Konzeption und Implementierung eines Tools zur Erstellung und

Konzeption und Implementierung eines Tools zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten-Kollektionen Abschlusspräsentation 30. 03. 2006 Thomas Berg Jan Lücker Manuel Nientit Betreuer: Holger Ploch University of Paderborn Business Computing 2 – Information Management & Office Systems Faculty of Business Administration, Business Computing & Economics Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger Str. 100, D-33098 Paderborn Tel. : +49 --5251 --60 -3368 http: //gcc. upb. de

Agenda Table of Contents Zielsetzung und Motivation Konzept und Architektur des Prototyps Realisation (Demonstration am System) Fazit Ausblick

Projektziele Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Entwicklung eines generischen Tools zur Vereinfachung der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten-Kollektionen Erarbeitung und prototypische Realisation des Konzepts auf Basis von Lotus Notes-Datenbanken Datenbankübergreifende Einbindung von Dokumenten Automatisiert erstellte Querverlinkung der Dokumente Schablonen (=Templates) für Anlage, Verknüpfung und Verwaltung der Dokumente bereitstellen Auch Usern ohne weiterführende Systemkenntnisse Nutzung ermöglichen

Motivation I Warum unser Projekt? Konzept der Dokumentenkollektionen bisher nicht hinreichend umgesetzt: Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Anlage von Dokumentenkollektionen bisher von Hand Wiederholtes, mühsames Zusammensuchen der Einzeldokumente Automatisierbare Routinetätigkeit Konsequenz oft: Redundante Datenhaltung und Versionskonflikte Keine Automatische Verlinkung (Beispiel: Meeting Dokumente in den Projektmappen) Weitergabe ganzer Arbeitskontexte und ihre gemeinsame Bearbeitung umständlich

Motivation II Was verbessert unser Projekt? Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Beheben der zuvor vorgestellten Schwachpunkte, dadurch: Zeitersparnis Arbeitserleichterung Automatisierung Konsistente Datenhaltung Höhere Übersichtlichkeit Verbesserte Unterstützung von Collaborative Work

Konzept der Kollektionen Dokumente aus (verschiedenen) Datenbanken können (automatisiert) zu Kollektionen zusammengefasst werden Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Mit Hilfe der Kollektionen findet automatisiert eine Querverlinkung der Dokumente statt Durch die Kollektionen stehen alle Dokumente, die zu einem Arbeitskontext gehören, an zentraler Stelle und verknüpft zur Verfügung Pflege der Kollektionen an zentraler Stelle Dokumente selbst verbleiben unverändert in den Produktiv-Datenbanken

Kollektionen: Beispiel Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick

Templates Zentral: Nutzung von Templates (Schablonen) Anlage, Verwaltung und Pflege der Kollektionen und Dokumente durch Kollektionen-Templates Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Verschiedene Kollektionen-Templates für unterschiedliche Arten von Kollektionen (z. B. Projekt, Seminararbeit etc. ) Kollektionen-Templates bestehen aus Dokumenten-Templates als Platzhalter für die Dokumente in den später erstellten Kollektionen Zusammen geben die Templates also vor, welche Arten von Dokumenten später zu welcher Art von Kollektion gehören Die konkreten Dokumente werden bei der Erstellung der Kollektionen dann aus den Dokumenten-Templates generiert

Architektur Document Collection Database (DCD) Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Kollektionen-Templates Dokumenten-Templates Produktiv-Datenbanken Dokumente, die einer Kollektion zugehörig sind Temporäre Nutzung zum Verändern der Dokumenten. Templates und Hinzufügen neuer Dokumente durch die DCD Möglichkeit der Einbindung von bestehenden Dokumenten in eine Kollektion und die der Erzeugung neuer Dokumente durch die Templates

Architektur Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick

Realisation Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Demonstration am System

Fazit Ziel: ein funktionstüchtiger Prototyp zum Erstellen und Pflegen von Dokumentenkollektionen in der Lotus Notes Umgebung bereitstellen Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Ergebnis: dieses Projektziel wurde während unserer Projektarbeit vollständig realisiert Zusätzlich zu den im Projektvorfeld definierten Anforderungen von uns realisierte Erweiterungen des Tools Shortcut-Button zum direkten Erstellen von Kollektionen aus der Notes-Arbeitsumgebung. Wizard zum Erstellen der Kollektioneninstanzen Weitreichende Unterstützung beim Erstellen von Kollektionen. Templates sowie Integration der Vorlagen für Platzhalter

Ausblick Entwicklungspotentiale Umfassendes Rechtemanagement Table of Contents Zielsetzung Motivation Konzept der Kollektionen Architektur Realisation Fazit Ausblick Lösung der On-Compose-Problematik Einführung eines Status für die Kollektionen Gestaltung einer expliziten Hierarchie zwischen den Dokumenten und den Kollektionen Wizard auch für die Erstellung von Kollektionen. Templates Automatisierte Erstellung von Platzhaltern

Fragen? Table of Contents Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Fragen?