Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen Kegiatan manajemen dihubungkan

Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatan manajemen di dalam organisasi. Tingkatan manajemen: I. Manajemen tingkat bawah (operasional) II. Manajemen tingkat menengah (taktik) III. Manajemen tingkat atas (strategi) 1

Tingkatan Manajemen Perencanaan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasi Manajemen Tingkat Atas Manajemen Tingkat Menengah Manajemen Tingkat Bawah 2

Manajemen Tingkat Atas • Perencanaan Strategi (strategic planning) merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. Wu (1984) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan (goal) organisasi, dan penentuan stragtegistrategi. Anthony dan Dearden (1980) Proses penentuan tujuan-tujuan dari organisasi dan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. 3

Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi: 1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar seperti, produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dll. Manajemen harus tanggap terhadap tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubah tekanan menjadi kesempatan. 4

2. Penetapan tujuan. Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategis jangka panjang (long range) ± 5 tahun. Misal, tujuan perusahaan dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar. 5

3. Penentuan Strategi Menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Didukung dengan sumber daya seperti Material, Modal, Personil, serta sumber daya kesempatan lingkungan luar organisasi. contoh, strategi low cost, leadership, inovasi, dll. 6

Manajemen Tingkat Menengah • Pengendalian Manajemen adalah kegiatan manajemen tingkat menengah • Sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. • Tactical Level menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. • Sifatnya jangka pendek (± 1 tahun) • Proses pengendalian manajemen terdiri dari: - tahapan pembuatan program kerja (programming) - penyusunan anggaran (budgeting) - pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) - pelaporan dan analisis (reporting and analysis) 7

Manajemen Tingkat Bawah • Pengendalian operasi adalah kegiatan manajemen tingkat bawah. • Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. • Merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen • Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah. 8

Tipe Keputusan Manajemen • Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran • Tipe-tipenya: 1. Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur (structured decision) 2. Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semistructured decision) 3. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) 9

Keputusan Tidak Terstruktur • Adalah keputusan yang tidak terjadi berulang dan tidak selalu terjadi. • Keputusan ini diambil oleh Manajemen Tingkat Atas • Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. • Informasi yang didapat biasanya tidak mudah tersedia dan berasal dari lingkungan luar. • Contoh, keputusan bergabung dengan perusahaan lain. 10

Keputusan Setengah Terstruktur • Adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang, dan sebagian tidak terstruktur. • Membutuhkan perhitungan serta analisis terperinci. • Dilakukan oleh manajemen tingkat menengah • Contoh: - keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih. - keputusan alokasi dana promosi 11

Keputusan Terstruktur • Adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin sehingga dapat diprogram. • Dilakukan oleh manajemen tingkat bawah. • Contoh: - keputusan membeli barang - penagihan piutang, dll 12

Tipe Informasi Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan tindakan yang diambil. 13

Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu: 1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information) 2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information) 3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information) 14

1. Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information) Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: “Apakah Saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum? ” Informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja- kinerja personilnya. 15

2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information) Merupakan informasi untuk membantu manajemen Memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: “Permasalahan apakah yang seharusnya Saya amati? ” Informasi ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 16

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information) Merupakan informasi utk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yg dihadapinya. Informasi ini utk menjawab pertanyaan: “Manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan? ” Problem solving dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas. 17

Bagan Tipe Informasi Tipe Kegiatan Manajemen: Tipe Informasi: Perencanaan Strategi Manajemen Tingkat Atas Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasi Manajemen Tingkat Menengah Manajemen Tingkat Bawah Informasi Pemecahan Masalah Informasi Pengarahan Perhatian Informasi Pengumpulan Data 18

KARAKTERISTIK MANAJEMEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kepadatan Informasi Luas Informasi Frekuensi Informasi Skedul Informasi Waktu Informasi Akses Informasi Sumber Informasi 19

1. Kepadatan Informasi • Manajemen tingkat bawah – Terperinci – Kurang padat Karena terutama digunakan utk pengendalian operasi • Manajemen tingkat menengah dan atas – Informasi yang tersaring (terfilter) – Lebih ringkas dan padat 20

2. Luas Informasi • Manajemen tingkat bawah – Terfokus pada suatu masalah tertentu. • Karena digunakan oleh manajemen tingkat bawah yang mempunyai tugas yang khusus • Manajemen tingkat menengah dan atas – Membutuhkan informasi dengan karakteristik yang semakin luas. • Karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan masalah yang luas. 21

3. Frekuensi Informasi • Manajemen tingkat bawah – Frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin. • Karena tugas manajemen tingkat bawah bersifat terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. • Manajemen tingkat menengah dan atas – Frekuensinya tidak rutin atau ad hoc (mendadak) • Karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas. 22

4. Skedul Informasi • Manajemen tingkat bawah – Informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik. • Karena digunakan manajemen tingkat bawah yang mempunyai tugas terstruktur. • Manajemen tingkat menengah dan atas – Skedul informasinya adalah tdk terskedul. • Karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur. 23

5. Waktu Informasi • Manajemen tingkat bawah – Informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis. Krn manajemen tingkat bawah di dlm pengendalian operasi yg memeriksa tugas 2 rutin yg sudah terjadi. • Manajemen tingkat menengah dan atas – Waktu informasinya lebih ke masa depan yang berupa informasi prediksi. Karena digunakan oleh manajemen tingkat atas utk pengambilan keputusan strategis yang menyangkut nilai masa depan. 24

6. Akses Informasi • Manajemen tingkat bawah – Akses informasinya tidak secara on-line tetapi off-line. Krn manajemen tgkt bawah membutuhkan informasi secara periodik (periodenya jelas) dan berulang-ulang, shg bagian sistem informasi dpt memberikan informasinya secara periodik. • Manajemen tingkat menengah dan atas – Akses informasinya secara on-line. Karena periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas, shg manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun mrk membutuhkannya. 25

7. Sumber Informasi • Manajemen tingkat bawah – Sumber informasi yang dibutuhkan adalah informasi internal perusahaan sendiri. Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan. • Manajemen tingkat menengah dan atas – Sumber informasi yang dibutuhkan adalah informasi eksternal perusahaan. Krn manajer-manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah-masalah strategi yang berhubungan 26 dengan lingkungan luar.