La cartographie des processus un outil matriser Albane

La cartographie des processus : un outil à maîtriser Albane Pélisson Service du greffe et des archives, Ville de Québec Étudiante à la maîtrise en histoire option archivistique, Université Laval Congrès de l’Association des archivistes du Québec - Juin 2016

Plan de la présentation 1. La cartographie des processus 2. L’analyse processus en gestion documentaire 3. Retour d’expérience 4. Conclusion 2 VILLE DE QUÉBEC

1. La cartographie des processus DÉFINITIONS 3 VILLE DE QUÉBEC

1. La cartographie des processus Quelques exemples : Source : Servigne, Sylvie, « Systèmes informatiques - Conception, architecture et urbanisation des systèmes d'information » , Encyclopædia Universalis. 4 VILLE DE QUÉBEC

1. La cartographie des processus Le BPMN http: //www. omg. org/spec/BPMN/2. 0/PDF/ 5 VILLE DE QUÉBEC

1. La cartographie des processus 4 concepts de base en BPMN : • Activités • Flux • Événements • Passerelles 6 VILLE DE QUÉBEC

1. 7 La cartographie des processus VILLE DE QUÉBEC

1. La cartographie des processus • Un exemple de cartographie BPMN : 8 VILLE DE QUÉBEC

2. L’analyse processus ISO 26122 - Information et documentation -- Analyse des processus pour la gestion de l’information et des documents (2008) • Pour qui ? • Pour quoi ? 9 VILLE DE QUÉBEC

2. L’analyse processus L’ISO 26122 définit 2 types d’analyse processus : • Analyse fonctionnelle • Analyse séquentielle 10 VILLE DE QUÉBEC

3. Retour d’expérience Projet de révision des processus de soutien en gestion documentaire à la DGDA • Buts : • Cartographier et réviser les processus de travail en gestion documentaire • Formuler des recommandations • Préparer l’implantation de la GID • Durée : 500 h du 11 janvier au 29 avril 2016 11 VILLE DE QUÉBEC

3. Retour d’expérience • Méthodologie : • Étape 1: Analyse processus séquentielle § Collecte d’informations (entrevues) § Cartographie des processus existants (BPMN) • Étape 2 : Analyse comparative avec les normes du domaine professionnels et d’autres milieux § ISO 15489 et famille des normes ISO 30300 § BAC, Commissariat à l’information du Canada, milieux municipaux • Étape 3 : Révision des processus • Étape 4 : Formulation des recommandations § Cartographie des processus révisés (BPMN) 12 VILLE DE QUÉBEC

3. Retour d’expérience Processus de formation des responsables de postes de classement : 13 VILLE DE QUÉBEC

3. 14 Retour d’expérience VILLE DE QUÉBEC

3. 15 Retour d’expérience PROGRAMME D'IDENTIFICATION VISUELLE VILLE DE QUÉBEC

3. Retour d’expérience • Bénéfices de la cartographie des processus : – Documentation des activités de soutien en gestion documentaire – Identification et mise en contexte des documents et des systèmes impliqués dans les processus – Outil de communication – Support à l’amélioration continue – Support à la gestion de la performance • Limites – Complexité – Illusion de contrôle – Identification non exhaustive des documents 16 VILLE DE QUÉBEC

4. Conclusion La cartographie des processus : un outil à maîtriser 17 VILLE DE QUÉBEC

Références • Bibliothèque et Archives Canada, L'outil d'évaluation des capacités en matière de gestion de l'information, [En ligne], page consultée le 28 avril 2016 (dernière modification le 16 -10 -2015 ). • Brandenburg, Hans et Jean-Pierre Wojtyna, L’approche processus, mode d’emploi, Éditions d’Organisation, 2003, 143 p. • Commissariat à l’information du Canada, Modules de formation de la gestion de l’information, 2010, [En ligne], page consultée le 12 avril 2016. • ISO 26122 - Information et documentation -- Analyse des processus pour la gestion de l’information et des documents (2008) • Université Jean Moulin Lyon 3, Introduction à la cartographie des processus métiers - CARTOPRO'S 2016 https: //www. fun-mooc. fr/courses/lyon 3/26001 S 02/session 02/about • Object Management Group, Business Process Model and Notation (BPMN), version 2. 0, Janvier 2011, 508 p. • Servigne, Sylvie , « SYSTÈMES INFORMATIQUES - Conception, architecture et urbanisation des systèmes d'information » . In Universalis éducation [en ligne]. Encyclopædia Universalis, consulté le 4 mai 2016. Disponible sur http: //www. universalis-edu. com. acces. bibl. ulaval. ca/encyclopedie/systemes-informatiques-conception-architectureet-urbanisation-des-systemes-d-information/ • Silver, Bruce S. , BPMN Method and Style, with BPMN Implementer's Guide: A Structured Approach for Business Process Modeling and Implementation Using Bpmn 2, 2ème edition, Cody-Cassidy Press, 2011, 286 p. 18 VILLE DE QUÉBEC

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