La profession comptable et larchivage lectronique Michel LESOURD

La profession comptable et l'archivage électronique Michel LESOURD Directeur Adjoint des études techniques du CS-OEC Délégué général d'EDIFICAS Vice-Président TBG 12 Comptabilité & Audit de l'UN / CEFACT

L'Ordre des experts-comptables en chiffres v 17 960 experts-comptables v 10 200 sociétés v 23 régions (19 continentaux +Guyane, Guadeloupe, Martinique, Réunion) v 1 conseil régional / région et un conseil supérieur v 120 000 salariés dont 4 800 stagiaires v 1, 7 millions entreprises v 8 milliards € de chiffre d'affaires

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages La comptabilité est un processus complexe et codifié. scanner tiers horodateur traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages scanner tiers horodateur 1. Téléchargement d'extraits de compte bancaire 2. Scanne des documents pour optimiser la saisie 3. Imputation automatique traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages La comptabilité a été la 1ère étape de l'automatisation. scanner tiers horodateur traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité Exemple de décomposition élémentaire de la structure d'un document langage Document information support description du langage et de la norme utilisés pour lire l'information donnée électronique papier, disquette, disque, bande, film, microfiche, etc.

Les besoins de la comptabilité Solutions apportées langage Document information support utilisation de normes internationales ISO : EDIFACT eb. XML message Edifact ou eb. XML préférence pour un tiers archiveur pour éliminer le problème de support Il faut éliminer le problème du support et gérer l'information au travers d'un langage normalisé.

Les besoins de la comptabilité Taxonomie EDIFACT 1 eb. XML Xbrl CHAMAP Xmapping taxonomie Journal Les normes et projets de normes mis en place. 1. En Edifact, sans compter le message DEMDOC Xjournal Plan de comptes CHACCO chart. X Paramètres PRODOS Xprofil Ecriture comptable ENTREC entr. X Grand Livre LEDGER Xledger Balance BALANC balan. X Etats Financiers INFENT in. Xent instance document

Les besoins de la comptabilité v Edifact est une norme aboutie opérationnelle supportée par l'ONU et l'ISO v eb. XML est un projet de norme en cours d'étude, également supporté par l'ONU et l'ISO, norme destinée à se substituer ultérieurement à Edifact v Xbrl est un projet de standard en cours d'étude supporté par Xbrl Int'

Les besoins de la comptabilité Solutions apportées v Implication de l'Ordre des experts-comptables et d'Edificas dans les instances européennes et internationales de normalisation pour la création et la maintenance des normes Edifact et eb. XML comptables en relation avec les acteurs industriels et commerciaux v Création du TBG 12 Accounting and Audit

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages scanner tiers horodateur La production des états financiers, une 2ème étape avec la mise en place d'une structure organisée avec les sociétés de logiciels. traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité Création d'une association pour gérer la diffusion des informations EDIFICAS L’association des professionnels de l’Echange de Données Informatisé de la Profession Comptable avec son antenne européenne EDIFICAS Europe

Les besoins de la comptabilité La mission d'EDIFICAS v Maîtriser les téléprocédures et les systèmes d’informations : – Comptables, financières, fiscales, – Juridiques, sociales et statistiques v À l’aide de normes internationales : – EDIFACT – Eb-XML v Cellule de RD pour l'ensemble de ses membres privés et publics

Les besoins de la comptabilité Notoriété d'EDIFICAS • Est accrédité en tant que : – Communauté sectorielle comptable par EDIFRANCE; – EEG 11 au niveau européen par e-BES (CEN-Cenelec); – TBG 12 par l’ONU (UN-Cefact). Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité en France.

Les besoins de la comptabilité Groupes de travail Ø Ø Ø Ø GT 1 : Messages comptables GT 2 : Téléprocédures fiscales GT 3 : Archivage électronique GT 4 : XML / UML GT 5 : ASP GT 6 : Attestations de conformité GT 7 : Télétransmissions bancaires GT 8 : Horodatage GT 9 : Déclarations sociales GT 10 : EDI-IR GT 11 : IAS/IFRS GT 12 : Gestion NGCSF (avec Xbrl France) GT 13 : Télétranmissions Greffes de tribunaux

Les besoins de la comptabilité Reporting financier v met à jour les cahiers des charges et la taxonomie avec l'ensemble des partenaires publics et privés v atteste la conformité des fichiers produits par les logiciels v recherche de nouveaux débouchés

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages scanner tiers horodateur La diffusion des états financiers, une 3ème étape avec la mise en place d'une portail Internet pour la profession. traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité Portail profession comptable v facilite la relation entre les cabinets et les destinataires / fournisseurs d'informations v création du portailjedeclare. com (www. jedeclare. com)

Les besoins de la comptabilité Portail = Guichet unique v Multiflux : – – Déclaration de résultat des entreprises (TDFC) Déclaration de TVA Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS) Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) – Déclaration unique d’embauche (DUE) – Archivage électronique v Multidestinataires: – Impôts : DGI – Organismes de gestion : OGA – Organismes de protection sociale (OPS) : URSSAF, CRAM, ASSEDIC, Caisses de retraites, Prévoyance) – Banques (Crédit Agricole, Crédit Mutuel, CIC (60 % du marché) – Tiers Archiveurs

Les besoins de la comptabilité Le portail et la profession v 5 500 Cabinets (sur ≈ 9200), soit près de 60% des cabinets décideurs v ≈ 300 Centres et Associations de Gestion Agréés v > 400 Entreprises (abonnées en direct) v > 1 600 000 flux en 2005 v Au 31 mai 2006, 62 % des télédéclarations EDI-TDFC reçues par la DGI v soit 420 000 télédéclarations sur un total de 680 000 reçues par la Direction des impôts

Les besoins de la comptabilité Le portail et la profession v sans compter les flux concernant : Ø les formalités sociales (DUCS, DADS-U, DUE, etc. ) Ø les récupérations des extraits de compte bancaire Ø l'archivage électronique

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages scanner tiers horodateur La mise en place d'une structure de tiers certifiés, une 3ème étape. traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre en cours tiers certificateur tiers horodateur états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité Politique de certification de tiers v proposer à la profession des tiers agrééset professionnels vcréation de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) – www. fntc. org dont la présidence est assurée actuellement par l'Ordre des expertscomptables

Les besoins de la comptabilité La mission de la FNTC v établir et promouvoir la sécurité et la qualité des prestations dans les nouveaux environnements techniques v proposer des solutions concrètes et pratiques v réunir les sachants juridiques et techniques avec les utilisateurs v mettre en place des solutions avérées v ouverture de 3 domaines : archivage, certification et horodatage v rédiger des documents et guides techniques

Les besoins de la comptabilité Les résultats de la FNTC v Guide de l'horodatage v Charte des services de Tiers Archivage v Guide de présentation pour la mise en œuvre de la signature électronique v Guide de l'archivage électronique sécurisé (Edificas/Ialta) v Guide de labellisation des Tiers. Archiveurs v Spécification technique en matière de réversibilité des archives électroniques v Norme de transfert d'archives entre Tiers. Archiveurs Trois sociétés sont labellisées

Les besoins de la comptabilité Les résultats de la FNTC v Création avec d'autres partenaires Aproged, ( Adap et Fedisa) d'une association pour labelliser les services des sociétés offrant des prestations d'archivage COREF Confiance et Référencement

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages La mise en place d'une signature électronique, une 4ème étape en cours de réalisation. scanner tiers horodateur traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie en cours acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité documents papier Compte tenu de son impact fiscal et juridique, l'archivage électronique est devenu une 5ème étape en cours de déploiement. Documents messages scanner tiers horodateur traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet en cours tiers archiveur

Les besoins de la comptabilité Concept d'archivage En France, l'Ordre s'est orienté vers des normes non propriétaires pour assurer la pérennité des informations et des documents numériques en matière d'enregistrement, de stockage, de restitution et de preuve.

Les besoins de la comptabilité Concept d'archivage • il faut donc que les fichiers deviennent indépendants des programmes qui les ont créés • c'est pourquoi les normes Edifact et eb. XML ont été retenues

Les besoins de la comptabilité Concept d'archivage Pour réaliser ces objectifs, la notion de support d'archivage doit être neutralisée car les supports magnétiques sont constamment évolutifs. Ceux utilisés dans 10 ou 20 ans ne sont pas encore connus.

Les besoins de la comptabilité Les archives - constat v en matière de preuve, il n'existe pas d'originaux en informatique v les supports magnétiques sont évolutifs v il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage dans les entreprises On assiste à un retour à la tradition orale. Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière.

Les besoins de la comptabilité Une réponse pratique = le tiers archiveur Peut être tiers archiveur, toute personne n'ayant pas "produit" les informations à archiver. c'est souvent le cas de l'expertcomptable

Les besoins de la comptabilité L'archivage électronique sécurisé L'Ordre des experts-comptables préconise la mise en œuvre d'un système d'archivage interne ou externe utilisant destechniques de scellementaux fins de garantir l'intégrité, la pérennité et la restitution des informations cf. Guide d'archivage électronique sécurisé disponible sur le site www. edificas. fr et www. ialtafrance. org

Les besoins de la comptabilité Deux scénarios possibles entreprise A tiers archiveur entreprise clé ou B clé de la clé

Les besoins de la comptabilité Deux types de services A. Le donneur d'ordre confie ses archives électroniques à un tiers archiveur qui les gère pour son compte. Il dispose d'un accès permanent en ligne à ses archives. B. Le donneur d'ordre confie l'empreinte des archives à des fins probatoires mais les conserve chez lui. Il reçoit sur demande l'empreinte des archives qu'il veut certifier.

Les besoins de la comptabilité documents papier Documents messages La mise en place d'une signature électronique, une 4ème étape en cours de réalisation. scanner tiers horodateur traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes en prévision grand livre états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations tiers certificateur tiers horodateur signature électronique archivage show entreprises cédérom public information Internet taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archiveur en prévision

Les besoins de la comptabilité Information financière v. Travaux en cours de réalisation avec Xbrl France. v. L'Ordre des experts-comptables s'orientent vers la constitution d'une BD (Access) destinée à alimenter les réseaux Edifact, eb. XML et Xbrl.

www. Questions. fr mlesourd@edificas. fr