Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin hydyntminen ja soveltaminen toiminnan kehittmisess

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin hyödyntäminen ja soveltaminen toiminnan kehittämisessä Kehittämispäällikkö Valia Wistuba Konserniesikunta/ Palvelujen kehittämisyksikkö Kuntatieto-ohjelman muutosseminaari 2. 11. 2017

Sisältö • Lähestymistavan esittely • Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri pähkinänkuoressa • Soveltamiskohteet, kokeilut ja opit • Dokumentit ja yhteystiedot

Lähestymistavan esittely

Megatrendit muuttavat maailmaa Sitra 2016, Elina Kiiski Kataja Tieke 2015, Jyrki Kasvi ”Todelliset megatrendit muuttavat maailmaa” • Teknologia muuttaa kaiken • Globaali arkinen ja jännitteinen keskinäisriippuvuus • Kestävyyskriisi nyt Haasteet • • • Ympäristö alkaa käydä kalliiksi Ikärakenne kääntää maailman Globalisaatio verkostoi maailman Mahdollisuus • http: //www. slideshare. net/Sitra. Fund/sitran-megatrendit-2016 Digitalisaatio räjäyttää tuottavuuden: robotisaatio, tekoäly, esineiden internet. . . http: //docplayer. fi/1340423 -Digitalisaatio-mullistaa-arkemme-jyrki-j-j-kasvitietoyhteiskunnan-kehittamiskeskus-tieke. html

Mihin työkaluja tarvitaan? Muutokset toimintaympäristössä ja asiakastarpeissa vaikuttavat kunnan asiakkuuksiin, palveluihin, tehtäviin, toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen. Kuntien on pystyttävä vastaamaan toimintaympäristön ja asiakastarpeiden muutoksiin entistä paremmin.

Lähestymistavan ja työkalujen esittely Asiakkuuksien hallinta toimijakenttien avulla Liiketoimintamallinnus Kuntakanvaksen avulla Kuntakanvas –sähköinen työkalu löytyy: http: //www. kuntakanvas. fi/ Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Johtamisen viitearkkitehtuurin avulla Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri löytyy: https: //www. avoindata. fi/data/fi/dataset/ku nnan-johtamisen-viitearkkitehtuuri

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri Organisaatioriippumaton apuväline toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen https: //www. avoindata. fi/data/fi/dataset/kunnan-johtamisen-viitearkkitehtuuri Prosessi-integraatiomalli nähtävissä JULK ICT KA/QPR alustassa https: //arkkitehtuuripankki. onqpr. com/QPR/Portal/QPR. Isapi. dll? QPRPORTAL&*pudev Yli 2000 tutustunut ja latauksia 900

Tarkastelun tasot: Lähestymistavan kulmakivenä prosessiavain Yksikkö Toimiala Kaupunkikonserni Tietojohtaminen Julkissektori jota kärkitiedot tukevat O O 3 O O ta 2. R 5. ja. A 4. T lo o s a p u hj Ke us h i a l a os lve kk au h oh oit te oh gi lu uu s ittä ja us ao ja je ks us - j m us n a hj ise oh ien au n ja s us O 1. St ra ASIAKASTARVE O 6. Ohjausprosessit Pä ät ök ko Y 1. Asiakkuuksien hallinta Ryhmitellään ja priorisoidaan asiakkuudet Liiketoimintamalli Strategiset kyvykkyydet Kysynnän hallinta Y 2. Palvelujen järjestäminen Palvelutarjooma / Palveluverkko Liiketoimintamalli / toimintamalli Taktiset kyvykkyydet Palveluntuottajien valinta ja sopimukset Palvelun käyttäjä Veronmaksaja Palvelut valituille asiakkaille Toimintamalli Operatiiviset kyvykkyydet Palvelutuotannon hallinta ja seuranta Y 3. Palvelutuotanto (yksilö, yritys, yhteisö, yhteiskunta) ta en T 1 . H ta st ilö k lin al h ö T 2 llin ha us o al T. nt e Ydinprosessit (yksilö, yritys, yhteisö, yhteiskunta) ASIAKASVAIKUTUS se ta llin TALOUDEN TASAPAINO ti n ta a na in oi ä in h l l n n n i i t a a o k k h -h rk stin ed la an linta T i i a ie C. H al. T. T. I. M av 6 7 j T 3 h T 5 T 4 T T Tukiprosessit

Aseta tavoitteet toimintalähtöisesti ja valitse strategia Tunne kunnan johtamisen prosessit ja niiden väliset suhteet Ohjausprosessit (O), niillä johdetaan ja ohjataan kunnan varsinaisia toiminnallisia ydinprosesseja sekä kaikkia prosesseja tukevia tukiprosesseja. Ydinprosessit (Y), niillä järjestetään ja tuotetaan kunnan tarjoamat palvelut sekä niiden avulla hallitaan kunnan asiakkuuksia. Tukiprosessit (T), niillä tuetaan muita prosesseja ja mahdollistetaan näiden tehokas toteutus ja läpivienti

Ydinprosessien keskinäinen pääroolitus • Asiakkuuksien hallinta saa tietonsa eritysesti strategian ja palvelutarpeen kautta • Toimintaympäristötiedot tuovat näkemyksen tarvittavista volyymeistä ja palvelutarpeen kehittymisestä • Asiakkuuksien hallinnassa ryhmitellään ja priorisoidaan asiakkuudet. • Asiakkuuksien hallinta antaa reunaehdot, laatutavoitteet ja asiakastarpeet palvelujen järjestämiselle • Palvelujen järjestämisessä määritetään tarkemmin kunnan palvelutarjooma (palvelupaketit ja palvelut) sekä valitaan niiden tuottajat • Palvelut hankitaan ja järjestetään sisäisiltä tai ulkoisilta tuottajilta palvelutarpeen, asiakkuudenhallinnan reunaehtojen, strategian ja talousohjauksen pohjalta • Palvelujen järjestäminen vastaa tuotantosopimusten hallinnasta. • Palvelutuotanto vastaa varsinaisten palvelujen sujuvasta ja tehokkaasta tuottamisesta kuntalaisille ja kunnassa toimiville organisaatioille • Palvelutuotanto seuraa jatkuvasti tavoitteiden toteutumista ja raportoi muille prosesseille tulokset ja tuotantoennusteet Lisätietoa: 28. 11. 2020 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin ydinkäsitteet on kuvattu päätuotoksessa joka löytyy avoindata. fisivustosta. Lisäksi laajempi käsitteistö löytyy erillisessä KA-liitteessä. 10

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin pähkinänkuoressa

Mikä on Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri? Yhdessä ja samassa pakissa kokonaisarkkitehtuurityössä tarvittavat, kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen työkalut Työkalujen avulla Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet Paketoi palvelut Käytä yhteisiä käsitteitä Tunnista tiedot ja tietovirrat Päätä roolit ja vastuut Aseta tavoitteet saat kunnan kokonaisarkkitehtuurin toimintalähtöisesti hallintaan • varmistat erilaisten muutosten yhteentoimivuuden ajoissa Tunnista sidosryhmät Tunnista tietojärjestelmäpalvelut Määritä mittarit • Valitse kyvykkyydet

Kokonaisarkkitehtuurilähtöinen työkalu Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet Tunnista sidosryhmät Tunnista tietojärjestelmäpalvelut Paketoi palvelut Määritä mittarit Käytä yhteisiä käsitteitä Päätä roolit ja vastuut Tunnista tiedot ja tietovirrat Aseta tavoitteet Valitse kyvykkyydet Työkalujen avulla voit kuvata KA-työssä tarvittavan toiminnan nykytilan, tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan hallitusti kokonaisuudesta osiin ja takaisin.

Soveltamiskohteet, kokeilut ja opit

Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu? Yhteenveto äänestyksestä ja keskustelusta 1/2 Auttaako työkalu näihin eri tilanteisiin? Kyllä Osittain Ei Muistiinpanot keskustelusta 17 4 On tulossa muutoksia. Tämä auttaa tämän ongelman selkeyttämiseen. Kuitenkin henkisten asioiden toimitusaika on pitkä. Asiakaskeskeisyys ei ole triviaali asia 4 18 Haastava aihe, miten tämä ulotetaan tulosjohtamisen periaatteisiin. Antaa mahdollisuuden mittareihin kehikon mukaan + tavoitteiden sijoittaminen strategioihin. Malli ei poista sitä, että tavoitteiden asettaminen on vaikeata. Mallin prosessilähtöisyys on hyvää. Prosessia on helpompaa mitata kuin yksittäisiä tehtäviä. Tuloksen käsite on hankala ylipäätään. JVA antaa myös tähän mahdollisuuden. Mittarien suhteet toisiinsa on tärkeää. Mittarijäsennys pyrkii varmistamaan tämän. Kustannusten kohdistaminen kyvykkyyksiin tai palveluihin on haastavaa. Samoin palvelujen tuotteistaminen. Asiakastarpeissa muutos, pitääkö tähän vastata? 18 3 Ei löydy suoraa kuvaa, miten substanssi tunnistaa asiakastarpeen muutoksen. Tämä antaa kuitenkin oikeita kysymyksiä tämän selvittämiseen ja tunnistaa muuttuva tilanne. Onko kunta kuitenkaan riittävän ketterä muuttumaan. Prosessien hallinta mahdollistaa hyvän inputin ja siihen reagoimisen. Lainsäädännössä muutos 12 6 Lainlaatija lähestyy digitalisaatiossa asioita korkeamman abstraktiotason kautta. Onko mietitty prosessia, mikä helpottaisi, miten lainsäädännön muutokset otetaan huomioon? Pitäisikö kunnissa olla enemmän kykyä tulkita lakia. Joskus tulkitaan aika suoraviivaisesti lain esteet, mutta ei etsitä uusia tapoja toeuttaa palvelut uudella mallilla. Roolit ja vastuut 20. 5. 2016 eri toimintayksiköillä epäselvät. yhteenveto johtamisen 11 9 Kyvykkyyksien vastuunjako on haastavaa. Konteksti pitää aina määrittää tarkemmin. Tarvitaan vielä täsmennyksiä, jotta päästään tarkalle tasolle. Ymmärrämme eritavalla asiakkuuden ja palvelujen ohjauksen, asiakkuushallinnan Tulosohjaus ei tomi. viitearkkitehtuurin lanseeraustilaisuudesta

Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu? Yhteenveto äänestyksestä ja keskustelusta 2/2 Auttaako työkalu näihin eri tilanteisiin? Kyllä Osittain Ei Muistiinpanot keskustelusta Palvelut pitäisi järjestää kustannusvaikuttavammin. 1 14 7 Tämä vaatisi ideaalitilanteen, että palveluiden toimintolaskelma olisi viety pidemmälle. Ei vielä tässä vaiheessa pystytä tähän. Mahdollisesti tavoitetilassa viitearkkitehtuurin hyödyntämisen ja palvelujen tuottestamisen kautta tähän voi päästä. Tietojohtaminen vaatii kehittämistä. Tarvitaan parempia ennusteita ja reaaliaikaista asiakastietoa. 2 14 3 Ei kai tämä työkalu suoranaisesti tuo asiakastietoa. Ymmärystä tämä voi auttaa. Tämä keskittyy johtamiseen eikä ihan operatiivista tietoa. Tämä auttaa siinä, että mistä sen tiedon pitäisi tulla, luo edellytyksiä tietojohtamiselle ja tätä kautta välilliseti auttaa ko. tiedon kehittämiseksi. Tietojärjestelmät vanhenevat eivätkä tue toimintaa riittävästi 13 6 1 Tietojärjestelmäpalvelukartalla saadaan kuitenkin kokonaiskuva, josta löytyy mitä tietojärjestelmiä pitää kehittää. Ensin pitäisi määritellä toiminnan tarpeet ja sitten tarvittavat välineet Digitalisaatio ja palvelujen digitalisointi onnistuneesti. 11 9 20. 5. 2016 yhteenveto johtamisen viitearkkitehtuurin lanseeraustilaisuudesta Tämän työkalun tarkoitus on yhteentoimivuuden varmistaminen. Se on keskeistä digitaliaatiossa. Digitalisaatio korostaa palvelujen ohjaamista sekä asiakkuuksien ohjausta ja asiakkuudenhallintaa. Nämä on luontevasti kohdennettavissa johtamisen viitearkkitehtuurin rakenteeseen. Tietovirtojen tunnistaminen ja järjestelmärajapintojen tunnistaminen on tärkeää.

Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu? Yhteenveto äänestyksestä ja keskustelusta 2/2 Auttaako työkalu näihin eri tilanteisiin? Kyllä Osittain Ei Muistiinpanot keskustelusta Onko meillä riittävät mittarit käytössä Kehittämistoiminta ei ole riittävän kokonaisvaltaista ja priorisoitua. Tukipalvelut eivät tue riittävästi toimintaa Uudet itsehallinnolliset alueet ja kuntien välinen tehtäväjako on epäselvä. Päätöksentekoprosessin vaiheet ja tieto julkiseksi. i syksi k ä l i t o k ä tellä – jä y käs Ei ehditt 20. 5. 2016 yhteenveto johtamisen viitearkkitehtuurin lanseeraustilaisuudesta

Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista Kokeiluissa todettua ”Tämä on ollut hyvä työkalu, jolla on tunnistettu uusia toiminnallisia kehittämiskohteita. ” ”Sen käyttö edistää modulaarisen toimintamallin kehittämistä yhteentoimivalla tavalla ja parantaa toimittajahallintaa. ” ” … kun tätä työkalua vaivautuu käyttämään se paljastaa hyvin prosessien vahvuudet ja kehittämiskohdat…”

Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista Hyväksi on koettua – positiivisia käyttökokemuksia 1. Johtamisen viitearkkitehtuuri on hyvä työkalu kokonaisuuden hallintaan – selkeyttää kehittämisen tilannekuvaa kokonaisvaltaisesti. 2. Toimi hyvänä apuvälineenä toiminnan kehittämisessä ja keskustelun avaamisessa omassa organisaatiossa. 3. Prosessilähtöinen malli (prosessiavain ja prosessi-integraatiomalli) on toimiva ja auttaa hahmottamaan ylätasolla toiminnan kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä muita prosesseja ja tietoja. 4. Keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua omassa organisaatiossa ja eri organisaatioiden välillä, on löytynyt ”yhteinen kieli”. 5. Johtamisen mittaristojäsennys ja tietojärjestelmäpalvelukartta toimivat tulkkityökaluna eri ammattilaisten välillä. 6. Selkeyttää kunnan tehtävien ja palvelujen sekä palvelujen järjestämisen ja tuottamisen välisten suhteita. 7. Tukityökalut ovat olleet hyviä ja tarpeellisia – kannattaa edelleen kehittää, esim. sidosryhmäanalyysi, tiedolla johtaminen, kyvykkyyden arviointi, päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden kuvantamista. Opittua ja parannettavaa 1. Ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa, testausten avulla syntyy ymmärrys siitä, miten ja mihin kannattaa hyödyntää omassa organisaatiossa. 2. Johtamisen viitearkkitehtuurin käyttö ja soveltaminen vaativat aikaa, kiinnostusta ja sitoutumista , olennaista, että eri toimijat kiinnostuvat hyödyntämisestä, pakottamalla ei onnistuta. 3. Kansallisten suositusten ja viitearkkitehtuurien yhteensopimattomuus hankaloittaa ja osin estää sekä kokonaisarkkitehtuurimenetelmän että suositusten käyttöä. 4. Johtamisen kielen selkiyttämiseen olisi panostettava kansallisesti. 5. Kansallisten suositusten käyttöönottoa on tuettava ja käyttöä seurattava, sillä muutoin niiden hyödyt eivät 19 realisoidu.

Työkalua on hyödynnetty ja voidaan soveltaa kansallisesti julkisella sektorilla, yrityksissä ja kolmannella sektorilla sekä vuoropuhelussa eri sektoreiden ja toimijoiden välillä • Espoossa sovellettu ja hyödynnetään mm. – Tulosyksiköiden liiketoiminnan mallennuksessa rinnan kuntakanvaksen kanssa (liiketoimintamallennuksen viitekehys) – Varhaiskasvatuksen palvelujen kehittämisessä – Iso Omenan palvelutorin tietojohtamisen ja toiminnan kehittämisessä – Digitalisaation ja digitaalisten palvelujen kehittämisessä Espoon tietotekniikan kanssa (”kipinä-kartta” protokonsepti Aalto yliopiston kanssa) – Kokonaisarkkitehtuurimenetelmässä pilottien kuvaamisessa • Sovellettu tai toiminut syötteenä: – JHS tehtävä- ja palveluluokituksessa – JHS 179 kyvykkyyksien määrittelyssä – VM: n kuntatieto-ohjelmassa, Kainuun SOTE: n toiminnan kuvaamisessa (Aikuisten mielenterveys- ja riippuvuuksien hoito-palvelujen johtamisen ja tukiprosessien kuvaamisessa) – Sovellettu kunnissa mm. Turun arkkitehtuurityössä – Sovellettu mm. HUS: in palvelujen kehittämisessä, SITRA SOTE palvelupaketoinnissa ja UNA SOTE tietojärjestelmäkokonaisuuden vaatimusmäärittelytyössä – Maakuntien viitearkkitehtuurin kuvaamiseen

Esimerkki Kainuun SOTE - kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria sovellettu

Esimerkki Kainuun SOTE - kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria sovellettu

Käsitteet merkityksellisiä Varmista yhteinen ymmärrys ydinkäsitteistä Yhteentoimivuus perustuu riittävän samalla tavalla ymmärrettyihin ja käytettyihin ydinkäsitteisiin. Kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen ydinkäsitteet on kuvassa. Johtamisen viitearkkitehtuurissa keskeiset käsitteet on jäsennetty ja kuvattu erillisessä käsitteistödokumentissa.

Tietovirrat merkityksellisiä integraatioprosessissa Tunnista tiedot ja tietovirrat Tunne kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta tärkeät tiedot, tietovirrat ja ohjausmekanismit Hallitse ja hyödynnä tietoa johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Tietojohtaminen perustuu sekä tiedon hallintaan että tiedolla johtamiseen eli analysoidun tiedon hyödyntämiseen.

Esimerkki Kainuun SOTE - kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria sovellettu Kuvattu prosessit ja prosessi-integraation avulla toimijoiden rooleja ja tehtäviä

Esimerkki Kainuun SOTE - kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria sovellettu Kuvattu prosessien päätiedot ja kyvykkyyskartta

Varhaiskasvatuksen tietojohtaminen muutoksessa Espoo esimerkki Kunnan yksi keskeisistä haasteista on palvelu-kysynnän ja -tarjonnan yhteensovittaminen taloudellisesti kestävällä tavalla. Palveluluokka: Varhaiskasvatuksen palvelut Palvelukomponentit; Ydinpalvelut: • Kunnallinen päivähoito • Yksityinen päivähoito • Perhepäivähoito • Kerhopalvelut Tukipalvelut: • Ravintopalvelut • Liikuntapalvelut • Oppimisen tehostamispalvelut Lisäpalvelut: • Tulkkipalvelut • Sivistyspalvelut (musiikki) • Lasten syntymäpäiväjuhlat • Vanhempien päivät Lisäksi tietoa kunnan järjestämistä ja tuottamista palveluista tarvitaan julkisen talouden tilan kokonaiskuvan hahmottamiseksi, julkisen talouden suunnittelemiseksi sekä tilastointiin.

Varhaiskasvatuksen tietojohtaminen muutoksessa Espoo esimerkki Ohessa on kuvattu esimerkki varhaiskasvatuksen edellyttämistä kyvykkyyksistä kuvattuna ns. kyvykkyyskarttaan. Kyvykkyys kartasta löytyvät kaikki kyvykkyyden 7 osaaluetta. Nykytilan ja tavoitetilan arviointi voidaan toteuttaa ”heat-mapillä” värittämällä eri kyvykkyydet jotka ovat muutoksen kohteena.

Esimerkki Espoon varhaiskasvatuksen johtamisessa tarvittavista tietojärjestelmäpalveluista Tietojärjestelmäpalvelukarttaa voi hyödyntää kahdella tavalla: 1. Sillä voidaan kuvata kaikki keskeiset johtamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut. Sitä voidaan hyödyntää johtamisen tietojärjestelmäpalvelujen nykytilan arviointiin tai kehittämispolun määrittämiseen esim. Edellä kuvatun heat-map –tekniikan avulla 2. Minkä tahansa kunnan palvelun tai palvelupaketin tietojärjestelmäpalvelut voidaan sijoittaa JVAkarttaan ja tarkastella niiden johtamisen toimivuutta heat-map – tekniikalla

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin ”tietojärjestelmäpalvelukartasta” tuore konsepti ”kipinä-kartta” yhteistyössä Aalto yliopiston opiskelijoiden kanssa Työkalun ajatus on helpottaa vuoropuhelua toiminnan ja ICT-asiantuntijoiden välillä

Kipinä-kartta sisältää käyttäjille personoituja näkymiä

Onko kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri jo sovellettu organisaatiossasi?

Dokumentit ja yhteystiedot

Mistä löydän työkalut ja keneen otan yhteyttä? Yhteyshenkilöt: • Työkalujen kehitystyö ja liiketoimintamallennus • paivi. sutinen@espoo. fi • Asiakkuuksien toimijakenttä arja. kaikkonen@espoo. fi Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri käytettävissä ja ladattavissa ilmaiseksi Kuntaliiton viitearkkitehtuuri-sivustolta. Avoindata. fi Shop. kunnat. net • Johtamisen viitearkkitehtuuri valia. wistuba@espoo. fi