KONTROLA ZARZDCZA w jednostkach organizacyjnych sektora finansw publicznych

KONTROLA ZARZĄDCZA w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) • W nowej ustawie o finansach publicznych wprowadzono pojęcie kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych w miejsce obecnego terminu kontrola finansowa. • Celem tej zmiany jest objęcie zakresem kontroli wszystkich aspektów działalności jednostek sektora finansów publicznych (art. 68) nowej ustawy.

• • • • Zgodnie z art. 9 ustawy sektor finansów publicznych tworzą: 1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały; 2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; 3) jednostki budżetowe; 4) samorządowe zakłady budżetowe; 5) agencje wykonawcze; 6) instytucje gospodarki budżetowej; 7) państwowe fundusze celowe; 8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; 9) Narodowy Fundusz Zdrowia; 10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; 11) uczelnie publiczne; 12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne; 13) państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe; 14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, jednostek badawczo-rozwojowych, banków i spółek prawa handlowego.

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, co określa artykuł 53 ustawy o finansach publicznych. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Wzór Pieczęć nagłówkowa Poznań, dnia. . . . . Delegowanie uprawnień (PEŁNOMOCNICTWO) Na podstawie art. 53 Ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). . . . . z dniem. . . udzielam pełnomocnictwa pani/panu…………………zatrudnionemu na stanowisku………………… wykonywanie następujących czynności: 1. 2. 3. 4. 5.

• Zgodnie z art. 54. ust. 1 głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: • 1) prowadzenia rachunkowości jednostki; • 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; • 3) dokonywania wstępnej kontroli: • a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, • b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

• • • • • Delegowanie uprawnień • [Nazwa jednostki] [Miejsce, data] • POWIERZENIE CZYNNOŚCI Na podstawie art. 53 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), zgodnie z art. 54 Pani/u ………………………Głównej księgowej ………………………… powierzam obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości jednostki; 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych odpowiednio z planem finansowym albo finansowo-rzeczowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych • [Kierownik jednostki] •

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań (wszystkich czynności) podejmowanych dla zapewnienia: - realizacji celów i zadań w sposób: · zgodny z prawem, · efektywny, · oszczędny i terminowy.

Celem zmiany jest objęcie zakresem kontroli wszystkich aspektów działalności nowej ustawy, w szczególności; - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań , - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem.

1. ZARZĄDZANIE JEDNOSTKĄ - KIEROWNIK-porównanie Art. 44. ( stara ufp) 1. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej oraz zapewnia ich przestrzeganie (art. 47 ust. 3 starej UFP). Art. 53 (nowa ufp) Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie przez kierownika do uszczuplenia należnych wpływów wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli zarządczej.

Nowe regulacje służyć mają zmianie funkcjonującego w sektorze publicznych paradygmatu, który każe łączyć pojęcie kontroli finansowej wyłącznie z procesami dotyczącymi przepływu środków pieniężnych. W związku z wprowadzeniem tego rodzaju kontroli nowym zadaniem kierownika jednostki będzie obowiązek corocznego składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej (art. 70 nowej ustawy o finansach publicznych).

…………………… (miejscowość, data) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok ……………… Ja niżej podpisany (imię i nazwisko) jako kierownik jednostki (podać nazwę kierującej jednostki) w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż: a) informacje zawarte w sprawozdaniu za rok ……. . przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki, b) posiadam wystarczającą pewność / wystarczającą pewność z zastrzeżeniami [1], iż zasoby przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za rok ……… zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego [2] oraz, że procedury kontroli zarządczej są ustanowione, funkcjonują efektywnie i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania. [1]Niepotrzebne skreślić. [2]Zasada dobrego zarządzania finansowego odnosi się do oszczędności, efektywności i skuteczności. Oszczędność oznacza, iż zasoby wykorzystywane do realizacji zadań muszą być dostępne w odpowiednim czasie, odpowiedniej ilości oraz jakości oraz po najlepszych cenach. Efektywność oznacza realizację pomiędzy wykorzystanymi zasobami, a osiągniętymi efektami. Skuteczność oznacza realizację założonych zadań i celów przy wykorzystaniu dostępnych zasobów.

Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki [1]: (w tym miejscu kierownik jednostki może przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały zidentyfikowane w określonych obszarach działalności jednostki wraz z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk lub słabości kontroli zarządczej) Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z bieżącej kontroli wewnętrznej / samooceny[2] / pracy audytu wewnętrznego / instytucjonalnej kontroli / wyników kontroli zewnętrznych 1. Oświadczam, że nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniach z funkcjonowania kontroli zarządczej, a które mogłyby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki. ……………………. (podpis i pieczęć) [1] Kierownik jednostki może dodać zastrzeżenia, jeżeli mają one istotny wpływ na oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. [2] Samoocena odzwierciedla ocenę kierownictwa w zakresie zgodności kontroli zarządczej ze standardami w okresie objętym sprawozdaniem z funkcjonowania kontroli zarządczej.

KOMUNIKAT Nr 23 MINISTRA FINANSÓW w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Minister Finansów wydał 16. 12. 2009 r. (Dz. Urz. M. F. Nr 15, poz. 84 z dnia 30. 12. 2009 r. ) Komunikat Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. W podstawie prawnej przywołał art. 69 ust. 3 ustawy z 27. 8. 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), który wszedł w życie 1. 1. 2010 r. Wprowadzane standardy mają zapewnić realizację celów określonych w art. 68 ww. ustawy. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań (wszystkich czynności) podejmowanych dla zapewnienia: 1) realizacji celów i zadań w sposób: · zgodny z prawem, · efektywny, · oszczędny i · terminowy. 2) w szczególności z uwzględnieniem: · zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; · skuteczności i efektywności działania; · wiarygodności sprawozdań; · ochrony zasobów; · przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; · efektywności i skuteczności przepływu informacji; · zarządzania ryzykiem.

Pięć standardów kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, które jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli, gdyż dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości, a obejmuje takie elementy, jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe (poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, identyfikacj ę tzw. zadań wrażliwych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach pracowniczych; za zadanie wrażliwe uznaje się przy tym zadania, przy których wydawana decyzja jest związana z dużym stopniem uznania pracownika, np. przy nakładaniu kar, udzielaniu ulg, zamówieniach „z wolej ręki”, w związku z czym załatwienie sprawy mo że się wiązać z niedozwolonym motywowaniem pracownika przez stronę występującą z wnioskiem, a to z kolei może powodować korupcję pracowników lub nieuzasadniony protekcjonizm; 2) zarządzanie ryzykiem, które ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki poprzez: określanie celów i monitorowanie realizacji zadań, identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze; 3) mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć poprzez: dokumentowanie systemu tej kontroli, dokumentowanie, rejestrowanie i zatwierdzanie (autoryzację) operacji gospodarczych, podział kluczowych obowiązków, weryfikowanie operacji gospodarczych przed i po realizacji oraz przez inwentaryzację, nadzór w ramach hierarchii służbowej, rejestrowanie odstępstw od procedur, instrukcji lub wytycznych, utrzymanie ciągłości działalności, selektywny i kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych, materialnych i informacyjnych, a także poprzez mechanizmy kontroli systemów informatycznych, takie jak kontrola dostępu do zasobów informatycznych i oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian aplikacji oraz kontrola dostępu do poszczególnych aplikacji, podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów, zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego;

4) informacja i komunikacja, które to standardy dotyczą zapewnienia pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, a także zapewnienia efektywnego – zapewniającego przepływ informacji i właściwe ich zrozumienie przez odbiorców – systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej; 5) monitorowanie i ocena systemu kontroli poprzez bieżącą ocenę skuteczności systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę i kontrolę wewnętrzną. Opracowany projekt standardów nie odbiega znacznie od standardów upowszechnianych na podstawie dotychczasowej ustawy, a ogłoszonych w komunikacie nr 13 MF z dnia 30 czerwca 2006 r. , Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58. Należy przy tym pamiętać, że standardy z założenia nie stanowią przepisów prawa powszechnego. Należy je traktować jako podstawę i wytyczne do opracowania bardziej szczegółowych procedur, z uwzględnieniem tzw. dobrych praktyk, które poszczególne biblioteki będą tworzyć, uwzględniając własną specyfikę i warunki miejscowe.

Procedury w kontroli zarządczej „System kontroli zarządczej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli zarządczej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane. TEZY: 1. PROCEDURY PEŁNIĄ ROLĘ SŁUŻEBNĄ W ZARZĄDZENIU GOSPODARKĄ FINANSOWĄ, 2. PROCEDURY TO NIE OKREŚLONY RODZAJ DOKUMENTU W JEDNOSTCE, ALE WACHLARZ RÓŻNORODNYCH INSTRUMENTÓW (regulaminów, procedur, instrukcji, zasad, polityk, zakresów obowiązków, powierzenia uprawnień, etc. ) KONTROLA FINANSOWA - PROCEDURY w KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Procedury określające zasady kontroli wykonywania gospodarki finansowej 2. Procedury określające zasady gospodarki finansowej PROCEDURY w KONTROLI ZARZĄDCZEJ a- REGULAMIN KONTROLI W JEDNOSTCE, b- PROCEDURY WEWNĘTRZNE, c- ZAKRESY CZYNNOŚCI, d- PROCEDURY SŁUŻĄCE REALIACJI ŚRODKÓW ZARADCZYCH, e- REGULAMINY ZP DO 14 TYS. EURO.

MECHANIZMY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Ogólne mechanizmy kontroli 1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej System kontroli zarządczej jednostki, w szczególności procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, jest dokumentowany, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla jej wszystkich pracowników, którym te informacje są niezbędne. 2) Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia, są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla upoważnionych osób. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. Operacje finansowe i gospodarcze i inne znaczące zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane. Procedury wewnętrzne w ujęciu Nowej UFP: - Procedury wewnętrzne stanowią otwarty katalog dokumentów - Ilość oraz zawartość procedur powinna być adekwatna do sytuacji jednostki - Procedury są przede wszystkim narzędziem służącym zapobieganiu nieprawidłowościom

Standardy kontroli zarządczej Środowisko wewnętrzne : - Środowisko wewnętrzne stanowi podstawę dla pozostałych elementów kontroli. Standardy dotyczące systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości obejmują: a) uczciwość i inne wartości etyczne, b) kompetencje zawodowe, c) strukturę organizacyjną, d) powierzenie uprawnień, e) identyfikację zadań wrażliwych, - W ramach standardu uczciwość i inne wartości etyczne jednostka działa w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników, które zapewniają osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudnieni pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość składanym podpisem. Pracownicy mają świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika jest natychmiast zgłoszone Dyrektorowi. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na ocenę pracowników. - Standard kompetencje zawodowe realizowany jest poprzez opracowane opisy stanowisk pracy wraz z zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, w których określa się potrzebny poziom kompetencji, jakie powinien posiadać pracownik w ramach przypisanych zadań. Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach zapewniających odpowiedni poziom kompetencji. W/w opisy stanowisk są narzędziem do oceny kandydatów w procesie rekrutacji, w związku z zapewnieniem wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

- Standard dotyczący struktury organizacyjnej realizowany jest poprzez opracowany Regulamin organizacyjny i schemat organizacyjny. Struktura organizacyjna jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków działania. - Zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie narażeni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej traktowane są jako zadania wrażliwe i podlegają stałej, bieżącej analizie. Dyrektor ustanawia odpowiednie procedury w zakresie środków zaradczych. Zadania te podlegają aktualizacji na bieżąco w przypadku zidentyfikowania czynników sprzyjających wystąpieniu szkodliwych wpływów, jak na przykład: nawarstwianie niezałatwionych spraw, brak przejrzystych zasad podejmowania rozstrzygnięć o charakterze uznaniowym, nadmiar kompetencji u jednej osoby, gospodarka kasowa. - Poszczególnym pracownikom został precyzyjnie określony zakres kompetencji i jest odpowiedni w stosunku do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego. Powierzenie uprawnień i odpowiedzialności, dokonywane jest w imiennej formie pisemnej, na podstawie aktualnych przepisów prawa i aktów wewnętrznych ustalanych przez Dyrektora i podpisane przez pracownika.

Zarządzanie ryzykiem - Określanie celów i monitorowanie realizacji zadań - Identyfikacja ryzyka Systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów, projektów czy zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka identyfikacja, ryzyka jest ponawiana. - Analiza ryzyka Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka. - Reakcja na ryzyko i działania zaradcze Określony został rodzaj reakcji w stosunku do każdego istotnego ryzyka (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

Mechanizmy kontroli zarządczej - Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych. - Podział obowiązków Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania (księgowania) operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa. W małych jednostkach, zatrudniających zbyt mało pracowników, aby móc w pełni wdrożyć ten mechanizm kontroli, kierownik jednostki rekompensuje te braki za pomocą innych mechanizmów. Sporządzone jest zestawienie obowiązków, które w danej jednostce muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników. - Weryfikacje Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia są weryfikowane przed i po realizacji, np. : wielkość dostawy jest porównywana z zamówieniem; dane dotyczące dostawy uwidocznione na fakturze porównywane są z danymi dotyczącymi przyjętej dostawy; stan zapasów weryfikowany jest poprzez inwentaryzację. - Nadzór Prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania jednostki są właściwie realizowane.

Informacja i komunikacja : W ramach standardu bieżąca informacja pracownicy otrzymują informację podczas realizowania swoich zadań. Ponadto w miarę potrzeb są organizowane narady. Narady odbywają się 3 -5 razy do roku. 1. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były: a) aktualne (umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie), b) rzetelne , c) kompletne (zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań odbiorcy danych), d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane, e) zrozumiałe dla odbiorców informacji. 2. Dyrektor odpowiedzialny jest za takie zorganizowanie systemu komunikacji wewnętrznej, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie. 3. W ramach komunikacji zewnętrznej, przekazuje się informacje zarówno w formie pisemnej jak i głosowej z zapewnieniem wyrażania informacji w jasnej i zrozumiałej formie, z wykorzystaniem nowoczesnych metod w tym poczty elektronicznej 4. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną z osób przekazujących informacje o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie.

Monitorowanie i ocena: W jednostce istnieje stałe monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz jego poszczególnych elementów, a także bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. 1. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli, w szczególności: a) różnic inwentaryzacyjnych, b) wykrytych oszustw i manipulacji, c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli, d) skarg pracowników, oferentów i dostawców. 2. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji( samoocena). 3. Każdy kierownik dokonuje raz w roku samooceny i oceny podległych sobie pracowników. 4. W przypadku stwierdzenia, że w systemie kontroli finansowej istniej ą potencjalne niedoskonałości, mechanizmy kontrolne funkcjonujące na obszarach, w których wykryto nieprawidłowości podlegają ponownej ocenie i w razie potrzeby odpowiedniej modyfikacji. 5. Wyniki kontroli i oceny służą do: 1) ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem, 2) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, 3) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości, 4) doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami

ZAKRESY CZYNNOŚCI PRACOWNIKÓW i KIEROWNIKÓW Art. 53 ust. 2. : Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. ZAKRESY CZYNNOŚCI PRACOWNIKÓW- Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponoszą pracownicy, którym powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej lub czynności przewidziane w przepisach o zamówieniach publicznych

ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI OPIS STANOWISKA PRACY A. DANE PODSTAWOWE 1. Nazwisko i imię: . . . . . . . . . 2. Nazwa stanowiska pracy: 3. Komórka organizacyjna: 4. Przełożeni: B. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI 1. Zakres obowiązków: 2. Zakres odpowiedzialności:

3. Zakres uprawnień: C. WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE 1. Wykształcenie: 2. Doświadczenie zawodowe: 3. Uprawnienia: konieczne: pożądane: 4. Wymagana wiedza specjalistyczna: 5. Znajomość pozostałych zagadnień: 6. Cechy osobowości: 7. Dyspozycyjność:

8. Umiejętność: 9. Obsługa – komputery, systemy operacyjne i programy komputerowe, maszyny, urządzenia, narzędzia: Opis stanowiska sporządził: Przyjmuję: ………………… ………………… pieczątka i podpis ………. . ……. , dnia ………. …. . Zatwierdził: …………………. . . . (dyrektor )

Zespół zidentyfikowanych ryzyk dla. . . . . Informacje ogólne dotyczące identyfikacji i analizy ryzyka Aby zarządzać ryzykiem należy zdefiniować jakie ryzyka zagrażają w każdym z obszarów prowadzonej działalności Biblioteki. Następnie ryzyka te należy poddać ocenie. Przyjęto do oceny zarówno prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, jak i jego oddziaływanie w przypadku, jeśli ryzyko wystąpi w poszczególnych komórkach organizacyjnych/samodzielnych stanowiskach w Bibliotece. Ryzyko definiowane jest jako niepewność w wyniku działań lub zdarzeń, wynikającą z pojawiających się szans i zagrożeń. Ryzyko najlepiej oceniane jest w odniesieniu do kombinacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia i jego oddziaływania w przypadku jeżeli ryzyko się zmaterializuje. Ryzyka nie da się uniknąć, dlatego należy podejmować takie działania, aby ograniczyć ryzyko do takiego poziomu, które będzie dopuszczalne i uzasadnione. Reakcja na ryzyko może obejmować następujące zachowania: · Dopuszczenie ryzyka, · Reagowanie na ryzyko w odpowiedni sposób, aby ograniczyć je do akceptowalnego poziomu lub aktywnie z niego korzystać, uznając niepewność za szansę na uzyskanie korzyści, · Przenoszenie ryzyka, zakończenie działalności narażonej na ryzyko. Po przeprowadzeniu oceny ryzyka ujawniają się priorytety ryzyka dla komórki organizacyjnej/samodzielnego stanowiska. Im mniej akceptowalne ryzyko, tym wyższy priorytet powinien zostać nadany postępowaniu wobec takiego ryzyka. Ryzyka o najwyższym priorytecie (kluczowe ryzyka) powinny być regularnie brane pod uwagę na najwyższym poziomie i powinny być regularnie analizowane. Poszczególne priorytety ryzyka będą się zmieniać wraz z upływem czasu, ponieważ zajmowanie się konkretnym ryzykiem prowadzi w konsekwencji do zmiany hierarchizacji. Dlatego stworzono katalog ryzyk, który raz do roku będzie weryfikowany.