La lettre administrative Il existe deux formes de

La lettre administrative

Il existe deux formes de lettre: • 1 - La lettre administrative: intervient lors d’échange de correspondance entre des structures administratives, ou à destination de toute personne appartenant à l’administration. Elle est toujours adressée à ou par l’autorité hiérarchique directe dont dépendent l’auteur et le destinataire. • 2 - La lettre personnelle: intervient lors d’échange de correspondance entre une structure administrative et toute personne n’appartenant pas à l’administration. MAIS quelle que soit la forme, les règles de rédaction sont les mêmes

La construction de la lettre administrative

L’introduction • présente l’affaire/la question/le problème de manière rapide et complète • résume les idées essentielles de la demande �Elle doit toujours conduire à la meilleure compréhension du problème posé, mais aussi brièvement que possible.

Le développement • Sur le fond Examiner l’affaire/le problème/la question traitée. L’argumentation est très importante; elle s’appuie sur les textes réglementaires et législatifs, mais aussi sur les exemples réels , présents dans le dossier.

• Sur la forme -Exposer les faits et les arguments de manière progressive -Respecter l’équilibre entre les différentes parties, qui sont séparées par des transitions; il s’agit de respecter l’unité et l’équilibre du document, mais aussi la progression de l’exposé. -Respecter la règle des 5 « C » : clair, concis, complet, convaincant, correct

La conclusion • Elle est l’aboutissement logique de l’introduction et du développement • Elle fait connaitre d’une manière précise et sans ambiguïté possible la réponse de l’administration, que celle-ci soit affirmative, négative ou d’attente. • A noter: La formule de politesse ne s’utilise que dans le cas de la lettre en forme personnelle.

Formalisme de la lettre • Timbre (angle supérieur gauche) permet d’identifier l’administration d’où émane le document. Faire apparaitre la marque de l’autorité hiérarchique • Lieu et date ( angle supérieur droit) • Destinataire ( angle supérieur droit sous le lieu et date) • Affaire suivie par ( sous le timbre) : permet d’identifier l’interlocuteur • Objet ( à gauche): mentionne succinctement la question traitée • Références ( sous l’objet): mentionnent les éléments règlementaires auxquels se réfère le rédacteur • Pièces jointes: leur nombre est précisé en bas de page, et elles sont jointes en annexe • Signature: apposée, en bas à droite, par le détenteur de l’autorité ou un autre signataire, par délégation, par autorisation ou par ordre,