerequisiti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati

Valutazione di processo Il termine valutazione di processo (o in itinere) indica il processo di monitoraggio che prende il via sin dall’inizio del progetto e consente di verificare se si stanno mettendo in atto le strategie operative adatte e più efficaci rispetto agli obiettivi che si propone di raggiungere Si focalizza sulla corrispondenza tra le attività realizzate e le attività programmate e ispeziona l’adeguatezza delle risorse umane, materiali e finanziarie impiegate.

Valutazione di processo Indaga le modalità di erogazione e fruizione dei servizi, il gradimento dell’offerta e gli eventuali motivi di insoddisfazione, allo scopo di proporre interventi e strategie risolutive per il superamento delle criticità riscontrate consente di ricalibrare e migliorare le attività, in caso di problemi non previsti in fase di progettazione. Il monitoraggio è volto a (1) verificare il livello di attuazione dell’intervento, i progressi effettivamente realizzati e l’efficienza con cui vengono raggiunti gli obiettivi prefissati e (2) fornire gli elementi informativi necessari per le attività di valutazione dell’intero progetto.

Valutazione degli esiti La valutazione degli esiti si riferisce alla verifica dei risultati ottenuti alla fine delle attività (se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati). La prospettiva del Total Quality Management si avvale di quattro punti di valutazione contemporanea e sequenziale: (1) scostamento tra risultati raggiunti e risultati prefissati; (2) scarto tra tempi di realizzazione osservati e programmati; (3) impegno finanziario (distanza tra le spese realmente sostenute e i costi preventivati); (4) qualità delle prestazioni erogate (customer satisfaction e quality assurance)

Valutazione degli esiti RISULTATI QUALITÀ DEGLI INTERVENTI TEMPI DI REALIZZAZIONE IMPEGNO FINANZIARIO

Valutazione degli esiti Consente di stimare: efficacia, la capacità di conseguire gli obiettivi previsti; impatto, l’insieme dei cambiamenti – non direttamente connessi agli obiettivi - prodotti dal progetto nella comunità e nei destinatari; efficienza, il rapporto tra i costi (le spese del progetto in risorse materiali e umane) e i benefici (i prodotti concreti); trasferibilità e riproducibilità, che indicano la possibilità di applicare metodi e attività ad altri contesti e destinatari.

Valutazione - strumenti Le operazioni di valutazione si servono di norma di una serie di strumenti di base: calendari delle attività, fogli di presenza, registri di lavoro, diari di bordo verbali degli incontri, riunioni di discussione e supervisione. Inoltre: - Diagramma di Gantt - Analisi dei dati pre e post-intervento (prove di conoscenza, test, ecc. ) - Sondaggio - Interviste - Focus group e altre tecniche di gruppo - Questionario

Esempio di valutazione di processo in un corso Tabella 4. 1. Indicatori di processo, loro tipologia e modalità di rilevazione Indicatori N. partecipanti N. presenti incontri Tipologia Modalità rilevazione Quantitativa Rilevazione dati da parte dei formatori Aspettative, interesse, coinvolgimento attivo partecipanti Osservazione partecipante dei formatori Conformità attività realizzate – attività Qualitativa progettate Tipo di ostacoli incontrati nelle diverse attività Percezioni sul raggiungimento obiettivi progetto Riunione di équipe formatori – valutatore esterno

Esempio di Valutazione degli editi Obiettivi specifici Indicatori Modalità di rilevazione Efficacia – Alunni a rischio di dispersione scolastica Accrescere l’autostima Livello di autostima Scala di Senso di autoefficacia valutazione Accrescere il senso di autoefficacia personale Questionario Accrescere la capacità di Livello di capacità di Batteria di prove autoregolazione comportamentale autoregolazione Efficacia – Alunni Incrementare i rapporti orizzontali N. di attività svolte in Griglia di di tipo cooperativo fra compagni collaborazione osservazione

MEZZI E RISORSE

Mezzi e risorse Nell’identificare mezzi e risorse bisogna raggiungere un equilibrio tra quello che si intende realizzare e il budget che si richiede a questo scopo. Spesso i massimali (il tetto massimo) del finanziamento che si può ottenere sono stabiliti dal bando, altre volte no. È utile distinguere tipi di risorse: umane (gli operatori del progetto, tutte le persone che sono coinvolte nella sua realizzazione), materiali (apparecchiature, materiali di consumo, attrezzatura, spazi e infrastrutture, altri costi, ecc. ) economiche (i soldi che vengono richiesti).

Risorse umane Il personale che verrà impiegato: a) per progettare e seguire la realizzazione dell’intervento b) per compiere le attività primarie e secondarie; c) per rendicontare e amministrare le risorse economiche; d) per monitorare e valutare i risultati raggiunti dal progetto. Sono molteplici le figure professionali, i tecnici e gli operatori che si possono assumere. A volte tocca al progettista specificarle, stilandone un elenco altra volte sono specificate direttamente dai formulari di presentazione delle proposte.

Risorse umane Per ogni tipo di risorsa umana impiegata bisognerebbe avere presente: il numero di figure che si intendono utilizzare il numero di ore (o di giorni lavoro) che devono svolgere all’interno del progetto è consigliabile indicare la qualifica ed il ruolo del personale da impiegare nel progetto. è opportuno avere in mente che tipo di formazione o che altri titoli devono avere (sia titolo di studio sia tipo di esperienza professionale) devono avere le figure elencate).

Risorse umane Infine, non bisogna sottovalutare il fatto che, ove previsto dalle voci di finanziamento, può essere vantaggioso prevedere anche dei costi relativi ai destinatari delle attività (ad esempio, per incentivare la loro partecipazione o per fornire loro un contributo economico in cambio del tempo impiegato nel progetto, ecc. )

Risorse materiali Le attrezzature e i materiali necessari a eseguire le attività progettuali. In generale, si può distinguere tra: - attrezzature/equipaggiamenti, strumenti inventariabili necessari per lo svolgimento del progetto (pc, proiettori, stampanti, smart phone, ecc. ) - materiali di consumo, tutti quegli oggetti che servono all’attuazione delle diverse attività (come carta, pennarelli, colori, penne, cd, dvd, stoffa, colla, toner, fotocopie, generi alimentari, ecc. ), ma che non vengono inseriti nell’inventario perché hanno una durata di vita inferiore a quella del progetto.

Altre voci di spesa - Spese di viaggio e sussistenza, ossia i costi di eventuali viaggi che comprendono il trasporto, il vitto e l’alloggio. Molto frequenti nei progetti europei in cui una percentuale del budget deve essere dedicata. Spesso i bandi di finanziamento stabiliscono dei massimali per le cifre che possono essere impiegate per affrontarle. Tali spese possono riguardare lo staff o i destinatari. - Spese generali, costo del progetto per le organizzazioni che lo promuovono (es. , spese di illuminazione, riscaldamento e/o condizionamento, spese telefoniche e di collegamento internet, l’assicurazione, ecc. ) - Spese legate alla gestione degli spazi e delle infrastrutture dove viene realizzato il progetto, come affitti, leasing, manutenzione e pulizia.

Altre voci di spesa Altri tipi di spese, come: - iniziative pubblicitarie (per esempio, organizzazione di convegni o congressi, acquisto di spazi pubblicitari in giornali o altri media, realizzazione di materiale informativo e di disseminazione quando non è fatta da persone dello staff del progetto), - alla stampa di cd, dvd o altri materiali, - all’acquisto di servizi legati alla ristorazione, - alla pubblicazione dei risultati, - alla valutazione e al monitoraggio.

Risorse economiche Infine si deve procedere a calcolare le risorse economiche ossia il finanziamento che si vuole richiedere. Per stimare la cifra necessaria è sufficiente fare un calcolo di: - spese relative alle risorse materiali che si devono acquisire (ossia che non sono già a disposizione dell’organizzazione che promuove il progetto); - spese per le risorse umane da impiegare, moltiplicando il presunto impegno orario o giornaliero di ogni figura per un compenso che stabilito in base ai tariffari professionali oppure secondo criteri dettati dal bando di finanziamento; - qualsiasi altro tipo di spesa che può rientrare nelle categorie esposte sopra. Attenzione al cofinanziamento (eventuale in-kind)

Altre voci di un progetto Sostenibilità Capacità di un progetto di continuare ad esistere e funzionare anche dopo la sua fine attraverso il reperimento di altre forme di finanziamento (incluso la vendita degli output progettuali). Replicabilità Possibilità di trasferire il progetto in altri contesti e con altri destinatari Carattere Innovativo Capacità di produrre soluzioni nuove e creative per migliorare la qualità della vita dei partecipanti

Altre voci di un progetto Esiti attesi Quello che ci aspetta di vedere alla fine del progetto in termini di realizzazione di obiettivi specifici (gli output). Mentre gli outcome sono gli effetti che il progetto produrrà a medio/lungo termine (anche impatto o finalità dell’intervento). Il rapporto tra output ed outcome è un rapporto tra mezzi e fini: realizziamo degli output perché attraverso di essi crediamo possibile raggiungere gli outcome (es. incrementiamo l’autostima per prevenire la dispersione scolastica)

Fund Raising

Fund Raising Un aspetto molto importante della progettazione sociale è il fund raising (per diversi motivi, tra cui la scarsezza di fondi) Complesso di attività che le organizzazioni mettono in atto per trovare risorse economiche, materiali e umane in coerenza con lo scopo statutario Include anche il People Raising, ossia la ricerca di volontari per il presente o per il futuro per scopi sociali, persone che, se ben motivate, offriranno il loro contributo

FONDAZIONI BANCARIE INDIVIDUI Fund Raising e principali strumenti della raccolta fondi ISTITUZIONI PUBBLICHE IMPRESE

Tra i principali strumenti del fund-raising: Mass media (stampa, radio, tv, social network ecc. ) Eventi speciali (manifestazioni, vendite o pesche di beneficienza, feste, convegni, ecc. ) Incontri pubblici Mailing Materiale stampato (volantini, manifesti, depliant) Campagne di tesseramento Contributi dei soci Sponsorizzazioni Partecipazione a bandi di finanziamento

Bandi di finanziamento http: //www. erasmusplus. it/ http: //ec. europa. eu/programmes/erasmusplus/discover/guide/documents-applicants_en. htm https: //www. salto-youth. net/ http: //www. conibambini. org/ http: //www. fondazioneconilsud. it/ http: //www. istruzione. it/pon/asse 01_istruzione. html Altri MINISTERI, ASSESSORATI (regionali, comunali)