La gestione della fattura elettronica nellAteneo Vito MOSCATO

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Vito MOSCATO CINECA – Bologna Coordinatore del progetto di rinnovamento del sistema contabile Direzione Sistemi Informativi, Portale e Orientamento domenica 6 dicembre 2020 Paolo RAVINALE Esperto contabile Direzione Bilancio, Contabilità e Tesoreria

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Contesto organizzativo Centri di Primo Livello (Cd. R) 43 Dipartimenti e Centri 11 Direzioni Amministrazione Centrale 91 Strutture Ordinanti 26 Dipartimenti 11 Direzioni 1 Scuola Ciclo Passivo Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 37 Biblioteche 10 Centri 6 Strutt. Did. Speciali 27. 000 annui Fatture/Parcelle 2

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Contesto organizzativo L’Ateneo è composto da circa 120 sedi, di cui l’ 80% dislocate in un raggio di 10 km dal Rettorato Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 3

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Architettura Sistema informativo a supporto Titulus Confirma Conserva UGOV 2° semestre 2015 Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 4

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Architettura Sistemi e Processo Sd. I Titulus OE Recapita FE Confirma Conserva Smista e protocolla Invia Fattura Invia esito Comunica esito Fascicola Conserva Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE U-Gov Accetta Respinge Integra info Genera DG Contabilizza 5

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Team di progetto Direzione Sistemi Informativi • Coordinatore del progetto UGOV • Analista dei sistemi e dei processi • Esperto nella gestione del software di protocollo Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE Direzione Bilancio • Gestore dei processi di contabilizzazione fatture Direzione Generale • Gestore del protocollo di Ateneo • Gestore di processi di innovazione contabile • Esperto della gestione dei processi contabili 6

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Ambiti progettuali Analisi Comunicazione Configurazione Formazione Documentazione Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 7

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Attività Analisi Comunicazione cambiamento Comunicazione operativa Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE Aprile - Luglio 2014 1. Analisi della normativa vigente Fattura Elettronica (FE) (ciclo attivo) 2. Pubblicazione sul portale di Ateneo di linee guida e di un vademecum a supporto degli operatori contabili per la gestione della fatturazione elettronica attiva (obbligo in vigore dal 1 giugno 2014) e passiva (obbligo in vigore dal 31 marzo 2015); 3. Informativa inviata a tutti i direttori (dipartimenti, centri, amministrazione centrale), coordinatori EP, Resp. Amministrativi Contabili degli obblighi previsti dalla legge n. 89 del 23. 06. 2014 relativamente alle nuove modalità di gestione contabile nel pagamento delle fatture; 8

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Attività Analisi Configurazione Formazione Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE Settembre – Dicembre 2014 4. Analisi della normativa vigente FE (ciclo passivo) 5. Mappatura degli uffici dell’Ateneo dotati del servizio di fatturazione e inserimento in Indice. PA; 6. Organizzazione di specifico incontro informativo previsto per il 30 ottobre 2014 (tenuto dal Dott. Magrini) rivolto a tutti gli operatori contabili sul tema della fatturazione elettronica in vista del cambio di sistema di gestione del processo previsto per marzo 2015; 9

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Attività Gennaio – Marzo 2015 Comunicazione operativa 7. Informativa inviata a tutti i direttori (dipartimenti, centri, amministrazione centrale), coordinatori EP, Rac contenente le indicazioni da comunicare ai fornitori; Configurazione 8. UGOV - Mappatura delle UO (Unità Organizzative) con codici IPA (Codice Univoco Ufficio) e profilazione Utenti; TITULUS - Mappatura delle AOO (Aree Organizzative Omogenee) con PEC e delle UO con codici IPA; Help Desk interno - Adeguamento; Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 10

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Attività Configurazione Gennaio – Marzo 2015 9. Richiesto la modifica della stampa del Documento Gestionale Ordine, riportante l’ID Documento e Codice IPA; Formazione 10. Partecipazione al 40° corso ISOIVA; Formazione a operatori contabili su funzionalità UGOV e Titulus legate a gestione fatture elettroniche; Documentazione 11. Pubblicazione del materiale a supporto e note operative nella sezione dedicata sulla intranet d’Ateneo; Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 11

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Scelte progettuali più rilevanti Codici IPA «Unico codice IPA di Ateneo» vs «Codice IPA per ogni struttura ordinante» • Lato Fornitore, è più agevole l’individuazione della struttura ricevente • Lato Fornitore, non è indispensabile indicare l’ID del documento predecessore • Per la gestione, ogni struttura individua subito i propri documenti Unità trasversale FE «Oggetto -> Documento elettronico» vs «Natura -> Fattura» • La struttura individuata è la Direzione Bilancio Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 12

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Dimensioni gestite dal 31/03 al 20/04 (2015) Num. Tot. 789 298 324 158 9 Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE OE NUM Fornitori 246 TIPO DOCUMENTO NUM Fatture 760 Note di credito 13 Parcelle 16 STRUTTURE N° DOC Dipartimenti 562 Biblioteche 28 Direzioni 90 Centri 21 Scuola 19 Strutt. Did. Speciali 40 Ufficio Centrale FE (Direzione Bilancio) 29 13

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Compilazione Campi Obbligatori Il CIG / CUP è necessario ma non è indicato RISPOSTA ISTRUZIONI Il CIG / CUP devono obbligatoriamente essere indicati nel campo corretto (sezione "dati ordine La fattura va rifiutata acquisto") Il CIG / CUP è necessario ed è indicato ma non Il CIG / CUP devono obbligatoriamente essere nel campo corretto (visualizzabile nella sezione indicati nel campo corretto (sezione "dati ordine La fattura va rifiutata "dati ordine acquisto") Il Codice IPA non è corretto Il Codice IPA corretto deve essere obbligatoriamente indicato La fattura va rifiutata Il Codice IPA corretto deve essere Il Codice IPA è corretto ma l'intestazione della obbligatoriamente indicato, l'intestazione fattura è generica testuale della fattura è facoltativa La fattura va accettata La fattura elettronica è una parcella ma come La tipologia di documento è un dato che viene tipo fattura il fornitore ha indicato "fattura inserito anche in PCC e non è modificabile acquisto" e non "parcella" La fattura va rifiutata Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 14

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Contenuto RISPOSTA ISTRUZIONI La fattura è relativa a beni /servizi non ordinati Questo caso è riconducibile a un Codice IPA non corretto, in quanto presumibilmente la La fattura va rifiutata fattura è stata inviata alla struttura per errore La fattura è relativa a beni /servizi ordinati ma l'importo è inferiore a quello ordinato in quanto il prezzo unitario a livello di ordine era solo stimato La fattura va accettata. Al La difformità di quantità/prezzo momento della generazione del tra ordine e fattura non è motivo DG fattura L'ordine deve essere sufficiente per il rifiuto. chiuso in Ugov La fattura è relativa a beni /servizi ordinati ma l'importo è inferiore a quello ordinato in quanto le quantità consegnate e fatturate sono inferiori a quelle ordinate La fattura va accettata. Al momento della generazione del DG fattura l'ordine deve essere modificato o riducendo le La difformità di quantità/prezzo quantità oppure, se la parte tra ordine e fattura non è motivo restante di beni deve ancora sufficiente per il rifiuto. essere fatturata, creando 2 righe, una per la quantità fatturata e una per la quantità da fatturare. Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 15

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Contenuto La fattura è relativa a beni /servizi ordinati ma l'importo è superiore a quello ordinato in quanto il prezzo unitario a livello di ordine era solo stimato RISPOSTA ISTRUZIONI La fattura va accettata. Al momento La difformità di quantità/prezzo tra della generazione del DG fattura non ordine e fattura non è motivo bisogna creare un ordine integrativo, sufficiente per il rifiuto. In caso questa ma semplicemente verificare di difformità non sia corretta è necessario avere la disponibilità di budget per richiedere al fornitore nota di credito l'intero importo fatturato La fattura va accettata. Al momento della generazione del DG fattura è La fattura è relativa a beni /servizi La difformità di quantità/prezzo tra necessario creare un ordine ordinati ma l'importo è superiore a integrativo per le quantità fatturate ordine e fattura non è motivo quello ordinato in quanto le quantità sufficiente per il rifiuto. In caso questa in più, e scomporre la riga della consegnate e fatturate sono superiori a difformità non sia corretta è necessario fattura in 2 righe, una relativa alle quelle originariamente ordinate, e il fatto richiedere al fornitore nota di credito quantità ordinate con l'ordine è accettato dalle parti originario, e una relativa a quelle ordinate nell'integrazione Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 16

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Compilazione Campi Facoltativi La data di scadenza non è indicata dal fornitore RISPOSTA La data di scadenza è campo facoltativo ISTRUZIONI La fattura va accettata, inserendo la scadenza corretta La fattura va accettata. Per le La data di scadenza è campo fatture in scadenza va aperto La data di scadenza è indicata dal fornitore ma non è facoltativo. L'anomalia è stata un ticket indicando i dati della corretta e non è modificabile segnalata a CINECA e verrà fattura, che verrà "forzata" dal corretta nelle prossime versioni sistema Le coordinate di pagamento non sono presenti in fattura e non è possibile inserirle manualmente Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE Le coordinate di pagamento sono campo facoltativo. L'anomalia è stata segnalata a CINECA e verrà corretta nelle prossime versioni La fattura va accettata. Per le fatture in scadenza va aperto un ticket indicando i dati della fattura, che verrà "forzata" dal sistema 17

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Anomalie UGOV RISPOSTA ISTRUZIONI La fattura va accettata. Per le fatture in scadenza va aperto un ticket indicando i dati della fattura, che verrà "forzata" dal sistema Messaggio di errore boccanti L'anomalia è stata segnalata a CINECA e verrà corretta nelle prossime versioni Fatture con UO nulle (visualizzabili da tutti) Le fatture con UO nulle sono visualizzate da tutti gli utenti di Le fatture non vanno accettate default, la visualizzazione può né rifiutate. Verranno prese in essere inibita attraverso la carico centralmente. spunta del relativo flag La fattura va accettata. Al La situazione è gestita da momento dell'associazione a CINECA, anche se l'associazione predecessore è possibile La fattura presenta 2 righe relative a differenti ordini è rigida (ogni riga di fattura deve associare la prima riga alla riga avere una riga di ordine e del primo ordine e la seconda viceversa) riga alla riga del secondo ordine Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 18

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA Anomalie UGOV RISPOSTA ISTRUZIONI La fattura elettronica ha parte degli importi indicati L'anomalia è stata segnalata a nella sezione generale (es. spese di trasporto) CINECA La fattura va accettata. Per le fatture in scadenza va aperto un ticket indicando i dati della fattura, che verrà "forzata" dal sistema La fattura elettronica presenta un numero di righe inferiore a quelle dell'ordine e non è possibile terminare correttamente l'associazione con predecessore L'anomalia è stata segnalata a CINECA La fattura va accettata. E' necessario scomporre le righe della fattura, inserendo tante righe quante sono quelle dell'ordine L'anomalia è stata segnalata a CINECA La fattura va accettata. E' necessario modificare l'ordine, inserendo tante righe quante sono quelle della fattura La fattura elettronica presenta un numero di righe superiore a quelle dell'ordine e non è possibile terminare correttamente l'associazione con predecessore Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 19

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti PROBLEMATICA RISPOSTA ISTRUZIONI Anomalie UGOV La fattura va accettata. Per le Il DG fattura generato presenta importi fatture in scadenza va aperto differenti dalla fattura elettronica, in quanto il L'anomalia è stata segnalata a CINECA un ticket indicando i dati della prezzo unitario indicato in fattura elettronica e verrà corretta nelle prossime versioni fattura, che verrà "forzata" dal ha più di 2 decimali sistema La parcella va accettata. Per le fatture in scadenza va aperto Anomalie bloccanti nella gestione di Compensi L'anomalia è stata segnalata a CINECA un ticket indicando i dati del e incarichi documento, che verrà "forzata" dal sistema La fattura va accettata. Per le Il DG fattura generato presenta importi fatture in scadenza va aperto differenti dalla fattura elettronica, in quanto è L'anomalia è stata segnalata a CINECA un ticket indicando i dati della presente uno sconto che non viene recepito fattura, che verrà "forzata" dal sistema Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 20

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Gestione – Problematiche ricorrenti Anomalie di Gestione Uni. TO PROBLEMATICA RISPOSTA ISTRUZIONI Il DG fattura non viene generato in quanto "il sezionale esercizio non è conforme a quello previsto" Il messaggio di errore dipende dal fatto che sulla FE viene riportato il sezionale ripreso dall'ordine, che non è quello di fatturazione elettronica. La fattura va accettata. Prima di creare il dg occorre andare nella cartella Commerciale della FE, cancellare il sezionale proposto e scegliere quello di fatturazione elettronica. Il DG fattura generato presenta quantità differenti dalla fattura elettronica La fattura va accettata. E' necessario modificare L'anomalia è dovuta a una non corretta l'ordine, inserendo tante quantità di beni compilazione delle quantità nell'ordine ordinati quante sono quelle della fattura La fattura elettronica è una parcella e l'importo indicato differisce dal calcolo che fa Ugov per meno di 25 centesimi La differenza dipende dal differente calcolo del sistema, ed è stata prevista centralmente una tolleranza di 25 centesimi La fattura va accettata, generando il DG compenso o incarico per l'importo calcolato da Ugov. Questo sarà l'importo che verrà effettivamente pagato al fornitore La fattura elettronica è una parcella e l'importo indicato differisce dal calcolo che fa Ugov per più di 25 centesimi La differenza dipende dal differente calcolo del sistema, ed è stata prevista centralmente una tolleranza di 25 centesimi La fattura va accettata, generando il DG compenso o incarico per l'importo calcolato da Ugov. A seguito di contatti con il fornitore si potrà procedere a pagare questo l'importo, oppure a richiedere una nota di credito e la riemissione di una nuova fattura. Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 21

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo Proposte Processo • Perché non iniziare dalla gestione dell’Ordine Elettronico? • Integrazione con PCC anche per la fase di liquidazione, comunicazione scadenza e pagamento Tecniche/Evolutive • Stampa del rendering della FE con watermark «documento non valido ai fini contabili» • Cruscotto per monitoraggio tempistiche e indicatori ministeriali • Portale Ugov per Fornitori (dialogante con Sd. I) Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 22

La gestione della fattura elettronica nell'Ateneo - Grazie per l’attenzione Vito MOSCATO Direzione Sistemi Informativi, Portale e Orientamento Paolo RAVINALE Direzione Bilancio, Contabilità e Tesoreria Vito MOSCATO – Paolo RAVINALE 23