Kritische Prestatie Indicatoren KPIs Archiefwet 1995 Horizontale verantwoording

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet 1995 Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 SOD-congres – 22 november 2012 Herman Bongenaar

Archief-KPI’s Presentatie – Waarom? – Wat? – Hoe? PAGINA

Waarom archief-KPI’s? • Aanleiding: versterking horizontaal toezicht als gevolg van Wet Revitalisering generiek Toezicht (1 okt. jl. ) • Doel: het afleggen van verantwoording door B&W aan de gemeenteraad • Afgeleide doelen: – Informatiebehoefte provincie – Referentiekader voor inrichting informatiehuishouding – Verantwoording aan burger PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s? • KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving; zij meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding (compliance) • Bieden mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken (via website waarstaatjegemeente. nl) • Van toepassing op niet-overgebrachte én overgebrachte archieven (= het statische archief bij de archiefdienst) PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s? • Bieden standaardisering en dus de mogelijkheid om het interne toezicht te professionaliseren • Bieden handvat voor inrichting informatiehuishouding PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s niet? • KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle aspecten van de informatiehuishouding (bijvoorbeeld niet de efficiëntie) • Over normering KPI’s is bijna geen overeenstemming te krijgen (bijvoorbeeld aan hoeveel procent van een KPI moet zijn voldaan om een voldoende/antwoord ‘ja’ te krijgen? ) PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s niet? • Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet het fundament van iedere inrichting van de informatiehuishouding van een gemeente zijn! PAGINA

Kpi’s en Baseline • KPI’s: overzicht van wet- en regelgeving waar gemeenten aan moeten voldoen op het gebied van archief en informatiebeheer. Hiermee kunnen gemeenten verantwoording afleggen. • Baseline: – biedt een handvat aan gemeenten om informatiehuishouding volgens wet- en regelgeving + standaarden in te richten; – geeft een intellectuele verantwoording van zaakgericht werken; – wil op termijn modellen, best practices en standaarden bieden. PAGINA

Hoe aan de slag met de KPI’s? • • Ervaringen pilotgemeenten Handreiking en toelichting van de VNG Wie vult de KPI’s in? Verslaglegging Invulformulier van BRAIN Website Waarstaatjegemeente. nl KPI’s en Aanvullend beleidskader provincie (toezichthouder) PAGINA

Pilot en Handreiking • Naar aanleiding van VNG-Ledenbrief 2011 is een pilot met gemeenten gestart in 2012 • Met de uitkomsten van de pilot is een werkgroep aan de slag gegaan • Resultaat: VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) PAGINA

• De Handreiking is te vinden op: http: //www. vng. nl/files/vng/publicaties/2012/20 121112_verantwoording_archief_kpi. pdf PAGINA

Toelichting • In de Handreiking bevindt zich een toelichting op de archief-kpi’s: – Nadere uitleg over KPI-subvragen – Deelvragen die invuller op weg helpen – Kolom Taakverwaarlozing (TVW) – Kolom N-O/O geeft aan of subvraag voor niet-overgebrachte archieven, of beide geldt – Welke kpi’s op waarstaatjegemeente komen PAGINA

Wie vult de KPI’s in? • Interne toezichthouder, indien benoemd (= gemeentearchivaris of namens hem de archiefinspecteur) • Indien geen interne toezichthouder is benoemd: toezicht extern regelen • Afdeling DIV levert input voor het invullen van de KPI’s, maar is niet degene die de rapportage opstelt • KPI’s overgebrachte archieven: ? PAGINA

Verslaglegging • KPI-onderwerpen moeten herkenbaar worden behandeld; Opties: – ingevuld formulier KPI’s in Excel – kort verslag op basis van KPI’s – uitgebreid verslag op basis van KPI’s – jaarverslag [KPI-gegevens + verantwoording van de invulling van de toezichtfunctie] • In alle gevallen moeten conclusies en aanbevelingen worden toegevoegd PAGINA

Invulformulier en website • De Sectie Inspectie van branchevereniging BRAIN stelt een invulformulier in Excel ter beschikking om de KPI’s in te vullen • Op www. waarstaatjegemeente. nl van KING zullen gemeenten onderling kunnen worden vergeleken op alle toezichtterreinen PAGINA

KPI’s en aanvullend beleidskader • Provincie ontvangt uitkomsten KPI’s van gemeenten – in principe jaarlijks. Ook van andere lokale overheidsorganisaties en archiefdiensten? • Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre KPI’s voldoende goed zijn ingevuld (mede afhankelijk van wie invult) • Wanneer grijpt provincie in? Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld. PAGINA

Archief-KPI’s: yes we can! Vragen? Ga gewoon aan de slag! PAGINA