Kyytikirjastojen Selvt svelet hanke 10 6 2015 Kyytikirjastot

Kyyti-kirjastojen Selvät sävelet -hanke 10. 6. 2015

Kyyti-kirjastot Kouvola, Kotka, Hamina, Pyhtää, Virolahti, Miehikkälä, Iitti Yhteensä 20 kirjastoa ja 5 kirjastoautoa Alueella käytössä yhteinen kirjastojärjestelmä, seutulainaus ja kirjojen kuljetuspalvelu ATP Origo 2006 Samalla kirjastokortilla voi lainata kaikissa Kymenlaakson kirjastoissa ja lainat voi palauttaa mihin tahansa kirjastoon

Selvät sävelet -hanke AVI: n rahoittama hanke Projektityöntekijä: Kati Leppäkoski, Kotka Ohjausryhmä: - Lea Salo, Kotka - Nina Tuominen, Kouvola - Leena Sareskorpi, Hamina

Selvät sävelet -hanke Jatkoa vuoden 2011 kokoelmat eläviksi -hankkeelle, jossa luotiin Kyyti-kirjastoille yhteiset varastointi- ja poistoperiaatteet aikuisten kirja-aineistolle Hanketta täydennettiin erillisillä lasten ja nuorten aineiston varastointi- ja poistoperiaatteilla Selvät sävelet -hankkeessa luotiin varastointi- ja poistoperiaatteet musiikkiaineistoille Aineiston turha päällekkäinen säilytys (varastointi) vähentyy, kokoelma elävöityy aineiston kierron nopeutuessa (tuoretta aineistoa kokoelmissa) ja poistaminen helpottuu

Musiikkiaineisto erilaista kuin kirja-aineisto Ei vanhene samalla tavalla Haasteena formaatin muutokset (LP: t, CD: t, kasetit, videot, DVD: t, Blu-ray: t, DVD+Blu-ray: t) Striimaus- eli suoratoistopalvelut (mm. Spotify) Aineiston digitointi (Hel. Met-kirjastojen Sound. Cloud-palvelu, johon on digitoitu kirjaston vanhoja vinyylilevyjä)

Musiikkiaineiston varastointi Kuopion Varastokirjasto (musiikkikirjat) vuodesta 1989 Hel. Met-musiikkivarasto toimi epävirallisena valtakunnallisena musiikkivarastona kevääseen 2014 asti Tällä hetkellä ei ole valtakunnallista musiikkivarastoa (kuvatallenteet, CD: t, LP: t ja nuotit vailla varastointipaikkaa)

Musiikkiaineiston varastointi Maakuntakirjasto ei ole säilyttävä kirjasto kuin maakuntakokoelman osalta Vastuu varastoinnista kirjastoissa Kansalliskirjasto Sibelius-Akatemian kirjasto

Kokoelmatyö Perustuu yhteisöanalyysiin (mistä yhteisö koostuu, asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen) Aineiston valintaperiaatteet (kokoelmien tarkoitus ja päämäärä) Valinta Hankinta Karsinta Kokoelmien evaluointi (täyttääkö kokoelma sille annetut tavoitteet)

Karsinta Kirjastossa ei voida säilyttää kaikkea Kirjasto ei ole arkisto Aineisto löytyy paremmin, kun hyllyt eivät ole täynnä Uusin aineisto usein lainatuinta 20 % kokoelmasta tyydyttää 80 % asiakkaiden tarpeista 20 % on ydinkokoelmaa, jäljelle jäävä 80 % (pitkä häntä) vähemmän markkinoitua ja vanhempaa aineistoa

Karsinta Ydinkokoelma muuttuu jatkuvasti, jotkut teokset eivät ole koskaan osa ydinkokoelmaa Vain pieni osa kokoelmasta jää klassikoiksi ja pysyväksi osaksi ydinkokoelmaa Kokoelman karsijan tehtävä löytää ydinkokoelmaan kuulumaton aineisto, ja poistaa se kokoelmasta

Yleisten kirjastojen laatusuositus Poistot vuodessa 8 % Kokoelman tuoreus: 40 % avokokoelman aineistosta tulisi olla alle viisi vuotta vanhaa Aineiston kiertonopeuden seuranta (lainaa/nide)

Laatusuositusten toteutuminen Poistot vuonna 2014 Kymenlaaksossa: o Kirjat: 0– 33 %, suurin osa kirjastoista poistanut 0– 5 %. Eniten poistoja Inkeroisten kirjastossa o CD: t: 0– 44 %, suurin osa kirjastoista poistanut 0– 4 %. Eniten poistoja Iitin pääkirjastossa o Nuotit: 0– 75 %, suurin osa poistanut 0– 6 %. Eniten poistoja Valkealan kirjastossa o Yksittäisistä kirjastopisteistä poistettiin koko aineisto (Karhuvuoresta nuotit) (Voikkaan ja Lehdokin kirjastot lakkautettiin vuonna 2014)

Laatusuositusten toteutuminen Aineiston tuoreus vuonna 2014 (laskettu hankintavuoden mukaan): o Kirjoilla, CD-levyillä ja kuvatallenteilla alle viisi vuotta sitten hankitun aineiston osuus o Nuoteilla alle 10 vuotta sitten hankitun aineiston osuus o Kirjat: 15– 32 % (eniten tuoretta aineistoa Iitin pääkirjastossa, vähiten Miehikkälän kirjastossa) o CD-levyt: 9– 46 % (eniten tuoretta aineistoa Miehikkälän kirjastossa, vähiten Iitin pääkirjastossa) o Nuotit: 29– 43 % (eniten tuoretta aineistoa Miehikkälän kirjastossa, vähiten Virolahden kirjastossa) o Kuvatallenteet: 24– 60 % (eniten tuoretta aineistoa Virolahden kirjastossa, vähiten Miehikkälän kirjastossa)

Laatusuositusten toteutuminen Avokokoelman kiertoluvut: (aikuistenosasto, musiikkiosasto, musiikkiosaston käsikirjasto) o Kirjat 1, 21 o CD: t 1, 94 o Nuotit 1, 30 o Kuvatallenteet 3, 06 o Äänilevyt 0, 10 o Koko musiikkiaineisto 1, 67 Suomen yleisten kirjastojen tilastoissa: Äänitteet 1, 66, nuotit 1, 21 Koko maa: Äänitteet 1, 88, nuotit 1, 37

Kyyti-kirjastojen varastointi- ja poistoperiaatteet Kiertolukutavoitteet: o Kirjat: 2, 0 o CD-levyt: 2, 50 o Nuotit: 1, 50 o Kuvatallenteet: 2, 0 o Äänilevyt: 0, 30 o Koko musiikkiaineisto: 2, 0 Aineiston tuoreus: 40 % avokokoelman aineistosta tulisi olla alle viisi vuotta sitten hankittua (nuoteilla 10 vuotta) Poistot 8 % Avokokoelman hyllyistä tulisi jättää vapaaksi 1/3, jotta aineistoa saadaan paremmin esille

Kyyti-kirjastojen varastointi- ja poistoperiaatteet Kokoelmat tulisi arvioida luokittain ja materiaaleittain tietyin väliajoin Seurataan aineiston hankintavuosia (tuoreutta), kiertolukuja Poistaminen tulisi olla aikataulutettua, ja poistojen ajankohdat merkitään karsintataulukkoon (Excel) Avokokoelman kirjat, CD: t, LP: t käytävä läpi kahden vuoden välein, nuotit viiden vuoden välein, kuvatallenteet vuosittain Varasto tulisi käydä läpi kahden vuoden välein Kokoelman läpikäyntiin ja poistamiseen nimetty henkilö: kirjastonhoitaja, informaatikko

Kyyti-kirjastojen varastointi- ja poistoperiaatteet Karsittavan aineiston valinta: huonokuntoisuus, aineiston vähäinen käyttö (nollalistat), aineiston ikä, aineiston katoaminen, vanhat formaatit Ennen aineiston poistamista voidaan tarkistaa, löytyykö teosta Kyyti-kirjastosta tai muista kirjastoista (Hel. Metmusiikkivarastosta, Kansalliskirjastosta, Sibelius-Akatemian kirjastosta) Vanhat äänite- tai kuvatallenneformaatit (erityisesti videokasetti ja kasetti) voidaan poistaa, mikäli ne eivät ole kiertäneet yli kahteen vuoteen

Kyyti-kirjastojen varastointi- ja poistoperiaatteet Merkittävä teos (vanha formaatti) voidaan lähettää johonkin mahdolliseen arkistoon/varastoon digitoitavaksi tai muuten säilytettäväksi Lisää tietoa eri musiikkiarkistoista ja kirjastoista saa Janne Mäkelän teoksesta: Musiikkiarkistot Suomessa Avokokoelmaan tulisi jättää 1 kpl/nimeke, ja mikäli löytyy tuplakappale, se tulisi poistaa tai varastoida. o Poikkeuksia ovat soitonoppaat ja laulukirjat. o Aina viimeistäkään kappaletta ei tarvitse jättää avokokoelmaan.

Varastointi Varastoidaan erityisesti suomenkielistä ja paikallista aineistoa Merkittäviä klassikoita varastoidaan (myös ulkomaisia) Yleisesti varastoidaan 1 kpl/nimeke, poikkeuksena tärkeimmät elämäkerrat, soitonoppaat ja laulukirjat Kaikki muut aineistolajit varastoidaan, paitsi kuvatallenteet

Varastoaineiston määrä Kyytikirjastoissa Varastoaineistoa Nuotit CD: t Äänilevyt Kirjat Videokasetit Kasetit DVD: t Yhteensä Hamina 68 1 129 149 2 - 349 Pyhtää 11 66 1 78 Virolahti 2 1 3 Miehikkälä 1 1 Iitti 39 1 1 94 135 Ruissalo 9 15 24 Valkeala 995 8 1 1 1005 Koria 39 1 15 55 Myllykoski 1 8 9 Kuusankoski 1 23 24 Kouvola 2155 988 5053 1067 1 1 9269 Kotka 1495 2941 1359 503 1 6299 1. 1– 31. 12. 2014

Varastointi Varastot tulisi käydä läpi, ennen kuin niihin siirretään lisää aineistoa Jo valmiiksi varastossa oleva aineisto jää alkuperäiseen varastoon Lähikirjastot eivät varastoi aineistoa o Poikkeuksena kausiaineisto

Varastointi Avokokoelmasta löytyvän aineiston varastointi (CD: t, kirjat, nuotit): o Kouvolan pääkirjasto: Kouvolan alueen lähikirjastot, Miehikkälä, Virolahti, Iitti o Kotkan pääkirjasto: Kotkan alueen lähikirjastot, Pyhtää o Hamina: Haminan alueen kirjastot o LP-levyt varastoidaan Kouvolan ja Kotkan pääkirjastoihin, joihin näiden alueiden lähikirjastot voivat varastoida aineistoaan. Muut kirjastot lähettävät aineistoaan Kouvolan pääkirjastoon. Haminassa säilyy oma kokoelma. Uutta aineistoa ei varastoida

Karsittava varastoaineisto Hankkeessa tutkittiin Kymenlaakson varastojen sekä erikseen Kouvolan ja Kotkan pääkirjastojen varastoaineiston määrää ja lainausta sekä varastoaineiston kiertoa Karsittavaa olisi erityisesti: o Kirjat: Musiikin historia (78. 9), musiikin tutkimus (78– 78. 1) o CD: t: Laulumusiikki (78. 3), popmusiikki (78. 891), rock (78. 8911) o Nuotit: Laulumusiikki (78. 3), popmusiikki (78. 891) o Äänilevyt: Laulumusiikki (78. 3), orkesterimusiikki (78. 5), viihdemusiikki (78. 893) Parhaiten kiersivät: kirjat: Jousisoitinmusiikki (78. 7) nuotit: Musiikin tutkimus (78– 78. 1), orkesterimusiikki (78. 5) CD: t: Viihdemusiikki (78. 893) LP: t: Blues/Jazz (78. 892)

Esimerkkejä varastoaineistosta

Varastoaineiston kierto

Esimerkkejä varastoaineistosta

Varastoaineiston kierto

Nollalistat Hankkeessa tulostettiin myös nollalistoja (aikuistenosasto, musiikkiosasto) Niiden avulla selviteltiin, miten tietyn luokan ja aineistolajin nimekkeet kiertävät Nollalistavälit: Kirjoilla ja CD-levyillä kaksi vuotta, nuoteilla viisi vuotta Eniten nollalainoja kirjoilla (65 %) Vähiten nollalainoja CD-levyillä (Lähes jokaisessa toimipisteessä alle 50 %)

Poisto- ja varastointiprosessi

Vaihe 1: Nollalistat Avokokoelmassa sekä varastossa olevia aineistoja tulisi käydä läpi nollalistojen avulla Yli viisi vuotta sitten hankituilla kirjoilla viiden vuoden lainaamattomuus johtaa poistoharkintaan Yli viisi vuotta sitten hankituilla populaarimusiikin CD-levyillä ja kaikilla kuvatallenteilla taas kahden vuoden kiertämättömyys johtaa poistoharkintaan

Vaihe 1: Nollalistat Yli viisi vuotta sitten hankituilla taidemusiikin CD -levyillä viiden vuoden lainaamattomuus johtaa poistoharkintaan. Yli 10 vuotta sitten hankituilla LP-levyillä taas 10 vuoden kiertämättömyys johtaa poistoharkintaan Yli 10 vuotta sitten hankituilla nuoteilla viiden vuoden lainaamattomuus johtaa poistoharkintaan

Vaihe 1: Nollalistat Avokokoelmassa yli viisi vuotta sitten hankituilla ja viiden vuoden aikana alle viisi kertaa lainassa olleilla kaikilla kirjoilla ja taidemusiikin CD-levyillä on mahdollisuus joutua varastoitaviksi. Yli viisi vuotta sitten hankitut ja alle kaksi kertaa kahden vuoden aikana lainassa olleet populaarimusiikin CD-levyt voivat joutua varastoitaviksi Yli 10 vuotta sitten hankitut ja alle viisi kertaa viiden vuoden aikana lainassa olleet nuotit voivat joutua varastoitaviksi Myös yli 10 vuotta sitten hankitut ja 10 vuoden aikana alle viisi kertaa lainassa olleet LP-levyt saattavat joutua varastoitaviksi Jos teos päätyy poisto- tai varastointiharkintaan, siirrytään vaiheeseen 2.

Vaihe 2: Teoksen statuksen arviointi Jos teos päätyy poisto- tai varastointiharkintaan vaiheen 1 perusteella, tarkastellaan seuraavaksi teoksen statusta. Teos luokitellaan klassikoksi tai eiklassikoksi Myös teoksen paikallisuus ja kotimaisuus ovat tärkeitä kriteereitä teoksen säilyttämiseksi Klassikon arvioinnissa voidaan käyttää hyödyksi myös eri tietokantoja sekä hakuteoksia Mikäli teos on ei-klassikko, se voidaan poistaa, eli siirrytään suoraan vaiheeseen 8 Mikäli teos luokitellaan klassikoksi, siirrytään vaiheeseen 3

Vaihe 3: Teoksen kunnon arviointi Jos jokin teos on päätynyt poisto- tai varastointiharkintaan vaiheen 1 perusteella ja luokiteltu vaiheessa 2 klassikoksi, arvioidaan seuraavaksi sen kuntoa o Hyväkuntoinen / huonokuntoinen Tämän jälkeen siirrytään suoraan vaiheeseen 4

Vaihe 4: Teoksen tarkistaminen toisesta Kyyti-kirjastosta Klassikoiksi luokitelluille teoksille tarkistetaan teoksen saatavuus muista Kyyti-kirjastoista. Mikäli huonokuntoinen klassikkoteos löytyy toisesta Kyyti-kirjastosta, teoksen voi poistaa eli siirrytään suoraan vaiheeseen 8 Jos huonokuntoista klassikkoteosta ei löydy toisesta Kyyti-kirjastosta, siirrytään vaiheeseen 5 eli arvioidaan, jätetäänkö teos kokoelmaan

Vaihe 4: Teoksen tarkistaminen toisesta Kyyti-kirjastosta Jos hyväkuntoinen klassikkoteos löytyy toisesta Kyyti-kirjastosta, teoksen voi poistaa tai varastoida, eli siirrytään vaiheeseen 6 Jos hyväkuntoista klassikkoteosta ei löydy toisesta Kyyti-kirjastosta, siirrytään vaiheeseen 5 eli arvioidaan, jätetäänkö teos kokoelmaan

Vaihe 5: Kokoelmaan jätön arviointi Mikäli hyväkuntoista klassikkoa ei löydy muista Kyyti-kirjastoista, se voidaan jättää kokoelmaan tai varastoida Jos huonokuntoista klassikkoa ei löydy muista Kyyti-kirjastoista, se voidaan jättää kokoelmaan o Teos voidaan myös varastoida tai sen tilalle voidaan hankkia uusi kappale

Vaihe 5: Kokoelmaan jätön arviointi Mikäli huonokuntoinen, merkittävä CD- tai LP-levy löytyy Naxoksesta tai huonokuntoinen klassikkokirja e-kirjana, voidaan harkita teoksen poistamista Myös huonokuntoisia nuotteja voidaan etsiä eri tietokannoista (mm. EConcerthouse, IMSLPPetrucci Music Library, Choral Public Domain Library)

Vaihe 5: Kokoelmaan jätön arviointi Jos teos on todella harvinainen ja arvokas, eikä sillä ole käyttöä Kyyti-kirjastoissa, teosta voidaan tarjota Varastokirjastoon, Kansalliskirjastoon tai Sibelius. Akatemian kirjastoon Sitä voidaan yrittää tarjota myös muihin Suomen kirjastoihin/arkistoihin, mikäli kyseinen teos puuttuu niiden kokoelmista (esim. Jazz & Pop Arkisto) Mikäli teos päätetään poistaa tai varastoida, siirrytään vaiheeseen 6

Vaihe 6: Poiston tai varastoinnin arviointi Vaiheessa 6 arvioidaan, poistetaanko teos vai varastoidaanko se Päätös voidaan tehdä vaiheen 1. nollalistahaun perusteella tai siinä voidaan käyttää omaa harkintaa Jos teos päätetään varastoida, siirrytään vaiheeseen 7 Jos teos päätetään poistaa, siirrytään vaiheeseen 8

Vaihe 7: Varastointi tehdään aiemmin mainitun ohjeen mukaisesti: Kouvola, Kotka, Hamina Aineisto tulee lähettää oikeaan Kyyti-kirjastoon, tai varastoidaan omaan kokoelmaan

Vaihe 8: Poisto Mikäli teos päätyy poistolistalle, se voidaan joko myydä kirjaston poistomyynnissä tai lahjoittaa askartelumateriaaliksi o Jos teosta ei huolita näihin, se tulisi lajitella jätteisiin Ei-klassikkoteosta voi myös yrittää tarjota muihin kirjastoihin, mikäli sitä ei löydy niiden kokoelmista ja ne huolivat teoksen (mm. Varastokirjasto)

Varastointi- ja poistoprosessi Huonokuntoisia teoksia voi tulla vastaan hyllytettäessä ja palautettaessa aineistoa, jolloin voidaan myös tämän perusteella tehdä poisto- ja varastointipäätöksiä Tällöin teoksen voi ottaa tarkasteluun, vaikka teos ei olisi nollalistallakaan Poisto- ja varastointiprosessi alkaa tällöin vaiheesta 2 (statuksen arviointi) Kyyti-kirjaston viimeistä kappaletta ei ole tarpeen aina säilyttää, jos säilyttämiselle ei ole perustetta Jokaisessa prosessin vaiheessa voidaan käyttää aina omaa harkintaa, sillä jokainen poisto- ja varastointiprosessi on ainutlaatuinen tilanteensa

Esitys on päättynyt Kysymyksiä tai kommentteja?