KYS STRATEJK PLAN KONTROL Namk Kemal DEVEC STRATEJ

• KYS • STRATEJİK PLAN • İÇ KONTROL Namık Kemal DEVECİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANI 16/01/2019 -Erzincan

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Sistemi • Misyon beyanı • Amaç ve Hedef • Beklenen çıktılar girdi yönetim politika süreç çıktı eğitim programları mezunlar araştırma projeleri bilimsel üretim kamu hizmetleri hizmetler personel öğrenciler kaynaklar fiziki altyapı • Gerçekleşen misyon • Ulaşılan hedefler • Ulaşılan çıktılar • Paydaş memnuniyeti

YÜKSEKÖĞRETİM KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ • Kurumun gelecek planlarını belirlemesini, • Sahip olunan kaynakların ve yetkinliklerin bu hedefler doğrultusunda yönetilmesini, • Tüm süreçlerin kurumsal değerlerle ve hedeflerle uyumlu olarak yönetilmesini, • Kurum genelinde ve süreçler bazında ölçme ve izleme yoluyla sürekli öğrenme ve iyileştirmenin benimsenmesini, sağlamalıdır. Yükseköğretim kurumunun sürekli başarısını sağlayacak biçimde, gerekenlerin zamanında öngörülmesini ve gerçekleştirilmesini güvence altına alan liderliğe sahip olması şarttır.

KAMU İDARELERİNDE STRATEJİK PLANLAMA

5018 sk. 9: Kamu idareleri; kalkınma planları, Cumhurbaşkanı tarafından belirlenen politikalar, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar. ’’ hükmü bulunmaktadır.

TANIMLAR • Stratejik Plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans göstergelerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plandır. • Strateji Geliştirme Kurulu: Üst yöneticinin başkanlığında üst yönetici yardımcıları, idarenin harcama yetkilileri ile üst yöneticinin ihtiyaç duyması halinde görevlendireceği kişilerden oluşan kuruldur.

• Stratejik Planlama Ekibi: Stratejik plan hazırlık sürecini yürütmek üzere üst yöneticinin görevlendirdiği bir yardımcısının başkanlığında, strateji geliştirme birimi yöneticisi ile harcama birimlerinin temsilcilerinden oluşan ekiptir. • Stratejik Plan Genelgesi: Stratejik plan hazırlık çalışmalarını başlatan, Strateji Geliştirme Kurulu üyelerinin isimlerini içeren ve bakanlıklar ile bakanlıkların bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarında bakan, diğer kamu idareleri ve mahalli idarelerde üst yönetici tarafından yayımlanan genelgedir.

• Eylem Planı: Stratejik planın uygulanabilirliğini artırmaya yönelik faaliyetleri, bu faaliyetlerden sorumlu ve ilgili birimler ile bu faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini içeren plandır. • Stratejik Plan İzleme Raporu: Stratejik plan döneminin her bir uygulama yılının Ocak-Haziran dönemi gerçekleşmelerinin izlenmesini sağlayan rapordur.

• Stratejik Plan Değerlendirme Raporu: Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunda yer alan izleme ve değerlendirme tabloları ile değerlendirme sorularının cevaplarını içerecek şekilde yıllık olarak hazırlanan ve Bakanlığa gönderilen rapordur. • Stratejik Plan Gerçekleşme Raporu: Stratejik plan dönemi sonunda hazırlanan ve Bakanlığa gönderilen değerlendirme rapordur.

Strateji Geliştirme Kurulu • Strateji Geliştirme Kurulu, Rektörün başkanlığında üniversite yönetim kurulu üyeleri ve genel sekreter ile ihtiyaç duyması halinde Rektörün görevlendireceği diğer kişilerden oluşur.

Strateji Geliştirme Kurulunun rol ve sorumlulukları • Stratejik plan hazırlık çalışmalarını yönlendirir. • Harcama birimlerinin aktif katılımını sağlar. • Stratejik planlama ekibini onaylar. • Hazırlık programını onaylar. • Durum analizi çalışmalarını yönlendirir. • Analiz sonuçları hakkında bilgilendirilir. Tartışmalı hususları görüşüp karara bağlar.

• Geleceğe bakış çalışmalarını yönlendirir. • Alternatif misyon ve vizyon ile temel değerle taslaklarından yararlanarak misyon, vizyon ve temel değerlere son şeklini verir. • Farklılaşma stratejisi çalışmalarını yönlendirir. • Rektörün perspektifi çerçevesinde gerekli çalışmaları yürütür. • Taslak amaçlar ile hedef kartlarını değerlendirerek nihai hale getirir.

Harcama Birimleri Stratejik planlama ekibi tarafından gerekli görüldüğü durumlarda, ekibin çalışmalarına katkı sağlamak amacıyla ekip üyeleri ile birlikte çalışmak üzere harcama birimlerinden temsilcilerin katılacağı alt çalışma grupları oluşturulabilir. Ayrıca harcama birimleri, Rektörün belirlediği raporlama dönemlerinde sorumlu oldukları hedeflerin gerçekleşme sonuçlarının izleme ve değerlendirmesini yapar.

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları İzleme ve değerlendirme sürecinde temel sorumluluk üst yöneticidedir. Hedeflerin ve ilgili performans göstergeleri ile risklerin takibi, ilgili hedeften sorumlu birimin harcama yetkilisinin; harcama birimlerinden hedeflere ilişkin alınan gerçekleşme değerlerinin toplulaştırılması ve üst yöneticiye sunulması ise strateji geliştirme biriminin sorumluluğundadır.

İzleme, amaç ve hedeflere göre kaydedilen ilerlemeyi takip etmek amacıyla uygulama öncesi ve uygulama sırasında sürekli ve sistematik olarak nicel ve nitel verilerin toplandığı ve analiz edildiği tekrarlı bir süreçtir. Performans göstergeleri aracılığıyla amaç ve hedeflerin gerçekleşme sonuçlarının belirli bir sıklıkla izlenmesi ve belirlenen dönemler itibarıyla raporlanarak yöneticilerin değerlendirmesine sunulması izleme faaliyetlerini oluşturur. Kamu idareleri Temmuz ayının sonuna kadar stratejik plan izleme raporunu, takip eden yılın Şubat ayının sonuna kadar ise stratejik plan değerlendirme raporunu hazırlar.

Değerlendirme, devam eden ya da tamamlanmış faaliyetlerin amaç ve hedeflere ulaşmayı ne ölçüde sağladığı ve karar alma sürecine ne ölçüde katkıda bulunduğunu belirlemek amacıyla yapılan ayrıntılı bir incelemedir. Değerlendirme ile stratejik planda yer alan amaç, hedef ve performans göstergelerinin ilgililik, etkinlik ve sürdürülebilirliği analiz edilir. Stratejik plan değerlendirme raporu; hedeflere nasıl ulaşılacağına ilişkin alınacak gerekli önlemleri de içerecek şekilde nihai hale getirilerek Mart ayı sonuna kadar Bakanlığa gönderilir.

Bu raporların hazırlanmasını müteakip Strateji Geliştirme Kurulu altı aylık dönemlerde izleme toplantıları, bir yıllık dönemlerde ise değerlendirme toplantıları yapar. Bu toplantılara strateji geliştirme birim yöneticisi de katılır. Bu toplantıların sonucunda üst yönetici, stratejik plan döneminin kalan süresi için hedeflere nasıl ulaşılacağına ilişkin gerekli önlemleri ortaya koyar ve ilgili birimleri görevlendirir.

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları • Üniversitemiz 2015 -2019 Dönemi Stratejik Planı Stratejik Alanlara göre(sy 78 -87); • - Her birim; sadece sorumlu olduğu formları dolduracaktır. • -Hedefe ilişkin sapmanın nedeni ve performans göstergelerine ilişkin değerlendirmeler (ilgililik, etkinlik, etkililik ve sürdürülebilirlik) satırları aşağıdaki değerlendirme kriterleri ve soruları çerçevesinde doldurulacaktır:

Stratejik Plan Değerlendirme Tablosu ÖRNEĞİ A 1 Kurumsal kapasite iyileştirilecektir. H 1. 1 Üniversitenin mali yönetim yapısı güçlendirilecektir. İç kontrol eylem planındaki eylemlerden sorumlu bazı birimlerce yeterli sahiplik gösterilmemektedir. 2019 yılında temin edilen idare dışı danışmanlık ve rehberlik faaliyetlerinin memnuniyet oranı düşük kalmıştır. Yılda bir kez yapılan izleme toplantısı altı ayda bir yapılacaktır. Diğer üniversiteler ve kamu idareleriyle işbirliği geliştirilerek danışmanlık ve rehberlik hizmeti temin edilecektir. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Hedefe İlişkin Sapmanın Nedeni Hedefe İlişkin Alınacak Önlemler Sorumlu Birim İzleme Dönemindeki Gerçekleşme Değeri (C) Performans Göstergesi PG 6. 1. 1: İç kontrol eylem planının tamlanmmaa oranı 70 Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler İlgililik Etkinlik Sürdürülebilirlik Tespitler ve ihtiyaçlarda herhangi bir değişim bulunmadığından performans göstergesinde bir değişiklik ihtiyacı bulunmamaktır. Gösterge değerine ulaşılamamıştır. Bununla birlikte iş akış süreçleri belirlenmiş ve iş tanımları yapılmış olup gösterge değerlerine ilişkin gelecek yıllara dair bir güncelleme ihtiyacı bulunmamaktadır. Sonraki yıllara ait hedeflenen değerlere ulaşılmasını teminen harcama birim yöneticileriyle birlikte yeni bir çalışma programı hazırlanacaktır. Tahmin edilen maliyetin ötesine geçilmemiştir. İç kontrol eylem planındaki eylemlerden sorumlu bazı birimlerce yeterli sahiplik gösterilmemektedir. İç kontrol eylem planını izlemek üzere Rektör başkanlığında yılda bir kez yapılan izleme toplantısı altı ayda bir yapılacaktır.

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları Değerlendirme Soruları Değerlendirme Kriteri İlgililik Planın başlangıç döneminden itibaren iç ve dış çevrede ciddi değişiklikler meydana geldi mi? Bu değişiklikler tespitler ve ihtiyaçları ne ölçüde değiştirdi? Tespitler ve ihtiyaçlardaki değişim hedef ve performans göstergelerinde bir değişiklik ihtiyacı doğurdu mu?

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları Etkililik Performans göstergesi değerlerine ulaşıldı mı? Performans göstergesine ulaşma düzeyiyle tespit edilen ihtiyaçlar karşılandı mı? Performans göstergelerinde istenilen düzeye ulaşılmadıysa hedeflenen değere ulaşabilmek için yıllar itibarıyla gerçekleşmesi öngörülen hedef ve göstergelere ilişkin güncelleme ihtiyacı var mı? Performans göstergesi gerçekleşmelerinin kalkınma planında yer alan ilgili amaç, hedef ve politikalara katkısı ne oldu?

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları Etkinlik Performans gösterge değerlerine ulaşılırken öngörülemeyen maliyetler ortaya çıktı mı? Tahmini maliyet tablosunda değişiklik ihtiyacı var mı? Yüksek maliyetlerin ortaya çıkması durumunda hedefte ve performans göstergesi değerlerinde değişiklik ihtiyacı oluştu mu?

Stratejik planların izlenmesi ve değerlendirilmesi ile uygulama sonuçları Sürdürülebilirlik Performans göstergelerinin devam ettirilmesinde kurumsal, yasal, çevresel vb. unsurlar açısından riskler nelerdir? Bu riskleri ortadan kaldırmak ve sürdürülebilirliği sağlamak için hangi tedbirlerin alınması gerekir?

İÇ KONTROL SİSTEMİ

İÇ KONTROL NEDİR ? 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 55 inci maddesinde İç kontrol: İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, Varlık ve kaynakların korunmasını, Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, Malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır.

İÇ KONTROL NEDİR ? 5018 Sayılı Kanunun 55, 56, 57 v 58. maddelerine dayanılarak ‘‘İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’’ ile ‘‘Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’’ yayımlanmıştır.

NEDEN İÇ KONTROL ? Küçük hataların büyük problemlere dönüşmeden önce fark edilmesini sağlar. İşlerin, doğru bilgiye dayalı olarak en etkin biçimde gerçekleştirilmesinde yardımcıdır. Hesap verme mekanizmasını güçlendirir. Sonuçlar konusunda kanıtlara dayalı gerekçe sunma imkanı sağlar.

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR İç kontrol sisteminde yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması için gerekli önlemleri alma sorumluluğu, idarenin üst yöneticilerine ve diğer yöneticilerine verilmiştir. Üst Yönetici (Rektör) Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Denetim Birimi

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini yürütür. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR Tüm çalışanlar, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. Aynı zamanda, faaliyetlere ilişkin problemleri ve iyileştirme önerilerini, kurum etik değerleriyle bağdaşmayan davranışları, illegal fiil ve eylemleri üst yönetime iletmelidir.

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Güvence Beyanının Kapsamı; Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Güvence Beyanının Kapsamı; Tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı, Bilgilerin doğruluğunu. Güvence Beyanı Verecek Olanlar; Üst Yöneticiler Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri SGDB başkanı

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINDA İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ A. B. C. D. E. Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI 1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 1. 1 Etik Değerler Dürüstlük ve 1. 2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 1. 3 Personelin Yeterliliği ve Performansı 1. 4 Yetki Devri 2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI 2. 1 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi 2. 2 Planlama ve Programlama 3. KONTROL FAALYETLERİ STANDARTLARI 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 5. İZLEME STANDARTLARI 4. 1 Bilgi ve İletişim 5. 1 İç Kontrolün Değerlendirilmesi 3. 2 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 4. 2 Raporlama 5. 2 İç Denetim 3. 3 Görevler Ayrılığı 4. 3 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 3. 4 Hiyerarşik Kontroller 4. 4 Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 3. 1 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri 3. 5 Faaliyetlerin Sürekliliği 3. 6 Bilgi Sistemleri Kontrolleri

1. KONTROL ORTAMI İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir.

2. RİSK DEĞERLENDİRMESİ Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.

3. KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

4. BİLGİ ve İLETİŞİM Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

5. İZLEME İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İzleme ile idarenin faaliyetlerinin misyon doğrultusunda, hedeflerle uyumlu olarak yürütülüp yürütülmediği, risk yönetimi esasları çerçevesinde gerekli kontrollerin öngörülüp öngörülmediği, söz konusu kontrollerin uygulanıp uygulanmadığı, iletişimin açık ve yeterli olup olmadığı gibi hususlar tespit edilip değerlendirilmektedir.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması istenmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine uyumlu bir şekilde Üniversitemizde ‘‘Kamu İç kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ’’ hazırlanmıştır. http: //strateji. ebyu. edu. tr/? page_id=410&lang=tr

İÇ KONTROL İZLEME VE DEĞERLENDİRME İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi; idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma konusunda sistemin beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadığının iç kontrol bileşenleri özelinde incelenmesi ve sistemin iyileştirmeye açık alanlarının tespit edilerek düzeltici önlemlerin belirlenmesini kapsayan bir süreçtir. Değerlendirme yılda en az bir kez yapılır. Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi İç http: //strateji. ebyu. edu. tr/? page_id=4050&lang=tr Kontrol Sistemi Soru Formu

Kaynakça (ve Daha Fazlası İçin) • yokak. gov. tr • kalite. ebyu. edu. tr • http: //strateji. ebyu. edu. tr/