La cartographie des processus un outil matriser Albane
La cartographie des processus : un outil à maîtriser Albane Pélisson Service du greffe et des archives, Ville de Québec Étudiante à la maîtrise en histoire option archivistique, Université Laval Congrès de l’Association des archivistes du Québec - Juin 2016
Plan de la présentation 1. La cartographie des processus 2. L’analyse processus en gestion documentaire 3. Retour d’expérience 4. Conclusion 2 VILLE DE QUÉBEC
1. La cartographie des processus DÉFINITIONS 3 VILLE DE QUÉBEC
1. La cartographie des processus Quelques exemples : Source : Servigne, Sylvie, « Systèmes informatiques - Conception, architecture et urbanisation des systèmes d'information » , Encyclopædia Universalis. 4 VILLE DE QUÉBEC
1. La cartographie des processus Le BPMN http: //www. omg. org/spec/BPMN/2. 0/PDF/ 5 VILLE DE QUÉBEC
1. La cartographie des processus 4 concepts de base en BPMN : • Activités • Flux • Événements • Passerelles 6 VILLE DE QUÉBEC
1. 7 La cartographie des processus VILLE DE QUÉBEC
1. La cartographie des processus • Un exemple de cartographie BPMN : 8 VILLE DE QUÉBEC
2. L’analyse processus ISO 26122 - Information et documentation -- Analyse des processus pour la gestion de l’information et des documents (2008) • Pour qui ? • Pour quoi ? 9 VILLE DE QUÉBEC
2. L’analyse processus L’ISO 26122 définit 2 types d’analyse processus : • Analyse fonctionnelle • Analyse séquentielle 10 VILLE DE QUÉBEC
3. Retour d’expérience Projet de révision des processus de soutien en gestion documentaire à la DGDA • Buts : • Cartographier et réviser les processus de travail en gestion documentaire • Formuler des recommandations • Préparer l’implantation de la GID • Durée : 500 h du 11 janvier au 29 avril 2016 11 VILLE DE QUÉBEC
3. Retour d’expérience • Méthodologie : • Étape 1: Analyse processus séquentielle § Collecte d’informations (entrevues) § Cartographie des processus existants (BPMN) • Étape 2 : Analyse comparative avec les normes du domaine professionnels et d’autres milieux § ISO 15489 et famille des normes ISO 30300 § BAC, Commissariat à l’information du Canada, milieux municipaux • Étape 3 : Révision des processus • Étape 4 : Formulation des recommandations § Cartographie des processus révisés (BPMN) 12 VILLE DE QUÉBEC
3. Retour d’expérience Processus de formation des responsables de postes de classement : 13 VILLE DE QUÉBEC
3. 14 Retour d’expérience VILLE DE QUÉBEC
3. 15 Retour d’expérience PROGRAMME D'IDENTIFICATION VISUELLE VILLE DE QUÉBEC
3. Retour d’expérience • Bénéfices de la cartographie des processus : – Documentation des activités de soutien en gestion documentaire – Identification et mise en contexte des documents et des systèmes impliqués dans les processus – Outil de communication – Support à l’amélioration continue – Support à la gestion de la performance • Limites – Complexité – Illusion de contrôle – Identification non exhaustive des documents 16 VILLE DE QUÉBEC
4. Conclusion La cartographie des processus : un outil à maîtriser 17 VILLE DE QUÉBEC
Références • Bibliothèque et Archives Canada, L'outil d'évaluation des capacités en matière de gestion de l'information, [En ligne], page consultée le 28 avril 2016 (dernière modification le 16 -10 -2015 ). • Brandenburg, Hans et Jean-Pierre Wojtyna, L’approche processus, mode d’emploi, Éditions d’Organisation, 2003, 143 p. • Commissariat à l’information du Canada, Modules de formation de la gestion de l’information, 2010, [En ligne], page consultée le 12 avril 2016. • ISO 26122 - Information et documentation -- Analyse des processus pour la gestion de l’information et des documents (2008) • Université Jean Moulin Lyon 3, Introduction à la cartographie des processus métiers - CARTOPRO'S 2016 https: //www. fun-mooc. fr/courses/lyon 3/26001 S 02/session 02/about • Object Management Group, Business Process Model and Notation (BPMN), version 2. 0, Janvier 2011, 508 p. • Servigne, Sylvie , « SYSTÈMES INFORMATIQUES - Conception, architecture et urbanisation des systèmes d'information » . In Universalis éducation [en ligne]. Encyclopædia Universalis, consulté le 4 mai 2016. Disponible sur http: //www. universalis-edu. com. acces. bibl. ulaval. ca/encyclopedie/systemes-informatiques-conception-architectureet-urbanisation-des-systemes-d-information/ • Silver, Bruce S. , BPMN Method and Style, with BPMN Implementer's Guide: A Structured Approach for Business Process Modeling and Implementation Using Bpmn 2, 2ème edition, Cody-Cassidy Press, 2011, 286 p. 18 VILLE DE QUÉBEC
Service du greffe et des archives Division de la gestion des documents et des archives Congrès de l’Association des archivistes du Québec - Juin 2016 www. ville. quebec. qc. ca
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