KONSEP SISTEM INFORMASI MUHAMMAD REZA PUTRA S Kom

KONSEP SISTEM INFORMASI MUHAMMAD REZA PUTRA S. Kom, M. Kom

WHY? ? ? Kenapa Pilih Jurusan Sistem Informasi? ?

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI • APA ITU SISTEM?

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI • APA ITU INFORMASI?

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI • SISTEM? osuatu jaringan kerja dari prosedurpros. Edur yang saling berhubungan, berkumpul bersama -sama untuk suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI • DATA? ? • INFORMASI?

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI - Data adalah fakta-fakta, perkiraan yang tidak atau belum memiliki arti guna. - Informasi adalah data yang telah diproses dan mempunyai arti dan berguna bagi pemakainya

DASAR-DASAR KONSEP SISTEM INFORMASI Prosedure adalah urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

SO? APA ITU SISTEM INFORMASI?

Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi

DATA Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data dapat berupa : � Nilai yang terformat data dengan suatu format tertentu. Misalnya Tanggal atau jam atau menyatakan nilai mata uang � Teks sederatan huruf, angka dan simbol-simbol khusus � Citra data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, Hasil rontgen, dan tanda tangan. � Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa juga dilengkapi dengan suara

Pengertian Informasi Menurut Para Ahli Menurut Mc. Fadden (1999) mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Shannoin dan Wevaer mendefinisikan informasi sebagai jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. Artinya, dengan adanya informasi tingkat kepastian menjadi meningkat. Menurut Davis (1999) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

KARAKTERISTIK SISTEM • • KOMPONEN-KOMPONEN BATAS SISTEM LINGKUNGAN LUAR SISTEM PENGHUBUNG MASUKKAN KELUARAN PENGOLAH SASARAN DAN TUJUAN

Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen-komponen Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa : - Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. - Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

Karakteristik Sistem 2. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

Karakteristik Sistem 3. Lingkungan luar sistem Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

Karakteristik Sistem 4. Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Karakteristik Sistem 5. Masukkan Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Karakteristik Sistem 6. Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

Karakteristik Sistem 7. Pengolah (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah Melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Siklus Informasi Dapat Digambarkan: Proses (model) Output Informasi Input (data) Penerima database Data ditangkap Hasil tindakan Keputusan Tindakan

Urutan dari siklus informasi 1. Data ditangkap / Pengumpulan data 2. Hasil dari pengumpulan data tsb di inputkan 3. Setelah data di inputkan maka dilakukan pengolahan data (Proses) 4. Hasil dari pengolahan data tsb dihasilkan output berupa informasi 5. Informasi tsb di berikan kepada penerima 6. Penerima akan mengambil keputusan terhadap informasi yg diperoleh 7. Penerima akan mengambil tindakan terhadap hasil keputusan yang di peroleh.

Kriteria Informasi Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan, harus memiliki kriteria sebagai berikut : 1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan. 2. Akurat, ketepatan dapat diandalkannya suatu informasi. 3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan. 4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan. 5. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima. 6. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan

KUALITAS INFORMASI Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu : a. Relevan (relevancy) Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. b. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

Kualitas Informasi c. Tepat waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. d. Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi ditentukan oleh 2 hal : a. Manfaat (use) b. Biaya (cost) Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

MANAJEMEN INFORMASI DARI TINGKAT MANAJEMEN Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat Dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu : 1. Informasi Strategis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasieksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi Taktis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan. 3. Informasi Teknis Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Klasifikasi Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, yaitu : Sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik Sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human made sistem) Sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistik sistem) Sistem tertutup (close sistem) dan sistem terbuka (open sistem)

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Sistem Informasi didefenisikan oleh Rorbert A. Leitch dan k. roscoe Davis sebagai berikut : suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.

Komponen Sistem Informasi Hardware Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, periferal (printer) dan jaringan. 2. Software Sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3. Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. 4. Prosedur Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 5. Manusia Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sistem Informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran Sistem Informasi. 1.

KEGIATAN SISTEM INFORMASI Input Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Output Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut 4. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Control Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 1.

TINGKATAN SISTEM INFORMASI Beberapa jenis sistem informasi berbasis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial. Masing masing dari SI tersebut memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah: Sistem Pemrosesan transaksi Sistem informasi manajemen (SIM) Sistem penunjang keputusan (SPK) Sistem Informasi e-busines

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI Komponen Sistem Informasi dapat di gambarkan Pemakai Pemakai Input Model Output Teknologi Basis Data Kendali Pemakai

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI � � � Blok Masukan (Input Block) Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Blok Model (Model Block) Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan Blok Keluaran (Output Block) Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI � � � Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh Blok Basis Data (Database Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Blok Kendali (Control block) Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI SI memainkan peran kritis dalam perusahaan. Pada mulanya SI digunakan untuk meningkatkan kualitas manjerial. Sehingga sering disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang kemudian dikembangkan terus seiring dengan perkembangan TI. Adapun tahap perkembangan tersebut adalah sebagai berikut : q. Sistem Informasi Tradisional q. Sistem Informasi Berbasis Komputer q. Sistem Informasi Berbasis Jaringan Perkantoran q. Sistem Informasi Lintas Platform

ANALISA SISTEM Untuk mengembangkan sebuah sistem komputerisasi, maka harus dilakukan secara menyeluruh serta mendalam terhadap kegiatan sistem pengolahan data dan sistem informasi yang saat ini sudah dijalankan oleh perusahaan. Juga perlu diketahui secara tepat mengenai bentuk sistem informasi yang bagaimanakah yang dikehendaki oleh manajemen, sehubungan dengan adanya rencana komputerisasi tersebut. Analisa sistem bukan merupakan studi awal. Untuk memperoleh hasil kajian yang benar-benar komprehensif, ketika melakukan analisis terhadap sistem pengolahan data yang sedang berjalan saat ini, maka seorang sistem analis harus melakukan kajian-kajian berikut ini:

ANALISA SISTEM Bagan dari analisa sistem: Menetukan sasaran Mempelajari bentuk organisasi perusahaan Menganalisa laporan-laporan yang sudah di hasilkan oleh sistem pengolahan data yang saat ini sedang berjalan Mempelajari laporan yang saat ini sudah dihasilkan oleh sistem yang ada saat ini

Keterangan Bagan: Untuk keperluan tersebut, maka seorang sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat itu. 2. mempelajari organisasi, struktur, job descriptions, aliran data, dan lainnya itu, maka seorang sistem analis akan dengan mudah menangkap adanya kemungkinan-kemungkinan fungsi-fungsi yang terduplikasi di dalam organisasi tersebut. 3. Penelitian mengenai berbagai laporan yang sudah ada, tak cuma meliputi bentuk dan jenisnya saja, tetapi juga meliputi jumlah dan frekuensi laporan tersebut dihasilkan, serta jumlah dan frekuensi kebutuhan manajemen akan laporan-laporan tersebut. 4. harus dipelajarinya sata ini adalah meliputi isi laporan, frekuensi dan saat-saat laporan tadi dihasilkan, siapa yang membuat laporan tersebut, dan siapa saja yang akan menggunakannya, serta dengan tujuan apakah yang bersangkutan harus menerima sesuatu laporan tertentu. 1.

SISTEM ANALIS Beberapa pengertian dari sistem analis : � sistem analis adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sistem. � Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang digunakan untuk memecahkan masalah bisnis dan masalah-masalah yang lainnya. � Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat. � Sistem analis adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permasaalahan yang terjadi.

Tugas Analis Sistem Tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah: mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen, file-file, formulir-formulir, yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut kepada pemakai sistem. Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. Menganalisa dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem baru. Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan sistem yang baru.

MANFAAT SISTEM INFORMASI Sistem informasi memilki berbagai manfaat, diantaranya : � � � Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

Apa Fungsi Informasi Itu sendiri? ? Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai 2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai 3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut : o o harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti : Pemrosesan informasi yang efektif. o Manajemen informasi yang efektif. o Keluwesan. o Kepuasan pemakai. o

KONSEP DASAR ORGANISASI SISTEM INFROMASI Organisasi Sistem Informasi adalah Suatu organisasi (sekumpulan orang yang memiliki prinsip dan tujuan yang sama dlm mencapai suatu tujuan yg sama) yg lebih difokuskan pd bagaimana sistem informasi dpt dikelola secara baik. Untuk adanya organisasi sistem informasi diperlukan suatu model dalam membangun organisasi sistem informasi tersebut, maksud dari model ini adalah Suatu bagian yang menampilkan sejumlah entitas fisik atau ukuran suatu kualitas Tugas utama dari model organisasi SI ini adalah : 1. Pengendalian 2. Perencanaan Integrasi sistem Informasi Saling keterkaitan antara sub-sistem shg data dari suatu sistem secara rutin dapat melintas menuju / diambil oleh satu atau lebih sistem yang ada.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI Interaksi sistem informasi memiliki sifat hierarki, maksudnya: sistem pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data / informasi kepada tingkat manajerial atau sering pula dalam arah yang sebaliknya. Bentuk interaksi langsung Manajer thd SI : - Pengembangan program komputer - Pemahaman data/file - Mengakses data - Entri data

Dalam sebuah perusahaan ada beberapa konsep dasar model organisasi SI: 1. 2. 3. Model Sistem informasi Pemprosesan Transaksi Ex : Penjualan, Tagihan, Gaji, Dll Model Sistem Informasi Keuangan Model Sistem Informasi Anggaran

ORGANISASI SISTEM INFORMASI Tugas umum Organisasi SI 1. Melakukan eksplorasi TI untuk menciptakan sistem informasi yang efektif dalam mendukung pihak manajemen dalam pengambilan keputusan manajerial. 2. Memimpin, mengontrol serta mendeteksi kebutuhan dalam mengoperasikan SI dilingkungan departemental maupun perusahaan secara keseluruhan.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas pada pengolahan data elektronik (EDP) yaitu pengolah bantu bagi unit-unit informasi yang memerlukan pengolahan data yang banyak dengan struktur organisasi tampak sebagai berikut :

Bagan Organisasi Fungsi PDE dibawah controller Direktur utama Direktur pemasaran Internal audit Direktur produksi Akuntansi keuangan Akuntansi biaya controller PDE anggaran

Bagan Organisasi Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut : 1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah. 2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif. 3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu di perhatikan dalam bentuk struktur organisasi spt itu dalah peranan controller yang bersangkutan. Jika controller benar-benar memahami dan menguasai teknologi PDE hal ini tdk menjadi masalah. Kekuatiran lain adalah bahwa data yang di proses bukan hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga non akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya juga harus cukup.

Di beberapa organisasi , fungsi PDE di organisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan langsung di bawah tanggung jawab manajer tersendiri yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi.

Bagan Organisasi Fungsi PDE tidak dibawah controller Direktur utama Direktur pemasaran Direktur produksi Direktur personalia controller Direktur PDE

Alasan bahwa departemen PDE berdiri sendiri adalah karena departemenn PDE sebagai service departement tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga data non akuntansi. Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis memberikan pendapat “ jika lokasi departemen PDE dibawah Controller, Informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasi ”

Dengan memisahkan fungsi sistem informasi ini ( PDE) dibawah tanggung jawab manajer sistem informasi maka semua aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis informasi dibidang nya lebih baik dari pada controller.

Bagan Organisasi Departemen PDE yang kecil Manajer PDE Analis sistem pemrogram operator

Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu sistem analis, programmer, dan beberapa operator untuk entry data. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi analis sistem dan programmer tidak diperlukan karena menggunakan program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE yang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila Organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa maka masing-masing fungsi dalam departemen PDE harus di atur kembali dan di bagi-bagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.

Bagan Organisasi Struktur organisasi bagian PDE yang cukup besar Direktur PDE Manajer Pusat Operasi Komputer Administrator Basis Data Manajer Pemograman dan Analisis Penyedia Operator Peneyedia Sistem Analis Penyedia Pemograman Aplikasi Operator Analis sistem Senior Pemograman Aplikasi Senior Analisis Sistem Junior Pemograman Aplikasi Junior Penyedia Pemograman Sistem Penyedia Perawatan Sistem Pemograman Sistem Teknisi Perawatan Sistem Manajer Jaringan & Komunikasi data Penyedia jaringan & Komunikasi data Teknisi & Komunikasi data

b. Deskripsi Tugas-Tugas Personil PDE • Operator, dalam hal ini operator komputer, mempunyai tugas mengoperasiakan komputer dan peralatan pendukung. Ia bertugas menghidupkan peralatan-peralatan komputer, memuat pita (tape), maletakan kertas pada printer, dan tugas-tugas semacam itu. Adapun operator yang mempunyai tugas dalam pemasukan data biasa disebut sebagai operator entri data (data entry operator). • Analis sistem (Sistem Analyst) Analis sistem mempunyai tugas sebagai antarmuka antara pemakai informasi dengan sistem informasi. dialah yang bertanggung jawab menerjemahkan kebutuhan pemakai menjadi sebuah rancangan basis data dan aplikasi. • Pemrograman Aplikasi (Application Programmer) Pemrograman aplikasi mempunyai tugas membuat suatu aplikasi (program komputer) yang dipakai dakam sistem informasi. Aplikasi yang dibuat didasarkan spesifikasi yang dibuat oleh analis sitem.

• Administrator Basis Data (Database Administrator / DBA) Administrator Basis Data atau biasa disebut DBA bertanggung jawab terhadap struktur data dalam basis data yang digunakan dalam organisasi. Dialah yang berperan dalam mendefenisikan standar data. • Teknisi Komunikasi Data atau Spesialis Komunikasi Data Teknik komunikasi data bertanggung jawab terhadap masalah komunikasi data dan jaringan komputer. Dialah yang berperan membuat dua komputer tetap dapat bertukar data • Teknisi Perawatan Sistem Teknisi perawatan sistem bertanggung jawab terhadap kelangsungan operasi perangkat keras. Jika terjadi kerusakan seperti pada printer atau monitor, dialah yang akan segera melakukan penggantian atau pereparasian. Seringkali teknisi ini disebut sebagai “hardware engginer” • Webmaster adalah personil yang bertanggung jawab terhadap halaman web yang dimiliki oleh organisasi. • Auditor PDE (EDP auditor) Kadangkala suatu organisasi memiliki atau menggunakan personil yang disebut auditor PDE. Personil ini mempunyai tanggung jawab memastikan bahwa sistem informasi yang berbasis komputer memenuhi azas-azas akuntansi dan pengauditan sehingga keamanan data dalam sistem terjamin.

c. Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi Para manajer selalu menggunakan informasi untuk melakukan tugas-tugas mereka, sehingga subyek manajemen informasi bukanlah suatu hal yang baru. Yang baru adalah kemudahan dalam memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir. Inovasi yang memungkinkan kemampuan ini adalah Komputer elektronik. Organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis, dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dilakukan melalui sistem informasi manajemen (SIM) untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM merupakan aplikasi komputer sebagai suatu sistem informasi yang dikenal dengan istilah management information systems dan diikuti oleh berbagai aplikasi yang lebih khusus seperti : sistem pendukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation ), dan sistem pakar (expert systems). Kita menyebutnya dengan istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system). atau CBIS untuk menggambarkan aplikasi tersebut.

SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi, antara lain sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi personalia, dsb. Keseluruhan organisasi adalah merupakan suatu sistem informasi dengan berbagai subsistem informasi dari berbagai jenis kegiatan yang ada didalamnya. Hal itu menunjukkan bahwa pekerjaan informasi identik dengan pekerjaan atau kegiatan organisasi. Berarti, dimana ada kegiatan disitu terdapat informasi, karena setiap kegiatan memerlukan informasi dan menghasilkan informasi.

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (SIBK) Sistem informasi berbasiskan komputer (SIBK) atau Computere Base Information System (CBIS) merupakan sistem Informasi yang menggunakan dan memanfaatkan kemampuan komputer dalam melaksanakan tugas guna pencapaian tujuan sebuah SI. “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

a. Konsep Dasar SIBK Tugas –tugas yang dilakukan komputer disebut aplikasi. Istilah sistem sering digunakan. Pada awalnya, satu-satunya aplikasi komputer adalah pengolahan data. Komputer dikenal sebagai peralatan yang dapat menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen. Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam areal bisnis terfocus pada data. Pendekatan dilakukan pada masalah informasi dan pendukung keputusan. Dan sekarang ini pemfokusan diarahkan pada komunikasi dan konsultasi

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer Adanya komputer diyakini akan banyak membantu manusia untuk tujuan efisiensi biaya dan efektifitas kerja. Secara berangsur manusia mengalihkan pekerjaan yang tadinya dilakukan sendiri ke komputer. Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer disebut aplikasi. Sedangkan porsi komputerisasi dalam pengembangan sebuah sistem lebih umum dikenal degan istilah Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS / Computer-Based Information System). Berikut ini adalah evolusi konsep CBIS sampai dengan saat ini. • Fokus awal pada data • Fokus pada Informasi • Fokuls pada Pendukung Keputusan • Fokus pada Komunikasi • Fokus pada Konsultasi

Model SIBK manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer –SIM, SIA, DSS, OA DAN ES. Yang kita menyebutnya dengan istilah sistem informasi berbasis komputer. (computer based information system) atau CBIS

sistem informasi berbasis komputer MA SA SIA LAH Keputusan SIM Informasi SPK OA Pemecah Masalah ES Model yang menunjukkan cara penggunaan subsistem CBIS dalam pemecahan masalah

Para Spesialis Informasi Kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi : Analis sistem (system analist), Pengelola Database (database administrator), Spesialis Jaringan (network specialist), Programmer, Operator.

Pengelola database Pemakai Analis Sistem Progra mmer Opera tor Komputer Spesialis Jaringan Gambar : bagaimana para spesialis ini dan pemakai bekerjasama mengembangkan Sistem berbasis komputer

Panah-panah menggambarkan arus komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer, atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan. Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefenisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Pengelola database bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Spesialis Jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai. Operator mengoperasikan peralatan komputer. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer dsb.

END-USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS Tidak semua orang yang ikut dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka: § Pemakai akhir tingkat menu (menu-level end-users) Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software). § Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users) Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi Yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data §Pemakai akhir tingkat programer (end-user programmers) Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, serta mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri § Personil pendukung fungsional (functional support personnel) Disejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti yang sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir Sedemikian jauh, EUC telah memberikan dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end user computing telah dibatasi pada : Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan. Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerjasama dengan pemakai dalam mengembangkan : Aplikasi SIM dan SIA DSS yang kompleks Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional Sistem pakar

Resiko end-user Computing q q q Sistem yang buruk sasarannya Sistem yang buruk rancangan dokumentasinya Penggunaan SDI yang tidak efisien Hilangnya integritas data Hilangnya keamanan Pemakai SIBK terdiri atas 3, yaitu: a. para manajer b. non manajer c. orang-orang dan organisasi lingkungan perusahaan Awalnya pemakai output komputer adalah pegawai administrasi dibagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan.

Sub sistem SIBK Macam 2 Sistem Informasi Berbasiskan Komputer • Sistem Informasi Akuntansi (SIA) • Sistem Penunjang Keputusan (SPK) • Sistem Informasi Manajemen (SIM) • Otomatisasi Kantor (OA) • Sistem Pakar (SP) 1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokkan (classifying), perangkuman (summarizing) dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA

Ciri-Ciri / Karakteristik SIA : • Melaksanakan tugas yang diperlukan • Menggunakan prosedur yang standart • Menangani data yang rinci • Berfocus pada histori • Menyadiakan informasi pemecah masalah Tugas pengolahan data : Pengumpulan data Manipulasi data (pengklasifikasian, penyortiran, penghitungan, pengikhtisaran) Penyimpanan data Penyiapan dokumen Laporan / informasi yang dihasilkan SIA : Jurnal L/R Jurnal Umum Neraca Saldo. Dll

2. Sistem Informasi Manajemen (management information sistems ) merupakan penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan. oleh semua tingkatan manajemen. SIM akan menolong perusahaan-perusahaan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol manajemen, mendorong terciptanya produk-produk baru, meningkatkan layanan dan kontrol. Pendek kata SIM beserta perkembangan teknologi pendukungnya akan memicu transformasi besar dalam bidang bisnis dan manajemen. Dari banyak pengertian SIM dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian dan pengendalian) dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Jenis-jenis SIM berdasarkan Departemental Perusahaan (kegiatan fasilitatif) Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Penjualan, Sistem Informasi distribusi, persediaan barang, Sistem Informasi persediaan, Sistem Informasi pembelian, Sistem Informasi personalia, Sistem Informasi penelitian dan pengembangan, Sistem Informasi analisa kredit. Selanjutnya dari sistem-sistem per departemental tersebut harus digabungkan menjadi sebuah Sistem Informasi perusahaan yang terintegrasi, sehingga pemimpin puncak perusahaan dapat mengeksplorasi informasi lintas departemental dengan mudah dan cepat. Jenis-jenis SIM berdasarkan bidang minat perusahaan ( kegiatan substantif) • Sistem informasi Registrasi dan Pembayaran Uang Kuliah. • Sistem Informasi Supermarket • Sistem informasi Rumah sakit • Sistem informasi Perhotelan • Sistem Informasi Perpustakaan

3. Sistem Penunjang Keputusan (SPK) Sistem penunjang keputusan adalah : Suatu sistem informasi yang membantu pihak manajemen dalam melakukan penyelesaian masalah yang bersifat semi terstruktur. Ciri-2 /Karakteristik SPK : • Menyelesaikan Maslah semi terstruktur • Analisa canggih • Sistemnya friendly dengan user

4. Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor yaitu : Pengoptimalan kemampuan komputer dalam melaksanakan pekerjaan pada suatu kantor. Pembangunan Kantor Elektronik merupakan suatu usaha untuk mengotomatisasi sebagian dari kegiatan perkantoran sehari-hari dengan memanfaatkan teknologi komputer. Ciri-2 otomatisasi kantor : • Segala hal yang berbau kertas dirubah ke dalam bentuk file • Efisien Ruang lingkup Otomatisasi Kantor : • e-mail • Audio conference • Voice mail • Faximili • Video converence • Video text

5. Sistem Pakar Suatu sistem yang mencoba untuk memindahkan pemikiran (cara) kerja seorang pakar dalam serangkaian intruksi-intruksi bahasa pemrograman. Sistem pakar juga sering disebut “ Artificial Inteligent ( kecerdasan buatan)