La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos

La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Dr. H García, Ing. D Rossini, Ing. L Viaro Savia & Asociados Buenos Aires, 23 Octubre 2008

Actividades Presentación Introducción Los Procesos y la Mejora Incremental Detectando Oportunidades de Mejoras Cómo introducir las Mejoras? 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 2

Presentación Nació en 1992 Dirigida a la actividad productiva y de servicio Focalizada en la Gestión Empresarial Especializada en: ü Gestión y Administración Estratégica ü Gestión de la Calidad ü Gestión Industrial ü Gestión y Administración de Costos ü Gestión y Desarrollo del Capital Humano Integrada por Profesionales Independientes de probada trayectoria 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 3

La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Introducción

Introducción La expansión de los últimos años llevo a la mayoría de las empresas a: ü un crecimiento de estructura ü resolver problemas sobre la marcha ü tomar decisiones apresuradas Y hoy; frente a: ü una reducción de márgenes ü un incremento de costos ü un aumento de la masa salarial 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 5

Introducción Resulta necesario mejorar los Procesos, con el propósito de incrementar su Eficiencia y Eficacia, Eficacia con foco en el Cliente; a fin de: ü fortalecer la ü ser más competitivos y por ende más rentables ü reducir costos para incrementar el margen ü atender la demanda optimizando los inventarios 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 6

La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Los Procesos y la Mejora Incremental

Procesos Cuándo hablamos de Procesos de qué hablamos? ü De todos aquellos que se llevan o deberían llevarse a cabo en una organización para cumplir con el fin último de esta; ü La metodología NO SE LIMITA A PROCESOS OPERATIVOS Algunos ejemplos entre otros: § Planeamiento Comercial y de la Producción § Gestión de Compras § Planeamiento Financiero 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 8

Procesos La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Porque permite establecer: Cuál es el costo de la ineficiencia Cuánto perdemos por los procesos no aceitados Cuánto cuestan las “desinteligencias” Se estima que aproximadamente 20% de los Costos de una organización son consecuencia de ineficiencias que “no se ven ni cuantifican”, pero que “se reflejan en los Resultados” 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 9

Procesos Dónde impactan en el Costo de Producción las ineficiencias e ineficacias entre áreas? Tiempos muertos por falta de insumos Modificar Producción por Ventas no programadas Órdenes de Producción inadecuadas Adecuar productos para entregar a un cliente por otro Tenemos registro del tiempo y/o recursos aplicados? Medimos estos costos o las pérdidas que originan? 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 10

El Cliente es REY Cuándo se es EFICAZ para el Cliente? Cuándo la organización es EFICIENTE y EFICAZ con el CLIENTE? 23 Octubre 2008 • Cuándo se cumple con sus expectativas • Cuando cumplimos nuestras “promesas” • Cuándo los recursos están alienados con los objetivos • Cuando las Mejoras están orientadas a satisfacer: • al • Cuándo se desarrollan las capacidades del personal La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 11

La Organización y sus Procesos Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 12

co nt ro la m os Foco de la Mejora Incremental de Procesos • Margen de Contribución x Línea | Producto • Satisfacción del Cliente | Reclamos • Innovación • Áreas Claves de Actividad - las que controlamos • Producto | Investigación & Desarrollo • Producción | Compras | Calidad | Mantenimiento CLIENTES lo • Rentabilidad Tr ab aj ar so br e PROVEEDORES • Áreas Claves de Resultados - el producto de …. . qu e Sobre qué Mejorar ? • Comercial | Planeamiento | Despacho • Áreas Claves de Contexto - las que no controlamos • Clientes | Competencia | Mercado | Tendencias Qué hacer con los resultados? 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 13

La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos Detectando Oportunidades de Mejora Sobre qué actuar para incrementar los Resultados?

Oportunidades de Mejoras Cómo encontrarlas? Qué Herramientas aplicamos? 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 15

Método DMAMC Identificar de qué se trata y qué debe lograr el proceso Definir Medir Cuantificar el rendimiento actual del proceso 23 Octubre 2008 Verificar y asegurar Relación entre los la permanencia de resultados del proceso ylos resultados sus variables Analizar Mejorar Diseñar, validar e interpretar las soluciones La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Controlar D M A M C 16

Método DMAMC Objetivo = Optimizar Eficiencia y Eficacia ¿CÓMO? Eliminación sistemática de la variabilidad 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 17

Qué necesitamos? Enfoque al cliente: Product out vs Market in Gestión orientada a datos y hechos Orientación a procesos Gestión Pro-activa Colaboración: Participación total 23 Octubre 2008 Buscar la perfección y tolerancia a los errores La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 18

Componentes DMADV (mejora de ruptura) Eliminar la causa raíz DMAMC (mejora incremental) Mejora de Procesos Diseño / Rediseño de Procesos Gestión por Procesos 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Cambio de cultura 19

Estructura Consejo directivo • Altos directivos (Dirección / Gerencia General) • Definen y validan el plan de implementación El cliente interno: Gerencia Afectada • Directivo que supervisa el proyecto y es responsable ante el consejo directivo • Orienta a los equipos de mejora y ayuda a superar obstáculos • Será el responsable de implementación: gestiona el día a día. El tutor: Experto Metodológico • Aconseja al propietario del proceso y al equipo de mejora • Coordina y provee metodología 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 20

Estructura El jefe de proyecto: Líder del Equipo • Responsable directo del trabajo diario y del resultado del proyecto. • Será responsable de dirigir el proceso mejorado Los miembros del equipo • Elegidos por su trabajo en el proceso que es revisado y su expertise. • Recogen datos y protagonizan el análisis. 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 21

Etapa: DEFINIR Entradas & Salidas 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 22

Etapa: MEDIR 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 23

Etapa: ANALIZAR 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 24

Etapa: MEJORAR 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 25

HERRAMIENTAS 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 26

Método AMFE 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 27

IMPLEMENTAR 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 28

Etapa: CONTROLAR 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 29

VALORACIÓN DE RESULTADOS NO FINANCIEROS ü Comparación con el punto de partida y los objetivos en las métricas definidas en la § Utilice gráficos siempre que sea posible § Tenga en cuenta la variabilidad al hacer comparaciones § Si los resultados del proyecto se van a demorar, incluya los resultados y plazos previstos. Recuerde retornar sobre este paso cuando estén disponibles 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 30

VALORACIÓN DE RESULTADOS FINANCIEROS ü Comparar con la estimación presentada en el Project Charter. ü Contabilizar: § Costos y Beneficio anual de la solución ü Criterios § Focalizar Ingresos y Egresos propios del Proyecto de Mejora § Ahorros; considerando como tales aquellas mejoras que redundan en una reducción de insumos, tiempos, recursos § Productividad; considerando como tal el producir más con iguales recursos § No inflar los costos ni incluir aspectos discutibles 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 31

La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos Detectando Oportunidades de Mejora Captura de Datos on line

De la información a la acción, pero para ello necesitamos … Datos confiables Que sean completos En el momento en que es útil tenerlos De rápida y clara interpretación Que no indisponga personal Que se puedan validar 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 33

¿Cómo optimizar Resultados? Mediante la utilización de tecnologías de Visual Factory, que coordinan tecnologías de captura de información estratégica en “Tiempo Real” desde el Piso de Planta (hardware), y tecnologías de análisis, elaboración y exposición de información hacia los distintos niveles de una organización (software), promoviendo el inicio del desarrollo de ciclos virtuosos de mejora. 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 34

Estrategias de Mejora Productiva Reducción de costos de manufactura Reducción de paradas mediante un equipo de trabajo conocimientos Reducción de losla ciclos Reducción de perdidas atacando raíz dede lastrabajo causas de ineficiencia Incremento. Reduccion de la productividad con objetivos en tiempo real del transporte de materiales Reducción del tiempo improductivo (Downtime) Reducción dede loslos setup con capacitación y conocimiento Reduccion tiempos de carga de las maquinas Identificando Incremento los motivos de e implementando la capacidad soluciones Reducción del tiempo de Reduciendo los tiempos de parada concambio equiposde deproducto trabajo entrenados Utilizando OEE y entrenamiento Reduccion mediante el conocimiento Mejora en la comunicación Utilizacion de tecnicas de SMED y Quick Changeover Informando, alertando y motivando Mejora en la productividad Crear un entorno de Visual Factory Iniciativas para la utilizacion de Kaizen y Leanen Manufacturing Incremento de la productividad con objetivos tiempo real Aumento dede la performance capacidad de producción Informacion en tiempo real Monitoreo de las pequeñas paradas y la reducción de la velocidad del proceso Seguimiento de los 6 grandes Comenzar por elmotivos OEE de perdidas Reducción del cambio de producto la parada capacitación y el conocimiento Reducir los mediante tiempos de Reducir los tiempos de cambio de producto Seguimiento de los 6 grandes motivos de perdidas 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 35

Reducción de la Capacidad Productiva Producción Máxima Posible -Paradas Planeadas -Paradas Operativas Disponibilidad -Cambios de Velocidad Rendimiento -Problemas de Calidad Fines de semana/Festivos Setups & Cambios Mantenimiento Preventivo Presentismo Operarios Limpiezas Rotura de Equipos Reducción Velocidad (Intencionada) Descansos Paradas Eventuales(Malfuncionamiento) Reducción Velocidad Falta Demanda Restricciones del entorno Ciclos dede producción mayores al estándar Atascamiento en líneas de producción Pérdida material Defectos (fuera de especificaciones) Producción Real. Reprocesos Unidades Aptas ¿Cómo Reducir estas pérdidas? ¿Cómo Incrementar la “Producción Real”? 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 36

OEE = Overall Equipment Effectiveness El O. E. E. es un indicador que mide la efectividad total del equipo y todos sus insumos, involucrando factores de índole mecánicos, eléctricos, calidad, operacionales, cambios de formato, servicios, materiales, etc. Indica, en función del tipo de perdidas, las áreas de oportunidades de mejora, para alcanzar un rendimiento global acorde a los objetivos de la Empresa. 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 37

EL objetivo del OEE El objetivo del cálculo del OEE (Overall Equipment Effectiveness) es mostrar cómo las pérdidas en disponibilidad, rendimiento y calidad se relacionan entre sí y reducen la efectividad de los equipos 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 38

Procesos & Costos Lo que no se mide no se controla Costeamos solo lo que registramos 23 Octubre 2008 Pero no registramos lo que perdemos o dejamos de ganar por ineficiencias e ineficacias en los procesos La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 39

Captura, información y análisis SOFTWARE INSTALACION CONFIGURACION PUESTA EN SERVICIO HARDWARE 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 40

Reportes de Eventos de Producción 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 41

La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Oportunidades de Mejora su IMPACTO EN LA REDUCCIÓN DE COSTOS

Para comentar LO QUE NO SE CONTROLA NO SE PUEDE COSTEAR DATOS NO ES LO MISMO QUE INFORMACIÓN PERCEPCIÓN NO ES IGUAL A INFORMACIÓN MEDIR SIN ACTUAR; ES UN GASTO MÁS ACTUAR SIN MEDIR; ES UN IMPULSO QUE PUEDE, O NO, SER LA SOLUCIÓN 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 43

Dónde Focalizar la búsqueda de OM EN EL CLIENTE ü Cumplimiento de los plazos de entrega § Sobre costos en Expedición § Reprocesos en embalajes § Campañas Comerciales y el picking § Inventarios vs Capacidad de Producción ü Calidad de Producto § Análisis de Causas Raíz y evaluación técnica - económica § Análizar la Información del proceso conforme la Cadena de Valor § Evaluar el Costo de la NO CALIDAD e implementar las acciones ü IMAGEN § Muy difícil de ganar, …… pero MUY FACIL DE PERDER § Valorizar el impacto por caída de ventas, perdidas de clientes § Campaña publicitaria vs beneficio 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 44

Dónde Focalizar la búsqueda de OM EN EL CLIENTE INTERNO ü Sabemos lo que producimos pero …… § no porque dejamos de producir o… § no produjimos lo que esperábamos § Analizar paradas de línea § Analizar capacidad de línea § Optimizar procesos y operaciones § Planeamiento de la Producción vs Necesidad Comercial § Cumplimiento de Programas de Producción § Stock de Repuestos § Otros …………. 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 45

Dónde Focalizar la búsqueda de OM EN LA ESTRUCTURA DE COSTO ü Los Costos Variables son Fijos, los Gastos Fijos son Variables § Cómo asignarlos o distribuirlos por línea o producto? § Cómo establecer un valor hora por centro? § Cómo determinar la Contribución Marginal ü Conocer ocupación de Línea | Centro Costo facilita su ANÁLISIS § Tiempo efectivo vs tiempos perdidos? § Reasignación de Gastos? § Encontrar una unidad equivalente representativa ü Conocer la afectación de SERVICIOS a la Producción facilita su asignación ü Otros …. 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 46

Conclusiones Cada compañía necesita información diferente y en distinto tiempo, pero siempre consolidada en la misma fuente y comparable bajo una misma metodología para orientar adecuadamente los esfuerzos. Es fundamental contar con una metodología de análisis y un sistema on-line que permita visualizar la información dede forma sencilla flexible partiendo deouna La capacidad analizar con yexactitud las razones base robusta y confiable. motivos por los que se producen las pérdidas de efectividad, permite optimizar los resultados y por ende REDUCIR LOS COSTOS 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 47

La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos Cómo introducir las Mejoras?

Introducir las Mejoras Factores que favorecen • Clima y Cultura existente • Del folclore a la realidad • Rol del Agentes de Cambio • Definir Líder de Proyecto • Definir Equipo de Trabajo • Asignar tiempos y recursos 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 49

Introducir Mejoras Factores que Conspiran • Nosotros mismos • Falta de decisión • Falta de tiempo • Falta de creatividad • Siempre lo hicimos así • Esta empresa es particular [una creencia de todos que daña a todos] 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 50

Gracias por participar El Material presentado puede obtenerlo en nuestra web www. saviaconsultora. com. ar Para consultas e información 54 11 4553 -4379 info@saviaconsultora. com. ar 23 Octubre 2008 La Mejora Incremental de Procesos para Reducir Costos 51