La dmatrialisation collectivits entreprises prives Retour dexprience Sensibilisation

La dématérialisation (collectivités / entreprises privées) Retour d'expérience Sensibilisation sur les contraintes et usages Gabriel GIL 19 octobre 2016

Gabriel GIL Domaine d’expertise: documents électroniques à vocation probatoire. Membre de l’AFNOR, participe à la rédaction de normes relatives à la mise en œuvre de l’économie numérique. (Bulletin de paye électronique, coffre-fort, NF Z 42013, . . ) Membre de la FNTC, participe à l’élaboration des référentiels techniques d’archivage, à la rédaction de référentiels et guides d'audit (Label Tiers Archiveur, coffre-fort électronique, …), Expert Certificateur AFNOR Expert Auditeur FNTC Chorus factures France Connect : : NF 461: Systèmes d’Archivage Electronique. NF Z 42. 013 NF Z 42. 020 NF Z 42. 025 label FNTC-TA Participe au pilotage de l’expérimentation Membre des groupes de travail du SGMAP Compétences et domaines d’expertise: • • La numérisation électronique des documents (copie fidèle et durable) La production d’originaux électroniques à valeur probatoire • Contrats Bto. B ou Bto. C • Facture électronique (sortante) • Bulletins de paye et documents RH • Documents administratifs • • , , , … La signature électronique, scellements, horodatage, … L’archivage à valeur probatoire des documents La transmission sécurisée des flux électroniques Contact: gabriel. gil@gli-services. fr (GSM: 06 07 49 74 37)

Le rôle de CHORUS PRO Dans une première approche, dans le cas des factures hors marchés de travaux, Chorus. Pro est l'équivalent d'un facteur électronique.

Deux types d'implémentation La ville de Bordeaux et l'OPH VOSGELIS, pilotes tous les deux n'ont pas mis en œuvre le même type de raccordement Guichet CHORUS La ville de Canteleu (non pilote) a choisi la même implémentation que VOSGELIS

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts • La validation de la facture et du service fait nécessite • Le respect du cadre juridique • L'archivage des factures doit être fait en interne • La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: – Contraintes d'authentification – Fonctionnement asynchrone – Gestion des codes services et numéros d'engagement • • • Récupération des factures Gestion des statuts La validation de la facture et du service fait nécessite Le respect du cadre juridique L'archivage des factures doit être fait en interne La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures – La cohérence entre le fichier PIVOT (XML) et la facture fiscale (PDF ou XML) n'est pas vérifiée – Dans le cas des factures au format XML, la retranscription au format PDF n'est pas fournie automatiquement – Les PJ accompagnant la facture ne sont pas indexées • • • Gestion des statuts La validation de la facture et du service fait nécessite Le respect du cadre juridique L'archivage des factures doit être fait en interne La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts – Dans le cas d'une facture suspendue, toutes les PJ sont renvoyées , y compris les mauvaises, lorsque le fournisseur corrige son envoi D'où la question liée à l'utilité de ce statut • • La validation de la facture et du service fait nécessite Le respect du cadre juridique L'archivage des factures doit être fait en interne La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts • La validation de la facture et du service fait nécessite – La validation de la facture: • sur la forme • Sur le fond – La validation des PJ (mémoires, attestations d'assurance, …) • Le respect du cadre juridique • L'archivage des factures doit être fait en interne • La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts • La validation de la facture et du service fait nécessite • Le respect du cadre juridique – La preuve de vérification de la signature électronique n'est pas transmise à la collectivité, ni archivée (obligation fiscale) – La garantie d'intégrité des factures non signés n'est pas réalisée (ce n'est pas le rôle de l'archivage) – La piste d'audit est manquante et doit être réalisée par l'organisme • L'archivage des factures doit être fait en interne • La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts • La validation de la facture et du service fait nécessite • Le respect du cadre juridique • L'archivage des factures doit être fait en interne – Absence d'une convention d'archivage indiquant le transfert du risque civil à la charge de l'ordonnateur vers le service gérant l'archivage ATLAS. – Pas de gestion du cycle de vie (gel de la durée de conservation) – Destruction automatique au bout de 10 ans sans vérifier si l'organisme dispose de l'autorisation de destruction , du lot de documents incriminé, fournie par les archives de France. – Pas de préparation du transfert Médona • La gestion des sollicitations

Un petit focus sur Chorus. Pro Quelques particularités de Chorus • Aspects techniques: • Récupération des factures • Gestion des statuts • La validation de la facture et du service fait nécessite • Le respect du cadre juridique • L'archivage des factures doit être fait en interne • La gestion des sollicitations – Les fournisseurs peuvent envoyer des notifications par CHORUS – La collectivité doit répondre dans CHORUS

La liaison directe Gestion financière Les éditeurs ont, pour la plupart intégré les fonction de: – Récupération de la facture (au sens Chorus) – Intégration comptable à partir du flux PIVOT – Gestion des statuts Par contre un certain nombre de fonctions n'ont pas été intégrées, par exemple: – – Vérification automatique de la cohérence des métadonnées Réalisation et archivage du jeton de vérification de la signature électronique Archivage électronique Gestion des sollicitations. La collectivité doit donc disposer d'utilisateurs qui se connectent manuellement à la Chorus. Pro pour lire et répondre à ces notifications

Le cas de Bordeaux Plateforme VIDOC

L'objectif du guichet CHORUS est de: – faciliter la connexion au logiciel de gestion financière – tout en répondant aux contraintes techniques et fonctionnelles Le guichet doit donc permettre de gérer (entre autres): – La relation synchrone (logiciel GF) et asynchrone (CHORUS) – La vérification de la cohérence de la facture: • Rejet automatique des factures non conformes (exemple facture papier scannée) • Correction des métadonnées à partir des éléments lus dans la facture • Notification lors qu'une validation manuelle doit être réalisée par l'ordonnateur Vérification de signatures et archivage des jetons de vérification Scellement, des factures reçus non signées, ainsi que des PJ Archivage probatoire de tous les objets Éclatement du flux reçu en autant d'objets que nécessaire (la facture et chaque PJ) – La gestion des notifications – –

L'utilisation du guichet Factures Statuts PJ GED Sollicitations Moteur d'orchestration

Conclusion Si les éditeurs de solutions de gestion financière doivent, dans le cadre de leur contrat de maintenance, réaliser une connexion à Chorus. Pro, ils limitent leur intégration aux fonctions nécessaires et suffisante. En effet ils n'ont pas l'obligation: • de gérer toutes le fonctions exposées • de vérifier la validité du format PIVOT • Etc. De même ils estiment qu'il n'est pas de leur ressort d'indiquer à l'organisme public qu'il doit respecter certaines exigences réglementaires car elles s'appliquent même en dehors de CHORUS: • Vérification et archivage du jeton de vérification • Archivage probatoire de la facture • Etc.

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