Kort om kommunale fllesskaber Indenfor IT og digitalisering

Kort om kommunale fællesskaber - Indenfor IT og digitalisering Jon Badstue Pedersen, Digitalisering Oplæg på Tech Masterclass 2, 10. august 2017

Jon Badstue Pedersen § Afdelingsleder for Digitalisering i Syddjurs Kommune § Bestyrelsesmedlem i OS 2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab § Linked. In: https: //www. linkedin. com/in/jonb 2/ § Slideshare: https: //www. slideshare. net/Jon. Badstue. Pedersen

Kommunale fællesskaber § De nationalt definerede – KL og KOMBIT § Indkøbsfællesskaber – eks. FUS, KØF og JØF § Brugerklubber – eks. SBSYS og ØS Indsigt

Kommunale fællesskaber § Interesseorganisationer/fora – eks. KITA – foreningen for kommunale IT-chefer § Tværkommunale digitaliseringsfællesskaber – eks. Digitaliseringsforeningen Sjælland og 3 K

Kommunale fællesskaber § Regionale fællesskaber – Eks. BRAA (Business Region Aarhus) § Ansøgningsfællesskaber/projekter – Eks. Eco. Know § Fælleskommunale digitaliseringsfællesskaber – eks. OS 2, TING og 4 S

Fællesskab - de store linjer § Ejerskab § Markedspåvirkning § Deleøkonomi § Bedre og billigere løsninger § Flerleverandørstrategi

OS 2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab v. Sekretariatschef Rasmus Frey

100 Digitale assistenter i Syddjurs Kommune - Automatisering af manuelle processer Jon Badstue Pedersen, Digitalisering Oplæg på Tech Masterclass 2, 10. august 2017

Rammesætning

Lidt opgave- og systemkontekst § Alle kommuner løser ca. 2600 opgaver § Hver af de 2600 opgaver har 1 -20 arbejdsgange/processer § De 2600 opgaver er i Syddjurs understøttet af 380 IT-systemer § I Syddjurs er der 3800 ansatte / 2800 årsværk

I Syddjurs vil vi selv skabe fremtiden § Digitaliseringen kommer uanset om vi vil eller ej – men vi vælger selv, hvordan vi anvender de nye muligheder § Vi skal arbejde proaktivt med at gøre organisationen i stand til at anvende de nye teknologiske og digitale muligheder på den rigtige måde § Vi skal tage ansvaret på os og sikre, at der bliver handlet på det § Det er en fælles opgave, som vi skal lykkes med

100 Digitale assistenter skal give medarbejderne superkræfter

Hvad er en digital assistent? § En digital assistent erstatter et stykke menneskeligt arbejde, der ikke kræver menneskelig intelligens § En digital assistent er en digital hjælper, der bistår de faglige medarbejdere med de regelstyrede og gentagne opgaver § Intelligent beslutningsstøtte for medarbejdere og ledere

Hvorfor udvikle digitale assistenter? § Digitale assistenter kan automatisere rutineopgaver som afhænger af programmer, der ikke tillader direkte integration § Digitale assistenter kan f. eks. finde data forud for en afgørelse, sende svar eller journalisere data efterfølgende § Mange arbejdsopgaver sker i flere ikke-sammenhængende systemer. Medarbejderne agerer derfor ”kontorstolsintegratorer”

Eksempler på en digital assistent § Et system: eks. OS 2 Indberetning § En digital guide: eks. Ydelsesberegneren § Integrationsplatform: Åben Indsigt § En softwarerobot: Eks. til håndtering af indsigtsanmodninger

Fremtidige teknologier (i Syddjurs) § Bots (også kendt som chatbots) § Kunstig intelligens (AI) § Machine Learning (ML) § Selvkørende biler

Samarbejde/netværk § 3 K – Norddjurs, Favrskov og Syddjurs § Et østjysk netværk, inkl. Aarhus og Randers § KL-projekter, eks. fælleskommunalt projekt om automatisering af manuelle processer under SEP § Eco. Know – ansøgning til Danmarks Innovationsfond med bl. a. ITU, KMD og Kammeradvokaten § Leverandører, eks. Deloitte, Globeteam og Orbicon

Fordele for kommunen § Kvalitet: Digitalisering og automatisering giver øget mulighed for at levere en højere kvalitet i opgaveløsningen. Bedre beslutningsgrundlag og data § Effektivitet: Digitale assistenter og digitalisering overtager ensidigt gentaget arbejde, og skaber dermed nye spændende muligheder § Bedre arbejdsmiljø – mere meningsfulde opgaver § Digitale assistenter arbejder 24/7

Fordele for borgere § Borgeren i centrum. Bedre sammenhæng i den offentlige service når informationen deles § Demokrati, afbureaukratisering og transparens § Kortere svar- og sagsbehandlingstider § Byudvikling – nye muligheder - trafik, miljø, affald

Hvad kan automatiseres?

Datafangst Beregne & dokumentere • Skrive noter på sager • Skrive sagsdokumenter • Afstemning af konti • Hente data fra mails • Behandle nye sager fra CRM • Sende mails • Sende breve • Underrette borgere • Kontrol af input • Opfølgning på sager • Kontrollere oplysninger i systemer • Opsætning af rapporter • Sortering af data • Visitering af opgaver • Flytte data fra et system til et andet • Opdatere data Advisering Validering Strukturering af information Datamigration Automatisk behandling af data • Prioritering af opgaver • Kørsel på fast tidspunkt • Klargøring af data om natten Journalisering • Oprette sager • Gemme dokumenter

Demo: Syddjurs’ softwarerobot Storm P.

De Digitale assistenter kommer § Men der er et godt stykke vej til vi helt bliver erstattet af kunstig intelligens § Til gengæld vil vi få intelligente beslutningsstøttesystemer, der løser opgaver som mennesker slet ikke selv kan rumme § Mennesker med nye kompetencer i samspil med Digitale assistenter kan løse opgaver som vi ikke kan løse i dag

Ejerskab og data § Kommunerne har med rammearkitektur og støttesystemer taget et skridt i den rigtige retning, fordi vi tager ejerskabet til opgaver, infrastruktur og data § Dermed kan vi understøtte sammenhænge og gevinsterne ved nemmere adgang til flere data § Med Digitale assistenter kan vi opnå hurtige gevinster, hvor systemerne ikke umiddelbart, endnu, selv kan tale sammen

Krav til nye kompetencer Hvilke kompetencer bliver der brug for, hvis det i fremtiden vil være Digitale assistenter som håndterer de rutineprægede opgaver? § Behov for nogen som kan udvikle algoritmerne og træne de Digitale assistenter i at udføre opgaver § Behov for nye kompetencer til at gøre produktionen af ydelser klar til de Digitale assistenter og tjekke resultaterne = forretningskendskab § Behov for et digitalt mindset, altså kompetencer til at se mulighederne med digitalisering

Krav til at være digitale ledere § Vurdere hvilke opgaver, der med fordel kan løses via digital teknologi, og hvilke der ikke kan (fx så man målretter teknologianvendelsen til der, hvor den har størst effekt og sikrer et godt samspil med ikke-digitale dele af opgaveløsningen) § Kendskab til nye teknologiske muligheder og trends inden for fagområdet

Den politiske rolle § Vilkåret for digital omstilling er præget af den politiske kontekst § Politikerne sætter rammer for hvad vi kan - og hvad vi ikke kan § Politikerne er derfor afgørende i forhold til at bringe teknologi og digitale muligheder i spil

Slutnote ”Digitale assistenter, nye kompetencer og ikke mindst en positiv holdning er et godt mix til at tackle fremtiden og udnytte de digitale muligheder vi har til at skabe bedre velfærd endnu mere effektivt. ” Henrik Brix i KIT-magasinet, maj 2017