Kuliah 2 Sistem Perakaunan Sistem Kawalan Sistem Perakaunan

Kuliah 2 Sistem Perakaunan Sistem Kawalan

Sistem Perakaunan

Kitaran Aktiviti Perniagaan Pelaburan Modal Jualan Input Sumber Pertukaran

Kitaran Aktiviti Perniagaan Aktiviti Kejadian Ekonomi Pelaburan Modal Tambah modal Guna modal utk beli aset Laporan berkala Input Sumber Permohonan Penerimaan Perekodan Pembayaran Pertukaran Penggunaan buruh, overhed dan bahan Jualan Penghantaran Permohonan utk pembayaran Penerimaan bayaran

Kitaran Transaksi Perakaunan n n Kitaran Transaksi - satu set transaksi perakaunan yang berlaku dalam aturan normal yang merekod kejadian ekonomi bagi satu-satu komponen dalam kitaran aktiviti perniagaan. Contoh: Transaksi jualan biasanya akan diikuti oleh transaksi penghantaran, pembelian dan penerimaan tunai yang membentuk satu kitaran.

Kitaran Kewangan Sistem Jurnal Sistem Aset Sumber Modal Sistem Pelaporan Kewangan

Kitaran Belanja Sistem Penerimaan Barang Sistem Belian Sistem Baucer Sistem Pengeluaran Tunai

Kitaran Pertukaran Sistem Inventori Sistem Penerimaan Sistem Perakaunan Kos Kitaran Belanja Sistem Penghantaran Kitaran Hasil Sistem Gaji

Kitaran Hasil Sistem Penghantaran Sistem Pembilan Sistem Jualan / Pesanan Sistem Penerimaan Tunai

Kitaran Perakaunan & Sistem Kitaran Aktiviti Sistem Aplikasi Transaksi Kewangan Meningkatkan modal Menggunakan modal Laporan berkala Jurnal Aset Laporan Kewangan Belanja Memohon input Menerima input Obligasi utk membayar Pembayaran Bahan Penerimaan Baucer Pengeluaran Tunai Pertukaran Menggunakan bahan, buruh dan overhed Pengurasan kos, gaji dan inventori Hasil Menerima pesanan Menghantar Memohon bayaran Menerima bayaran Memasukkan pesanan Penghantaran Pembilan Penerimaan

Expenditure Cycle Revenue Cycle Data at D a ta a D Human Res. / Payroll Cycle Data General Ledger and Reporting System Production Cycle ta Da Information for Internal & External Users n The General Ledger and Reporting System: q Financing Cycle q Gets data from all of the cycles Provides information for internal and external users

Finished Goods Expenditure Cycle Revenue Cycle Production Cycle ta Da s nd Fu General Ledger and Reporting System n The revenue cycle q q Human Res. / Payroll Cycle Financing Cycle q Gets finished goods from the production cycle Provides funds to the financing cycle Provides data to the General Ledger and Reporting System

s d un Production Cycle Data Expenditure Cycle Revenue Cycle Raw Mats. F General Ledger and Reporting System n The expenditure cycle q q Human Res. / Payroll Cycle Financing Cycle q Gets funds from the financing cycle Provides raw materials to the production cycle Provides data to the General Ledger and Reporting System

Finished Goods Expenditure Cycle Revenue Cycle Raw Mats. Production Cycle a La bo r t Da General Ledger and Reporting System n The production cycle: q q q Human Res. / Payroll Cycle Financing Cycle q Gets raw materials from the expenditure cycle Gets labor from the HR/payroll cycle Provides finished goods to the revenue cycle Provides data to the General Ledger and Reporting System

Expenditure Cycle Revenue Cycle La bo r General Ledger and Reporting System ta a D Production Cycle n The HR/payroll cycle: q q q Human Res. / Payroll Cycle Funds Financing Cycle Gets funds from the financing cycle Provides labor to the production cycle Provides data to the General Ledger and Reporting System

Expenditure Cycle Revenue Cycle Production Cycle s nd Fu General Ledger and Reporting System n The Financing cycle: q q Data Human Res. / Payroll Cycle q Funds Financing Cycle Gets funds from the revenue cycle Provides funds to the expenditure and HR/payroll cycles Provides data to the General Ledger and Reporting System

Kepentingan Kitaran transaksi n n n Menekankan proses perniagaan dan perakaunan yang berterusan – tidak terhenti dengan laporan akhir tahun. Menunjukkan sesuatu kejadian pada awal kitaran memberi kesan ke atas kejadian dalam kitaran seterusnya. Memudahkan analisa data perakaunan dan kesannya ke atas sistem secara keseluruhan.

Soalan Perbincangan n Apakah perbezaan kitaran perakaunan diantara industri berikut: q Pertanian q Perbankan q Pembinaan q Kesihatan q Insuran q Perkilangan q Pembarangan q Perlombongan q Pengangkutan n Mengapa wujud kitaran transaksi perakaunan yang berbeza di antara perniagaan, walaupun dalam industri yang sama?

SISTEM KAWALAN

OBJEKTIF n n n Konsep asas Peranan / fungsi kawalan Pendekatan mengawal Kawalan dalaman Ciri-ciri kawalan dalaman

Kawalan n n Perkara yang boleh dikawal – kos, kuantiti dan masa Asas kawalan q q Peraturan Pasaran Budaya dan tradisi karisma

Kawalan dan Risiko Kawalan penting untuk mengurangkan risiko. Risiko – kesan negatif ke atas kedudukan kewangan Kawalan – tindakan untuk memapstikan objektif tercapai

Contoh Risiko Excessive costs Business interruption Inaccurate accounting Deficient revenues RISIKO Fraud and embezzlement Loss of assets Statutory sanctions Competitive disadvantages

Kawalan Pentadbiran n Kaedah-kaedah dan prosedur-prosedur personel q n Kawalan-kawalan kualiti q n menjamin agar barang berkualiti tinggi sahaja dijual kepada pelanggan. Garispanduan-garispanduan kerja q n mengambil, melatih dan mengekalkan para pekerja. Memastikan para jurujual mesti melawat pelanggan-pelanggan tertentu dalam sehari. Nisbah-nisbah serta statistik-statistik di jabatan operasi q memeriksa perjalanan operasi

Kawalan Perakaunan n n memastikan urusniaga dilakukan mengikut kelulusan pihak pengurusan. memastikan semua urusniaga yang dilakukan direkod. memastikan akses ke aset-aset dibataskan. memastikan terdapatnya unsur pembandingan berkala antara set-aset yang direkodkan dengan aset-aset fizikal.

Objektif Umum Objektif operasian Objektif kawalan operasi 1. Kelulusan pengurusan Prosedur-prsedur sedia ada dipatuhi. Pesanan belian mestilah ditandatangani oleh pengurus belian. 2. Merekodkan urusniaga Kesemua urusniaga adalah direkod Baucer-baucer debit harian bagi belian-belian dibandingkan dengan laporan penerimaan. 3. Membataskan akses ke aset-aset Hanya orang-orang yang diberi autoriti dibenarkan mengendalikan aset. Kerani inventori tidak melakukan catatan lejer di stor 4. Perbandingan berkala aset direkod dengan Kesemua aset-ast dikira aset fizikal secara fizikal Kira inventori secara fizikal dan bandingkan dengan rekod-rekod inventori

Kawalan Dalaman Kawalan dalaman meliputi plan organisasi dan kesemua kaedah-kaedah serta langkah yang dikoordinasikan dalam sesuatu perniagaan untuk menjaga keselamatan aset, memeriksa ketepatan dan kebenaran data perakaunan serta mendorong supaya polisi yang ditentukan oleh syarikat dipatuhi.

Objektif Kawalan Dalaman n n untuk menjaga keselamatan aset-aset dari dicuri atau hilang. untuk memastikan ketepatan dan kesempurnaan rekod-rekod perakaunan. untuk menggalakkan kecekapan operasi dengan mengurangkan pembaziran dan pertindihan kerja/usaha. untuk mendorong agar prosedur-prosedur dan polisi-polisi syarikat dipatuhi.

Akta-akta Kawalan Dalaman n The Federal Foreign Corrupt Practices Act of 1977 (FCPA) q n Requires company to make and keep books, records, and accounts, which in reasonable detail, accurately and fairly reflect the transactions and dispositions of the assets of the issuer; Sarbane Oxley Act – 2002 q q q Perkhidmatan audit Peranan audit komiti Conflict of interest Tanggungjawab korporat dlm pelaporan kewangan Kod etika Penilaian atas kawalan dalaman

Elemen Kawalan Dalaman n Kawalan Persekitaran q q q n Penilaian risiko q n n Mengenalpasti, menganalisa dan mengurus risiko Aktiviti kawalan q n Intergriti dan nilai etika Komitmen, Stail operasi Struktur organisasi, Polisi sumber manusia Kawalan perakaunan utk meningkatkan keyakinan yg objektif kawalan tercapai Maklumat dan komunikasi – jejak audit Pengawasan – penilaian kawalan dalaman secara berterusan

Jenis-jenis kawalan n Preventif q prosedur-prosedur kawalan yang direkabentuk untuk menghalang pekerja-pekerja dari melakukan kesalahan q Contoh: langkah mengasingkan fungsi-fungsi penjagaan dan perekodan aset-aset. Detektif q untuk mengesan kesilapan-kesilapan dan penyelewengan. q Contoh - mewujudkan audit dalaman bagi memeriksa pematuhan kepada prosedur-prosedur yang telah ditentukan dan melaporkan penyelewengan yang berlaku kepada pihak pengurusan. Korektif q memperbetulkan keadaan, mengkaji prosedur-prosedur, dan membuang punca-punca kesalahan dan penyimpangan.

Prosedur Kawalan n Primer q langkah-langkah yang berkaitan dengan pemprosesan urusniaga -urusniaga dan penjagaan keselamatan aset. q Contoh n n menyediakan penyata pelarasan atau penyesuaian bank, borang permohonan bahan yang ditandatangani oleh seseorang yang telah diberikan kuasa menentukan agar hanya baucer-baucer jurnal yang diluluskan sahaja yang diposkan ke akaun-akaun lejer. Sekunder q perkara-perkara yang diistilahkan sebagai “persekitaran” kawalan dalaman. q Contoh: penyataan-penyataan polisi syarikat berhubung dengan kawalan-kawalan, kawalan belanjawan dan audit dalaman.

Ciri-ciri kawalan dalaman 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pekerja yang jujur dan berkebolehan Delegasi dan pengasingan tugas Tatacara yang betul dan tepat Dokumen yang sesuai Kawalan fizikal yang mencukupi Pengesahan bebas

Soalan Perbincangan Syarikat Besta merupakan sebuah syarikat perkilangan. Apabila bahan dipesan, satu salinan pesanan belian akan dihantar ke bahagian penerimaan. Apabila bahan diterima, kerani penerimaan akan merekod penerimaan tersebut dalam salinan pesanan tersebut. Kemudian, ia dihantar ke bahagian akaun untuk tujuan perekodan dalam akaun belum bayar dan belian bahan. Bahan tersebut akan dibawa ke stor dan kuantiti yang diterima akan direkod. q Kenalpasti jenis kesilapan atau manipulasi yang akan wujud

Tutorial n Kaji dengan lebih mendalam enam (6) ciri-ciri kawalan dalaman yang utama dengan mengambilkira kajian terkini dan terangkan dengan jelas beserta contoh yang sesuai.