L CHARMET Dploiement du NSI Gestion Exemple du

L. CHARMET Déploiement du NSI Gestion Exemple du circuit de la dépense Direction Economique et Financière Service Efficience et déploiement de Projet

Le positionnement de la Direction Economique et Financière dans le déploiement du NSI Gestion ¦ La DEF est un des sponsors du projet NSI Gestion avec la DRH et la Trésorerie Générale ¦ La DEF est un utilisateur du NSI Gestion ¦ La DEF a une mission traditionnelle de monitorat métier/outil sur certains sujets ¦ La DEF a une responsabilité d’animation des filières financière et économique ¦ La DEF a également le souci de maximiser le retour sur investissement de l’outil 2

Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? ¦ Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier ¦ Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs ¦ Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés ¦ Des enjeux importants 3

LE PROCESSUS DE DEPENSES AVANT SAP DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyen d’une demande d’approvisionnement sur support papier. BON DE COMMANDE Le gestionnaire vérifie la conformité de la demande avec la politique d’achat et la règlementation, puis il saisit le bon de commande et le fait valider. La dépense est engagée. CONSTATATION DU SERVICE FAIT Le magasin ou l’utilisateur certifie que la livraison est conforme à son besoin (quantité + qualité), et envoie cette constatation au gestionnaire (bon de livraison papier). CERTIFICATION DU SERVICE FAIT Le gestionnaire certifie que la livraison est conforme au bon de commande. La commande fait l’objet d’un dégagement et d’une liquidation. MANDATEMENT BJM Ces phases sont souvent concomitantes A réception de la facture, le gestionnaire rapproche celle-ci des pièces précédentes et mandate la facture (en demande le paiement). PAIEMENT La TG vérifie l’exhaustivité des pièces justificatives et procède au paiement. . 4

Le circuit de la dépense avec SAP DEMANDE D’ACHAT Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyen d’une demande d’achat, directement dans le système. BON DE COMMANDE Le gestionnaire vérifie la conformité de la demande avec la politique d’achat et la règlementation, puis il transforme la DA en bon de commande et le fait valider. CONSTATATION DU SERVICE FAIT Le magasin ou l’utilisateur certifie que la livraison est conforme à son besoin, directement dans le système. CERTIFICATION DU SERVICE FAIT Ces phases peuvent être concomitantes Le gestionnaire (ou directement le magasin ou l’utilisateur) certifie que la livraison est conforme au bon de commande. MISE EN PAIEMENT A réception de la facture, le service facturier rapproche celle-ci des pièces justificatives et procède à la demande de mise en paiement. Une fois validée, le paiement est effectué. F S A E C R T V U I R C I E E R 5

Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? ¦ Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier ¦ Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs ¦ Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés ¦ Des enjeux importants 6

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs ¦ Un circuit … ou plutôt des circuits : ¦ Hôtelier / Investissement / DM / Médicaments / Biologie ¦ En stocks/hors stocks ¦ Marchés centraux/locaux ¦ L’exemple de l’hôtelier hors stock 7

Produits hôtelier hors stock (1/2) Flux d’approvisionnement 8

Produits hôtelier hors stock (2/2) Flux de réception 9

Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? ¦ Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier ¦ Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs ¦ Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés ¦ Des enjeux importants 10

Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés ¦ Un outil très structurant ¦ Ex : certification du service fait et produits stockés ¦ Un outil très intégré ¦ Idéal quand tout va bien : rapide, sans re-saisie inutile… ¦ …mais une erreur / un dysfonctionnement en amont va pénaliser tout l’aval ¦ Ex : les fiches articles ¦ Des circuits multiples et … des pratiques hétérogènes ! ¦ Ex : déclenchement de la certification du service fait sur la base de la facture 11

Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? ¦ Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier ¦ Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs ¦ Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés ¦ Des enjeux importants 12

Des enjeux importants ¦ Projet de service facturier partagé AP-HP/Trésorerie Générale ¦ Mode de collaboration innovant ¦ Mode organisationnel appelé à se développer → la qualité du circuit amont (engagement, demande d’achat, constatation du service fait, certification du service fait) est déterminante pour la réussite du service facturier et a fortiori pour la maximisation du ROI ¦ Concomitance avec la mise en place des GH ¦ Enjeu de ROI ¦ Gains d’efficience (diminution des tâches à faible valeur ajoutée et mutualisation) ¦ Gestion de trésorerie 13

La démarche s’inscrit dans l’accompagnement général du NSI ¦Phase 1 : le dispositif d’accompagnement standard : équipe NSI Gestion ¦Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes ¦Phase 3 : la préparation des autres sites ¦Phase 4 : le déploiement sur les autres sites : équipe NSI Gestion 14

Le calendrier COMMUNICATION Ident Accompagnement des Sites pilotes Avec l’appui d’Accenture Février 2009 ificat ion des bonn es prati ques Avril 2009 Juin 2009 Guide d’auto -diagnostic Guide de bonnes pratiques Accompagnem ent CLOTURE INITIALISATION PILOTAGE Décembre 2010 15

Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes ¦ Diagnostic ¦ Identification des circuits / acteurs ¦ Identification des dysfonctionnements ¦ Identification des causes ¦ Assistance ¦ Résolution des dysfonctionnements liés à l’outil : Accenture et sponsors (ex : consignation) ¦ Remontée des dysfonctionnements liés aux choix institutionnels : NSI Gestion (ex : référentiel articles) ¦ Proposition d’évolutions sur les pratiques locales (ex : règles de retour fournisseurs) 16

Phase 3 : la préparation des autres sites : Capitalisation sur l’expérience des sites pilotes ¦ 1 - dédramatiser : ¦ démonstration de l’outil par les utilisateurs des sites pilotes ¦ Analyse critique par les sites pilotes ¦ 2 - mobiliser : ¦ Réunions régulières organisées par les directions centrales impliquées ¦ Groupe de travail issu du club des directeurs de services économiques ¦ 3 - faciliter : ¦ Outils : ¦ État des lieux ¦ Check liste ¦ Guide de bonnes pratiques ¦ Accompagner : suppose une force de démultiplication 17

Les difficultés ¦ Articulation ¦ avec les autres projets circuit de la dépense : équipe service facturier ¦ avec le projet global NSI Gestion ¦ avec les autres filières impliquées ¦ avec les autres projets institutionnels ¦ Démultiplication ¦ Sites pilotes très sollicités ¦ Équipe projet restreinte → nécessité de relais locaux 18

Conclusion ¦ Trop tôt pour évaluer le dispositif ¦ Mais ¦ Satisfaction des sites pilotes d’être accompagnés ¦ Mobilisation des sites non pilotes 19