Kurs i Public 360 for tillitsvalgte Skefunksjoner Hva

Kurs i Public 360 for tillitsvalgte Søkefunksjoner

Hva er Public 360? • Standardløsning for: Ø saksbehandling Ø dokumenthåndtering Ø arkivering • Bygd på: Ø Microsoft Share. Point Ø Microsoft Office

Public 360 - Teknisk utforming • Webløsning der all trafikk er basert på https: • Kompatibelt med nettleseren Internet Explorer • NOARK 5 • Integrasjon med:

Public 360 – Tekniske installasjoner • Krever klientinstallasjon på hver enkelt PC/maskin • Teknisk installasjon i Outlook Ø «Vis/skjul sidepanelet»

Roller i Public 360 • • • Leder Saksbehandler Utvalgssekretær Arkivar Administrator

HiÅ – Kontaktstruktur HiÅ - morselskap Enhetene datterselskap Ansatte er tilknyttet enheten de er ansatt i

Tilgangsstyring i Public 360 • Tilgangsgrupper: - Angir hvem internt som får søke og se informasjon om en sak eller et dokument • Tilgangskode: - Styrer hva som vises på offentlig journal

Taushetsplikt og informasjonssikkerhet

Saks- og dokumentbegrep Sak - sakskort I N U Saksdokument - dokumentkort Fil - brev, epost, excel, bildeeller lydfil Vedlegg Hovedfil

Saksbehandling – ende til ende Til fordeling Arkiv Registrerer Leder Fordeler til riktig SB Arkivet kvalitetssikrer og avslutter prosessen Ekspederer til arkivet Saksbehandler - SB Sender svarbrev til mottaker Produserer svar

Public 360 i Outlook

Public 360 i Outlook - Søkefunksjoner Dobbeltklikk på «Søk og arkiver»

Public 360 i Outlook - Søk etter SAK Dobbeltklikk på «Saker»

Søk etter saker i Outlook

Ø Skriv idf i søkefeltet Ø Trunkér søket med % tegn Ø Trykk «enter» Ø Antall treff/antall saker Ø Søkeresultat Ø Standardsortering er – det siste legger seg først Ø Skrollefunksjon Ø Dobbeltklikk på saken du ønsker å lese.

Metadata og opplysninger om saken • Saksnummer i Public 360 • Metadata (tittel) på saken • Antall hoveddokumenter i saken • (Metadata om dok. ) Dobbeltklikk på ett av dokumentene i saken

Metadata og opplysninger om saksdokumentet • Saks- og dokumentnummer i P 360 • Metadata (tittel) på saksdokumentet • Antall filer i saksdokumentet Dobbeltklikk på filen for å lese dokumentet

Utføre et nytt søk i Outlook? • Naviger frem og tilbake (ett og ett nivå) ved å bruke piltastene • Trykker du på huset (blå ring) kommer du tilbake til start. • Vi trykker på huset nå, for å søke etter dokument

Public 360 i Outlook Søkefunksjoner Dobbeltklikk på «søk og arkiver»

Public 360 i Outlook - Søk etter DOKUMENT Dobbeltklikk på «Dokumenter»

Søk etter dokumenter i Outlook

Søk og søkeresultat Ø Skriv idf i søkefeltet Ø Trunkér søket med % tegn Ø Trykk «enter» Ø Antall treff/antall dokumenter Ø Søkeresultat Ø Standardsortering er – det siste legger seg først Ø Skrollefunksjon Ø Dobbeltklikk på dokumentet du ønsker å lese.

Metadata og opplysninger om dokumentet • Saksnummer i Public 360 • Metadata (tittel) i dokumentkortet • Antall filer i saksdokumentet Dobbeltklikk på filen for å lese dokumentet

Utføre et nytt søk i Outlook? • Naviger frem og tilbake (ett og ett nivå) ved å bruke piltastene • Trykker du på hussymbolet (blå ring) kommer du tilbake til start.

E-post med lenke til dokument i Public 360

Hvordan komme inn i web-delen i Public 360

Definere skrivebord – startside P 360

Definere et skrivebord som standard

Hjelpefunksjoner / hjelpesedler i P 360

Menyene/fanene i P 360

Søk etter SAK

Søkefunksjoner i P 360 web Hurtigsøk Skriv søketekst, trykk «enter» Utvidet søk

Søk etter DOKUMENT

Søkefunksjoner i P 360 web Hurtigsøk Skriv søketekst, trykk «enter» Utvidet søk

Globalt søk i P 360 web Skriv eksempelvis inn idf og trykk «enter»

Søkeresultat – globalt søk på teksten idf

Globalt søk på teksten Kunnskapsdepartementet

Globalt søkeresultat på Kunnskapsdepartementet Klikk på kontakten «Kunnskapsdepartementet»

Søkeresultat på virksomheten «Kunnskapsdepartementet» Klikk på fanen «Dokumenter» for å se all korrespondanse med KD

Ta meg hjem – tilbake til start

Søkefunksjoner i venstremenyen i webdelen av P 360 • SAK - historikk • DOKUMENT - historikk - til info siste måned

E-læring i Public 360

E-læring

Hvilken hatt har du på deg?

Informasjonsplikt • • • Arbeidsgiver plikter å gi de tillitsvalgte informasjon Arbeidsgiver skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under administrasjonens behandling av sakene, slik at de tilsattes muligheter til medbestemmelse blir reell i de forskjellige faser av behandlingen. Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal på ethvert tidspunkt bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling Ved informasjonsopplegg i saker av stor betydning for de tilsatte, f. eks i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv, har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle tilsatte blir særlig godt orientert Organisasjonene ved de tillitsvalgte plikter å gi arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i organisasjonene og som det er av betydning for arbeidsgiver å få informasjon om.