KONTROLA KOSZTW KONTRAKTU BUDOWLANEGO DR HAB IN MICHA

KONTROLA KOSZTÓW KONTRAKTU BUDOWLANEGO DR HAB. INŻ. MICHAŁ KRZEMIŃSKI NA PODSTAWIE: BIBLIOTEKA MENEDŻERÓW BUDOWLANYCH, LEONARDO DA VINCI: PL/06/B/F/PP/174014

Kontrola jest ostatnią funkcją występującą w procesie zarządzania. Jest ona jego immanentną częścią, bez której nie można wręcz wyobrazić sobie efektywnej działalności gospodarczej. Przedsiębiorstwo realizujące wszystkie funkcje zarządzania, z wyjątkiem kontroli, jest skazane na przegraną na konkurencyjnym rynku. Kierownik budowy lub też pracownik odpowiedzialny za realizację przedsięwzięcia np. inżynier kontraktu zainteresowany jest wynikami swoich działań.

Monitorować budowy można poprzez: sporządzenie harmonogramu robót budowlanych, planowanie organizacji robót budowlanych, nadzór merytoryczny kierownika budowy, wizytowanie budów przez kierownictwo przedsiębiorstwa, bieżące sprawdzanie dokumentów związanych z budową, porównanie budżetu kosztów budowy z jego wykonaniem, dobór właściwych narzędzi kontroli budowy, odpowiednie ustawienie systemu informatycznego np. pokazującego przekroczenie limitów materiałowych.

Planowanie robót a płynność finansowa Planowanie robót budowlanych musi uwzględniać założoną w projekcie technologię wykonania. Organizacja pracy na budowie wymaga zastosowania odpowiedniego do potrzeb sprzętu takiego jak dźwigi, koparki, czy też środków transportu itp. Niezbędni są również pracownicy o właściwych kwalifikacjach do danego etapu budowy. Wymaga to również synchronizacji wszystkich uczestników procesu budowlanego. Dlatego podczas wykonania poszczególnych robót należy zachować wyznaczone w umowie (i/ lub harmonogramie) terminy. Brak zachowania określonych terminów będzie skutkował konsekwencjami finansowymi. Stąd też musi równolegle odbywać się planowanie finansowe, niezbędne do zachowania płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Kontrola prewencyjna Już na etapie sporządzania harmonogramu robót budowlanych następuje kontrola prewencyjna realizacji zadania. Dzięki temu podczas planowania można uniknąć błędów, które wynikają, np. ze złego zaplanowania zasobów niezbędnych do realizacji zadania. Może to się tyczyć np. rozplanowania pracy sprzętu własnej bazy sprzętowotransportowej, złożenia zamówień materiałowych itp. Dlatego też ten etap jest bardzo istotny w całym procesie kontroli wykonania robót budowlanych. To podczas planowania można obniżyć koszty wykonania zadania budowlanego. Po wykonaniu zadania, a tym samym po poniesieniu kosztów, nie ma już co obniżać

Budżet przedsięwzięcia Każde przedsięwzięcia budowlane wymaga sporządzenia jego budżetu. Budżet ten musi uwzględniać czas realizacji robót budowlanych, poszczególne zadania, niezbędne zasoby materiałowe, ludzkie, sprzętowe, transportowe oraz środki finansowe. Budżet budowy nie może przekroczyć kosztów, które zostały określone w umowie pomiędzy wykonawcą a zlecającym np. inwestorem. Wykonawca musi również pamiętać o tym, że realizacja zlecenia musi mieć określoną rentowność. W przeciwnym wypadku poniesie straty, co w konsekwencji może grozić nawet upadkiem przedsiębiorstwa.

Czemu trudno jest być KB? Kierownik budowy zazwyczaj nie ma wpływu na podpisaną umowę. Często nawet nie ma wpływu na opracowany wcześniej kosztorys ofertowy, który jest sporządzany podczas przygotowania się wykonawcy do przetargu. Skutkuje to często tym, że nie zawsze da się później – w momencie realizacji zlecenia – wykonać założenia w przedstawionej ofercie. Dlatego też praktyka pokazuje, że trzeba podpisywać różnego rodzaju aneksy do umowy podstawowej. Z jednej strony jest to uzasadnione, gdyż nie zawsze wszystko da się przewidzieć w momencie projektowania inwestycji. Ponadto zleceniodawca czasami podczas uzgodnień z wykonawcą zmienia swoje pierwotne zamierzenia. W każdym bądź razie kierownik budowy odpowiada za budżet budowy i dotrzymanie wszystkich parametrów w nim ujętych. Po każdym rozliczeniu miesiąca kierownik otrzymuje z działu controllingu (ekonomicznego) informacje o wykonaniu budżetu

Wykonanie budżetu jest analizowane przez dział controllingu oraz przez kierownika budowy. Wyjaśniane są wszelkie istotne odchylenia w stosunku do założeń przyjętych w budżecie. Zdarzają się zazwyczaj pewne nieścisłości w zestawieniach na skutek nieprawidłowych opisów dokumentów źródłowych, złego zaksięgowania, braków w dokumentach itp. Sam system kontroli budżetowej budowy wymaga opracowania i doboru: formularzy, które składają się na budżet budowy, układu zawartości raportu z wykonania budżetu, w tym jego formularzy, skutecznych narzędzi do kontroli budowy, odpowiednich kont księgowych, procedur związanych z wyjaśnieniem odchyleń, sytemu informatycznego.

Czego potrzebuje m. in. KB? Aby kierownik budowy mógł realnie zarządzać budową, potrzebuje niezbędnych informacji i danych. W szczególności dotyczą one kosztów realizacji danego zlecenia. Układ kalkulacyjny kosztów budowy musi być identyczny w budżecie i zakładowym planie kont, gdyż inaczej nie będzie można zrobić porównania budżetu z wykonaniem. Chyba, że pracownik działu controllingu będzie , , przekładał” papiery i zliczał je do poszczególnych pozycji układu kalkulacyjnego kosztów. Tym samym będzie tracił czas na działania zbędne, które wynikają ze złej organizacji systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Na pewno kierownik budowy nie będzie robił takiego zestawienia, gdyż nie jest to jego zadaniem. Kierownik budowy ma otrzymać takie zestawienie. Choć nie zawsze jest świadomość tego faktu wśród kadry zarządzającej.

Budżet - problemy Niestety w praktyce w wielu przedsiębiorstwach budowlanych niedotrzymywanie są z góry ustalone terminy. Następnie można zaobserwować irytację kierowników budowy, że dane są niepełne lub też nie wiadomo skąd jest taka, a nie inna wysokość danej pozycji. Z kolei pracownicy działu księgowości irytują się, gdyż nie mogą , , zamknąć miesiąca” i policzyć podatków. Są to bardzo ważne problemy organizacyjne dotyczące monitoringu budowy. Wpływa to na sprawność funkcjonowania systemu budżetowania w przedsiębiorstwie. Proces ten nie może być prawidłowo realizowany właśnie poprzez niedociągnięcia organizacyjne. Problemy komunikacyjne, pomiędzy uczestnikami systemu budżetowania, stanowią duży problem co przekłada się na efektywność monitoringu.

Budżetowanie – aspekt organizacyjny Budżetowanie to praca zespołowa. Sporządzenie budżetu budowy wymaga włożenia odpowiedniego wysiłku organizacyjnego. Kierownik budowy, który sporządza budżet, musi mieć odpowiednie wsparcie od pracowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Każda z nich w ramach swoich kompetencji odpowiada za dany obszar działalności przedsiębiorstwa.

KB – co powinien wiedzieć? Należy przy tym zaznaczyć, iż osoba odpowiedzialna za nadzór nad budową od strony prawa budowlanego oraz od strony efektów ekonomicznych powinna dysponować niezbędną wiedzą i umiejętnościami w obu tych obszarach. Spoczywa na niej znaczna odpowiedzialność za prowadzenie budowy, a także za jej efekt ekonomiczny. W ślad za odpowiedzialnością idzie zakres kompetencji i uprawnień, w tym także możliwość zaciągania zobowiązań finansowych, w granicach ustalonych przez przedsiębiorstwo.

Koszty ogólne budowy Koszty zarządzania budową i utrzymania zaplecza budowy. Koszty te najogólniej dotyczą zużycia energii elektrycznej, zakwaterowania pracowników, delegacji, rozłąki itp. wynagrodzeń z narzutami kierownictwa budowy, transportu, usług telekomunikacyjnych itp. Również występuje problem świadczeń na rzecz pracowników, w szczególności: odzieży roboczej, posiłków profilaktycznych, napojów chłodzących, środków czystości itp. Te dane kosztowe powinny być opracowane przez dział ekonomiczny przy współpracy kierownika budowy i służb BHP, gdyż w tym zakresie obowiązują pewne normy.

Narzędzie Dla sprawnego przebiegu procesu budżetowania każdy kierownik budowy powinien mieć dostęp do informatycznego systemu wspomagającego budżetowanie. Przy czym na początek nie musi to być zintegrowany system zarządzania, ale może być to np. aplikacja stworzona w arkuszu kalkulacyjnym. Trudno szybko i sprawnie zrobić budżet budowy bez odpowiedniego narzędzia informatycznego.

Koordynator budżetowania Dział ekonomiczny pełni rolę koordynacyjną w całym procesie budżetowania w przedsiębiorstwie. Funkcja ta jest bardzo istotna. Jeżeli nie będzie osoby lub działu koordynującego cały proces budżetowania w przedsiębiorstwie to: można spodziewać się, że procesy związane budżetowaniem nie będą funkcjonowały prawidłowo, z spowoduje rozmycie całego procesu budżetowania w przedsiębiorstwie, nie będzie można zweryfikować wielkości zapisanych w budżetach budów, wystąpi brak koordynacji prac związanych ze sporządzaniem innych budżetów, w tym budżetu przedsiębiorstwa.

Budżetowanie - problemy Sprawny proces budżetowania budowy nie jest możliwy bez: dobrze zorganizowanej pracy poszczególnych komórek organizacyjnych, przygotowania właściwej dokumentacji organizacyjnej, właściwego obiegu dokumentów, przygotowania instrukcji sporządzania budżetu budowy, przeszkolenia kierowników budów i osób związanych z procesem sporządzania budżetu budowy, niezbędnego oprogramowania, koordynatora całego procesu budżetowania w przedsiębiorstwie, przygotowania planu kont odpowiadającemu pozycjom przychodowym i kalkulacyjnym kosztów w budżecie budowy, budowy bazy informacyjnej, nie tylko kosztowej.