L thuyt Thit k t chc Cng ngh

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức Công nghệ & Thiết kế tổ chức

Công nghệ Là các công cụ, kỹ thuật và phương pháp tiến hành nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các đầu ra mong muốn Môi trường hệ g n g Côn Nguyên liệu thô đầu vào Quá trình chuyển đổi TỔ CHỨC Sản phẩm, dịch vụ ở đầu ra

Các hãng chế tạo: Nhóm 1 o Chế tạo theo đợt và đơn chiếc n n Chế tạo lắp ráp theo đơn hàng nhỏ theo nhu cầu cụ thể, khác biệt Trình độ cơ giới hóa không cao Phụ thuộc cao vào người thực hiện Không có tồn kho Ví dụ: Sản xuất các thiết bị chuyên dụng theo đặt hàng; may quần áo theo yêu cầu…

Nhóm 2 o Chế tạo theo số lượng lớn và hàng loạt n Sản xuất dài hạn của những bộ phận được chuẩn hóa n Khách hàng không có nhu cầu khác biệt n Có tồn kho Ví dụ: Lắp ráp ô tô; Sản xuất quần áo may sẵn; Sản xuất hàng điện tử gia dụng…

Nhóm 3: o Sản xuất theo dây chuyển liên tục n Toàn bộ quy trình đều được cơ giới hóa n Không có điểm bắt đầu và kết thúc n Tiêu chuẩn hóa sản phẩm cao n Đầu ra có thể dự đoán trước Ví dụ: Nhà máy hóa chất; lọc dầu; rượu bia; điện hạt nhân

Cấu trúc tổ chức & Công nghệ Đặc điểm cấu trúc Công nghệ sản xuất Đơn chiếc Hàng loạt Dây chuyền 3 4 6 Mức độ (tầm hạn) quản trị 23 48 15 Tỷ lệ trực tiếp/Gián tiếp 9: 1 4: 1 1: 1 Tỷ lệ quản trị/Tổng nhân viên Thấp Trung bình Cao Mức độ yêu cầu kỹ năng cá nhân Cao Thấp Cao Các thủ tục chính thức Thấp Cao Thấp Sự tập trung Thấp Cao Thấp Giao tiếp bằng lời Nhiều Ít Hữu cơ Cơ giới Hữu cơ Số cấp quản trị Giao tiếp viết Toàn bộ cấu trúc Nguồn: Joan Woodward kháo sát từ 100 hãng sản xuất ở Anh

AMT & Cấu trúc tổ chức (Advanced Manufacturing Technology) Theo đơn hàng Lô nhỏ (ín ấn, thương mại) Lựa Sự đa dạng của sản phẩm chọ n tr Lựa chọn mới Công nghệ sản xuất tiên tiến uyề n th ống Khối lượng lớn Dây chuyền Tiêu chuẩn hóa Nhỏ Quy mô đặt hàng Không giới hạn

Cấu trúc trong chế tạo hàng loạt & CN chế tạo tiên tiến (AMT) Đặc điểm Chế tạo hàng loạt AMT Chiều rộng kiểm soát Rộng Hẹp Cấp bậc Nhiều Ít Các công việc Theo thủ tục và lặp đi lặp lại Thích nghi và có tính khéo léo Sự chuyên môn hóa Cao Thấp Việc ra quyết định Tập trung Phân quyền Tổng thể cấu trúc Theo cấp bậc, cơ giới Tự thích nghi, hữu cơ Sự tương tác Riêng rẽ Làm việc theo nhóm Đào tạo Hẹp, một lần Rộng, liên tục Các chuyên gia Sách giáo khoa, kỹ thuật Kinh nghiệm, xã hội hóa Nhu cầu khách hàng Ổn định Thay đổi Các nhà cung ứng Nhiều, có tính quyền lực Ít, có mối quan hệ gần gũi Cấu trúc Nguồn nhân lực Sự qua lại trong tổ chức

Các hãng dịch vụ o Sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời o Sản phẩm đầu ra của hãng dịch vụ là vô hình

Đặc điểm tổ chức DV & chế tạo Công nghệ chế tạo nguyên mẫu Một số đặc điểm của sản xuất dịch vụ Chế tạo và dịch vụ Công nghệ dịch vụ nguyên mẫu Sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời 2. Đầu ra theo yêu cầu của khách hàng 3. Sự tham gia của khách hàng 4. Đầu vào hữu hình 5. Con người là cốt lõi và quyết định VD: Hàng không; khách sạn; tư vấn; khám chữa bệnh; giáo viên… 1. Hàng hóa lưu kho tiêu thụ sau 2. Đầu vào – đầu ra tiêu chuẩn 3. Ít chịu sự tác động của khách hàng 4. Đầu ra hữu hình 5. Vốn là cốt lõi và quyết định VD: Hãng giải khát; sản xuất thép; lắp ráp ô tô; chế biến thực phẩm… 1. VD: Đại lý thức ăn nhanh; ngân hàng; đồ trang sức; bất động sản; buôn bán cổ phiếu; các quầy hàng bán lẻ… Một số đặc điểm của sản xuất chế tạo

Cấu trúc tổ chức dịch vụ Cấu trúc Dịch vụ Chế tạo 1. Phân địch rõ chức trách, nhiệm vụ Ít Nhiều 2. Phân bố theo khu vực địa lý Nhiều Ít 3. Việc ra quyết định Phân quyền Tập trung 4. Tính chính thức hóa Thấp hơn Cao hơn 1. Trình độ và kỹ năng của nhân viên Cao hơn Thấp hơn 2. Sự chú trọng đến kỹ năng Có tính cá nhân Có tính kỹ thuật Nguồn nhân lực

Cấp phòng ban o o Tính đa dạng của công việc n Có nhiều ngoại lệ n Có nhiều sự kiện không tiên liệu trước Mức độ có thể phân tích n Một số công việc có thể phân tích => tiêu chuẩn hóa thực hiện n Nhiều công việc không thể phân tích => thực hiện dựa vào khả năng phán đoán trực giác

Công việc và CN phòng ban Cao Mức độ có thể phân tích được Công nghệ theo thủ tục Công nghệ cơ khí Bán hàng Nhân viên văn phòng Biên tập tạp chí Kiểm toán Luật sư Kỹ sư Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Công nghệ thủ công Công nghệ không theo thủ tục Giảng dạy đại học Quản trị tích hợp Nghệ nhân Thương nhân Gia công hàng hóa Thấp Cao Kế hoạch chiến lược Nghiên cứu khoa học xã hội Nghiên cứu ứng dụng Sự đa dạng của công việc

Các loại công nghệ o o Theo thủ tục: Tính đa dạng công việc thấp; tính tiêu chuẩn hóa cao Thủ công: Hoạt động khá ổn định; lao động đòi hỏi kiến thức rộng; có kinh nghiệm Cơ giới hóa: Phức tạp và đa dạng hóa cao; công việc được thực hiện theo quy trình được thiết kế trước; lao động đòi hỏi tri thức cao Phi thủ tục: Công việc đa dạng; biến đổi nhanh; kinh nghiệm và sự hiểu biết quyết định quá trình thực hiện

Thiết kế phòng ban o Lựa chọn giữa Hữu cơ & cơ giới o Mức độ tiêu chuẩn hóa thủ tục o Mức độ tập trung hóa o Mức độ yêu cầu kỹ năng của nhân viên o Phạm vi và tầm hạn quản lý o Truyền thông & phối hợp

Quan hệ giữa các phòng ban Dạng quan hệ lẫn nhau Yêu cầu về thông tin ngang và việc ra quyết định Kiểu đóng góp Quan hệ thấp Tiêu chuẩn hóa, các quy tắc, thủ tục Thấp Quan hệ trung bình Những kế hoạch, lịch trình, thông tin phản hồi Trung bình Quan hệ cao Điều chỉnh lẫn nhau, các cuộc họp liên bộ phận, hợp tác có tổ chức Cao Kiểu liên tục Kiểu tương tác hai chiều Kiểu quan hệ phối hợp Ưu tiên việc đặt các đơn vị gần nhau

Các kiểu quan hệ o Góp chung: Mỗi bộ phận là 01 phần của tổ chức, có đóng góp chung cho tổ chức nhưng hoạt động độc lập. Công nghệ trung gian n o Liên tục: Những phần được tạo ra ở bộ phận này trở thành đầu vào của các bộ phận khác. Công nghệ nối dài. n o Ví dụ: Sản xuất và bán chi tiết; môi giới bất động sản… Ví dụ: Lắp ráp điện tử, ô tô, dệt – may… Hai chiều: Đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình kia và ngược lại. Công nghệ có tính chuyên sâu. n Ví dụ: Bệnh viện

Thứ tự ưu tiên… o ? Kiểu tác động qua lại 02 chiều cần được ưu tiên nhất. n Nên nhóm gộp các hoạt động này và giao phó cho 01 đầu mối quản lý. n Thiết lập các kênh thông tin hiệu quả o Ưu tiên tiếp theo là kiểu “liên tục” và cuối cùng là kiểu “đóng góp” 1 2

Mối quan hệ về cấu trúc Sự phụ thuộc lẫn nhau Sự phối hợp Cao Quan hệ hai chiều (phát triển sản phẩm mới) • Những cuộc họp không định trước, trực tiếp, một đội xuyên qua các phòng • Điều chỉnh qua lại Trao đổi thông tin theo chiều ngang Liên tục (chế tạo sản phẩm) • Các cuộc họp có kế hoạch, các tiểu ban • Trao đổi thông tin theo Hoạch định chiều dọc Đóng góp (phân phối sản phẩm) Thấp • Các kế hoạch • Luật lệ Tiêu chuẩn hóa

Công nghệ thông tin &TKTC o Sự phát triển các công cụ n o Ảnh hưởng đến quản trị n o Mở rộng sự tham gia ra quyết định; ra quyết định nhanh hơn; hiểu biết tổ chức tốt hơn Tác động đến thiết kế tổ chức n o Các phần mềm quản trị; tự động hóa công việc… Phẳng hóa cấu trúc tổ chức; linh hoạt trong việc giao phó quyền hành; phong phú hóa công việc; nâng cao trình độ nhân viên Tác động đến “văn hóa tổ chức”

Công nghệ và thiết kế công việc o Thiết kế công việc n Công nghệ tác động đến cách thức thực hiện và bản chất công việc n Công nghệ mới làm đơn giản hóa công việc, nâng cao chất lượng công việc o Các hệ thống “Kỹ thuật – Xã hội” n Các sai lầm mắc phải: thiên về kỹ thuật hoặc thiên về con người n Phát triển hài hòa: “Kỹ thuật – Xã hội”

Công nghệ & Thiết kế tổ chức The End