KURSUS PRAPENEMPATAN BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN LUAR NEGERI ISI
KURSUS PRA-PENEMPATAN BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN LUAR NEGERI
ISI KANDUNGAN ASPEK PENGURUSAN KEWANGAN PERATURAN ARAHAN PERBENDAHARAAN PEKELILING/SURAT PEKELILING/ SURAT ARAHAN PERANAN & TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN KEWANGAN DI PERWAKILAN BUKU VOT BUKU TUNAI KAWALAN HASIL & TERIMAAN KAWALAN BAYARAN
ASPEK PENGURUSAN KEWANGAN Bajet dan kawalan peruntukan Terimaan Perolehan Bayaran Sistem Perakaunan Kerajaan Pematuhan kepada peraturan semasa yang berkuatkuasa Menyelenggara dan menyimpan rekod-rekod kewangan dan perakaunan dengan lengkap dan teratur Integriti, akauntabiliti dan tadbir urus yang baik.
PERATURAN Arahan Perbendaharaan Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2013 – Dasar dan Peraturan Khidmat Luar Negara(menggantikan Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 1994) Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 2009 – Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) Di Luar Negeri sambungan…
PERATURAN Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2004 – Penjenisan Kod Hasil dan Perbelanjaan Pekeliling Pentadbiran Wisma Putra Bil. 1/2002 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Pegurusan Kewangan Dan Akaun di Perwakilan-Perwakilan Malaysia di Luar Negara sambungan…
PERATURAN Perintah Majlis Angkatan Tentera Bil 3 Tahun 2003 dibaca bersama pindaan Pekeliling/ Surat Pekeliling Perbendaharaan Pekeliling / Surat Pekeliling ANM Pekeliling/ Surat Pekeliling Perkhidmatan Surat/ Memo Kementerian Luar Negeri Semua Peraturan Kewangan Yang Berkuatkuasa
ARAHAN PERBENDAHARAAN AP 53 : Tanggungjawab Pegawai Pengawal AP 11 : Penurunan Kuasa AP 101: Pemberian Kuasa Menandatangani Baucar AP 69 – AP 76 : Terimaan AP 54 : Kawalan Perbelanjaan – Perbelanjaan tidak boleh melebihi peruntukan AP 58 (a) : Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas AP 59 : Pembayaran Suci Hati AP 111 – AP 113 : Pengendalian Akaun Panjar sambungan. . .
ARAHAN PERBENDAHARAAN AP 125 – AP 129 : Peti Besi dan Bilik Kebal AP 309: Pemeriksaan Mengejut Oleh Ketua Perwakilan/ Pegawai Diberi Kuasa (6 bulan sekali) AP 156 – AP 162 : Akaun Deposit AP 96 : Pembayaran Atas Nama Ketua Jabatan / Ketua Canseri (Pembayaran Kepada Ramai Penerima) AP 103 : Bayaran Bil Dalam Tempoh 14 Hari AP 105 : Tarikh Membayar Gaji (Surat Kelulusan Kementerian Kewangan) AP 102 – Memperakui Bayaran Adalah Tepat dan Betul sambungan…
ARAHAN PERBENDAHARAAN AP 95 : Penyelenggaraan Buku Vot atau Buku Vot Elektronik AP 99 : Baucar Bayaran Perlu Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap AP 100 : Mengemukakan Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam Sebelum Atau Pada 10 hb Bulan Berikutnya
PEKELILING/ SURAT ARAHAN PP 5/2004 : Penjenis Kod Hasil dan Belanja SPANM 1/2008 : Had Kuasa Berbelanja TINDAKAN DAN HAD AMAUN PROSES ‹RM 20, 000 ≥RM 20, 000 i) Penyedia (gred 17 ke atas) i) Penyedia (gred 17 keatas) ii) Perakuan I ( Gred 22 keatas) ii) Perakuan I (Gred 32 keatas) iii) Perakuan II ( Gred 27 keatas) iii) Perakuan II (Gred 41 keatas) Baucar bayaran dan baucar jurnal
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PERWAKILAN - Telah mendapat penurunan kuasa daripada Pegawai Pengawal dalam hal-hal berkaitan pengurusan kewangan dan akaun yang meliputi perbelanjaan dan pungutan - Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB - - KETUA CANSERI Diwakilkan kuasa oleh Ketua Perwakilan bagi mengendalikan pengurusan kewangan dan akaun Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi Mengawal perbelanjaan Perwakilan dengan memastikan agar tidak melebihi jumlah Peruntukan yang diluluskan Memastikan rekod kewangan dengan lengkap dan teratur Contoh surat kuasa diselenggara
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB - - SETIAUSAHA PERTAMA/ KEDUA / KETIGA (PENTADBIRAN) Diwakilkan kuasa oleh Ketua Perwakilan bagi mengendalikan tugas-tugas harian kewangan Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi Mengawal perbelanjaan Perwakilan dengan memastikan agar tidak melebihi jumlah Peruntukan yang diluluskan Memastikan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan teratur Contoh surat kuasa
PENGURUSAN KEWANGAN DI PERWAKILAN - - KAWALAN PERUNTUKAN Merancang perbelanjaan dengan berbelanja secara berhemah teliti dan KAWALAN PERBELANJAAN Memastikan berbelanja tidak melebihi peruntukan Tidak berbelanja tanpa peruntukan Memastikan cek hanya dikeluarkan selepas baucar diluluskan Baucar Bayaran hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap Memastikan perbelanjaan dicaj kepada kod perbelanjaan yang betul
PENYELENGGARAAN REKOD KEWANGAN Buku Vot Buku Tunai – Panjar Buku Resit Laporan Bil/ Invois Laporan Baucar Pembayaran Buku Rekod Pendahuluan (Buku Akaun Subsidiari Kew. 28) dan Buku Bayaran Balik Oleh Pegawai Penyata Kiriman Khas Penyata Borang Hasil Yang Dikawal – Kew 68 (AP 67) Buku Daftar Cek
BUKU VOT Merekodkan segala peruntukan yang diterima, serta perbelanjaan yang dilakukan dan baki peruntukan terkini. (Dijana secara automatik oleh SPLN) Perlu dicetak, disemak dan ditandatangani oleh Penyelia sekurang-kurangnya sekali setiap bulan. [AP 95 (e)] Tidak boleh berbelanja apabila baki di buku vot tidak mencukupi meskipun wang tunai dibank masih mencukupi. Pejabat Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk memastikan Laporan Kedudukan Baki Peruntukan mencukupi bagi setiap pembayaran yang hendak dilakukan. Asas kepada permohonan peruntukan pada tahun hadapan. Contoh Buku Vot
BUKU TUNAI Buku yang merekodkan segala terimaan dan bayaran melalui akaun panjar Perlu disediakan pada setiap bulan. (Dijana secara automatik melalui SPLN) Merekodkan urusniaga pada hari ianya dibuat. Disedia dan disahkan oleh pegawai yang berlainan diberi kuasa. Contoh Buku Tunai Manual Contoh Buku Tunai SPLN
KAWALAN HASIL DAN TERIMAAN Perwakilan kuasa hendaklah dibuat secara bertulis. [AP 11] Kuasa memungut wang – [AP 69] Perlu sediakan yang baru apabila terdapat pertukaran pegawai meskipun hanya seorang pegawai sahaja yang terlibat. Semua terimaan wang perlu disediakan Resit Kew 38 atau Kew 38 e Semua wang yang diterima hendaklah disimpan dengan selamat dan diakaunkan dengan betul sambungan…
KAWALAN HASIL DAN TERIMAAN - - - Terimaan dimasukkan ke dalam akaun bank (AP 78) pada hari yang sama: bagi pungutan tunai yang melebihi RM 500 atau jumlah pungutan melebihi RM 2, 000 (tunai dan cek) Jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan ke dalam akaun bank pada hari berikutnya Pungutan melalui cek perlu di masukkan ke bank tidak lewat dari satu minggu dari tarikh terima Semua terimaan hendaklah dimasukkan ke dalam bank sebelum penutupan akhir bulan
PENYEDIAAN RESIT KEW 38 Disediakan oleh pegawai yang diberi kuasa Disedia dan ditandatangani dengan karbon dua belah muka – AP 63(a) AP 70(a): Dua orang pegawai terlibat dalam pengeluaran resit, § Seorang bertanggungjawab menerima kutipan dan menulis resit § Seorang pegawai menandatangani resit beserta cop nama dan jawatan Pengeluaran buku resit perlu mengikut nombor turutan (AP 63) Semua stok borang hasil perlu disimpan selamat dan berkunci (AP 68) sambungan…
PENYEDIAAN RESIT KEW 38 Resit dicatat di sebelah debit Buku Tunai mengikut turutan nombor resit dan tarikh – AP 66( c ) Meminda resit adalah dilarang, sekiranya terdapat kesilapan, batalkan resit tersebut dan sediakan yang baru – AP 62 Resit batal tidak boleh dimusnahkan, salinan asal dan pendua perlu disimpan untuk semakan. Wang pungutan tidak boleh digunakan, didahulukan atau ditukar sebelum dibankkan. Resit Kew 38 - Contoh
JENIS-JENIS TERIMAAN DI PERWAKILAN JENISTERIMAAN KOD JAB / PTJ KOD OBJEK Kutipan Konsular 221/XXXXX 71399 Bayaran-bayaran Lain Kutipan Hasil Jab. 263/010300 Imigresen 71305 71306 71307 71308 71309 Permit Kerja Passport Visa Dokumen Lain Levi Pekerja Asing Kutipan Hasil Jab. 265/010700 Pendaftaran 71301 71302 71303 71304 Beranak/ Anak Angkat/ Kematian Penduduk Warganegara Perkahwinan / Perceraian 79501 Deposit Am Deposit 221/XXXXX PERIHAL
JENIS-JENIS TERIMAAN DI PERWAKILAN JENISTERIMAAN KOD JAB / PTJ KOD OBJEK Bayaran Balik VAT/ Vot Tahun Lalu 221/XXXXX 81101 Terimaan Balik Bayaran Tahun-tahun Lalu Faedah Bank 221/XXXXX 73507 Faedah Bank Luar Negara Bayaran Balik Vot Tahun Semasa (cth : Utiliti) 221/XXXXX Berdasarkan baucar bayaran Balik Pendahuluan (cth : Cagaran Keselamatan/ Deposit Yuran Sek/Tuntutan Perjalanan) 221/XXXXX 53204 53202 53216 PERIHAL Bayaran Balik Vot Cagaran Keselamatan Rumah Tuntutan Perjalanan Luar Negeri Deposit Yuran Sekolah
KAWALAN BAYARAN Pastikan pembayaran tidak melebihi peruntukan – AP 93(i) & AP 54 Setiap bayaran perlu sediakan Baucar Bayaran Kew 304 Maklumat pada baucar perlu lengkap Baucar Bayaran hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan asal dan lengkap(AP 99). Jika dokumen salinan, perlu dicap “ salinan diakui sah” dan ditandatangan oleh pegawai Kod objek mesti tepat – PP 5/2004 sambungan…
KAWALAN BAYARAN Penggunaan cecair pemadam adalah tidak dibenarkan – AP 147 Bil-bil dalam bahasa asing perlu diterjemahkan. Baucar bayaran ditandatangani mengikut SPANM Bil 1/2008 Peraturan Penyediaan Baucar Bayaran Cap ‘TELAH BAYAR’ / ‘ PAID’ pada setiap helaian baucar dan dokumen sokongan
JENIS-JENIS PEMBAYARAN DI PERWAKILAN JENIS BAYARAN KOD OBJEK (OS) EPSH 12000 TUNTUTAN TUGAS RASMI 21000 BAYARAN GAJI KAT 11000 / 29000 BAYARAN UTILITI 23000 SEWAAN 24000 PENYELENGGARAAN 28000 YURAN SEKOLAH 15000 CAJ BANK 52000 BEKALAN PEJABAT 27000 PETROL / DIESEL 26000 PERUBATAN 15000 KERAIAN 29000
AP 58(A) Bekalan/ Perkhidmatan yang disempurnakan dalam tahun lepas tetapi pembayaran belum dibuat Perlu kelulusan khas – Bahagian Akaun/ Kem. Kewangan Pengecualian : Bil yang tempoh sempurnanya meliputi tahun berikutnya Bil berkala bagi bulan Disember atau sebelumya yang diterima pada bulan berikutnya (Januari) cth: Bil Utiliti, Sewaan, Yuran Sekolah
- Slides: 28