KUMPULAN PENGURUSAN PERPUSTAKAAN Pembangunan Modal Insan LEADER Encik

KUMPULAN PENGURUSAN PERPUSTAKAAN (Pembangunan Modal Insan) LEADER : Encik Jamalludin Hj. Sulaiman / Puan Roslina Mohamad Ali MEMBERS: 1. Puan Hajah Nik Annita Nik Omar 2. Puan Rosnita Jaafar 3. Puan Hayati Mokhtaram 4. Puan Aznur Umiza Abu Kassim 5. Encik Mohd Hazrul Mohd Hussin 6. Puan Nor Azwani Mohamad 7. Puan Nur Aida Rousli 8. Encik Nik Lokman Nik Ismail 9. Encik Azahar Sulaiman 10. Encik Badle Shah Yahaya

PENGENALAN • Perpustakaan memainkan peranan penting dalam pengurusan dan pembangunan mencakupi modal insan, tadbir urus, kepemimpinan, kelestarian kewangan, koleksi dan perkhidmatan. Bagi mencapai matlamat tersebut, komponen pembangunan modal insan harus diberi perhatian sewajarnya kerana staf merupakan aset utama kepada sesebuah organisasi. • Modal insan bermaksud sumber intelek yang ada pada diri setiap manusia. Ia menunjukkan seseorang yang berkemahiran, berilmu, berpengetahuan dan mampu menyumbang kebaikan kepada dunia hari ini. Ia turut merupakan sumber yang penting dalam pembangunan sesebuah negara.

…PENGENALAN • Nilai modal insan ini yang akan mencorakkan hala tuju pentadbiran perpustakaan ke arah wawasan yang disasarkan di dalam RMK 11. Tanpa sumber manusia berkualiti, pengurusan perpustakaan akan lemah kerana ketiadaan faktor manusia yang menjadi pencetus kepada inisiatif baru dalam perkhidmatan. • Modal insan yang mantap dan mempunyai kompetensi yang tinggi akan menyokong pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan yang berkesan serta berkualiti. Kumpulan sasaran adalah staf perpustakaan, pensyarah fakulti dan pelajar latihan industri. • Pihak perpustakaan akan memfokuskan kepada latihan yang menyeluruh dan berkesan kepada setiap lapisan staf perpustakaan untuk meningkatkan kompetensi dan kualiti kerja. Selain itu, pihak perpustakaan akan bekerjasama dengan fakulti dan institusi/organisasi luar bagi program latihan sangkut yang akan memberi pengalaman dan pendedahan terkini. Bagi pelajar yang menjalani latihan industri pula, kemahiran dan pendedahan berkaitan pengurusan perpustakaan yang menepati kehendak industri akan diberikan mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

STATUS SEMASA • Program Transformasi Ui. TM merangkumi empat dimensi penting iaitu organisasi, modal insan, proses dan teknologi. Bagi pembangunan modal insan, Ui. TM menumpukan kepada memperkasa dan menuas elemen keinsaniah ke dalam pengurusan modal insan atau sumber manusia, disulami dengan gaya berfikir dan bertindak di luar kotak penaakulan yang lazim. • Perpustakaan bekerjasama dengan fakulti dalam memberikan pendedahan pengurusan perpustakaan kepada pelajar yang terlibat dengan latihan industri. Pelajar tersebut akan melaksanakan tugas di setiap bahagian yang telah ditentukan mengikut tempoh yang ditetapkan. Bahagian yang terlibat adalah pentadbiran am, perolehan, pengkatalogan & pengkelasan, perkhidmatan pelanggan, perkhidmatan maklumat, jurnal & pangkalan data dan pemuliharaan bahan. Pendedahan yang diberikan kepada pelajar tersebut adalah relevan dan selari dengan keperluan semasa industri.

…STATUS SEMASA • Pada masa ini tiada latihan sangkut yang melibatkan pensyarah fakulti bersama perpustakaan. Rentetan itu, pensyarah fakulti kurang pendedahan dan pengalaman dalam pengurusan perpustakaan yang menyumbang kepada proses pembelajaran tidak berkesan secara menyeluruh kerana tiada kefahaman dalam bidang tugas perpustakaan yang sebenar. • Perpustakaan sentiasa berusaha meningkatkan kompetensi staf melalui penganjuran latihan dalaman yang bersifat fungsional dan menyertai latihan anjuran organisasi luar. Perancangan latihan staf adalah berdasarkan keperluan bahagian dan peruntukan yang diterima.

ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO Kompetensi Staf Isu Staf yang kurang kompeten Prestasi tidak menepati sasaran • Latihan tidak menyeluruh • Keberkesanan latihan • Tiada coaching and mentoring • Kurang multiskilling and multitasking staf • Amalan terbaik tidak dilaksanakan • Staf tidak cukup jam latihan seperti yang ditetapkan • • Cabaran Senario Akan Datang • Agihan peruntukan berkurangan • • Pengendalian kursus yang baik • • • Pengukuran keberkesanan pasca latihan • Membentuk modul latihan terancang untuk semua gred jawatan • Staf tidak mahu menghadiri kursus Penjanaan pendapatan oleh PTJ e-Latihan PTAR Pakar Rujuk

ERRC GRID ELIMINATE Which of the factors that Ui. TM takes for granted should be eliminated? 1. Staf yang tidak perform / berdaya saing. 2. Staf tidak mencapai jam latihan. 3. Polisi Latihan yang tidak dikemaskini. RAISE Which factors should be raised well above Ui. TM standard? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kepakaran staf. Program latihan yang komprehensif. Pengurusan tadbir urus terbaik. Latihan sangkut. Penganjuran latihan berbayar. Pakar rujuk bidang. Kolaborasi PUi. TM dengan Fakulti Pengajian Maklumat / Fakulti Sains Gunaan 8. Penjanaan pendapatan. REDUCE Which factors should be reduced well below the Ui. TM? 1. Kebergantungan kepada kepakaran luar. 2. Menghadiri program anjuran luar. CREATE Which factor should be created that Ui. TM never offered? 1. PUi. TM@Sinergi.

PELAN TINDAKAN A AGENDA PERPUSTAKAAN Pengurusan Perpustakaan (Pembangunan Modal Insan) B AGENDA UTAMA UNIVERSITI 1. Pemerkasaan Tadbir Urus 2. Kepemimpinan 3. Transformasi Sistem Penyampaian Universiti 7. 1 Objektif Strategik : Mewujudkan kerjasama antara perpustakaan dengan akademik untuk meningkatkan tahap profesionalisme yang berprestasi tinggi 7. 1. 1 Strategi 1. Menubuhkan Jawatankuasa Sinergi 2. Mengadakan Latihan sangkut staf akademik 3. Menganjurkan seminar 4. Menganjurkan kursus dan latihan 5. Menguruskan pelajar latihan industri 7. 1. 2 Output 1. Staf yang terlatih dan berkompetensi tinggi 2. e-Latihan PTAR 3. Pakar rujuk bidang 7. 1. 3 Petunjuk Prestasi Utama 1. Pertambahan 2 orang staf akademik membuat latihan sangkut setiap tahun. 2. Menganjurkan seminar /seminar bersama 1 kali setahun 3. Menganjurkan kursus dan latihan bersama 2 kali setahun 4. Pertambahan pakar rujuk mengikut bidang 2 orang setahun 5. Mengurus pelajar menjalani latihan industri sekurang-kurangnya 5 orang setahun

PELAN TINDAKAN A OUTPUT 1. Staf yang terlatih dan berkompetensi tinggi 2. e-Latihan PTAR 3. Pakar rujuk bidang B TEMPOH SIAP 2020 C KEWANGAN Perbelanjaan : RM 130, 000 x 5 tahun = RM 650, 000. 00 Penjanaan (Untung bersih) : RM 320, 000. 00 a. Seminar : RM 40, 000. 00 x 5 seminar = RM 200, 000. 00 b. Kursus : RM 12, 000. 00 (2 hari) x 10 kursus = RM 120, 000. 00 D PEMILIK PROSES Jabatan Pengurusan Perpustakaan (Bahagian Pembangunan Modal Insan) E JABATAN YANG TERLIBAT PUi. TM dan Fakulti Pengurusan Maklumat / Fakulti Sains Gunaan F CARTA GANTT PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE

WORK PLAN • OBJECTIVES: Mewujudkan kerjasama antara perpustakaan dengan akademik untuk meningkatkan tahap profesionalisme yang berprestasi tinggi Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs 1. Menubuhkan Jawatankuasa sinergi • PUi. TM • Fakulti • 2. Mengadakan Latihan sangkut staf akademik • PUi. TM • Fakulti 3. Menganjurkan seminar • PUi. TM • Fakulti • Perhubunga n Korporat • Agensi Luar Date Due or Frequency Anticipated Obstacle Solution 2 tahun sekali Pertukaran tempat bertugas Calon pengganti • Sumber manusia • Ruang • Peralatan IT 1 kali setahun • Modul latihan • Keperluan latihan • Masa • Penyediaan modul • Perancangan masa • Sumber manusia • Kewangan • Tempat / ruang • Fasiliti / peralatan • Logistik 2 tahun sekali • Sumber kewangan • Masa • Tempat • Koordinasi • Pengisian dan penceramah Perancangan awal dan sistematik Sumber manusia Progress Made

WORK PLAN • OBJECTIVES: Mewujudkan kerjasama antara perpustakaan dengan akademik untuk meningkatkan tahap profesionalisme yang berprestasi tinggi Rank # 4. 5. STRATEGIC INITIATIVE Menganjurkan kursus dan latihan Mewujudkan Pakar rujuk bidang 6. Menguruskan pelajar latihan industri Collaboration Needs Resource Needs Date Due or Frequency Anticipated Obstacle Progress Made Solution • PUi. TM • Fakulti • Perpustakaan cawangan • Sumber manusia • Kewangan • Tempat / ruang • Fasiliti / peralatan • Logistik 2 kali setahun • Sumber kewangan • Masa • Tempat • Koordinasi • Pengisian dan penceramah Perancangan awal dan sistematik • PUi. TM • Pakar dari Fakulti • Sumber manusia Seorang pakar untuk satu bidang • Masa • Tempat Kerjasama yang baik • PUi. TM • Koordinator latihan industri fakulti • Sumber manusia • Tempat • Pelan/modul latihan • Fasiliti / peralatan 5 orang setahun • Tempat • Masa • Koordinasi • Penyediaan pelan latihan yang terancang • Penubuhan jawatankuasa koordinator latihan industri

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE DELIVERABLES (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Menubuhkan Jawatankuasa Sinergi mm/yy (Milestone description) mm/yy (Milestone description) Jan 2016 dan Jan 2018 Mengenal pasti nama untuk lantikan dari PUi. TM dan fakulti Jan 2016 dan Jan 2018 Menyediakan surat pelantikan Mac 2016 dan Mac 2018 Mesyuarat Pengenalan Sinergi Apr 2016 dan Apr 2018 Mesyuarat pelan tindakan Jul dan Dis (2016 -2020) Mesyuarat status perkembangan projek Jan 2021 Mesyuarat Post Mortem Sinergi Mengadakan latihan sangkut staf akademik Feb (2016 – 2020) Perbincangan antara dekan dan pengurusan PTAR Feb-Jun 2016 (mengikut keperluan) Menyediakan / Menyemak kerangka dan modul latihan Feb-Jun 2016 Penyediaan dokumen persetujuan dan pelancaran Jul (2016 -2020) Perlaksanaan latihan Dis (2016 -2020) Mesyuarat penilaian latihan sangkut dengan koordinator Menganjurkan seminar Ogos (2016 dan 2018) Perbincangan jawatankuasa penaja seminar Ogos(2016 dan 2018) Pelantikan jawatankuasa seminar Sep (2016 dan 2018) Penyediaan perancangan perlaksanaan Jan –Ogos (2017 dan 2019) Mesyuarat berkala jawatankuasa Sep (2017 dan 2019) Penganjuran seminar Okt (2017 dan 2019) Mesyuarat postmortem

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE DELIVERABLES (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Menganjurkan kursus dan latihan Jan (2016 -2020) Perbincangan unit latihan dan bahagian berkaitan Jan (2016 -2020) Pelantikan jawatankuasa latihan dan kursus Feb (2016 -2020) Penyediaan perancangan perlaksanaan Apr dan Okt (2016 -2020) Perlaksanaan kursus dan latihan Mewujudkan Pakar rujuk bidang Mac (2016 -2020) Perbincangan untuk mengenal pasti kepakaran PTAR dan fakulti Apr (2016 -2020) Mesyuarat SIG berkala Mei (2016 -2020) Menyediakan manual rujukan dalam bidang berkaitan Sep (2016 -2020) Menerbitkan dokumen rujukan untuk keperluan penyelarasan, pengajaran dan proses kerja Menguruskan pelajar latihan industri Jan (2016 -2020) Perbincangan antara koordinator latihan industri dengan Unit Latihan PTAR Feb (2016 -2020) Menyediakan kerangka dan modul latihan Mac (2016 -2020) Perlaksanaan latihan industri Sep (2016 -2020) Mesyuarat penilaian latihan dan penyediaan laporan oleh jawatankuasa koordinator latihan industri PTAR FINAL REPORT January 2021 mm/yy (Milestone description) Mei dan Nov (2016 -2020) Mesyuarat postmortem

CONCLUSION 1. Peningkatan profesionalisme staf perpustakaan 2. Peningkatan kepakaran staf perpustakaan dan akademik 3. Penjanaan pendapatan perpustakaan 4. Pelajar latihan industri di perpustakaan dapat memenuhi kehendak industri 5. Pengembangan kompetensi staf perpustakaan dan akademik 6. Pengukuhan kolaborasi antara perpustakaan dan fakulti