La fusion des universits grenobloises Bilan dtape juillet
La fusion des universités grenobloises. Bilan d’étape à juillet 2016. Direction des projets transversaux. Juin 2016.
Dates clés : Sur le plan institutionnel : Avril 2014 Les conseils des trois universités grenobloises votent un projet de site dans lequel figure le principe de la fusion Avril 2014 1 er Copil fusion réunissant Présidence et équipe politiques des 3 établissements Septembre 2014 Début des travaux des premiers groupes opérationnels thématiques Sur le plan opérationnel, exemples de temps forts : …. 18 NOV 2013 - SID Les présidents confient une mission d’étude de faisabilité de la fusion des SID confiée aux dtions de ces services Sept - Système d’information : Lancement des groupes de travail d'état des lieux et de détermination de la cible fusionnée Présentation au COPIL fusion le 4 septembre suivi d'une réunion des 3 DSI le 10 septembre 2014 Présentation de la fusion - 2
Dates clés : Sur le plan institutionnel : 2 Avril 2015 Janv/février 2015 Evolution du mode projet : copil restreint, coordination DGS/projet fusion, autres groupes opérationnels, équipe projet opérationnelle etc. Les trois présidents proposent une fusion au 1 er janvier 2016 10 Avril 2015 Organigramme macro et processus d’affectation présenté en AG des directeurs de service Mi janvier à juin Présentation en Copil fusion des états des lieux organisationnels par domaine métier Sur le plan opérationnel, exemples de temps forts : 7/9 janvier 2015 -SI : Retour collectif des groupes de travail au COPIL fusion SI et AG des informaticiens : présenter le travail et conclusions des GT (4 février 2015) Mars 2015 - RH : Outils de communication Lancement des formations projet de fusion : site co management interconstruire, lettre aux établissement personnels etc. 9 avril 2015 - SID : Validation par Copil fusion et G-INP de la fusion des 2 SID 2015 Présentation de la fusion - 3
Dates clés : Sur le plan institutionnel : Juin Les instances des Début processus 2015 Mai 2015 Juin 2015 3 établissements se prononcent favorablement sur le principe de la fusion d’affectation 1 er Octobre 2015 11 Sept 2015 Décret au JO "portant création de l'Université Dgs-Dgsa. Grenoble Alpes » . Dgd UGA Désignation de 1 er CO DG l’administrateur provisoire UGA Inter-CT : consultation sur nouvelle organisation des services centraux, statuts et démarche d'affectation Juillet à Novembre Chantiers de concertation RH (RI, travail de travail etc. ) Sur le plan opérationnel, exemples de temps forts : 9 juin 2015 - RI Séminaire de restitution des sous-groupes de travail RI 7 juillet 2015 - RIV Juillet 2015 -RH Juillet 2015 - FA-AC 28 sept/7 oct-Com Réunion des Ouverture Espace Formation GBCP par Vote pour le nouveau administratifs des 80 EAPP, binômes des 3 logo UGA (près de laboratoires : 1 ere brique de la établissements sur 15000 personnes) avancement fusion, DGDRH, 1 ere offre de périmètre UGA Sept-Oct organisation future service RH UGA AG des personnels par DGD. . . 2015 (organigrammes détaillés, affectation…) Présentation de la fusion - 4
Dates clés : Sur le plan institutionnel : 9 oct 2015 3 nov 2015 27 nov 2015 10 déc 2015 3 et 4 déc 2015 2 nde assemblée Inter-CT: consultation Elections des nouvelles constitutive provisoire: instances UGA : CA, sur campagnes Vote des 1 eassemblée vote du 1 er budget UGA. commissions formation et d'emploi, politiques Statuts UGA constitutive Adoption des textes temps de travail, régime recherche (de 6 h à 2 h du fondateurs RH (temps de travail, matin…) indemnitaire. . . Décembre 2015 régime indemnitaire, règlement de gestion des contractuels) Pré affectations et affectations sur postes opérationnels Sur le plan opérationnel, exemples de temps forts : 15 Décembre 2015 Fusion Harpège Nov-Déc- FVU Mi dec 2015 Début Oct 2015 2 -6 nov Agence => lancement APAL Organisation du salon comptable -APAL des opérations de de l'étudiant en configuration UGA Regroupement du fusion des Regroupement des 1 ers er service (stand commun, plaquettes communes ) 1 référentiels déménagements/SI AC à la Tour de l’Eau -nouvelle offre fusionné : Service 1 er janv 2016 de formation sur Ametys courrier 2015 - 2016 Fusion des trois Universités Présentation de la fusion - 5
Depuis janvier 2016, d’autres temps forts (exemples) …. § Domaine institutionnel/communication Þ 7 janvier : Election de la Présidence Université Grenoble Alpes, mise en place de la nouvelle équipe politique Þ 23 janvier : Validation du jury Idex pour le projet de site Þ 28 janvier : 1 ere Cérémonie des vœux Université Grenoble Alpes Þ Janvier/février : Ouverture des sites internet (18 janv) et intranet UGA (15 fev) Þ Pour 14 des 24 composantes : élections pour un renouvellement partiel ( DLST, APS, ESPE, IM 2 AG, IUT 1, iut Valence, Ph. ITEM, SHS) ou total de leur conseil (Droit, IAE, IUT 2, Polytech, SH) § Domaine RH Þ Janvier : Préparation de la première paye fusionnée sur le SIRH fusionné Þ 14 Février : Première CPE de promotion BIATS UGA § Domaine de la Recherche Þ 7 Janvier : 2 nde réunion des responsables administratifs de laboratoires avec présence des DGD RH, Finance/achat sur le périmètre UGA Þ Mars 2016 : Démarrage des cycles de visites des laboratoires pour le développement des partenariats Þ 4 avril : Réunion plénière de la DGD RIV sur une journée, présentations croisées sur les chantiers en cours Présentation de la fusion - 6
Depuis janvier 2016, d’autres temps forts (exemples) …. § Domaine de la Formation Þ Organisation commune de la journée des lycéens Þ Avril : Fusion Apogée Þ Mai-juin : Accréditation de la nouvelle offre de formation UGA Þ Première campagne d'inscription dans la configuration UGA pour nos 45 000 étudiants § Domaine des Relations territoriales et internationales Þ Création de la base Move'on 4 consolidant les partenariats internationaux UGA Þ Mars 2016 : Lancement du chantier EST (localisé à côté de EVE, l'espace scénique transdisciplinaire, composé d'une salle de spectacle de 150 places et 4 studios de répétition)- livraison attendu déc 2016 Þ Mai 2016 : Salon Nafsa 2016 à Denver UGA (réalisation de documents et supports de promotion présentant l'UGA / évènement à destination de partenaires internationaux) § Domaine des Finances Achats et Agence comptable Þ 1 er bon de commande Þ Février : Ouverture de SIFAC fusionné et GBCP Þ 11 février : Pour agence comptable le 1 er fichier de paiement au nom de l’UGA pour le règlement des fournisseurs Présentation de la fusion - 7
Depuis janvier 2016, d’autres temps forts (exemples) …. § Domaine Système d’information Þ Lancement du mail unique @univ-grenoble-alpes. fr Þ 1 ere démarche de dématérialisation d’ampleur concernant le recrutement des enseignants vacataires § Domaine Aménagement-Patrimoine-Logistique Þ Janvier : Redéploiement des collègues du Patrimoine de Stendhal dans différents services de la maintenance (qualité de l’accueil entre professionnels …) Þ 7 janvier : 1 er temps convivial de toute la DGD autour d’une Galette des rois Þ 27 avril : Mise en service du standard unique UGA § Domaine SID Þ 21 janvier : 1 ere réunion plénière de l’ensemble des personnels SID Þ juin : Nouveau logo du SID co travaillé avec INP Þ 1 er sept : Entrée en application de l’organigramme du SID pour l’ensemble des personnels Présentation de la fusion - 8
Conditions de réussite : • Mode projet mis en place • Des moyens dégagés pour la fusion • Les Groupes Opérationnels • L’accompagnement conséquent des RH sur de nombreux aspects de la fusion • L’approche experte sur le plan institutionnel (élaboration statuts, élections etc. ) • Regroupement des SI en avance de phase pour accompagner au mieux les regroupements de services • Une approche financière et comptable structurée : architecture financière, budget 2016 …. Présentation de la fusion - 9
Conditions de réussite : • Une forte démarche de communication : communication fusion, AG des personnels, un plan de com UGA dès début 2016, sites internet /intranet UGA rapidement (1 ere version)…. • Regroupement rapide de plusieurs services (400 personnels…plus de 500 à mi juillet) • La mise en place à partir de juin de l’encadrement et son investissement • Le niveau d’implication des personnels, des équipes De façon générale, l’Etat d’Esprit ……. positif, constructif, exigent, professionnel …. Présentation de la fusion - 10
Rappel : Les groupes opérationnels thématiques Groupe Culture et Vie étudiante Groupe Documentation Groupe Finances Comptabilité Groupe Formation Continue Groupe Gestion de l'étudiant Groupe Langues Groupe Patrimoine Groupe Relation internationales Groupe Ressources Humaines Groupe SCUIO Groupe Sport Groupe Systèmes d'Information Groupe Pilotage Groupe Recherche Groupe Juridique Groupe Communication Groupe SUP-TICE-AV Groupe Prévention des risques Plus de 400 personnels investis dans le processus de fusion Présentation de la fusion - 11
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