L thuyt Thit k t chc THIT K

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC o Các bộ phận hình thành cấu trúc o Các mối quan hệ báo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị (phạm vi, tầm hạn quản trị) o Cách nhóm gộp các cá nhân thành những phòng ban và cơ chế phối hợp giữa chúng o Cách thiết kế hệ thống đảm bảo về thông tin liên lạc, sự phối hợp thống nhất trong tổ chức

HỆ THỐNG THÔNG TIN o Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến) n n Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc Quy định các quy trình, thủ tục phục vụ cho thực hiện công việc Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp trên Thiết lập kênh thông tin dọc o Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp) n Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dưới dạng văn bản giữa các phòng ban n Trao đổi trực tiếp qua lại để giải quyết những vấn đề liên quan n Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân nhất định trong việc liên lạc giữa các phòng ban với bộ phận sản xuất n Thiết lập các nhóm “đặc nhiệm” bao gồm các chuyên gia đến từ nhiều phòng ban khác nhau n Bổ nhiệm người tổng điều hành n Hình thành các đội (nhóm: work group) đa chức năng

Các cấp bậc của hệ thống “dọc” Cao Hệ thống thông tin dọc Yêu cầu về cấp độ điều hành và hợp tác Phân bổ thêm nhiệm vụ Các quy tắc theo cấp bậc Sự chỉ dẫn theo cấp bậc Thấp Cao Dung lượng thông tin của hệ thống

Các cấp bậc của hệ thống “ngang” Cao Đội (nhóm) làm việc Người tổng phụ trách Yêu cầu về cấp độ điều hành và hợp tác Hình thành nhóm “đặc nhiệm” Cử người liên lạc Liên hệ trực tiếp Quy định bằng văn bản Thấp Cao Dung lượng thông tin của hệ thống

QUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC o Xác định các công việc n n Xác định theo tầm hạn Xác định theo chức năng Xác định theo nhiệm vụ Xác định theo khu vực địa lý o Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến) n Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền) n Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên) o Hình thành các phòng ban chức năng (Quan hệ chức năng) n n Theo chức năng Theo sản phẩm Theo địa lý Ma trận

CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Cấu trúc chức năng: Bối cảnh o Môi trường: Ổn định, ít biến động o Công nghệ: Theo thủ tục, sự phụ thuộc lẫn nhu thấp o Quy mô: Từ nhỏ đến vừa o Mục đích: Gia tăng hiệu quả nội bộ nhờ phát huy vai trò chuyên môn hóa nhân viên quản lý

Cấu trúc chức năng: Bên trong o Mục đích thực hiện: Nhấn mạnh mục tiêu chức năng o Kế hoạch và ngân sách: Phản ánh chi phí nguồn lực sử dụng ở mỗi phòng ban o Quyền hành chính thức: Thuộc về các nhà quản trị chức năng

Cấu trúc chức năng: Ưu điểm o Tính kinh tế ở quy mô phòng ban chức năng o Cho phép phát triển kỹ năng chuyên môn sâu o Cho phép tổ chức đạt được mục tiêu chức năng o Hiệu quả đối với tổ chức có quy mô nhỏ và vừa o Hiệu quả khi doanh nghiệp chỉ sản xuất 01 hoặc ít sản phẩm

Cấu trúc chức năng: Nhược điểm o Phản ứng chậm khi môi trường thay đổi o Các quyết định đều tập trung ở cấp trên gây quá tải o Liên kết, hợp tác giữa các phòng ban kém o Tổ chức ít có sự sáng tạo o Tầm nhìn hạn chế đối với mục tiêu chung của tổ chức

CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM Tổng giám đốc Sản xuất thép Đóng tàu biển Đại lý tàu biển Du lịch lữ hành

Cấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnh o Môi trường: Tính không ổn định từ trung bình đến cao, hay thay đổi o Công nghệ: Không theo thủ tục; tương tác cao giữa các phòng ban o Quy mô: Lớn o Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài, thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo sản phẩm: Nội bộ o Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh dòng sản phẩm o Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm là lợi nhuận, chi phí và doanh thu o Quyền hành chính thức: Giám đốc sản xuất

Cấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểm o Phù hợp với môi trường không ổn định, hay thay đổi o Sự hài lòng của khách hàng vì trách nhiệm sản phẩm rõ ràng, giao tiếp tăng lên không có trở ngại o Cần có sự hợp tác cao giữa các chức năng o Cho phép các đơn vị thích ứng với những biến đổi về sản phẩm, địa bàn, khách hàng o Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều sản phẩm o Phân quyền ra quyết định

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm o Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ chức tăng o Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa các dòng sản phẩm o Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên môn hóa kỹ thuật o Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa giữa các dòng sản phẩm khó khăn

CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ Tổng giám đốc Khu vực miền Nam Kỹ thuật Khu vực miền Đông Khu vực miền Bắc Tài chính Nhân sự Marketing Khu vực miền Tây

Cấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnh o Môi trường: Tính không ổn định từ trung bình đến cao, hay thay đổi o Công nghệ: Không theo thủ tục; tương tác cao giữa các phòng ban o Quy mô: Lớn, phạm vi kinh doanh trải rộng, khách hàng đa dạng o Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài, thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo địa lý: Nội bộ o Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh đến các khu vực thị trường o Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm là lợi nhuận, chi phí và doanh thu o Quyền hành chính thức: Giám đốc khu vực

Cấu trúc theo địa lý: Ưu điểm o Phù hợp với môi trường không ổn định, hay thay đổi o Tăng sự hài lòng của khách hàng nhờ trách nhiệm rõ ràng, khả năng giao tiếp với khách hàng cao o Thúc đẩy sự hợp tác cao giữa các chức năng o Cho phép các đơn vị thích ứng với thay đổi về nhu cầu khách hàng trên từng địa bàn, khách hàng o Hiệu quả trong tổ chức lớn, nhiều khu vực thị trường o Phân quyền ra quyết định

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm o Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ chức tăng o Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa các khu vực o Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên môn hóa kỹ thuật o Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa giữa các khu vực, các đối tượng khách hàng khó khăn hơn

CẤU TRÚC HỖN HỢP (1) Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing Sản xuất thép Đóng tàu biển Đại lý tàu biển Du lịch lữ hành

CẤU TRÚC HỖN HỢP (2) Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing Khu vực miền Nam Khu vực miền Bắc Khu vực miền Đông Khu vực miền Tây

Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh o Môi trường: Không chắc chắn từ trung bình đến cao; nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh chóng o Công nghệ: Theo thủ tục hoặc không; có mối quan hệ qua lại về mặt chức năng o Quy mô: Lớn o Mục tiêu: Vừa đạt hiệu quả bên ngoài; vừa đạt hiệu quả bên trong những chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Nội bộ o Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh dòng sản phẩm (hoặc thị trường) và một số chức năng quan trọng o Kế hoạch và ngân sách: Lợi nhuận của các đơn vị kinh doanh; chi phí cho các chức năng cơ bản o Quyết định chính thức: Có sự phân quyền giữa nhà quản trị trực tuyến và nhà quản trị chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Ưu đểm o Cho phép tổ chức thích nghi và hợp tác (theo sản phẩm, theo khu vực) o Dẫn đến kết hợp tốt hơn mục tiêu của các đơn vị thành viên với công ty mẹ o Đạt được sự kết hợp giữa và trong các doàng sản phẩm (các khu vực địa lý)

Cấu trúc hỗn hợp: Nhược điểm o Tiềm ẩn nguy cơ tăng quá mức về chi phí cho quản lý chung o Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị bên dưới và công ty mẹ

CẤU TRÚC MA TRẬN Trưởng phòng Thiết kế Phụ trách dự án A Trưởng phòng Giám sát Trưởng phòng Vật tư Mục tiêu dự án A Phụ trách dự án B Mục tiêu dự án B Phụ trách dự án C Mục tiêu của các phòng chức năng

Điều kiện áp dụng cấu trúc ma trận o Buộc phải phân bố nguồn lực chung khan hiếm cho nhiều hoạt động khác nhau o Điều kiện hoạt động đòi hỏi phải cân bằng cùng lúc cho nhiều yếu tố đầu ra o Môi trường hoạt động của tổ chức vừa phức tạp, vừa thay đổi nhanh chóng

Cấu trúc ma trận: Ngữ cảnh o Môi trường: Có nhiều biến đổi o Công nghệ: Linh hoạt và có quan hệ tác động qua lại với nhau o Quy mô: Trung bình, có vài dòng sản phẩm o Mục tiêu: Sự chuyên môn hóa về mặt kỹ thuật và sáng tạo trong dòng sản phẩm kép

Cấu trúc ma trận: Nội bộ o Mục tiêu hoạt động: Chú trọng vào sản phẩm và chức năng ngang nhau o Kế hoạch và ngân sách: Hệ thống kép, chức năng và sản phẩm phối hợp hài hòa o Quyền hành chính thức: Đầu mối giữa nhà quản trị chức năng và nhà quản trị theo sản phẩm (dự án)

Cấu trúc ma trận: Ưu điểm o Tạo ra sự phối hợp cần thiết để thỏa mãn những đòi hỏi kép của môi trường o Có sự phân phối linh hoạt về nguồn lực con người giữa các đơn vị dự án o Rất hiệu quả khi doanh nghiệp đòi hỏi có nhiều quyết định thích ứng kịp thời trong điều kiện môi trường luôn biến động o Tạo cơ hội cho phát triển khả năng theo chức năng và theo sản phẩm o Hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có quy mô trung bình và có nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc (nhiều sản phẩm)

Cấu trúc ma trận: Nhược điểm o Cấu trúc quyền hành kép này làm cho các nhân viên thường xuyên phải cân nhắc và hay mắc phải sai lầm o Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp rộng rãi, được đào tạo bao quát o Tiêu tốn nhiều thời gian cho những cuộc họp và những quyết định bất đồng nhau o Chỉ hoạt động hiệu quả trong các đơn vị hiểu rõ về câu strucs và chấp nhận quan hệ báo cáo “ngang quyền” thay cho hệ thống cấp bậc chiều dọc o Cần phải có áp lực kép từ bên ngoài để duy trì nguồn lực

DẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢ o Việc ra quyết định bị trì hoãn hoặc kém chất lượng o Phẩn ứng kém linh hoạt trước những tác động thay đổi từ môi trường o Có nhiều mâu thuẫn, xung đột

Thiết kế cấu trúc tổ chức The End