KONSEP DATA BASE Pengertian Data Base FileOriented Approach

KONSEP DATA BASE • Pengertian Data Base • File-Oriented Approach vs Data Base Approach • Tujuan Merancang DB • Struktur Data • Hubungan Antar File

Pengertian Database File-Oriented Approach vs Data Base Approach

Pengertian Data Base Data base : n Kumpulan dari file yang saling berhubungan File : n Kumpulan dari record yang sama Master File/Table : n Berisi record yang relatif permanen Transaction Files/Tables : n Berisi record yang menggambarkan kejadian bisnis

Tujuan Merancang Data Base Sharability : n data yang sama digunakan oleh user yang berbeda Availability : n data dapat diakses kapanpun dibutuhkan Evolvability : n data dapat di modifikasi dengan mudah Integrity : n harus autentik, akurat dan komplet

Konsep Data 4 Konsep Utama : § Data § Files § Records § Fields HIRARKI DATA: Byte Field Record File Database

Data § Huruf , Angka , atau Simbol yg mewakili informasi, sesuai untuk diproses, dikomunikasikan & diinterepretasikan.

File § Suatu kumpulan dari record yang disimpan atau diproses sebagai satu kesatuan.

Record § Suatu kumpulan field-field yang terelasi berisikan kelompok item data untuk diproses. Record adalah bagian dari suatu File.

Field § Area tertentu pada record yang digunakan untuk menyimpan data. Field adalah bagian dari record, berisi satuan data, membentuk kolom

File, Record, Field

File & Field

Struktur Data Elemen di dalam struktur data n n Field: Name, Type, Start, Length, Descriptions Key Field

Struktur Data Field : elemen / item data memiliki NAMA FIELD, TIPE, POSISI AWAL, PANJANG, KETERANGAN Setiap file yang terhubung memiliki key field Key field : field berisi data nomor/kode/teks yang menjadi ‘identifier’ bagi suatu record data dan digunakan untuk menghubungkan dengan file lain ada relasi antar file dalam suatu database

Struktur Data

Struktur Data

Hubungan Antar File

PENGANTAR ACL

ACL Perangkat lunak yang dirancang khusus untuk melakukan analisis dan audit atas data elektronik, dan menghasilkan laporan secara fleksibel. Bermanfaat bagi analis data, auditor, manajemen.

Penggunaan ACL Footing & balancing Seleksi data dan pelaporan Stratifikasi dan pengelompokan data Daftar konfirmasi piutang Ikhtisar umur piutang Laporan penyimpangan Pembandingan data antar file Rekalkulasi

Persyaratan Menggunakan ACL Peralatan & S/W n Komputer: > Pentium III, RAM 256 MB w Memory & processor w kecepatan w harddisk w back up n S/W w ACL w S/W Pendukung: Internet Explorer, Adobe Acrobat Reader, MS-Excel, MS-Word, ODBC

Persyaratan Menggunakan ACL Ketrampilan Auditor / Analisis data n n Memahami aplikasi bisnis & audit / analisis data Menguasai konsep data dan database Membaca dokumentasi sistem Menggunakan audit software Auditee n n Komputerisasi lancar & tertib Dokumentasi sistem memadai Data dapat diakses dengan audit software Memahami pentingnya audit / analisis data

ACL dan TABK ACL (Audit Command Language) merupakan sebuah generalized audit software yang dimanfaatkan dalam mengimplementaskan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK) ACL digunakan dalam IS Audit untuk melakukan audit atas file komputer (auditing computer files) ACL memiliki kemampuan untuk mengenali berbagai variasi format file dan ‘membaca’ file tersebut sebagai sebuah ‘tabel’ sehingga mudah untuk dianalisis sesuai dengan tujuan audit.

ACL dan Data Integrity ACL dapat dimanfaatkan untuk membantu bagian TI menjaga integritas data dengan melakukan proses DATA CLEANSING & MATCHING n n Di Bank: database nasabah hanya 1, meski memiliki beberapa rekening. Ini bisa dicek oleh ACL dengan menguji kesamaan / kemiripan NAMA, ALAMAT, TGL LAHIR, NAMA IBU, dsb Di Manufaktur: untuk memastikan bahwa database INVENTORY benar-benar up-to-date dan valid

ACL dan MIS ACL dapat dimanfaatkan untuk membantu menghasilkan laporan MIS secara fleksibel tanpa mengganggu operasional TI. n n Data operasional dicopy / didownload Data dianalisis dengan ACL Hasil analisis dibuat Report atau diekspor ke Excel / Word untuk dibuat Laporan sesuai kebutuhan Misal: w Laporan Penjualan 10 Terbesar w Laporan Ikhtisar Pergerakan Inventory

Bagaimana ACL Mengelola Data Program aplikasi tradisional pengolah kata, spreadsheet dan disain grafik menggunakan dokumen untuk menyimpan format dan data yang di-input. Sementara itu, dokumen yang diciptakan ACL hanya menyimpan format bukan data. Data dan informasi yang akan dianalisis tersimpan dalam satu atau lebih file tanpa tersentuh dan berada di luar ACL

Pengelolaan Dokumen ACL hanya memuat penjelasan bagaimana data disimpan dalam file-file data yang terkait, termasuk format laporan maupun prosedur otomatisasi yang didisain untuk menganalisis data. Dokumen ACL tidak berisi data fisik apapun ACL menggunakan Table Layout (TL) untuk mengaitkan dokumen ACL dengan file-file data. TL ini menjelaskan struktur dan isi file data, termasuk informasi mengenai nama field, tipe data, di mana setiap field dimulai, panjang setiap field dan seterusnya

Pengelolaan Dokumen ACL menganalisis file-file data dan menyajikan informasi relevan tanpa harus mengimpor ataupun mengkonversi file-file data ke dalam format standar Karena ACL tidak pernah merubah isi file data sumber, ACL dapat memiliki lebih dari satu TL yang dihubungkan ke suatu file data. Keterkaitan yang erat antara file data dengan TL, keduanya kerap disebut saja sebagai Input File

Table Layout (TL) merupakan dokumen ACL yg menyimpan ‘format’ file data yang dapat dibaca oleh ACL yang terpisah dari ‘data fisik’ yang ada dalam file data ACL melakukan analisis data melalui TL. Apabila ACL merubah ‘struktur data’ dalam TL, itu berarti ACL hanya merubah ‘format’ saja. Data fisik yang tersimpan dalam file data klien tetap aman tersimpan tanpa mengalami perubahan apa-apa Auditor dapat dengan fleksibel melakukan analisis data yang diperlukan tanpa khawatir merusak file data klien

Memahami Data Ketika sebuah TL dibentuk, ACL otomatis membentuk format standar sesuai dengan isi file data yang disebut sebagai Default View Ketika ditampilkan, sebuah TL mengambil bentuk tabel di mana baris merupakan record dan kolom merupakan field ACL secara fleksibel bisa merubah tampilan ini dengan cara menghapus kolom ataupun menambah kolom (me-nambah calculated field misalnya). Juga dapat membatasi jumlah baris (dengan jalan filtering) Tampilan ‘baru’ ini dapat disimpan dalam ‘file format’ yang terpisah dari Default View

Virtual Field ACL membuat field baru secara virtual, tidak menambah / mempengaruhi data asli. Yang berubah hanya Table Layout. Data dari virtual field nampak di layar, dapat diprint, disimpan ke aplikasi lain, namun tidak ada secara fisik. Ini berbeda dengan penambahan kolom di Excel yang akan menambah data secara fisik.

Istilah ACL Projects n Project file secara fisik serupa dengan file cabinet, untuk mengelola dokumen data tiap projek agar tidak bercampur baur dengan yang lain. n Untuk kepentingan audit, auditor harus membuat project file untuk setiap klien dan objek audit. Hal ini penting untuk membedakan satu audit dengan audit lainnya, terutama apabila unit usaha yang diperiksa sedemikian kompleksnya. n ACL Project File memiliki extension. acl yang berisi Table Layout (struktur / format data), View, Batches, Workspaces, dan Log. Table n File berisi data dalam format tabel yang akan dianalisis dengan ACL. (nama file: xxxx. FIL)

Istilah View Digunakan untuk menampilkan seluruh atau sebagian data dan untuk menghasilkan laporan sementara (ad hoc reports). Kita dapat menciptakan berbagai macam ad hoc reports dari satu file data. Scripts Perintah-perintah ACL dapat dikumpulkan dalam satu file batch dan dijalankan berurutan seperti suatu aplikasi. Workspaces Untuk menyimpan formula / rumus yang dapat digunakan pada beberapa file / table berbeda. Log file Untuk mencatat semua pekerjaan (perintah dan hasilnya). Ini akan membantu dalam penyusunan kertas kerja audit dan review pekerjaan audit.

Langkah Pemakaian ACL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Perencanaan Projek Analisis / Audit Pemahaman Sistem & Ketentuan Perolehan Data (file komputer) Akses Data memakai ACL Pemeriksaan Integritas Data Analisis Data Review & Konfirmasi Indikasi Temuan Pelaporan atas Temuan

Mengenal Tampilan ACL Aktifkan ACL Buka Help menu Pelajari Tampilan Layar ACL

Basic Audit Pemeriksaan Integritas Data ¨ Jumlah Record, Total Nilai ¨ Kelengkapan ¨ apakah ada data yang tidak diisi: blank, 0 ¨ Kebenaran / Validitas Nilai ¨ nilai negatif, kode tidak mengikuti aturan ¨ Kewajaran ¨ lembur > 40 hrs, Qty Order > 5*Min. Qty, Tgl Jual < Tgl Beli ¨ Keunikan ¨ ¨ Data duplikasi Urutan data loncat

Basic Command (Menu: Analyze) COUNT n MENGHITUNG JML. RECORD TOTAL n MEMBUAT TOTAL NILAI CLASSIFY n MEMBUAT REKAPITULASI DATA BERDASAR FIELD CHARACTER PROFIL & STRATIFY n MENGELOMPOKKAN DATA NUMERIC PER RANGE NILAI STATISTIC n MENGETAHUI NILAI MAX. , MIN, ZERO, AVG, TOTAL AGE n MEMBUAT AGING SCHEDULE

View, Virtual Field EXPRESSION n n MEMBUAT RUMUS / PERHITUNGAN / KRITERIA SELEKSI DATA EXPR 1 AND [OR] EXPR 2 … VIEW FILTER n MENAMPILKAN DATA YANG DIKEHENDAKI ADD COLUMN n MENAMBAH FIELD, BISA DARI FIELD YG ADA ATAU FIELD BARU HASIL EXPRESSION DARI AUDITOR

Function AGE(TGL, CUTOFF) n Menghitung umur suatu tanggal ke cut-off dlm hari. Agar hasil menjadi dalam minggu: dibagi 7, bulan: dibagi 30, tahun: 365 MINIMUM(N 1, N 2) n Menentukan nilai mana yg lebih kecil MATCH(field, n 1, n 2, n 3, nn) n Menemukan data (n) di field, mulai dari depan FIND(Text, Field) n Menemukan suatu text di field, posisi acak BETWEEN(Field, N 1, N 2) n Mencari nilai yang termasuk di antara dua nilai, misal 1000 – 5000, tgl `20041031` sd `20041231`

Advanced Command CREATE VIRTUAL FIELD – complex condition n Edit ~ Table Layout ~ Add New Expression Default: nilai pada field baru, di luar kondisi yang ditetapkan Field berisi beberapa kondisi EXPORT to other files n Export ke file Excel, Word, dll untuk membuat KKA EXTRACT n Mengambil sebagian data untuk disimpan ke file baru Membaca Database File Membaca Excel File

Advanced Command RELATION n n Menghubungkan beberapa file secara Virtual Serupa dengan fungsi LOOKUP di Excel JOIN n Menghubungkan beberapa file secara fisik dengan menggabungkan field dari tiap file, membentuk file baru MERGE n Konsolidasi data, menggabungkan beberapa file yang strukturnya sama.

TERIMA KASIH Ada pertanyaan?