Koordinering og gjennomfring av flytteprosesser ved JUS 2018

Koordinering og gjennomføring av flytteprosesser ved JUS 2018 -2020 - Et delprosjekt i Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet 2018 -2020 02. 07. 2018

1. Mandat - Prosjektet skal sørge for en godt planlagt og koordinert flytteprosess for ansatte og studenter ved Det juridiske fakultets enheter og miljøer som skal få ny plassering i fakultetets bygninger når Domus Juridica står klart. - Prosjektet skal sette opp en flytteplan i samråd med Eiendomsavdelingen og Juridisk bibliotek, forberede studenter og ansatte, og koordinere flytteaktivitetene. Avgrensning Prosjektet er ikke ansvarlig for flytting av: - Juridisk bibliotek - Eiendomsavdelingens lokaler - Møblering av Domus Juridica 08/03/2021 3

3. Rammer • JUS overtar Domus Juridica 1. 10. 2019. • Leieavtale avvikles 1. 11. 2019: – Domus Nova: 31. oktober 2019 Domus Nova – noen unntak: 31. 12. 2019 – Domus Nova 2. , 3. , 4. , 5. og 7. etasje • Leieavtale avvikles 31. 12. 2019: – – 08/03/2021 Cort Adelers gate St. Olavs gate 23 St. Olavs gate 24 Misjonssalen og Storsalen 4

4. Milepæler Forberede gjennomføring Overta Domus Juridica 1/10 Pulje 1 flytter Pulje 2 flytter i oktober nov-des Pulje 3 flytter rett før jul • DN 4 – DA 1: SERI / AFIN Pulje 3 til DJ rett før jul • CA 30 – DJ 7: SMR • DN 3 – DJ 6: IT/kom-seksjon • DN 5 – DJ 7: Pluri. Courts • DN 6, 7 – DJ 8: IKRS • DN 6 – DB: IOR • DA 1 – DJ 6: Admin, øk. og direktører • DA 2 – DJ 6: studieseksj. u/ Infosenter Pulje 2 til DA i nov-des Pulje 1 til DJ og DB i okt Relevant informasjon til ulike målgrupper • DA 2 – DJ 6: Eksamen og infosenter 5 5

Mål og aktivitet • Mål: – Minst mulig forstyrrelser, og tap av arbeidstid for studenter og ansatte, mens flyttingene pågår – Opprydding og gjennomgang av lagret materiale og ting • Dette krever god planlegging og nok informasjon • Forståelse for at flytting er en krevende jobb – Ledere må tilrettelegge • Lokaler vi har vært i lenge skal tømmes helt – Gjennomtenkt plan for hva man skal ta med og ikke • Gjenbruk ved JUS og Ui. O 08/03/2021 6

Flytting i praksis • Alle må rydde egen arbeidsplass, og pakke • Fellesområder må gjennom samme prosess – dette arbeidet ledes av kontorsjef • Flytteesker leveres når de ulike ønsker å begynne arbeidet • Vi får en merkesystem fra flyttebyrået • Vi prøver å få til flyttingen av pulje 1 og 2 i en helg: – Fredag ettermiddag forlater du jobb med dine ting pakket ned – Lørdag / søndag vil PC og telefon kobles opp – Mandag vil du kunne pakke ut på din nye arbeidsplass 08/03/2021 7

Hvordan vil dette påvirke de ansatte? • Forberedelse til flytting – mindre belastning på arbeidsmiljøet – Ansatte bør begynne å rydde på sine arbeidsplasser • Flytteperioden – ekstrabelastning på arbeidsmiljøet – I den intense pakke/rydde-fasen – Flytting til, og oppstart på ny arbeidsplass • Forventet ubehag – Støv, rot og støy – Områder man ikke har adgang til – Møterom i gamle bygg 08/03/2021 8

Kontakt • Flytte-kontakt@jus. uio. no 08/03/2021 9