Kvalitetssikring av komplekse prosjekter Riktig prosjekt riktig pris

Kvalitetssikring av komplekse prosjekter Riktig prosjekt – riktig pris? Teori og praksis Concept Temadag 15. 10. 03 siv. ing. Eilif Holte © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Erfaringsbakgrunn • Holte. Prosjekt – Leverandør av prosjektstyringstjenester, analyser, styrings- og kvalitetssikringssystemer samt opplæring innen prosjektstyring – Prekvalifisert av Finansdepartementet til kvalitetssikring av stor statlige investeringer – Over 25 års erfaring, ca. 100 ansatte i Norge, Danmark og Spania © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Den triste virkeligheten ! © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Noen eksempler © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Byutviklingsprosjekt © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Norges banks nybygg Skånland 15. 05. 84: • Samlede byggekostnader var i fjor sommer, med dagjeldende prisnivå, beregnet til 1234 millioner kroner eksklusive moms og tomtekostnader • Av det samlede beløp kan 25% tilskrives forskjellige spesialkostnader for sentralbank og seddeltrykkeri • 20% er kostnader knyttet til en krevende tomt og tilpasning til miljøet • De øvrige 55% kan man si er byggets ”normalkostnader” som kontorbygg med en pris, tilsvarende kontorbygg i Osloområdet kr 11. 000/m 2 © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Typiske usikkerhetsprofiler © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Suksess dreier seg om å være best i de tidlige faser Her bestemmes prosjektets suksess Frihetsgrad Kostnader Her kommer regnskapets time Konseptfasen © Holte. Prosjekt Planfasen Utførelsesfasen Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Riktig prosjekt – riktig pris? Riktig Feil Pris Prosjekt © Holte. Prosjekt Riktig Feil Oslo Spektrum OSL Gardermoen Det Kongelige Slott Norges Bank Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

”best practise” © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Prosjektets faser (PS 2000) Prosjektoppgaver Identifisering behov Driftsoppgaver Definering Gjennomføring konseptvalg anskaffelse Drift og vedlikehold Avvikling Poenget med faser er at man derved tvangsmessig legger inn beslutningspunkter hvor prosjektets videre skjebne avgjøres © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Verdikjeden, kritiske punkter Prioritering strategisk nivå Beslutningsgrunnlag Administrativt styringsnivå Behovsvurdering Finansiering/Bestilling Kontrakts-inngåelse Rådgivning Levering Produksjon Planlegging Operativt nivå © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Riktig prosjekt –riktig pris? Prosjektidé Forprosjekt X Mål/Kravdokument Romprogram/ Skisseprosjekt Styringsdokument Løsningsdokument KS-system Usikkerhetsanalyse Tiltaksplan © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Eierens/bestillerens uavvendelige ansvar Sette mål Skape handlingsalternativer Vurdere og velge handlingsalternativ © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Måldokument Suksesskriterier Samfunnsmål Effektmål Resultatmål ytelse © Holte. Prosjekt Resultatmål kostnad Resultatmål tid Resultatmål HMS Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Kravdokument Krav og mål fra eier/forvalter Krav fra bruker Kravdokument Krav fra myndigheter Prosjektet skal svare på kravene, verken mer eller mindre! Prosjektet er ikke ”riktig” før kravene er helhetlige og entydige © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Løsningsdokument - konseptvalg Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ … Konsept Kravdokument Byggeprogram Forprosjekt © Holte. Prosjekt Grunnlag for detaljprosjekt Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Helhetlige styringsbasis • Kravdokument – mål, rammer og suksesskriterier, krav til ytelse • Løsningsdokument, – alternativvurderinger og konseptvalg • Styringsdokument – styringsmål, styringsfilosofi og -system • Usikkerhetsanalyse – styringsmål og tiltaksplan • Felles begrepsapparat > Solid grunnlag for tredjepartsvurdering © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Kostnadsrammer og styringsmål Foreslått kostnadsramme Forventet kostnad Basiskostnad Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Forventet tillegg Uspesifisert Vedtatt kostnadsramme for Fagdepartement som prosjekteier Styringsramme for Utførende etat Styringsmål for prosjektleder (settes av utførende etat) Grunnkalkyle © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Eksempler på styringsgrunnlag © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Samfunnsmål: Norge på kartet Effektmål: Amundsen størst som polarforsker Resultatmål ytelse Resultatmål tid Resultatmål kostnad Suksesskriterium 1 Suksesskriterium 2 © Holte. Prosjekt Sydpolen tur/retur 14. desember 1911 Uklart Alle mann returnerer Førstemann på polen Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Vestbanetomten, Statsbyggs mål for prosjektet Vestbanen skal gjenoppstå som et av hovedstadens viktigste møtesteder Vestbanen skal: • Bli et sted for læring, opplevelse og det gode byliv • Romme kultur, kunnskap og kommunikasjon, støttet av arbeidsplasser, butikker og boliger • Fullføre byutviklingen i Vika og få arkitektur med høy kvalitet • Være et miljøprosjekt bygget på intensiv arealbruk og lavt ressurs- og energiforbruk • Gi staten optimal avkastning ved salg, hensyntatt ovennevnte langsiktige samfunnsmessige gevinster © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Nytt Bislett Stadion - Styringsdokument • Samfunnsmål – • Effektmål – • Totalentreprisekontrakt Suksesskriterium – • Minimumsløsning, samspill med Riksantikvaren og lokale interesser Kontraktsstrategi – • Konsekvensanalyse Gjennomføringsstrategi – • Minimumskrav: Internasjonale mål på 8 løpebaner samt 15 000 sitteplasser Løsningsdokument – • Prioritet 1. Kostnad, Prioritet 2. Tid, Prioritet 3. Plan (innenfor minimumskravene) Kravdokument – • Styringsramme MNOK 415, Styringsmål tid analyseres pt Positiv opplevelse for publikum, naboer og politikere i hele prosessen Styringsfilosofi – • Et stadion for internasjonale arrangementer, Et miljømessig løft i nærområdet Resultatmål – – • Ta vare på Bislett-tradisjonen Golden League (Bislett Games) på Bislett 2005 Kritiske suksessfaktorer – Reguleringsplan, Rammetillatelse © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Hva så? © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Generell erfaring vedr. styringsbasis Tema Offentlig Privat Behovsvurdering Svak systematikk* Svak systematikk Dokumentert styringsbasis Lite tilfredsstillende* Lite tilfredsstillende Incitamenter for nøktern ressursbruk Svake Til dels sterke Sanksjoner ved svake resultater Sjelden Forekommende * Noen lyspunkter grunnet statens ordning for kvalitetssikring av store investeringsprosjekter © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Veien videre • Styringsdokumenter tas suksessivt i bruk, noe nølende og uten særlig engasjement (Brysomt, unødvendig) • Fortsatt langt fra tilfredsstillende nivå, både i omfang, kvalitet og interessen for å bruke styringsdokument for styring av prosjektene © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Hva er ”tilfredstillende” nivå? • Styringsdokumenter av en standard svarende til krav til en godkjent hovedfagsoppgave © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Forbedringspotensial • Aktiv bruk av faseinndeling – Bevisst forhold til hva som avslutter en fase og hva som er grunnlaget for neste fase. • Klar rollefordeling ved utarbeidelse av styringsgrunnlag • Bruk av kvalitetssikrings-system og periodiske usikkerhetsanalyser • Vilje til å sette krav og håndheve dem • Verdsette og bruke tredjepartsvurdering © Holte. Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no

Nøkkelen Dokumentasjon Identifisering © Holte. Prosjekt Definering Gjennomføring Drift og vedlikehold Avvikling Prosjektstyring til suksess www. holteprosjekt. no