KONSEP PROYEK PERUBAHAN Senang dapat hadir di tengah

KONSEP PROYEK PERUBAHAN

Senang dapat hadir di tengah bapak sekalian… Dra. Hj. Lela Rochmatin Emod, M. MPd Balai Diklat Keagamaan Bandung Tahun 2016

menu kita hari ini : Konsep Proyek Perubahan

DESKRIPSI SINGKAT Mata Diklat ini membekali peserta dengan kemampuan untuk menentukan area dan cakupan perubahan arah kebijakan instansi dan isu strategis nasional melalui pembelajaran format dan isi proyek perubahan KOMPETENSI DASAR Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan format perubahan dan isi proyek perubahan

POKOK BAHASAN 1. Format Proyek Perubahan 2. Penjelasan Area Proyek Perubahan 11/3/2020

PROYEK Adalah Sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik, serta unik pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah

PERUBAHAN Adalah Peralihan dari kondisi yang sudah diketahui (sekarang) ke kondisi baru yang mungkin masih tidak menentu 1. 2. 3. 4. 5. Untuk : Meningkatkan kinerja Memenuhi tuntutan kondisi Memperkuat daya saing Meningkatkan kualitas Menjadi lebih efisien Sebagai Persiapan dan Alat kontrol masa depan, Respon isu yang mendesak, Tuntutan kehidupan, Reaksi pelanggan, Reaksi karyawan/pegawai, Kondisi keuangan, Jadwal yang ketat, Kebutuhan organisasi, Isu lingkungan dlsb

PROYEK PERUBAHAN Adalah Ø salah satu kegiatan pembelajaran pada diklat kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya. Ø kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukan terobosan/inovasi di lingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja organisasi. Kompetensi yang ingin dibangun pada diklat kepemimpinan TK. IV pola baru adalah membentuk sosok pemimpin operasional yang memiliki kemampuan yang tinggi dalam menyusun perencanaan kegiatan instansi sesuai dengan tanggungjawabnya.

MENGAPA DIPERLUKAN PEMIMPIN PERUBAHAN ? TANTANGAN INTERNAL: PELAYANAN PUBLIK BIROKRASI TANTANGAN EXTERNAL: - GLOBALISASI MENGAPA DIPERLUKAN PEMIMPIN PERUBAHAN ?

PEMIMPIN PERUBAHAN Perubahan perlu pemimpin yang kuat dan aktif untuk menghadapi masalah dan tantangan selama proses perubahan Permasalahan dipastikan selalu ada, dan tidak ada jaminan proses ini akan berjalan atau memberikan hasil sesuai yang diinginkan

PEMIMPIN PERUBAHAN Sukono Soebekti Tipologi pemimpin di era yang rentan terhadap perubahan dicirikan oleh beberapa hal; 1. Pemimpin itu harus memiliki wawasan yang baik sehingga ia dapat mengetahui kebutuhan di masa yang akan datang 2. Pemimpin harus bersikap partisipatif, karena rancangan visi harus diyakini oleh seluruh organisasi 3. Pemimpin tersebut harus dapat mensinergikan semua aktifitas yang terjadi dalam organisasi sehingga organisasi dapat bergerak dengan arah yang pasti dan memfokuskan pada satu tujuan 4. Pemimpin tersebut juga dituntut untuk melakukan management of diversity, dapat me manage kebhinekaan

MEMIMPIN PERUBAHAN Irma Triana, Corporate HR Sahabat Utama Manajemen on behalf Firstasia Consultants Ø Perubahan bukanlah perubahan pribadi, bukan pula untuk membentuk organisasi baru. Tetapi perubahan merupakan sebuah proses dimana organisasi sedang fokus terhadap apa yang terjadi di dalamnya untuk menyikapi perubahan dari lingkungan sekitar. Karena turbulensi perubahan inilah yang akan memaksa organisasi untuk berubah agar dapat bertahan (sustain). Dan kunci utama perubahan tersebut dapat berhasil adalah semua pelaku perubahan dapat mengkomunikasikan arti pentingnya perubahan dan visi misi setelah perubahan dilakukan, serta umpan balik spontan terhadap hasil perubahan yang sudah terjadi sekecil apapun itu sebagai bentuk apresiasi.

MEMIMPIN PERUBAHAN Bisnis Indonesia • Dalam menjalani perubahan yang penuh tantangan, rasa antusias perlu dihadirkan dari awal perencanaan proses perubahan dan memainkan peran yang sangat penting. • Hanya dengan memiliki antusias yang ditunjukkan secara nyata, seorang pemimpin dapat meminta dukungan rasa antusias yang sama dari para anggotanya. • Unsur “kesinambungan” harus diperhatikan dalam menghidupkan rasa antusias, jangan sampai seorang pemimpin kehilangan semangat di tengah-tengah berlangsungnya proses perubahan.

MEMIMPIN PERUBAHAN • Agar dapat dilaksanakan dengan efisien, perubahan memerlukan himpunan energi yang relatif besar. peran pemimpin dalam memanajemeni perubahan juga mencakup peran sebagai “bos”, di mana karisma, kekuatan pribadi dan kepercayaan diri harus hadir. Keyakinan diri perlu ditumbuhkan, agar di dalam diri para pengikut kita tidak terdapat keraguan dalam melangkah, karena merasa memiliki seorang pemimpin yang handal dan memiliki kredibilitas yang tidak diragukan. • Dalam mengelola perubahan, tidak dapat dipungkiri bahwa kita sebagai manusia biasa akan lebih mudah merasa tidak mampu dan lebih mudah merasa tertekan dan ingin melepaskan diri apabila dihadapkan dalam kondisi krisis. Kita dapat mempersiapkan bekal untuk memantapkan diri dalam berbagai kondisi dengan terlebih dahulu memiliki kemampuan dan integritas diri yang jelas.

HARAPAN PADA PROYEK PERUBAHAN TERPILIH q Proyek Perubahan harus betul-betul merupakan ide terobosan dari peserta, bukan dari orang lain q Proyek Perubahan merupakan hasil proses diagnosis pada unit kerja yang dipilih yang dilakukan pada saat ini (isu masih up to date) q Proyek Perubahan diyakini mendapat dukungan penuh dari atasan langsung q Proyek Perubahan diyakini dapat meningkatkan kinerja organisasi q Bermanfaat atau memberi keuntungan terhadap organisasi q Mendapat dukungan sumberdaya, restu, dan manageable karena adanya batasan-batasan

AREA PERUBAHAN E S E L O N I PROGRAM: ESELON III KEGIATAN: ESELON IV ESELON II

8 AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip 2 Good Governance Sumber daya manusia Aparatur SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera Peraturan perundangan Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpangtindih dan kondusif Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKN Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan kapabilitas kinerja birokrasi PELAYANAN PUBLIK PELAYANAN PRIMA SESUAI KEBUTUHAN DAN HARAPAN MASYARAKAT Budaya Kerja aparatur (cultureset and mindset) Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi

TANTANGAN SEBUAH PROYEK 1. 2. 3. 4. 5. Ruang lingkup pekerjaan Waktu pekerjaan Anggaran pekerjaan Faktor keselamatan Bagaimana mengoptimalisasikan dan pengalokasian semua sumberdaya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah di tentukan

PRODUK q DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DAN LAPORAN KEGIATAN TAKING OWNERSHIP pada saat setelah breakthrough I q BAHAN PAPARAN menjelang seminar Proyek Perubahan q DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN pada saat menjelang PAPARAN SEMINAR dan pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan q Dokumen Hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan beserta Lampiran Laporan Kegiatan SELAMA LABORATORIUM KEPEMIMPINAN setelah berakhirnya breakthrough II telah disiapkan sebagai bahan paparan SEMINAR q BAHAN PAPARAN tersebut diserahkan kepada penyelenggara sehari sebelum Seminar Proyek Perubahan

TAKING OWNERSHIP (BREAKTROUGH I) Penawaran konsep perubahan/reformasi yang diajukan peserta Diklat pim kepada instansi atas isu /kegiatan organisasi yang bermasalah

TAKING OWNERSHIP MENTOR TIM COACH DAN COUNSELLOR REFORMER/ PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV

TUGAS PESERTA 1. Menetapkan area perubahan terkait dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing 2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area perubahan 3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang area perubahan 4. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan 5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan 6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan dan memobilisasi mereka sebagai anggota tim efektif proyek perubahan 7. Mendokumentasikan semua kegiatan baik secara visual, dokumen-dokumen rapat, undangan, dsb

LAPORAN TAKING OWNERSHIP I 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cover Formulir kesepakatan area perubahan Formulir untuk mentor Formulir untuk coach Formulir kegiatan Lampiran a. b. c. d. e. Foto Undangan Materi Daftar hadir dll

LAPORAN TAKING OWNERSHIP JUDUL Oleh ……………. . NIP BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN……. TAHUN……. .

FORMULIR KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN A. Uraian Tugas dan Fungsi Uraikan tugas dan fungsi sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku B. Target area perubahan Jelaskan tentang tugas dan fungsi yang mengalami permasalahan (sebaiknya/bisa lebih dari 1) C. Identifikasi permasalahan Jelaskan permasalahan yang dihadapi secara rinci (kondisi saat ini) berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi (penjelasan tentang permasalahan berkaitan dengan tugas dan fungsi yang menjadi target area perubahan D. Area Perubahan yang disepakati Tuliskan tugas/fungsi yang disepakati akan menjadi target perubahan E. Kondisi yang di harapkan Jelaskan kondisi yang diinginkan dengan adanaya rencana perubahan yang akan dilakukan

FORMULIR UNTUK MENTOR 1 Nama Peserta 2 Instansi 3 Topik yang dijadikan proyek perubahan Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan peserta Rekomendasi ……. . , ………………… 2016 Atasan Langsung …………………. . NIP

FORMULIR UNTUK COACH 1 Nama Peserta 2 Instansi 3 Topik yang dijadikan proyek perubahan Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan peserta Rekomendasi ……. . , ………………… 2016 Coach …………………. . NIP

FORMULIR KEGIATAN Nama peserta No Absen Jabatan Instansi Topik Proyek Perubahan Kondisi yang di harapkan 1. 2. 3. dst Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan pada tahap Breakthrough I No Hari ke/ tgl 1 Selasa, 13 sept ‘ 16 2 Rabu, 14 Sept ‘ 16 3 Kamis, 15 sept ‘ 16 4 Jumat, 16 sept’ 16 Kegiatan Output TT Mentor

sekian dan terima kasih semoga bermanfaat