KWB Risico Analyse Organiseer een veilig evenement Hoe

KWB Risico Analyse Organiseer een veilig evenement Hoe pak je dit aan? Do 16 -mrt-2017 1

“Man verongelukt na match Rode Duivels en nu moet hele schepencollege naar rechter” Tot die verantwoordelijken horen volgens Chris Bruynseels ook het schepencollege en de organisator: “Er was voor die activiteit geen risicoanalyse opgesteld, er was op die lange, kaarsrechte baan, die vlak langs Hulshout Beach loopt, geen snelheidsbeperking opgelegd, geen omleiding voor het autoverkeer, geen waarschuwing langs de weg dat er verderop een evenement plaatsvond, er waren geen snelheidsremmers. Dat is op die plaats om ongevallen vragen. ” 2

Wie ben ik? Ronald Hoogsteyn ü 17 jaar actief binnen DB kwb Weerde. ü Huidig verslaggever en webmaster kwb Weerde. ü Ex (onder-) voorzitter kwb Weerde. ü 25 j werkzaam in kwaliteitsdienst van een Chemie bedrijf te Antwerpen. ü Geen specialist veiligheid, zeker niet in verzekeringen, wel veel organisatie en coördinatie ervaring. 3

Programma? ü Begrippen gevaar en risico Index? ü Omgaan met risico? ü Verzekeringspolis ü Hoe omgaan met risico? Ø Veiligheidsbeleid Ø Veiligheidsdraaiboek - Praktisch voorbeeld met verslag rondgang ü Risico Analyse Ø Samenstelling multidisciplinair team Ø Bepaling scope event Ø Voorbereiding Risico Analyse Ø Uitvoeren Risico Analyse Ø Implementeren maatregelen Ø Tijdens open afbouw event Ø Tijdens het event ü Andere effecten op volksgezondheid ü Federaal Agentschap voor Veiligheid Voedselketen http: //www. favv. be/ 4

Definities: Begrippen? De begrippen “gevaar” en “risico” worden vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een wezenlijk verschil. GEVAAR Een potentiële bron van fysiek letsel of aantasting van de gezondheid of ook wel de fundamentele schadelijke eigenschap die bedreigend is voor de gezondheid van de mens. Een gevaar staat aan de oorsprong van één of meerdere risico’s. RISICO Een combinatie van de ernst of omvang van de mogelijke schade en de kans dat de schade optreedt. De kans dat de nadelige gevolgen zich onder gebruiksomstandigheden en/of door blootstelling kunnen voordoen (ontploffingsrisico, risico op vergiftiging, valrisico, knelrisico…). Een risico vloeit voort uit blootstelling aan een gevaar. 5

Omgaan met risico? Als bestuurder van een feitelijke vereniging Lopen we soms grote risico’s + verzekeraars en rechters zijn geen liefdadigheidsinstellingen, zij volgen het contract / de wet! ü Denken we maar aan evenementen met tenten, podia, dieselgroepen, keuken, friet- of hamburger kot, grote sportwedstrijden … ü De brandweer strenger bij het toekennen van vergunningen ü Voedselveiligheid streng gereglementeerd door FAVV 6

Omgaan met risico? Risico Een evenement organiseren = risico’s nemen. Belangrijk om bewust te zijn van die risico’s! Doel is schade te voorkomen toegebracht door: ü Mensen ü Natuur ü Technische oorzaken (brand, ontploffing, kortsluitingen, etc…) Zet je in de plaats van je bezoekers en probeer vanuit hun standpunt het event te benaderen. 7

Omgaan met risico? Organisatie van een evenement is niet zonder risico … ü Wie risico zegt, denkt aan preventie en het voorkomen van risico’s. ü Maar preventie kan – helaas – niet 100% vermijden dat er zich toch een schadegeval voordoet. ü Doet er zich een schadegeval voor dan kan men hopen dat men voldoende financiële draagkracht heeft om de gevolgen zelf te dragen of terugvallen op de verzekering! ü Elke verzekeringspolis bevat uitsluitingen Ø Sommige uitsluitingen zijn vrij standaard op de markt (opzet, bepaalde zware fout, …) 8

Omgaan met risico? Wie is verzekerd? Standaard mee verzekerd: ü De organiserende vereniging ü Bestuursleden ü Aangestelden, vrijwilligers (opgelet: sinds 2005 verzekeringsplicht!) Optioneel: ü Deelnemers Niet: ü Zelfstandige medewerkers ü Artiesten 9

De aansprakelijkheidsverzekering Verenigingen ü U maakt deel uit van een federatie, koepel, … Informeer of dit evenement misschien verzekerd is via een groepspolis die werd afgesloten door de koepel, … ü Ga na of het organiseren van evenementen verzekerd is in de BA-polis van de vereniging. Tussenkomst wanneer een verzekerde door zijn fout schade veroorzaakt aan een derde. ü Indien niet of indien het gaat om evenementen die buiten de normale werking vallen: Afzonderlijke evenementenpolis 10

De aansprakelijkheidsverzekering Evenementenpolis Modulair opgebouwd in functie van de aard van het evenement en de noden van de organisatie: ü BA Organisator ü BA Deelnemer ü Rechtsbijstand ü Huurdersaansprakelijkheid voor brand en/of andere gebouwschade ü Objectieve BA Brand & Ontploffing ü LO onbezoldigde helpers, deelnemers ü BA Voertuig 11

De aansprakelijkheidsverzekering Feitelijke verenigingen ü Geen aparte rechtspersoonlijkheid, alle leden zijn dus individueel aansprakelijk. ü Zeker BA-verzekering afsluiten ü vangnet: dekking in de familiale verzekering BA Verzekeraar heeft de leiding van het geschil ü Kiest de advocaat ü Beslist over de strategie Vrijwilligersverzekering: gratis via Provincie, kwb verzekering? 12

Verzekeringspolis Doet het verzekerd risico zich voor, dan zal de verzekeraar de overeengekomen prestatie leveren: ü Zoals overeengekomen in de algemene voorwaarden Ø schade vergoeden aan de benadeelden Ø juridische bijstand verlenen Ø medische kosten laste nemen Ø … ü Van algemene voorwaarden kan afgeweken worden. Ø Maatwerkclausules (= bijkomende dekkingen, uitsluitingen of contractuele vrijstellingen) kunnen worden opgenomen in de bijzondere voorwaarden. Ø … Samen vormen zij uw verzekeringspolis. 13

Verzekeringspolis Wat is niet verzekerd? ü Eigen schade! ü Courante uitsluitingen zijn: Ø Schade veroorzaakt door opzet en zware fout. Ø Niet of laattijdig uitvoeren van contracten (terugbetaling tickets!) Ø Schade aan toevertrouwde goederen (gehuurd materiaal!) Ø Schade aan geleverde goederen en/of uitgevoerde werken en kosten van herstel of vervanging. Ø Schade veroorzaakt door vuur, brand, rook aan een gehuurd goed voor zover dit door een brandverzekering gedekt kan worden. 14

Hoe omgaan met risico? Wie speelt er allemaal mee? Veiligheid op een event betreft niet langer enkel de hulpdiensten die waken over de deelnemers en ingrijpen als het mis gaat. Veiligheid is iets waar alle medewerkers op het event continu mee bezig moeten zijn. Creëer je veiligheidsbeleid Veiligheid betekent ook : ü Op een vlotte en comfortabele manier naar het WC kunnen gaan. ü Lekker en vooral veilig voedsel kunnen eten. ü Toegankelijkheid voor mindervaliden. ü Je comfortabel en relaxed voelen. ü … 15

Hoe omgaan met risico? Voorbereiding - Veiligheidsbeleid? Als organisator ben je mee verantwoordelijk voor het welzijn van je leveranciers, bezoekers, medewerkers, … Stel een veiligheidsbeleid - cultuur op, organiseer vooraf een veiligheidsmeeting met de verantwoordelijken van de hulpdiensten en de gemeente. ü Zorg dat je met alle betrokkenen op één lijn zit. ü Luister naar het advies van de experts ter plaatse. ü Simplificeer niet, veiligheid wordt gauw weggelachen! ü Maak een veiligheidsdossier (draaiboek) aan. 16

Hoe omgaan met risico? Voorbereiding - veiligheidsdraaiboek ? Elk evenement, elke organisatie heeft zijn eigen specificiteit, kenmerken en eigenschappen. Daarom is elk veiligheidsdraaiboek uniek (geen copy paste !) DUS: ü Dossier waar men op terug kan vallen ü Bundeling van de voornaamste afspraken ü Handleiding voor je medewerkers ü Info rond terreurniveaus en te ondernemen acties ü Issue rond rugzakken 17

Voorbereiding - veiligheidsdraaiboek ü Identiteit- en contactgegevens opnemen. ü Omschrijving van evenement en locatie. ü Aanwezige nutsvoorzieningen, #bezoekers, hulpdiensten, … ü Inplantingsplannen: terreinindeling en bereikbaarheid verkeersplan, evacuatiewegen, omleidingen … ? ü Risicoanalyse. ü Algemene procedure bij een ernstig incident. ü Taakomschrijvingen coördinatoren. ü Veiligheidscertificaten, stabiliteitscertificaten. ü CO 2 en ABC brandblussers aanvragen bij brandweer. ü Aanvraag medische hulp: bv. Rode Kruis. ü Verzekeringen afsluiten. 18

Praktisch voorbeeld ü BESCHRIJVING van de tent: Ø Ø Ø ü ü ü verslag rondgang Afmetingen: 20 x 37 m; Netto oppervlakte: 740 m 2 - 100 m 2: 640 m'; Aantal verwachtte personen: 500 personen; Aantal voorziene uitgang: 3 van 200 cm; Verwarming: geen; Eetvoorzieningen: frituren en vuren op butaan en propaan; TOEPASSINGSGEBIED VERSIERINGEN EN BIJZONDERE GEVAREN INPLANTING EN TOEGANGSWEGEN OPSTELLING TENTEN BRANDBESTRIJDINGSMIDDELEN BRANDSTOFFEN ELEKTRISCHE INSTALLATIES UITGANGEN NOODVERLICHTING EVACUATIE ALARM / MELDING Besluit: positief advies 19

Praktisch voorbeeld verslag rondgang VOLGENDE ATTESTEN DIENEN TER BESCHIKKING GEHOUDEN VOOR DE BRANDWEER: ü Het tentzeil moet minimum een brandklasse A 2 bezitten. ü Er moet een attest afgeleverd worden, waarin bevestigd wordt dat de tent werd opgebouwd conform aan de plaatsingsvoorschriften. De tent dient gebruikt te worden conform aan de richtlijnen van de plaatser van de tent. ü Een attest afgeleverd door een erkend organisme (Vincotte…), van goedkeuring van de elektrische installatie. 20

Voorbereiding Risico Analyse? ü We dienen een inschatting te maken van de mogelijkheid dat er zich schade kan voordoen bij een bepaald risico. ü Alle invloeden op het risico moeten dus gekend zijn, waarbij de omstandigheden, de frequentie en de te verwachten schade bepalend zijn voor het “gewicht” van het risico. ü Afhankelijk van dit “gewicht” dienen bepaalde risicobeheersingsmaatregelen te worden genomen. Ø Er zijn heel veel tools en methodieken op de markt om een risicoanalyse te maken, dit is er één, met een mogelijke verlaging van het risico in twee stappen! 21

Voorbereiding Risico Analyse? RA samenstelling multidisciplinair team: ü Voorzitter, Dagelijks Bestuur ü Verantwoordelijke veiligheidsbeleid (Coördinator event) ü Verantwoordelijke HACCP (voedselveiligheid) ü Verantwoordelijke zaal / tent - toog ü Verantwoordelijke keuken ü Verantwoordelijke sport ü Verantwoordelijke (kids-) animatie ü Verantwoordelijke elektriciteit ü Verantwoordelijke EHBO ü Techniekers, medewerkers, … 22

Voorbereiding Risico Analyse? RA Bepaling scope event: Initiatief Coördinator event? Veiligheid • • Feesttent(en) Stratenloop Wegrit Kermismolen Springkasteel Gas en elektriciteit WC wagen Voedselveiligheid • • - HACCP Koelwagen(s) Keuken Hygiëne Afvalcontainer 23

Voorbereiding Risico Analyse? RA voorbereidingen: Initiatief voorzitter? ü Voorbereiding grondplannen inplanting terrein door ‘xxx’ ü Voorbereiding grondplannen tent / zaal door ‘xxx’ ü Voorbereiding grondplannen keuken door ‘xxx’ ü Voorbereiding risicoanalyse door ‘xxx’ Ø # Mogelijke cases uitdenken om ijs te breken, tijd te sparen ü Opstelling agenda ‘dd-mmm-yyyy’ te 20 u-22 u door ‘xxx’ in zaal ‘z‘. Ø Overlopen alle ruwe grondplannen Ø Uitvoering risicoanalyse met multidisciplinair team 24

Voorbereiding Risico Analyse? RA Risico Ranking: Termen en Matrixen: Ø Waarschijnlijkheid (P) wordt gerate met het in aanmerking nemen van zowel actieve als passieve veiligheidsmaatregelen. Ø Ernst (S) is gerangschikt zonder rekening te houden met de waarborgen. 25

Voorbereiding Risico Analyse? RA Risico Ranking: Termen en Matrixen: Ø Is de gebeurtenis detecteerbaar? 26

Voorbereiding Risico Analyse? RA Risico Ranking: Termen en Matrixen: Ø Het risico (R) wordt bepaald, zonder rekening te houden met detectie ervan. Ø Het totale risico (RR) wordt ingedeeld, door rekening te houden met detectie ervan. 27

Risico Analyse? RA fasen: 1 - Identificeren • Risico • Oorzaak • Gevolg • Bestaande waarborgen 3 - Kwalificeren • Risiconiveau bepalen 2 - Kwantificeren • Waarschijnlijkheid - kans • Ernst • Dedecteerbaarheid 4 - Implementeren • Extra aanbevelingen • Definieer acties • Implementeer alle maatregelen 28

Invultabel in Excel: Risico Analyse? 29

START Risico Analyse? Vul naast de kolom ‘Zone’, in de kolom ‘Wat als’ alle mogelijke scenario's in: 30

START Risico Analyse? Vul naast de ‘Wat als’ scenario's , de ‘mogelijke gevolgen’ in: 31

Uitvoering Risico Analyse? Begin met de inschatting van de ernst a. d. h. v. de matrix: Welke “waarborgen” (maatregelen) kan je bieden om de kans te verlagen? Ernst (S) is gerangschikt zonder rekening te houden met de waarborgen. Kans-Waarschijnlijkheid (P) wordt gerangschikt met in aanmerking nemen van zowel actieve als passieve veiligheidsmaatregelen. 32

Uitvoering Risico Analyse? Is de gebeurtenis detecteerbaar? m. a. w. Is onweer detecteerbaar? Welke aanbevelingen verlagen het risico? buienradar op telefoon! 33

Uitvoering Risico Analyse? RR = global risico, berekend in automatische cel risico Green is acceptable Yellow is Marginal – verhoogde aandacht Red is Unacceptable 34

Uitvoering Risico Analyse? • Extra opmerkingen kunnen worden toegevoegd. • TO DO lists kunnen hieruit extra worden opgesteld om opgenomen te worden in het veiligheidsdraaiboek. 35

Uitvoering Risico Analyse? Enkel de onacceptabele hoge globale risico’s (RR) dienen verplicht te worden herbekeken met in acht name van de additionele aanbeveling! Additionele aanbevelingen moeten extra waarborgen en controles bieden die nodig zijn om het globaal risico te verlagen tot marginaal of acceptabel. 36

Risico Analyse? RA amai? ü een graduele implementatie kan zeker. ü niet de volledigheid en inhoud van de tabellen is belangrijk; ü het kunnen aantonen aan een rechter dat men over alle problemen heeft nagedacht en gehandeld heeft als een goede huisvader. meest belangrijk! 37

RA open eindjes: Risico Analyse? ü Restrisico, wat accepteren we? ü Volgorde van maatregelen? Prioritiseren! ü Maatregelen in proportie (risico >< €) ü Maatregelen transparant? Hoe ver ga je? ü Rol (social) media ü RA is een momentopname. ü Na de activiteit de RA evalueren en bijsturen zodat bij een volgende organisatie vertrokken kan worden van een betere en meer volledige RA. ü RA wordt beter naarmate de betrokken personen meer ervaring hebben met het organiseren van en deelnemen aan deze activiteit. 38

Risico Analyse? RA misvattingen: ü Mensen kennen gevaren. ü Mensen vluchten bij horen brandalarm ü Mensen maken gebruik van bordjes. ü Mensen vluchten via dichtstbijzijnde nooduitgang. ü Technische maatregelen zijn beter. ü Gehandicapten zijn het minst zelfredzaam. ü Mensen raken bij brand in paniek. 39

Risico Analyse? Plaatsen van object: 40

Implementeer maatregelen Tijdens open afbouw event ü Plaatscontrole, voldoende doorgang hulpdiensten ü Ongevallenaangifte ü Risico analyse toepassen ü Plannen toepassen 41

Implementeer maatregelen Voor aanvang event briefing van de medewerkers: ü De medewerkers moeten duidelijk herkenbaar zijn. ü Veiligheidsregels uitleggen. ü Noodprocedures, nooduitgangen en evacuatieplan uitleggen. ü EHBO Lokalisatie hulpposten. ü Zorg dat je medewerker weet wat zijn taak is en bij wie hij terecht kan. Houding op het event: ü Medewerkers dienen een positieve uitstraling te hebben ü Onderhandelen, geen rellen veroorzaken ü Informeer je bezoekers als er iets mis gaat 42

Implementeer maatregelen Veiligheidscontrole Ø naleving bepalingen protocol Ø controle eet- en drankstanden, sponsorstanden – aanwezigheid brandblusmiddelen, tentstof klasse M 2, … 43

ANDERE EFFECTEN OP DE VOLKSGEZONDHEID EFFECTEN tijdens en op het Event Roodverkleuring huid Verloren gelopen kids Mobiele toiletten en hygiëne op terrein Hazard Analysis Critical Control Points Of Gevaren analyse op kritische controlepunten 44