KVALITETSSTYRING Oceaner af muligheder Geo Environ Kontakt emc

KVALITETSSTYRING Oceaner af muligheder Geo. Environ Kontakt: emc: Chefkonsulent Knud Mose Poulsen Tel. 2323 3809 kmp@emcdk. dk emc & Geoadvisers: Chefkonsulent Jens Lind Gregersen Tel. 2320 5080 jens. gregersen@adslhome. dk 0

KVALITETSSTYRING OPGAVEN: Indføring af kvalitetsstyring i natur og miljøforvaltningen • Kvalitetsstyringsloven nr. 506 • Bek. nr. 661 om krav til kvalitetsstyringssystem • Startpakken FASE 1: Kvalitetshåndbog, T 1 – T 10 pr 1. jan. 2007 FASE 2: N 1 – N 10 & M 1 – M 24 pr 1. jan. 2010 emc & Geoadvisers GEOADVISERS 1

KVALITETSSTYRING HVAD ER KVALITETSSTYRING? Vision, politik STRATEGISK Målsætning og mål Fase 1 Fase 2 emc & Geoadvisers TAKTISK OPERATIONELT Tilrettelæggelse af arbejdet Udførelse af arbejdet 2

KVALITETSSTYRING Løbende forbedringer Evaluering Politik og målsætninger Kontrol og korrigerende handlinger Planlægning Kvalitetsstyring & sagsbehandling emc & Geoadvisers 3

FASE 1 KVALITETSSTYRINGSSYSTEM OG KVALITETSHÅNDBOGEN Tidsfrister (jf. KSL § 18 & 19) Inden 1. januar 2007 skal følgende være på plads: PROCEDURER Indføre og anvende procedurer således: KSL § BEK § at der udpeges en eller flere medarbejdere, som er ansvarlige for kvalitetsstyringssystemet, T 9 4 4 at der ved sagsbehandlingen efter behov sker en koordinering mellem myndighederne, (T ? ) 6 5 at nødvendige og tilstrækkelige kompetencer, herunder tilkøbte, er til rådighed ved sagsbehandling, T 8 8 6 at sikre styring af kvalitetsstyringssystemets dokumenter, T 1 9 7 at sikre intern måling af kvalitetsstyringssystemets effektivitet og fortsatte egnethed til at nå de fastsatte mål, herunder brugertilfredshedsundersøgelse T 4 og årlige interne audits, T 5 11 10, 11 at sikre ledelsens evaluering T 3 12 12 at sikre årlig offentliggørelse af oplysninger om indsats og resultater som følge af deres kvalitetsstyringssystem, T 7 15 15 at sikre styring af registreringer, herunder sagsbehandling (journalisering, opbevaring/arkivering), ESDH, T 2 samt eksterne dokumenter T 10 5 (1) at sikre afvigelser, afhjælpende og korrigerende handlinger, T 6 11, 12 13, 14 3 (4) Som dokumentation for kvalitetsstyringssystemet skal myndighederne indføre og anvende en nedskrevet kvalitetshåndbog (m. nedenstående indhold) 10 9 1) 5 9 2) Procedurerne der udgør kvalitetsstyringssystemet 1, 5 9 3) En beskrivelse af samspillet mellem kvalitetsstyringssystemets procedurer. (10) 9 ORGANISATION Ansvar og beføjelser skal være fordelt og fordelingen være kendt af myndighedens medarbejdere, f. eks. i form af organisationsplan KVALITETSHÅNDBOG Myndighedens kvalitetspolitik og kvalitetsmål INDBERETNING Myndigheden skal umiddelbart efter den 1. januar 2007 foretage indberetning til Miljøstyrelsen om status for den opfyldelse af KS-loven emc & Geoadvisers 19 16 4

Kvalitetshåndbog Natur- og miljøforvaltning X Kommune emc & Geoadvisers 5

Kvalitetsdokument for kvalitetshåndbogen Nr. Version/ændring Udført Kontrol Godkendt Dato A B C Endelig version Nr. Revision/ændring 1 2 3 emc & Geoadvisers 6

Indhold Kvalitetsdokument for kvalitetshåndbogen 1 Indledning* 3 X Kommune* 4 Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet 5 Natur- og miljøafdelingen 6 Organisation 7 Kvalitetspolitik 8 Kvalitetsmål 9 Delelementernes samspil 10 Oversigt over procedurer 12 Oversigt over love 13 Oversigt over paradigmaer* 14 Eks. på auditrapport* 15 Eks. på audit hjælpeskema* 16 * Ikke et krav, men for helhedens skyld emc & Geoadvisers 7

Indledning Denne håndbog indeholder de nødvendige elementer og beskrivelser for X Kommunes kvalitetsstyringssystem, og……………. . Håndbogen indeholder en beskrivelse af kommunens afdeling for natur og miljø og kvalitetsstyringssystemets omfang ……………. . Kvalitetsstyringssystemet findes…………. . emc & Geoadvisers 8

X Kommune • Kort beskrivelse af kommunen……. Adresse på relevante afdelinger og samarbejde i kommunen Størrelse indbyggere og areal Naturområder Beskyttelser Sammensætning af beboelse og erhverv Infrastruktur Særlige politiske forhold og markeringer Særlige holdninger til kvalitetsstyringen og dens gennemførelse Særlige forhold vedr. naturområder og miljøforhold……… Særlige hensyn til dyr, planter, fugle, padder ……. emc & Geoadvisers 9

Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet • • • Lovgrundlaget mv. Systemets opbygning og samspil Elementer til forbedringer emc & Geoadvisers 10

Natur- og Miljøafdelingen • Kort om Natur- og Miljøafdelingen…… Placeret hvor i kommunen og kommunikationsforhold Hvilke opgaver (nogle opgaver er sjældne) Medarbejdere og faglige kompetencer (kommunalt samarbejde) Evt. køb af kompetencer (faglige miljøcentre) (Organisation og ansvar, jf. næste side) emc & Geoadvisers 11

Organisation Natur- og Miljøforvaltning Kvalitetsorganisation Ledelsens rep. Kvalitetsansvarlig Natur og Miljø Auditorer Vand • • • Jord • • • Virksomheder • • • Natur • • Kort om organisationen…… Ledende medarbejdere Nøglepersoner Kvalitetsorganisation, kvalitetsansvarlig, uddannelse af auditorer, arbejdsform og auditplaner mv. Ansvar emc & Geoadvisers 12

Kvalitetspolitik X kommunes Natur- og miljøafdeling vil servicere borgere og virksomheder m. fl. effektivt og ensartet således, at der opnås en høj grad af brugertilfredshed under hensyntagen til afdelingens økonomiske rammer. Dette opnås ved: • • • emc & Geoadvisers 13

Kvalitetsmål X kommune ønsker at kommunens borgere, virksomheder m. fl. opfatter natur - og miljøforvaltningens ydelser som værende af høj kvalitet. I benchmarking med andre kommuner ønsker X kommune at ligge i den bedste ende. Dette opnås ved: • • • emc & Geoadvisers 14

Delelementernes samspil Kvalitetsstyringssystemet er opbygget på baggrund af følgende: • Overordnede retningslinier for den fælles forvaltning • Organisation og kompetencer i Natur- og Miljøforvaltningen • Effektivitet og styring af ydelser til borgerne og virksomheder m. fl. • Politikker og mål forvaltningen • Krav i henhold til kvalitetsstyringsloven og bekendtgørelser samt startpakken • Resultater og forbedringer og udvikling af sagsbehandlingen • Geo. Environ Kvalitetsstyrings-modul Mission/vision Fælles forvaltning Målsætninger Strategier Politikker Mål Kvalitetsstyring i natur- og miljøforvaltning Sagsbehandling Forbedringer emc & Geoadvisers Resultater 15

Principskitse af sagsbehandling og tilknyttede procedurer Procedurer Sagsbehandling i fagsystemer Journal (ESDH) T 2. Sagsbehandling i Geo. Environ Tværgående procedurer for ledelsen T 8. Kompetencestyring T 3. Ledelsens evaluering T 7. Offentliggørelse af resultater Procedurer N 1. til N 10. MProcedurer 1. til M 24. M 1. til M 24. (Koordinering med myndigheder) (Politisk behandling af sager) Tværgående procedurer for kvalitetsstyring T 9. Den systemansvarliges opgavevaretagelse T 1. Styring af kvalitetsdokumenter T 10. Styring af eksterne dokumenter T 5. Intern auditering T 6. Afvigelser, afhjælpende- og korrigerende handlinger T 4. Vurdering af kundetilfredshed ? Ekstern auditering og certificering ? Rapportering Strukturen i kvalitetsstyringssystemet er tredelt. Softwaremodulet ’Geo. Environ Kvalitetsstyring’ er krumtap for sagsbehandling i fagsystemer med indlagte procedurer, checklister og paradigmaer. Derudover er der tværgående procedurer relateret til ledelsen og tværgående procedurer relateret til den kvalitetsansvarlige. Samspillet mellem arbejdsgangene er vist i figuren. Denne opdeling giver en kvalitetssikret og hurtig og enkel sagsbehandling. emc & Geoadvisers 16

Geo. Environ Sagsbehandling i fagsystemer Fra procedure til tjekpunkt PROCEDURE Tjekpunkter i kvalitetsmodul Handling 1 Handling 2 osv. emc & Geoadvisers Tjekpunkt 1 Tjekpunkt 2 osv. 17

Oversigt over procedurer Liste over krævede procedurer i henhold til kvalitetsstyringsloven og startpakken Inden 1. jan. 2007: Tværgående procedurer: • T 1. • • T 10. • + • Inden 1. jan. 2010 Fagspecifikke procedurer: N 1. • • N 10. + + M 1. • • M 24. + + emc & Geoadvisers 18

Oversigt over love Liste over de 17 love som er omfattet af Kvalitetsstyringsloven: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. * Love som ikke er relevante for X kommune emc & Geoadvisers 19

Oversigt over paradigmaer Paradigmaer tilknyttet T- procedurer: • • Paradigmaer tilknyttet N- procedurer: • • Paradigmaer tilknyttet M- procedurer: • • emc & Geoadvisers 20

EKS. Auditrapport Natur- og Miljøafdeling Auditering af IPPC-virksomhedsgodkendelser Gennemført den: Auditteam: Indhold: 1. Formål 2. Konklusion 3. Auditplan 3. 1 Auditering af afdeling og personer 3. 2 Auditering af dokumenter og processer 4. Resultat af audit 4. 1 Afvigelser og anbefalinger 4. 2 Kommentarer til den kvalitetsansvarlige 5. Opfølgning 1. 2. 3. Bilag: Audit hjælpeskemaer Dato: Udarbejdet af: emc & Geoadvisers Dato: Godkendt af: 21

EKS. Audit hjælpeskemaer, sep. 2006 Auditering Afdeling: Auditteam: Område: Auditformål: Audit dato: Skema nr. : Personer: Procedure/instruktion/dokument: Nr. 1 Auditering af: Procedure for IPPC virksomhedsgodkendelse Ansvarlig leder: Godkendt: Observationer: Henvisn. til: Rapport type og nr. : Henvendelse fra nabokommune – blev ikke hørt i den indledende fase Afvigelse. Rapp. nr. 1 2 3 Anbefaling til KA, nr. 1 4 5 6 7 8 9 10 emc & Geoadvisers 22