Kreiranje i rad sa grupnom rezervacijom Lekcija 5

Kreiranje i rad sa grupnom rezervacijom - Lekcija 5 - Prof. dr Angelina Njeguš Predmet: Informacioni sistemi u turizmu i hotelijerstvu Fakultet za turistički i hotelijerski menadžment Univerziteta Singidunum Beograd, 2018.

Agenda § Kreiranje grupne rezervacije § Generisanje računa master grupe § Pridruživanje gostiju sobama, grupno rezervisanih

Zašto kreirati grupnu rezervaciju? § Grupne rezervacije su korisne kada: – klijent rezerviše soba na jedan račun – potrebno je istovremeno promeniti datume dolaska ili odlaska za sve članove grupe ili druge detalje o rezervaciji grupe. . . § Tokom kreiranja grupne rezervacije, automatski se kreira udruženi račun grupe tzv. Group master – Master grupe (Group master) se koristi i za centralizovano upravljanje i editovanje članova grupe i drugih informacija o rezervaciji.

Kreiranje grupne rezervacije § Grupna rezervacija se može praviti iz: 1. 2. plana vrste soba (Room Type Plan) ili plana soba (Room Plan)

Kreiranje grupne rezervacije preko Room Type Plan-a § Podsetnik: – Središnji deo Room Type Plana daje pregled tipova soba: • Prva kolona prikazuje tip soba (npr. LUX) • Druga kolona omogućava unos broja soba koje se žele rezervisati (u tom slučaju se brojevi soba random dodeljuju) • Treća kolona prikazuje ukupan broj raspoloživih soba određenog tipa po danu (npr. apartmana ima ukupno 12) § Potrebno je rezervisati 10 LUX soba i 20 STD soba: – Pored LUX sobe unesemo 10 – Pored STD sobe unesemo 20 – Osenčimo 5 dana (npr. od srede do nedelje) i za LUX i za STD sobe – Desni klik na osenčenu rezervaciju i bira se Reservation iz padajućeg menija 1 2 3

Grupna rezervacija § § § Po difoltnom cenovniku prikazuje se za dve osobe (Adlt. ) PP (polupansion). Potrebno je uneti ime grupe pod Group: obično se unosi naziv grupe i datum dolaska, npr: Medicinske sestre 10. 05. 2017. , jer će jednom desiti tada i nikada više. Otvara se prozor za kreiranje nove profil grupe – kliknemo Yes.

Kreiranje novog profila grupe § § Potrebno je selektovati Delete profile as soon as posible. Klik OK.

Koraci kreiranja grupne rezervacije § § Svaka pojedinačna rezervacija tj. soba dobila je difoltno ime grupe. Uneti Market kod: Farmaceutska Source: Travel agent Ove informacije za market i source potrebno je uneti i za STD sobe (drugi red) preslikavanje, odnosno kopiranje se radi tako što se klikne na drugo Ok.

Generisanje računa master grupe § Nakon potvrde rezervacije, klikom na OK, otvara se prozor koji pita da li želimo da generišemo račune master grupe?

Prozor za rutiranje § § Nakon potvrde, otvara se prozor za instrukcije rutiranja (Routing instructions) kako bi se podesila potraživanja za grupu (da bi se znalo šta se duži na račune pojedinačnih gostiju, a šta na račun kompanije). Kliknuti na Frequently Used Instructions – kako bi se videli svi predefinisani kodovi rutiranja (za grupe postoji više routing instrukcija). – Potrebno je odabrati kod gde na kraju teksta piše group master, kako bi moglo da se izvrši rutiranje. – Na primer, selektovati sve pansionske usluge Acc & D+R+V & Tax. . . of the group master

Instrukcije rutiranja Klikom na odgovarajući kôd, automatski se popunjava prva linija: § Day: dan u nedelji § From - To: od - do kada se primenjuje § TAA/Codes: broj transakcionog računa (transaction account) / Kodovi § Target invoice: račun A je po difoltu dodeljen grupi. § Route to: grupa na koju se rutira unutar rezervacije. § Method of payment: ukoliko se želi promeniti difoltni način plaćanja, kliknuti na komandu Method of Paym.

Group action § Klikom na OK, otvara se prozor Group action, gde se upravlja promenama u bilo kojoj sobi. § Group members and master: Promene će se primeniti na svakoga § Member selection: otvara se lista svih članova grupe gde se može selektovati član ili članovi na koje se žele primeniti promene. § Group members only: primeniće se na članove, ali ne na master. § Group master only: primeniće se na master grupu, ali ne na članove grupe. § Odabrati da se primenjuje na sve članove grupe, kao i na samu grupu. § Skinulo se sa stanja (tj. ne vidi se na room type plan, ali se vidi na dnu ekrana gde se prikazuje zauzeće i kapacitet)

Pregled u room planu § § Kliknuti na Room plan Protel je nasumično (random) dodelio sobe. Desni klik na group master (bilo koje zeleno polje gde piše naziv grupe Medicinske sestre. . . ) otvara se Navigator. Kliknuti na Grp. Master (poslednja komanda krajnje desno), a zatim na Grp. Members, izlistavaju se članovi grupa

Članovi grupa (Group members) § § § Dobija se pregled soba i gostiju. Na ovom prozoru može se raditi raspodela soba (room allocation) ili izbacivanje iz grupe (Remove from group) Klik na OK.

Kreiranje grupne rezervacije iz Room plana § § § Drag the first reservation in the required room over the required period, but do not press Enter or right-click to confirm the reservation. Add another reservation immediately afterward by dragging a new reservation (differing arrival and departure dates are possible). Drag as many reservations as you require. To complete the process, press the Enter key or confirm the reservations by rightclicking and choosing “Reservation” from the context menu. This will open the Reservation dialog box. Enter the group name in the Group box. This opens the profile search window where you assign a group to the reservations. Assign an existing guest profile of the “Group” profile type or create a new guest profile. Click [OK] and click [Yes] to confirm the prompt asking if you want to create a groupmaster invoice. Choose a routing target in the Routing instructions dialog box; for example, “Accommodation to B invoice” ([Frequently Used Instructions]). Click [OK] and, in the dialog box that appears, choose [Group members and master].

Pridruživanje gosta individualnim sobama § From the room plan, open the reservation Navigator (right-click any individual reservation belonging to the newly created group reservation): § § In the Navigator, click [Grp. Master] In the group master, click [Grp. members].

Unos imena gostiju po sobama § § If you only want to enter names without creating a profile for each group member, select the check box. Double-click the first entry in the list to open the Navigator for the associated reservation.

Unos imena gostiju po sobama § The Navigator opens in “alter name” mode: § § § To change the name, overwrite the entry in the “Name” box. To go to the next group member, click the page down button. Repeat steps 7 -8 until you have entered a name or assigned a profile for every group member. Click [OK] to confirm, and the group reservation was created with the relevant group members §

Vežba 1 1. Kreirati događaj „Sinteza 2018“ koji traje 4 dana počevši od današnjeg dana. – Odrediti difoltni rate code za ovaj događaj: 1/2 PP 2. Za vreme tog događaja rezervisati 5 Superior soba i 10 Standardnih soba. 3. Postaviti za naziv grupe: Sinteza april 2018 4. Selektovati opciju „Delete profile as soon as possible“ 5. Kompletirati rezervaciju, sa unosom tržišnog segmenta iz domena IT (Market: IT) i izvora rezervacije: putnički agent. 6. Kopirati isto i za standardne sobe. 7. Generišite grupni master račun. 8. Ruting instrukcija neka uključi sve i Acc+D+R+V & Tax+O+P za grupni master račun 9. Način plaćanja treba da bude „za fakturisanje“. 10. Ovo pravilo primeniti na sve članove grupe i master račun.

Vežba 1 1. Pridružiti sobe gostima Savić Nataši i Janković Borislavu. 2. Za Savić Natašu uraditi check in, prilikom čega treba uneti mesto rođenja Beograd, a dokument je srpski pasoš sa brojem 121212. 3. Kako je Savić Nataša specijalan gost, ona za jedan plaća znatno umanjenu cenu od 5000 dinara. 4. Dužiti gosta Janković Borislava za dnevne usluge relax masaže po ceni od 1500, 00 dinara.

Vežba 1 – rešenje 1. Kreirati događaj „Sinteza 2018“ koji traje 4 dana počevši od današnjeg dana: • Odrediti difoltni rate code za ovaj događaj: 1/2 PP

Vežba 1 – rešenje 2. Za vreme tog događaja rezervisati 5 Superior soba i 10 Standardnih soba.

Vežba 1 – rešenje 3. Postaviti za naziv grupe: Sinteza april 2018

Vežba 1 – rešenje 4. Selektovati opciju „Delete profile as soon as possible“

Vežba 1 – rešenje 5. Kompletirati rezervaciju, sa unosom tržišnog segmenta iz domena IT (Market: IT) i izvora rezervacije: putnički agent.

Vežba 1 – rešenje 6. Preslikati isto i za standardne sobe.

Vežba 1 – rešenje 7. Generišite grupni master račun.

Vežba 1 – rešenje 8. Ruting instrukcija neka uključi sve i Acc+D+R+V & Tax+O+P za grupni master račun (kliknuti na Frequently used instructions)

Vežba 1 – rešenje 9. Način plaćanja treba da bude „za fakturisanje“.

Vežba 1 – rešenje 10. Ovo pravilo primeniti na sve članove grupe i master račun.

Vežba 1 – rešenje 1. Pridružiti sobe gostima Savić Nataši i Janković Borislavu. – Desni klik na grupu:

Vežba 1 – rešenje § Otvara se Navigator, sa koga biramo komandu Grp. Master, a zatim Grp. Members

Vežba 1 – rešenje § Čekirati Roaming list i onda dvoklik na sobu:

Vežba 1 – rešenje § Kroz unos imena kreće se sa Page Down

Vežba 1 – rešenje § Klikom na OK primetiće se konkretna imena gostiju, umesto imena grupe:

Vežba 1 – rešenje 2. Za Savić Natašu uraditi check in, prilikom čega treba uneti mesto rođenja Beograd, a dokument je srpski pasoš sa brojem 121212.

Vežba 1 – rešenje 3. Kako je Savić Nataša specijalan gost, ona za jedan plaća znatno umanjenu cenu od 5000 dinara.

Vežba 1 – rešenje § Nakon Save data, izmena se vidi i u gornjoj tabeli.

Vežba 1 – rešenje 4. Dužiti gosta Janković Borislava za dnevne usluge relax masaže po ceni od 1500, 00 dinara.

Zadatak 1 § Napraviti grupnu rezervaciju za 10 superior i 5 lux soba na firmu Delta motors: – Broj noćenja 4, počevši od srede. – Firma plaća noćenje sa doručkom. – Jedna lux soba plaća sve sama.

Zadatak 1 - rešenje § § § Otvoriti Room Type Plan Pod LUX ukucati 5, a pod SUP 10 soba. Osenčiti željene dane od srede i 4 noći za LUX i SUP sobe. Desni klik na osenčene dane i odabrati Reservation. Ukucati naziv grupe pod Group: Delta Motors maj 2017. Nakon otvaranja profila grupe, čekirati opciju Delete profile ASAP – § § Na prozoru rezervacije ukucati pod Adlt: 1 i Rate code: ND 1/1 Pod market odabrati Trade i pod source Travel agent. – § § Kliknuti na Yes Otvara se prozor Routing instructions kako bi se podesilo ko šta plaća Kliknuti na Frequently Used Instructions – – § kliknuti u drugom redu Ok, kako bi se preslikale ove opcije i na SUP sobe. Kliknuti na OK. Otvara se prozor gde nas pita da li želimo da generišemo račun mastera grupe – § § Nakon kreiranja grupe svi gosti će imati naziv grupe Selektovati Acc+brkfst+os+tax to B invoice of the group master OK Otvara se prozor koji pita na koga se primenjuje ovo pravilo – – Selektovati Member selection jer jedan iz lux sobe plaća sam Kliknuti na Mark all Držite Ctrl i odčekirajte jednog iz LUX sobe OK

Zadatak 2 § Na prethodno kreiranoj rezervaciji, promeniti LUX sobama cenu sobe za drugi dan na 7500 din.

Rešenje zadatka 2 § U Room plan-u desni klik na master grupu Delta motors kako bi se otvorio Navigator § Kliknuti na dugme Grp. Master § Kliknuti na Rate by day grid § Kliknuti na drugi dan: Th (četvrtak) § Čekirati opciju Speciale rate § Čekirati ispred iznosa i uneti 7500 § Kliknuti na Save Data i OK § Na Group action prozoru kliknuti na Member selection. § Odabrati sve LUX sobe (sa Shift) i OK § OK i još jednom OK kako bi se vratili na početni prozor Navigatora § Da bi proverili promenu, kliknuti na Rate by day grid (stoji uzvičnik pored) – Ispred Th stoji satić koji ukazuje na promenu i sa desne strane vidi se nova cena.

Zadatak 3 § Produžiti boravak grupi za još jedan dan.

Rešenje zadatka 3 § U Room Plan-u, desni klik na master grupu kako bi se ušlo u Navigator. § Kliknuti na Grp. Master § Kliknuti na DC Menu § Selektovati Alter Departure i pod new Departure produžiti za jedan § OK § Pravilo primeniti na sve članove grupe i master grupu (prva opcija) § OK

Pitanja za proveru znanja § Sa kog prozora je najbrže kreirati grupnu rezervaciju? § Objasnite postupak pridruživanja soba gostima, ukoliko je pre toga napravljena rezervacija za grupu. § Šta je group master invoice? § Šta predstavlja ruting instrukcija? § Šta se podrazumeva pod Fixed charges? § Šta omogućava opcija Rate by day grid? § Prilikom check in-a gosta, koja su polja obavezna za unos, kako bi se gost uspešno čekirao?

Video tutorijali § Video: Group reservation, part 1 > https: //www. youtube. com/watch? v=5 CRa. GN 6 N 5 -0&t=2 s § Video: Group reservation, part 2 > https: //www. youtube. com/watch? v=XTC-3 QIeso 4&t=1 s