La experiencia en la preservacin digital del custodio

La experiencia en la preservación digital del custodio público regional Par. ER: problemas resueltos y problemas emergentes Alessandro Alfier, Asociación de Archiveros de Navarra, Pamplona, 13 de marzo de 2015

¿Qué es el “Polo archivistico dell’Emilia-Romagna”? Par. ER: § creado por la Comunidad de Emilia Romaña en el año 2008 § como archivo único de concentración al servicio de múltiples administraciones públicas § para la preservación y conservación a largo plazo de la documentación digital se conservan más de 31 millones de documentos digitales - la Comunidad de Emilia-Romaña y sus agencias provincias ayuntamientos universidades instituciones sanitarias

¿Cómo funciona el Par. ER? (1) g Las referencias que dejan ˝huellas funcionales˝ en el sistema de preservación digital Normativa regional Inter. PARES project (Comunidad de Emilia Romaña) (International research on permanent authentic records in electronic systems) Normativa nacional italiana ISO 16363: 2012 (Audit and certification of trustworthy digital repositories) Código de la administración electrónica Sistema de preservación digital del Par. ER Decretos con reglas técnicas ISO 14721: 2003 y 2012 (Open archival information system – reference model) Tradición archivística italiana (modelo custodial) ISO 23081 -1: 2006 (Information and documentation - records management processes - metadata for records )

¿Cómo funciona el Par. ER? (2) d El sistema de preservación digital como tercera parte neutral, acreditada, transparente § Modelos organizativos de la conservación: § Acreditación de la conservación: Reglas técnicas en materia de sistemas de conservación (Decreto del Presidente del consejo de ministros, 3 de diciembre de 2013) las entidades que se hacen cargo de la conservación digital de la documentación producida por una administración pública, tienen que ofrecer garantías organizativas, tecnológicas y financieras, acreditadas por la “Agenzia per l’Italia Digitale” (AGID), que averigua el cumplimiento de los requisitos de calidad y seguridad § Transparencia de la conservación: a través del “Manual de la conservación” cada custodio hace transparente su sistema de conservación, que así resulta descrito cuanto a su organización, personas involucradas y funciones desempeñadas, modelo funcional y procesos, arquitectura y infraestructura tecnológica, medidas de seguridad adoptadas reducción de la discrecionalidad aumento de las obligaciones de transparencia mejora de los medios de verificación y auditoría Sistema de preservación digital del Par. ER distinción lógica o lógica y organizativa entre la fase de producción/gestión de la documentación digital y la fase de su conservación: el custodio como tercera parte neutral

¿Cómo funciona el Par. ER? (3) d El Par. ER dentro del sistema italiano multinivel de conservación digital Custodios acreditados por AGID Vigilancia Conservación externa al productor Acreditación Agenzia per l’Italia Digitale Conservación interna al productor Certificadores acreditados por AGID Hoy los custodios acreditados sono 13. Entre ellos hay sólo una entidad pública: el Par. ER requisitos de nivel más alto en términos de calidad y seguridad Custodios no acreditados sino certificados por certificadores acreditados por AGID Custodios no acreditados sino certificados por certificadores no acreditados por AGID Custodios no acreditados ni certificados pero que actúan dentro del marco legal requisitos de nivel más bajo en términos de calidad y seguridad

¿Cómo funciona el Par. ER? (4) Par. ER y las multicapas funcionales y procesales OAIS Estándares y protocolos de proceso ddddd Estándares y ddddd protocolos de proceso AIS elo O nar d o m El lle mite encias r e p no exig s las as con la a d o t creta ionad relac tación con a men imple del sistem digital n ació eserv r. ER r p e a d del P Normativa nacional y regional Estándares y dimensión procesal daaaaaaaa protocolos de proceso ddddd daaaaaaaad dddddddd Inter. PARES project daaaaaaaad. ISO 16363: 2012 dddd ddd dd Tradición archivística italiana ISO 23081 -1: 2006 dimensión funcional

¿Cómo funciona el Par. ER? (5) OAIS y su contextualización Planificación de la conservación Gestión de datos Ingreso PIT PIA Almacenamiento de archivo PIA PIC DIRECCIÓN U S U A R I O OAIS es entonces: un “reference model” §NO incluye el diseño aplicativo para un sistema de conservación digital §NO contiene especificaciones y soluciones técnicas para la implantación de una plataforma de conservación digital Un sistema de conservación digital requiere, para su implementación, que OAIS se aplica: §a cualquier tipo de objeto digital (pero el documento archivístico es una particular entidad digital) §a cualquier tipo de organización (pública, privada, cultural, científica etc. ) §a cualquier tipo de marco archivístico (modelo custodial versus modelo post-custodial) el modelo OAIS sea integrado por una serie de recursos adicionales que permitan al propio modelo ser declinado en un marco real concreto El modelo OAIS requiere ser contextualizado

¿Cómo funciona el Par. ER? (6) La contextualización de OAIS: su concretización en los estándares y protocolos de proceso Planificación de la conservación Gestión de datos Ingreso PIT Almacenamiento de archivo PIA DIRECCIÓN PIC U S U A R I O El modelo OAIS requiere ser integrado por (lista de ejemplos no exhaustiva): estándar para el proceso de producción de los metadatos relacionados con las actividades de conservación digital llevadas a cabo por el custodio en el archivo (por ejemplo PREMIS) estándares y protocolos para los procesos de migratión que el custodio tiene que llevar a cabo sobre la documentación digital, a través de distintos soportes y formatos de ficheros estándares para la estructuración del “Paquete de Información de Archivo” (PIA), formado por distintos tipos de metadatos protocolo de comunicación utilizado en las transaciones entre el productor y el custodio (por ejemplo HTTPS) estándar que pueda definir estructura y metadatos (sobre todo metadatos de contexto) de la documentación digital transferida del productor hacia el archivo del custodio Estándares y protocolos para el proceso de transferencia de la documentación digital del sistema de gestión documental del productor hacia el archivo del custodio estándares y protocolos para la búsqueda, recuperación, representación de la documentación digital preservada en el archivo, en relación a los usuarios de la web ¿Estándares de facto versus estándares de iure? ¿Estándares y protocolos internacionales, “locales”?

¿Cómo funciona el Par. ER? (7) Par. ER como rompecabezas OAIS es la referencia funcional básica pero no la única y por eso tiene que contextualizarse conformandosese con otras capas funcionales OAIS tiene que contextualizarse en lo concreto de una multitud de estándares y protocolos de proceso Punto de origen de los problemas encontrados en la implantación y desarollo del sistema de preservación digital del Par. ER OAIS tiene que contextualizarse con respecto al escenario general (modelo archivístico, tipo de organización a la que pertenece el custodio … … …)

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (1) Las fases básicas de los preservación digital en Par. ER: procesos de pre-transferencia de la documentación digital al custodio como “Paquete de Información de Transferencia” (PIT) Planificación de la conservación Gestión de datos Ingreso PIT Almacenamiento de archivo PIA DIRECCIÓN PIC U S U A R I O comprobación del “Paquete de Información de Transferencia” (PIT) aceptación o rechazo del “Paquete de Información de Transferencia” (PIT) toma en custodia de la documentación transferida y generación de los “documentos XML de preservación” producción y actualización del “Paquete de Información de Archivo” (PIA) producción del “Paquete de Información de Consulta” (PIC) monitorización y resolución de las anomalías

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (2) La fase inicial: pre-transferencia y transferencia a la custodia del Par. ER Planificación de la conservación Gestión de datos Ingreso PIT Almacenamiento de archivo PIA PIC U S U A R I O Administración: Par. ER DIRECCIÓN: “Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna” Entidades de control y vigilancia: “Agenzia per l’italia Digitale” y Ministerio de cultura

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (3) La fase de pre-transferencia Estándares y protocolos de comunicación entre el productor y el custodio Por razones técnicas no siempre se puede transferir la documentación digital al custodio de manera directa y según el normal canal de comunicación, sino hay que pasar por una fase intermedia (pre-transferencia) Los productores usan normalmente, para sus transferencias al Par. ER, un canal de comunicación que requiere: (caso de la documentación compuesta por ficheros de gran tamaño, como las imagines diagnósticas producidas con el estándar internacional DICOM) un PIT normalizado según la normas del Parer En consideración a la varibilidad y complejidad del contexto tecnológico y documental de los productores, hay que predisponer más de un canal de comunicación hacia el custodio Pre-transferencia HTTPS el protocolo de comunicación En estos casos la documentación digital al principio entra en contacto con el Par. ER en forma de un PIT no normalizado según la normas del Par. ER y que viaja a través del protocolo de comunicación FTPS. Si este PIT supera los controles establezidos, el sistema de preservación digital lo convierte después en un PIT perfectamente normalizado según los requisitos del Par. ER Problema: a veces no hay que elegir un único estándar/protocolo para el tema específico a tratar, sino que hay que prever más casos de uso y entonces eligir más de un estándar/protocolo para el mismo marco

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (4) La fase de transferencia PITt Transferencia de la documentación digital al Par. ER Índice del PIT (metadatos) ¿En qué consiste? Carpeta de ficheros § la transferencia de la documentación digital al custodio se realiza con un “Paquete de Información de Transferencia: el PIT § el PIT está formado por ficheros y metadatos (estructurales, contextuales, técnicos y de gestión) Estándar para definir estructura y metadatos de la documentación digital transferida Par. ER ha elaborado un “estándar local”, en forma de normas sobre el PIT que valen en el marco delimitado de los productores que interactúan con ello (dentro de su comunidad específica) § el PIT está normalizado según las normas del Par. ER, que se actualizan continuamente § el PIT normalizado varía en función de la tipología (forma) documental y nivel de entidad archivística (unidad documental simple y unidad documental compuesta como el expediente) § el PIT normalizado según las normas del Par. ER está codificado en un lenguaje XML, a su vez definido por un específico XML Schema Definition (XSD) Italia: no hay un estándar nacional que defina, de manera exhaustiva, los metadatos de la documentación enviada/recibida por distintos sistemas de gestión documental y preservación digital (los decretos que establezen la reglas técnicas sólo requieren un conjunto extremadamente reducido de metadatos) España: ≠ "Esquema nacional de metadatos para la gestion de documentos electronicos « (e. EMGDE)

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (5) La fase de transferencia Estándar para definir estructura y metadatos de la documentación digital transferida Par. ER ha elaborado un “estándar local”, en forma de normas sobre el PIT que valen en el marco delimitado de los productores que interactúan con ello (dentro de su comunidad específica) Problemas: § las normas del Par. ER tienen un valor en un marco local. Por lo tanto los sistemas de gestión documental de los productores no están ya predispuestos para producir el PIT normalizado según las normas del Parer; § cuando un productor quiere interactuar con el Par. ER, se requiere una actividad más o menos costosa para la construcción de una interfaz entre su sistema de gestión documental y el sistema de preservación digital, de acuerdo con la tecnología del Web Service y la normas del Par. ER sobre el PIT Problemas: § como las normas del Par. ER sobre el PIT se actualizan, también la interfaz del sistema de gestión documental tiene que actualizarse, en la medida en que el productor quiera utilizar los nuevos servicios del sistema de preservación digital (costos adicionales); § la actividad de “poblar” el Índice del PIT con los metadatos requeridos por las normas del Par. ER es a veces muy costosa, porque los metadatos tienen que extraerse de la base de datos propia del sistema de gestión documental del productor; § no hay una estandardización muy extensa de los sistemas de gestión documental, con respecto a los metadatos producidos y procedimientos de gestión documental que afectan a las características de la documentación digital

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (6) La fase de transferencia Emilia-Romagna Par. ER , para estructurar y codificar su PIT, usa un esquema XML que vale sólo dentro de su comunidad específica Nivel medio-bajo de normalización del PIT Este PIT resulta flexible y así puede conformarse con una realidad documental no uniforme y sobre todo múltiple: documentación administrativa, documentación contable y fiscal, documentación sanitaria, contenido de base de datos Cataluña i. Arxiu, para estructurar y codificar su PIT, ha elegido un estándar internacional: METS (Metadata Encoding & Transmission Standard, mantenido por la Library of Congress) Nivel medio-alto de normalización del PIT El momento cumbre para la estructuración de la información, que es el objecto de preservación, se traslada de la fase de construcción del PIT a la fase de construcción del PIA

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (7) La fase de transferencia es decir información normalizada Dos estrategias posibles: la carga de actividad para la normalización recae, de una manera importante, sobre el productor la carga de actividad para la normalización recae, de una manera importante, sobre el custodio + Nivel de estructuración/normalización de la información Dentro de la perspectiva de OAIS el objecto de la conservación es basicámente información esctructurada Par. ER Construcción del PIT y su tranferencia al custodio Construcción del PIA por parte del custodio Sucesión temporal de fases

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (8) Servicios ofrecidos por parte del Par. ER a los productores La fase de transferencia Servicio de conservación a largo plazo Servicio de deposito anticipado Sucesión temporal Archivo corriente Archivo intermedio Archivo histórico Tradicional ciclo de vida de los documentos al Par. ER se le confían documentos digitales aún activos, es decir mucho antes de que hayan perdido su estricta utilidad para las actividades del productor Servicio del Par. ER para el deposito anticipado: ¿qué es? permite al productor disfrutar, desde el principio, de los recursos del Par. ER en tema de seguridad de la integridad de las cadenas de bits y de los certificados de firma electrónica reconocida que presentan una caducidad temporal natural ofrece a la documentación producida desde hace poco un umbral mínimo de protección, aligerando las responsabilidades que de otra forma recaerían por entero en el marco del productor

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (9) Servicios ofrecidos por parte del Par. ER a los productores La fase de transferencia Servicio de conservación a largo plazo Servicio de deposito anticipado Sucesión temporal Archivo corriente Servicio de deposito anticipado del Par. ER no es sólo un sistema de conservación digital, sino también un sistema de preservación digital Archivo intermedio Archivo histórico RAE: Preservar: proteger, resguardar anticipadamente a una persona, animal o casa, de algún daño o peligro Conservar: mantener algo o cuidar de su permanencia

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (10) Servicios ofrecidos por parte del Par. ER a los productores La fase de transferencia Servicio de conservación a largo plazo Servicio de deposito anticipado (preservación) Sucesión temporal Archivo corriente A consecuencia del servicio de deposito anticipado – que como finalidad tiene la preservación de los documentos activos – se establece casi una “indistinción funcional” entre el sistema de custudia y el sistema de gestión de documentos del productor Archivo intermedio Archivo histórico Problema: el ejemplar del documento digital aún activo que ha sido ya transferido al sistema de preservación del Par. ER, junto a sus metadatos (PIT), tienen que ser continuamente actualizado, en razón de los cambios que afectan al ejemplar “del mismo documento” que sigue en su fase corriente dentro del sistema de gestión del productor

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (11) La fase de transferencia Servicio de conservación a largo plazo del Par. ER Archivo corriente Servicio de deposito anticipado del Par. ER (preservación) Archivo histórico Problemas: PIT PIT Sistema de gestión de documentos del productor Borrador del documento Archivo intermedio Registro del documento Clasificación del documento La actualización del deposito anticipado en razón de los distintos eventos ocurridos dentro del sistema de gestión del productor, require una comunicación entre los dos no puntual sino continuativa, por medio de una serie de PIT: PIT que transfieren ficheros y metadatos y además PIT que solamente transfieren metadatos ¿Cual es la relación entre el ejemplar tranferido al deposito anticipado del Par. ER y el ejemplar que sigue dentro del sistema de gestión del productor? ¿Original y copia? ¿Originales múltiples? Eventual anulo del documento o rectificación de su contenido Eventual cambio en la clasificación del documento Adición de metadatos relacionados con el uso del documento

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (12) La fase central: toma en custodia del Par. ER Planificación de la conservación Gestión de datos Ingreso PIT Almacenamiento de archivo PIA PIC U S U A R I O Administración: Par. ER DIRECCIÓN: “Istituto per i beni culturali della Regione Emilia-Romagna” Entidades de control y vigilancia: “Agenzia per l’italia Digitale” y Ministerio de cultura

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (13) La fase de comprobación del “Paquete de información de transferencia” (PIT) ¿En qué consiste? § Reglas de individuación de las fechas útiles para comprobar la validez de las firmas electrónica reconocidas La normativa italiana estableces algunas fechas ciertas que son “oponibles a terceros”, es decir pueden ser exhibidas como pruebas en los tribunales: por ejemplo la fecha en la que un documento digital queda registrado en el registro de salida/entrada de documentos el PIT normalizado está sometido a unos controles automáticos por el sistema de preservación digital del Par. ER, para poner de relieve cualquiera anomalía antes de aceptar la entrega del proprio PIT. Los principales controles se actúan sobre: § la identificación del productor que pone en acción la transferencia de la documentación digital; § el cumplimiento, por parte del PIT que se está intentando transferir, del modelo de normalización que el Par. ER ha definido para los PIT; § la consistencia de los metadatos (presencia y valores atribuidos), en particular de los metadatos de contexto; § la comprobación de la validez de las eventuales firmas electrónicas reconocidas asociadas a la documentación digital; § admisibilidad de los formatos de ficheros que componen la documentación digital que se está intentando transferir El Par. ER comprueba la validez de las firmas electrónicas reconocidas con respecto a la fecha y hora del registro de los documentos dentro del sistema de gestión del productor, fecha y hora contenidas como metadatos en el Índice del PIT de la unidad documental simple = ≠ Fechas de proceso Sello de tiempo (fechas asignadas por medios electrónicos

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (14) La fase de aceptación o rechazo del “Paquete de información de transferencia” (PIT) ¿En qué consiste? si al menos uno de los controles de la fase anterior tiene un resultado negativo, se rechaza el PIT. En este caso: Problema: si los productores no tienen una “cultura” y políticas para una adecuada gestión documental, el número de anomalías en la fase de transferencia resulta ser muy relevante y así las propias anomalías “caen al vacío” sin tener resolución. No se activa ningún feedback entre el Par. ER y el productor (“circulo vicioso” de la preservación, en lugar de su circulo virtuoso) § el sistema de preservación digital del Par. ER devuelve al productor un documento XML, “Resultado de la transferencia", que contiene la información sobre los controles efectuados y sus resultados; § el PIT rechazado se almacena en un área temporal del sistema de preservación digital del Par. ER, lógicamente exterior al área de almacenamiento de archivo, de modo que el productor y el Par. ER puedan analizar las anomalías (monitorización y resolución de las anomalías). Si todos los controles tienen éxito, el PIT entra en el sistema de preservación digital del Par. ER, para su incorporación lógica en el área de almacenamiento de archivo. Para cada PIT aprobado se genera automáticamente el documento XML “Informe sobre la transferencia” § Recursos que el Par. ER invierte para profundizar la “cultura” de gestión documental de los productores que obran en su territorio de competencia

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (15) La fase de toma en custodia del PIT con la producción del “Informe sobre la transferencia” ¿En qué consiste? Problema: Para atestiguar la exitosa toma en automáticamente el documento transferencia” que se asocia, dentro de archivo, al relacionado PIT y entre el Código de la administración electrónica y lo decretos de las reglas técnicas reconocen, como documento informático, § la fecha de su creación, producida de una manera que valga como fecha cierta, “oponible a terzeros”, de acuerdo con la normativa italiana; no sólo la representación, por medios informáticos, de hechos y actos jurídicos (definición tradicional) custodia del PIT, se genera XML “Informe sobre la del área de almacenamiento otras cosas incluye: § la huella digital del PIT en su conjunto, producida con un algoritmo Hash; § las huellas digitales producidas con un algoritmo Hash para cada uno de los ficheros que componen el PIT; § una breve descripción del propio PIT. sino también la representación, por medios informáticos, de datos relevantes desde el punto de vista jurídico según la ley es documento también el conjunto de datos procedente de transacciones o procesos informáticos y registrado por medios informáticos Este documento XML se entrega también al productor de manera automática, como contenido del documento XML “Resultado de la transferencia” § ¿Hay que preservar y conservar también los documentos XML producidos por el sistema de preservación digital del Par. ER?

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (16) La fase de toma en custodia con la producción del “Informe sobre la transferencia” Rechazo del PIT Problema: Resultado de la transferencia no sólo el sistema de preservación digital del Par. ER recibe en custodia documentos digitales de los productores, sino ello mismo produce documentación. Aceptación y toma en custodia del PIT Informe sobre la transferencia Resultado de la transferencia § ¿Qué hacer con ella? § ¿Simplemente almacenarla temporalmente? § ¿Preservarla y conservarla como cualquir otro documento? “Espiral de la conservación digital”

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (17) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) ¿En qué consiste? Estándar para definir metadatos y estructura del PIA Par. ER produce el PIA usando como referencia el estándar nacional UNI 11386: 2010 Los decreto de reglas técnicas establecen la obligación, para los custodios, de producir el PIA según el estándar UNI 11386: 2010 El PIT tomado en custodia está sometido a un proceso para que sirva de base para la generación del PIA. Este proceso consiste en: § la normalización de los metadatos contenidos en el/los PIT según las normas establecidas sobre el PIA; § la incorporación de los metadatos relacionados con la historia de la custodia a los metadatos de contexto ya transferidos con el/los PIT § la eventual normalización de la estructura del documento digital transferido con el/los PIT, según las normas establecidas sobre el PIA; § la migración de los formatos de ficheros con un procedimiento que garantiza la producción de copias auténticas del documento digital original Problema: ¿El estándar nacional cumple perfectamente con todas los requisitos de la preservación y conservación digital a largo plazo?

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (18) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) Estándar UNI 11386: 2010 Su finalidad original era garantizar la “portabilidad” de los documentos digitales custodiados, es decir su independencia de las específicas plataformas de conservación digital para que se pudiese migrarlos a través de distintos sistemas de conservación digital o acceder a ellos El estándar ha sido reutilizado, por parte de la normativa italiana, con la función de normalizar la producción del PIA El estándar establece, en la forma de un esquema XML, como tiene que ser estructurado el objecto de la conservación digital, pero teniendo en cuenta al mismo tiempo los requisitos para su diseminación fuera del específico sistema de custodia OAIS distingue el objecto que tiene que ser conservado (PIA) del objecto que tiene que ser diseminado fuera del sistema de custodia (PIC)

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (19) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) Estructura básica del PIA producido por Par. ER (unidad documental simple) Estándar UNI 11386: 2010 Carpeta raiz (en formato ZIP) Índice del PIA Índice del PIT Informe sobre la tranferencia Resultado de la tranferencia Carpeta que contiene los ficheros del documento digital objeto de custodia

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (20) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) Estructura del esquema XML del estándar UNI 11386: 2010 para el Índice del PIA (unidad documental simple) Contiene los metadatos identificativos básicos del Índice del PIA: su identificador único, sistema que lo ha producido, enlace a la anterior versión del Índice etc. Índice del PIA (XML) Contiene los metadatos identificativos básicos del PIA: su identificador único, la tipología o agrupación a la que pertenece, el enlace a la anterior versión del PIA etc.

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (21) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) Estructura del esquema XML del estándar UNI 11386: 2010 para el Índice del PIA (unidad documental simple) Cuando el documento digital custodiado está compuesto por un conjunto de ficheros, esta sección del Índice del PIA acoje los metadatos para la organización estructural de este conjunto Índice del PIA (XML) <File. Group> <Label>Ficheros que componen el documento<Label> <File>. . . </File> </File. Group> <Label>Ficheros XML del proceso de preservación</Label> <File>Índice del PIT</File> <File>Informe sobre la. . . </File> <File>Resultado de la transferencia</File> </File. Group> Contiene los metadatos identificativos básicos de cada fichero que compone el documento digital custodiado: su identificador único, su huella digital, su URI etc.

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (22) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) Estructura del esquema XML del estándar UNI 11386: 2010 para el Índice del PIA (unidad documental simple) Contiene los metadatos básicos relacionados con el processo de producción y gestión del PIA dentro del Par. ER: - fecha y hora de producción y firma del PIA (firma electrónica reconocida) por parte del responsable archivístico del sistema de preservación digital; - identificación del custodio del PIA y del productor del documento digital custodiado; - normas y estándares tenidos en cuanta en la producción del PIA; - etc Índice del PIA (XML)

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (23) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) “Punto débil” del esquema XML del estándar UNI 11386: 2010 para el Índice del PIA El esquema no tiene a priori elementos para la normalización de algunos metadatos básicos que pertenecen al originario contexto (documental, procedimental, jurídico y tecnológico) del documento digital y a su nuevo contexto de preservación dentro del Par. ER Solución: Par. ER, para codificar estos metadatos, aprovecha las secciones opcionales “More. Info”: el estándar UNI 11386: 2010 las define como secciones útiles para incorporar, dentro del Índice del PIA, estructuras específicas de metadatos relacionadas con distintos contextos Índice del PIA (XML) cada “More. Info” está estructurada según un esquema XML definido por el custodio

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (24) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) El esquema XML del estándar UNI 11386: 2010 para el Índice del PIA en la versión del Par. ER Metadatos codificados con el estándar EAD (versión 2002), para la normalización de los metadatos transferidos al Par. ER con el/los PIT y relacionados al originario contexto documental, procedimental, jurídico y tecnológico del documento digital Metadatos codificados con el Esquema XML del estándar PREMIS, para la normalización de los metadatos relacionados a la “historia de la custodia” del documento digital dentro del Par. ER Índice del PIA (XML)

El Par. ER en concreto: problemas y recursos (25) La fase de producción del “Paquete de información de archivo” (PIA) PIT de la documentación administrativa EAD PREMIS PIT del contenido de base de datos “Matriz de normalización” de la información (sobre todo para los metadatos estructurales y de contexto) Output: PIT de la documentación sanitaria información normalizada que se conserva dentro del archivo PIT de la documentación contable y fiscal Input: gran variabilidad de la información que se transfiere al custodio Pa. RER Índice PIA según UNI 11386: 2010

Archivo intermedio y histórico Servicio de conservación a largo plazo Servicio de deposito anticipado (preservación) PIA PIT Expedientes abiertos Unidades documentales simples Sistema de gestión de documentos del productor Expedientes cerrados Archivo corriente PIA PIA PIT Par. ER PIT PIA PIA PIT PIT PIA

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