La Comunicazione ai gruppi dinteresse e al pubblico

La Comunicazione ai gruppi d’interesse e al pubblico per l’avvio della sorveglianza Barbara De Mei Per il Gruppo Tecnico del CNESPS Stefano Menna Redazione Epi. Centro

Riflessione su: Øaspetti teorici e metodologici della comunicazione Øcriteri e condizioni necessari per il passaggio all’azione nella fase di avvio di PASSI 2

Comunicare significa mettere insieme, scambiare informazioni, conoscenze, bisogni, atteggiamenti, emozioni, percezioni tra soggetti coinvolti in un determinato contesto spazio-temporale su tematiche comuni I soggetti hanno ruoli diversi e responsabilità diverse 3

Piano di comunicazione per la fase di preparazione/avvio La comunicazione non va Improvvisata Comunicazione interna La comunicazione non va ricordata solo alla fine nella fase di diffusione/ comunicazione dei risultati La comunicazione va pianificata ØPreparazione/Avvio ØSvolgimento/Raccolta/Rilevazione ØDiffusione/Comunicazione dei risultati ØProposte d’intervento/Azione Comunicazione esterna Livello nazionale Livello regionale Livello locale 4

Scopo fondamentale della comunicazione nella fase di avvio è creare le condizioni per costruire consenso e partecipazione da parte di tutti i soggetti coinvolti riconoscendo ad ognuno un ruolo per il raggiungimento degli obiettivi del Sistema di Sorveglianza 5

E’ fondamentale la Comunicazione su…. . PASSI per l’adesione alle interviste 6

Fase di preparazione/avvio Chi attiva la comunicazione? I soggetti che attivano la comunicazione sono gli attori che organizzano il Sistema di Sorveglianza PASSI ai diversi livelli centrale, regionale, locale Livello Nazionale o. Sottocomitato scientifico del CCM Livello regionale o. Referente o. Coordinamento intero. Coordinatore regionale della Prevenzione o. Gruppo tecnico del Progetto (CNESPS) o. Livello locale o. Coordinatore o. Intervistatori o. Vice-coordinatore 7

Per l’elaborazione del piano di comunicazione è opportuno definire e condividere • l’approccio • uno schema per la pianificazione • modalità e mezzi per la comunicazione interna ed esterna 8

L’approccio Approccio di tipo partecipativo Dialogo, bidirezionalità, scambio d’informazioni e integrazione Condivisione di obiettivi del sistema di sorveglianza e creazione del consenso Conoscenza del sistema da parte di tutti gli operatori Chiara definizione e riconoscimento di ruoli/funzioni/compiti e di responsabilità Formazione di reti Utilizzo di mezzi di comunicazione integrabili 9

Schema per la pianificazione Per ogni livello e per ogni fase di svolgimento del sistema di sorveglianza è opportuno definire ü Chi comunica, chi attiva il processo comunicativo ü Chi è l’interlocutore coinvolto nel processo comunicativo (target) ü Quali sono gli obiettivi della comunicazione ü I contenuti (cosa dire) ü Le attività previste ü Le modalità di comunicazione e i mezzi più adeguate agli interlocutori (come dire) ü I tempi (quando) ü I luoghi (dove) ü I criteri di valutazione 10

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Fase di avvio È intanto essenziale definire Target Obiettivi comunicativi Mezzi di comunicazione Tempi 12

Attenzione ai tempi della comunicazione In relazione all’inizio delle interviste 13

La scelta del mezzo è in funzione di • Target • Obiettivi • Tempi • Risorse 14

Qual è l’obiettivo comunicativo? E’ un obiettivo informativo o Target: medici di medicina generale Il mio obiettivo è che l’ 80% sappia che cosa è PASSI Il mezzo che scelgo è la lettera motivazionale? Target: medici di medicina generale Il mio obiettivo è che l’ 80% decida di avere un atteggiamento collaborativo rispetto a PASSI Il mezzo che scelgo è ancora solo la lettera? 15

Per la fase di avvio abbiamo a disposizione un pacchetto di mezzi e strumenti di comunicazione per differenti target scaricabili dal sito Epi. Centro www. epicentro. iss. it/passi a partire da febbraio – marzo 2007 16

Strumenti a disposizione Pacchetti di diapositive per condurre la formazione Alcuni suggerimenti sulle modalità di condurre riunioni Documenti di sintesi Modelli di lettere per differenti target la carta intestata per le lettere per creare una vera e propria piccola linea editoriale Passi loghi ad alta (per la stampa) e bassa definizione (per il web) Criteri per preparare un opuscolo informativo e una locandina Criteri per strutturare un comunicato stampa 17

Epi. Centro • • • è uno strumento di lavoro per operatori e decisori di sanità pubblica alla sua realizzazione collaborano reparti del Cnesps e dell'Iss, le Regioni, le Aziende sanitarie, gli istituti di ricerca, le associazioni, i singoli operatori di sanità pubblica si avvale del contributo di una redazione giornalistica di professionisti della comunicazione vuole favorire e migliorare l'accesso all'informazione epidemiologica mira a creare e condividere le risorse per fare epidemiologia a livello locale. 18

Passi su Epi. Centro www. epicentro. iss. it/passi • descrizione studi trasversali 2005 e 2006 e sorveglianza 2007 • protocollo, questionario, cronogramma, ecc. • rapporti finali di Asl e Regioni • diapositive di workshop e incontri • spazio per commenti • pubblicazioni scientifiche relative a Passi (Ben) 19

Area riservata Passi www. epicentro. iss. it/passi/operatori. asp • accesso limitato attraverso user. ID e password • archivio di documenti in bozza (questionario, protocollo, cronogramma ecc) • diapositive e materiale utile per formazione a cascata e comunicazione • news per fornire un’informazione continua e aggiornata agli operatori Passi 20

Che cos’è una newsletter Strumento di comunicazione interna utile per • la condivisione dei dati • far conoscere il proprio lavoro • consolidare una cultura comune sui temi di salute pubblica • orientare in situazioni controverse o di emergenza • dar conto dell’attività istituzionale 21

Che cos’è Passi-one www. epicentro. iss. it/passi/newsletter. asp • prodotto editoriale che ha alle spalle una redazione di professionisti della comunicazione istituzionale • strumento sufficientemente agile e flessibile, che si rivolge in prima battuta agli operatori Passi • vetrina, diario di bordo del progetto e tribuna di discussione aperta 22

Obiettivi di Passi-one • condividere esperienze • valorizzare best practices • focalizzare l’attenzione su temi di particolare interesse o attualità • esporre dubbi e perplessità • commentare i dati e dare visibilità alle dimensioni locali del sistema di sorveglianza • costruire uno spazio di discussione e dibattito aperto a tutti, per segnalare, riportare, far emergere e condividere esperienze, problemi, punti di forza, opinioni e criticità 23

La struttura di Passi-one • formato pdf, scaricabile dal sito (www. epicentro. iss. it/passi) e inviato alla mailing list degli operatori Passi • 4 -8 pagine • pubblicazione mensile • previste rubriche tematiche (news, aspetti metodologici, buone pratiche e criticità, finestra sull’estero, …) • focus su temi specifici • agenda • sul prossimo numero 24

Obiettivi generali di Passi-one • coinvolgere tutte le figure che lavorano sul Passi • fornire un feedback di informazione continuo e aggiornato • mettere a punto uno strumento di comunicazione innovativo, utile per seguire l’andamento del progetto, ma anche per pianificare una buona strategia di comunicazione verso tutte le altre figure coinvolte e interessate al progetto • un prodotto utile per favorire l’adesione e il pieno riconoscimento nel progetto, che cementi la coesione del gruppo di lavoro • esempio pratico di modello partecipativo di comunicazione 25

Proposte, dubbi, richieste e suggerimenti Stefano Menna redazionepicentro@zadigroma. it 06 8175644 26

Grazie per l’ascolto e buon lavoro! 27