konomiprocesser for VIR og forretningen konomiprocesser Formlet med

Økonomiprocesser for VIR og forretningen

Økonomiprocesser Formålet med økonomiprocesserne er at give et fælles overblik over aktiviteterne i forbindelse med udarbejdelse af Vejdirektoratets handlingsplan (HP), budgetopfølgninger (BOF) og årsafslutning (ÅRS), hvor VIR har en central rolle. Økonomiprocesbeskrivelserne skal give klarhed over hvad der skal foretages, hvem der skal gøre det og hvornår det skal udføres. I den forstand giver procesbeskrivelserne også et overblik over grænsefladerne mellem de forskellige aktører i processerne. I modsætning til økonomimodellen er beskrivelserne en uddybning med fokus på at præcisere, hvad der i praksis skal udføres i de enkelte delprocesser. Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 2.

Procesoverblik (årshjul) Årshjulet rummer samtlige økonomiprocesser. I de efterfølgende procesbeskrivelser pakkes årshjulet ud ved at nedbryde hovedprocesserne (HP, BOF og ÅRS) i delprocesser og beskrive hver enkelt delproces med følgende procesattributter: • Procesejer • Forudsætninger • Formål • Aktiviteter • Deltagere • Deadline • Dokumenter Økonomiprocesserne afgrænser sig til HP, BOF og ÅRS, da disse fylder mest i samarbejdet mellem VIR og forretningen. Det yderste lag af årshjulet er således ikke beskrevet, selvom VIR bidrager til disse. Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 3.

1. Handlingsplan (HP) I 1. 1 Udarbejdelse af proces og tidsplan 1. 2 Køb/salgs informationsmøde 1. 3 Decentral Køb/salgs aktivitet, Loop 1 1. 4 Decentral Køb/salgs aktivitet, Loop 2 1. 5 Opdatering af investeringsportefølje 1. 6 Nedbrydning af divisionsrammer 1. 7 Stamblade for Decentrale Fællesomk. (DF) i AD 1. 8 Understøttelse af Divisioner med planlægning 1. 9 Møderække med chefer og ledere 1. 10 Opdatering af operationelt budget (OB) Forretningspartnerrollen 1. HP Økonomiprocesser 1. 11 Udarbejde følgebrev Økonomistyringsaktiviteter – og roller 2. BOF 1. 12 Ændringer i Budget som følge af HP 1/HP 2 direktionsbeslutning Snitfladeproblematikker 4. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) II 1. HP 2. BOF 1. 1 Udarbejdelse af proces og tidsplan til forretningen for HP 1 og HP 2 Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger ØKO’s overordnede tidsplan/kalender for HP/BOF Formål Korrekt budgettering i HP-året + 4 år. Tidsplan, der beskriver roller og ansvar i HP. 1. Med udgangspunkt i ØKO’s overordnede tidsplan udarbejder VIR tidsplan til forretningen for HP 1 (koordineret med BOF 1 -8 ) og HP 2 (koordineret med BOF 1 -10 i AD). 2. VIR og BUD godkender proces og tidplan, inden udsendes til forretningen. Virksomhedsstyring Budget Udsendes primo året til forretningen. Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Forretningspartnerrollen Godkendt tidsplan uploades på VD+ under følgende link: http: //vdplus/vejledninger/oekonomi/BUDG/Budgetopfoelgning/Tidsplaner/Sider/default. aspx Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 5. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) III 1. HP 2. BOF 1. 2 Gennemførelse af køb/salgs informationsmøder Ansvarlig Forretningscontrollerne i Virksomhedsstyring Forudsætninger Køb/salgs rapporten Den seneste direktionsgodkendte køb/salgs proces At informere forretning om tidsplan og overordnet proces vedr. køb/salg Igangsætning af køb/salgs proces 1. Tværgående controller udfærdiger præsentationsmateriale, herunder køb/salgs rapporter som dokumenterer historisk køb-/salgsniveau 2. Forretningscontroller holder oplæg på divisionsledelsesmøder 3. Forretningscontroller afholder køb/salgs-informationsmøder med afdelingsledere i hver division, hvor der informeres om køb/salgs-processen Virksomhedsstyring Afdelingsledere Projektcontrollere Deadline for køb/salgs informationsmøderne er ultimo maj Formål Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Forretningspartnerrollen Præsentationsmateriale (Proces/Tidsplan): (Eks. HP-18) Klik her for at åbne filen : Køb-Salg HP 18, møde med VIR Den direktionsgodkendte køb/salgs proces: Klik her for at åbne filen : Køb/Salg Den frivillige opgaveaftale skabelon: http: //www. vejdirektoratet. dk/DA/vejsektor/leverandoerportal/Retningslinjerogparadigmer/Organi sationogstyring/Kvalitetsledelse. ANL/Sider/Interne-opgaveaftaler. aspx#. VUcls. Hj. U 9 a. Q Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 6. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) IV 1. HP 2. BOF 1. 3 Decentral køb/salgs proces, Loop 1 Ansvarlig Områdechefer Forudsætninger Deltagelse på køb/salgs møderne Køb/salgs procesbeskrivelsen At estimere omfanget af køb/salg mellem afdelinger både internt og divisionseksternt. At få et samlet billede af køb/salg til brug for HP. Køb/salgs processen indeholder 2 loops. Formål Aktiviteter LOOP 1: (Processens loop 1 strækker sig fra primo maj til ultimo juni) 1. Områdechef igangsætter køb/salgs proces i eget område. 2. Afdelingslederne i købers afdeling involverer ordreansvarlige, projektledere m. fl. , som koordinerer og aftaler køb/salg med ordreansvarlige/fagprojektledere i sælgers afdeling. 3. Ordreansvarlige i købers afdeling planlægger aftalte niveau for køb/salg. VD-ressourcerne planlægges på initialniveau og ØD gerne på sekscifrede artskonti. Deltagere Divisioner og Stabe Deadline Der er beskrevet faste leverancer i køb/salgs processen både ved Loop 1 og Loop 2. Dokumenter Virksomhedsstyring udsender køb/salg til forretningen efter HP 1 Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 7. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) V 1. HP 2. BOF 1. 4 Decentral køb/salgs proces, Loop 2 Ansvarlig Områdechefer Forudsætninger Deltagelse på køb/salgs møderne Køb/salgs procesbeskrivelsen At estimere omfanget af køb/salg mellem afdelinger både internt og divisionseksternt. At få et samlet billede af køb/salg til brug for HP. Køb/salgs processen indeholder 2 loops. Formål Aktiviteter Deadline LOOP 2: (Processens loop 2 er sammenfaldende med HP-1 tidsplanen) 1. Afdelingslederne (køber og sælger) bliver bilateralt enige om det estimerede timetal samt ØD. Ved uenighed inddrages områdecheferne, der bliver enige om niveauet for køb/salg. 2. VIR drøfter køb/salg og bistår efter behov ifm. HP-statusmøder med afdelingsledere 3. Virksomhedsstyring udsender rapport, der dokumenterer det aftalte køb/salgs niveau til forretningen. Virksomhedsstyring Divisioner og Stabe Der er beskrevet faste leverancer i køb/salgs processen både ved Loop 1 og Loop 2. Dokumenter Virksomhedsstyring udsender køb/salg til forretningen efter HP 1 Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 8. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) VI 1. HP 2. BOF 1. 5 Opdatering af investeringsportefølje Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Deadline Løbende vedligeholdelse af investeringsporteføljen, herunder tilkomne samt ændringer i forventede reinvesteringer. Opdatering af investeringspipeline, således at renter og afskrivninger i kommende år kan beregnes. 1. VIR udsender oversigt over investeringspipeline til investeringsansvarlige i divisionerne 2. Investeringsansvarlige vurderer investeringerne i pipeline i indeværende år samt de 3 efterfølgende år med hensyn til forventet anskaffelsessum, anlægsklasse samt startår og melder tilbage til VIR 3. VIR kvalitetssikrer anlægsklasser og opdaterer investeringspipeline i SAP-IP 4. Divisionsdirektørerne godkender investeringspipeline inden aflevering af BOF til BUD? 5. Planlægning af renter og afskrivninger opdateres af BUD efter ønske fra VIR 6. BUD udarbejder med input fra VIR’s investeringsansvarlige på grundlag heraf DIRindstilling om HP-årets investeringsportefølje (afventer afklaring af tværgående controllers opgaver). 7. DIR godkender investeringer, der skal aktiveres i HP-året samt divisionernes sigtelinjer. Proces vedr. prioritering af investeringer er pt. under revision Ordreansvarlig Investeringsansvarlig i Virksomhedsstyring/VIR Budget Fremgår af HP tidsplan. Dokumenter Investeringsstyring vejledning: Klik her for at åbne filen : VD Investeringsstyring - roller og ansvar Formål Aktiviteter Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 9. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) VII 1. HP 2. BOF 1. 6 Nedbrydning af divisionsrammer Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Budgetramme fra Budget er udmeldt på divisionsniveau Formål At nedbryde divisionsrammer til afdelingsniveau Aktiviteter 1. Deadline Deltagere Dokumenter Forretningspartnerrollen VIR nedbryder skalerbare divisionsrammer, herunder de decentrale fællesomkostninger, til afdelingsniveau opdelt på løn, øvrig drift og indtægter i forhold til den flerårige budgettering med hensynstagen til eventuelle tilkomne og bortfaldne aktiviteter. 2. Rammerne udsendes til afdelingslederne sammen med de øvrige budgetter. Inden budgetudmelding (juni måned) Forretningscontrollere Divisionsdirektører/Områdechefer/ Afdelingsledere Flerårig budgetoversigt for divisionen med forklaringer på ændringer i forhold til indeværende år. Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 10. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) VIII 1. HP 2. BOF 1. 7 Stamblade for DF i AD Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Rammen for DF i AD Formål Divisionsdirektøren i AD får overblik over divisionens samlede DF i HP-året gennem udarbejdede stamblade. Direktøren godkender eller afviser herefter ønskerne. 1. VIR udsender bestilling til forretning om udarbejdelse af stamblade i forhold til ønsker på DF i HP-året. 2. Forretning udfærdiger stamblade og afleverer til VIR. 3. VIR afholder møde med AD divisionsdirektøren, hvor stambladene gennemgås. AD divisionsdirektøren godkender eller afviserne ønskerne. 4. VIR udsender resultat af møde til AD områdechefer/afdelingsledere. Divisionsdirektøren i AD Virksomhedsstyring Afdelingsleder/områdechefer/ordreansvarlig Ved BOF 1 -5 skal stambladene foreligge for HP-året. De prioriteres herefter på møde med ADdirektøren I forbindelse med bestilling til forretning vedhæftes skabelon for stamblad. Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 11. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) IX 1. HP 2. BOF 1. 8 Understøttelse af Divisioner med planlægning Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Tidsplan for HP Ordreansvarlig og afdelingsleder er bekendt med roller og ansvar i HP-processen Fornødne SAP-IP Planlægning og rapport kompetencer Retvisende planlægning/budgettering i HP-året. Formål Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Forretningspartnerrollen VIR understøtter forretningen med følgende HP-aktiviteter: 1. Ordreansvarlig/Økonomikoordinator indtaster plantal i SAP IP for HP-året baseret på bedste viden om udgifter og indtægter og periodisering af disse på måneder. 2. Timeafstemningsansvarlige afstemmer afdelingens medarbejdere til den forventede normtid i HP-året. 3. Budgetansvarlig afstemmer planlægning for HP-året på profitcenter-niveau. 4. VIR afstemmer ift. rammer og øvrige korrektioner, herunder porteføljekorrektioner. 5. VIR tilpasser OB flerårigt i forhold til godkendte DIR-puljeprojekter og budgetsager opdelt på løn og ØD. Virksomhedsstyring Ordreansvarlige/projektledere/Afdelingsledere/Områdechefer Fremgår af HP-tidsplanen HP-tidsplan: http: //vdplus/vejledninger/oekonomi/BUDG/Budgetopfoelgning/Tidsplaner/Sider/default. aspx Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 12. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) X 1. HP 2. BOF 1. 9 Møderække med chefer og ledere Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Deadline Divisionernes planlægning på opgaver i HP-året + 4 år Investeringsportefølje er opdateret Præsentere resultatet af divisionernes planlægning for HP-året + 4 år Fremlægge opdateret investeringsportefølje for HP-året 1. Virksomhedsstyring indkalder områdechefer og afdelingsledere samt divisionsdirektører til møde. 2. I AD orienteres divisionsdirektør på baggrund af følgebrev. I øvrige divisioner udfærdiges følgebrev først efter afholdelse af møde. Virksomhedsstyring Divisionsdirektører, områdechefer og afdelingsledere Fremgår af HP tidsplan Dokumenter Følgebrev til divisionsledelserne Formål Aktiviteter Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 13. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) XI 1. HP 2. BOF 1. 10 Opdatering af operationelt budget Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Formål Divisionernes planlægning på opgaver i HP-året Investeringsportefølje er opdateret Opdatering af operationelle budget Aktiviteter 1. Deltagere Opdatering af det operationelle budget på baggrund af planlægning og eventuelle korrektioner/rammetilpasninger 2. Frigivelse af det operationelle budget i SAP-IP 3. BUD orienteres Virksomhedsstyring Deadline Fremgår af HP tidsplan. Dokumenter Ingen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 14. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) XII 1. HP 2. BOF 1. 11 Udarbejde følgebrev Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Opdateret planlægning i HP-året Formål Deadline Skriftelig orientering til divisionsledelserne om divisionernes planlægning i HP-året. Endvidere redegøres for budgetmæssige problemstillinger og hvordan disse håndteres. 1. Virksomhedsstyring udfærdiger HP følgebrev 2. HP følgebrev sendes til divisionsledelserne Virksomhedsstyring Divisionsdirektører Fremgår af HP tidsplanen Dokumenter Følgebrev Aktiviteter Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 15. 3. ÅRS

1. Handlingsplan (HP) XIII 1. HP 2. BOF 1. 12 Ændringer i operationelt budget som følge af HP 1 /HP 2 direktionsbeslutning Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Direktionsbeslutninger i forbindelse med HP 1/HP 2 Formål Opdatering af operationelle budget på baggrund af direktionsbeslutninger ved HP 1/HP 2 Aktiviteter Deltagere 1. Opdatering af operationelle budget på baggrund af direktionsbeslutninger ved HP 1/HP 2 2. Orientering af divisionsledelserne Virksomhedsstyring Deadline Fremgår af HP tidsplan. Dokumenter Ingen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 16. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) I 2. 1 Udarbejdelse af proces og tidsplan 2. 4 Møderække med divisionsledelsen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser 2. 2 Understøttelse af divisioner med planlægning 2. 5 BOF-ark udfyldes Økonomistyringsaktiviteter – og roller 1. HP 2. BOF 2. 3 Opdatering af investeringspipeline 2. 6 Udarbejde følgebrev Snitfladeproblematikker 17. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) II 1. HP 2. BOF 2. 1 Udarbejdelse af proces og tidsplan til forretningen Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger ØKO’s overordnede tidsplan/kalender for HP/BOF med eksterne og interne deadlines Formål Tidsplan der beskriver roller og ansvar i budgetopfølgningen Aktiviteter Deltagere Med udgangspunkt i ØKO’s overordnede tidsplan udarbejder VIR tidsplan til forretningen for BOF 1 -2, 1 -5, 1 -8 (koordineret med HP 1), 1 -10 (kun for AD - koordineret med HP 2) og 1 -12 VIR og BUD godkender proces og tidplan, inden udsendes til forretningen VIR/BUD Deadline Udsendes primo året til forretningen. BOF 1 -12 dog først i efteråret Dokumenter Godkendt tidsplan uploades på VD+ under følgende link: http: //vdplus/vejledninger/oekonomi/BUDG/Budgetopfoelgning/Tidsplaner/Sider/default. aspx Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 18. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) III 1. HP 2. BOF 2. 2 Understøttelse af divisioner med planlægning Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Godkendt og udsendt tidsplan Formål Opdateret flerårig og periodiseret (måneds) ordreplanlægning og timeafstemning i SAP-IP Aktiviteter Deadline Opstartsmøde med økonominetværk (AD og øvrige divisioner) Ordreansvarlig opdaterer planlægningen pr. måned og flerårigt, understøttet af Økonomikoordinator (Afventer implementering af økonominetværk) Afdelingsleder timeafstemmer medarbejdere i egen afdeling for indeværende år og HP-år (BOF 1 -8 og 1 -10), herunder køb/salg, understøttet af Økonomikoordinator. Dialog med budgetansvarlige ved over/underforbrug af medarbejdere. Eventuelt overskydende timer lægges på ordre til fremtidige opgaver. Budgetansvarlig afstemmer planlægningen, ofte på profitcenterniveau, flerårigt, herunder i forhold til øremærkede bevillinger og rammer på prioriterbare midler Virksomhedsstyring, afdelingsledere, Økonomikoordinatorer, projektcontrollere, projektledere og ordreansvarlige I overensstemmelse med tidsplan Dokumenter Ingen Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 19. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) IV 1. HP 2. BOF 2. 3 Opdatering af investeringsportefølje Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Ingen Formål Opdatering af investeringspipeline, således at renter og afskrivninger i kommende år kan beregnes. 1. VIR udsender oversigt over investeringspipeline til investeringsansvarlige i divisionerne 2. Investeringsansvarlige vurderer investeringerne i pipeline i indeværende år samt de 3 efterfølgende år med hensyn til forventet anskaffelsessum, anlægsklasse samt startår og melder tilbage til VIR 3. VIR kvalitetssikrer anlægsklasser og opdaterer investeringspipeline i SAP-IP 4. Divisionsdirektørerne godkender investeringspipeline inden aflevering af BOF til BUD 5. Planlægning af renter og afskrivninger opdateres af BUD efter ønske fra VIR Proces vedr. prioritering af investeringer er pt. under revision. Virksomhedsstyring, budget, regnskab Investeringsansvarlige i divisionerne Fremgår af BOF tidsplan Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Investeringsstyring vejledning: Klik her for at åbne filen : VD Investeringsstyring - roller og ansvar Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 20. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) V 1. HP 2. BOF 2. 4 Møderække med divisionsledelsen Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Deadline Opdateret ordreplanlægning, timeafstemning og afstemning i forhold til projektbevilling på øremærkede midler Ledelsesrapportering til divisionsledelsen. Afklaring af problemsager, herunder hvis der skal fremlægges budgetsager til direktionen. Godkendelse af investeringspipeline Virksomhedsstyring indkalder områdechefer og afdelingsledere samt divisionsdirektører til møde. Her gennemgås budgetopfølgningen med henblik på Afklaring af problemsager Beslutning om budgetsager til direktionen. Indarbejdelse af ledelsesmæssig korrektion i budgetterne Godkendelse af investeringspipeline Fastlæggelse af årets mulige op- og nedskaleringer af aktiviteter Gennemgang af scenarier Gennemgang af årsværksramme Processen afviger lidt fra division til division, men aktiviteterne er de samme. Resultatet indarbejdes i de respektive skabeloner og fremsendes til ØKO-BUD Virksomhedsstyring Divisionsdirektører, områdechefer og afdelingsledere Decentrale controllere i div. I henhold til BOF-tidsplan Dokumenter Følgebrev (Rapport og bilag) til divisionsledelserne med kopi til ØKO-BUD Formål Aktiviteter Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 21. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) VI 1. HP 2. BOF 2. 5 BOF-ark udfyldes Ansvarlig Forudsætninger Formål Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Budget (BUD) Virksomhedsstyring (VIR) 1) Opdateret ordreplanlægning, timeafstemning og afstemning i forhold til projektbevilling på øremærkede midler 2) Ledelsesmæssige korrektioner 3) Budgetsager til direktionen At forklare budgetmæssige afvigelser: 1) Bagudrettet (faktisk forbrug/periode budgettet) 2) Fremadrettet (Seneste Prognose/Ny Prognose) BUD fremsender BOF-ark til VIR. For AD’s vedkomne: VIR videresender BOF-arket til projektcontrollere til brug for bagudrettet og fremadrettet afvigelse/årsagsforklaringer. VIR opdaterer dagligt faktisk forbrug og budget i BOF-arket. Projektcontrollere udfylder bagudrettet og fremadrettet afvigelse-/årsagsforklaringer i dialog med projektledere og returnere BOFarket til VIR, som foretager K/S af afvigelses-/årsagsforklaringer og returnere BOF-arket til BUD. VIR tager herefter kopi af BOF-arket til brug for journalisering sammen med følgebrev. For øvrige divisioners vedkomne: VIR udfylder bagudrettet og fremadrettet afvigelse-/årsagsforklaringer i dialog med afdelingsledere. BUD opdaterer faktisk forbrug og budget i BOF-ark, når periodeluk har fundet sted. VIR foretager opdatering af budget i BOF-ark og returnere BOF-ark til BUD. Virksomhedsstyring Projektcontrollere Fremgår af BOF tidsplan Eksempel på BOF-ark i AD ved BOF 1 -8, 2016: Klik her for at åbne filen : AD BOF-ark BOF 1 -8 2016 SAP IP. xlsx Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 22. 3. ÅRS

2. Budgetopfølgning (BOF) VII 1. HP 2. BOF 2. 6 Udarbejde følgebrev Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger 1) Deltagere Opdateret ordreplanlægning, timeafstemning og afstemning i forhold til projektbevilling på øremærkede midler 2) Ledelsesmæssige korrektioner 3) Budgetsager til direktionen Skrifteligt overblik over økonomien i divisionen til divisionsledelsen ved BOF – Herunder: 1) Der rapporteres om udviklingen på relevante underkonti på Finansloven 2) Konsulent- og medarbejderopgørelse 3) Investeringspipeline 4) Udviklingsprojekter 1) Forretningscontroller opretter skrifteligt skabelon til følgebrev 2) Forretningscontrollere og Controllere udfylder de afsnit, som de har ansvar for 3) Følgebrev sendes til divisionsledelsen jf. BOF tidsplan. Virksomhedsstyring Deadline for afsendelse af følgebrev til divisionsledelsen fremgår af BOF-tidsplan Dokumenter Eksempel på følgebrev til AD-ledelsen ved BOF 1 -8, 2016: Klik her for at åbne filen : AD BOF 1 -8 2016 Følgebrev. docx Formål Aktiviteter Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 23. 3. ÅRS

3. Årsafslutning I 3. 1 Opdatere anlægskartoteket i VD 3. 2 Deltagelse i udarbejdelse af procesplan 1. HP 2. BOF 3. 3 Understøttelse af forretningen 3. 4 Tilskudsfinansieret Forskning (TF) Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 24. 3. ÅRS

3. Årsafslutning II 1. HP 2. BOF 3. 1 Aktivoversigt udleveres til forretningen Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger REGN leverer en fil over samtlige anlægsaktiver i divisionerne til den ordreansvarlige Formål At kunne levere et retvisende anlægskartotek til brug ved årsafslutning Aktiviteter 1) Deadline REGN udsender Excel-ark over anlæg i divisionerne til de ordreansvarlige for den tilhørende afskrivningsordre. 2) De ordreansvarlige melder tilbage til REGN, når alle ordreansvarlige har meldt tilbage udarbejdes en anlægserklæring til relevante afdelingsledere/områdechefer, som denne underskriver. Regnskab Forretningen Ultimo november Dokumenter Ingen Deltagere Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 25. 3. ÅRS

3. Årsafslutning III 1. HP 2. BOF 3. 2 Deltagelse i udarbejdelse af procesplan for årsafslutning Ansvarlig Regnskab Forudsætninger REGN indkalder til procesmøder og udarbejder materiale Formål Sikre realistisk proces/tidsplan forretningen Aktiviteter Deltagere REGN og VIR udarbejder fælles procesplan med entydige kontaktpersoner (SPOC) i REGN/VIR i de enkelte processer: 1. Udarbejdelse af tidsplan til Mini årsafslutning periode januar-november 2. Udarbejdelse af tidsplan til årsafslutning hele året 3. Gennemgang af bilag til årsafslutningen (f. eks. hensættelses-, periodiserings- og omkonteringsbilag (indtægter og udgifter)) 4. Fastlæggelse af principper for periodeafgrænsning mellem år 5. Fastlæggelse af nødvendige fælles påmindelser til leverandører, ordreansvarlige, TAMpersonale 6. Påmindelser omkring rejseafregning og timeregistrering 7. Gennemgang af eventuelle problemstillinger til fælles forståelse Relevante controllere fra REGN og VIR Deadline Oktober Dokumenter Retningslinjer for årsafslutning http: //vdplus/vejledninger/oekonomi/REGN/%c 3%85 rsafslutning/Sider/default. aspx Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 26. 3. ÅRS

3. Årsafslutning IV 1. HP 2. BOF 3. 3 Understøttelse af forretningen Ansvarlig Virksomhedsstyring Forudsætninger Realistisk proces/tidsplan er udarbejdet Formål Retvisende årsregnskab Aktiviteter Deltagere VIR understøtter forretningen med vejledninger ifm. kunde-faktura, lev. -faktura og hensættelser. Det kontrolleres om periodiseringslisterne bogføres korrekt. Der er løbende dialog og afklaringsmøder i nødvendigt omfang. Ordreansvarlige og afdelingsledere fra forretningen og controllere fra VIR og REGN Deadline Jf. proces/tidsplan Dokumenter Retningslinjer for årsafslutning http: //vdplus/vejledninger/oekonomi/REGN/%c 3%85 rsafslutning/Sider/default. aspx Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 27. 3. ÅRS

3. Årsafslutning V 1. HP 2. BOF 3. 4 Tilskudsfinansieret forskning (TF) Ansvarlig Forudsætninger Formål Aktiviteter Deltagere Deadline Dokumenter Regnskab Virksomhedsstyring Alt faktisk forbrug, der vedrører regnskabsåret er bogført på FL § 28. 21. 10. 95 Alle indbetalinger er fjernet fra driftsregnskabet og flyttet til balancen Formålet med årsregnskabsprocessen for TF er på baggrund af faktisk forbrug og fællesomkostningerne på de forskellige TF-projekter at beregne størrelsen på medfinansieringen af TF, således at FL § 28. 21. 10. 95 går i nul. 1. TF (indtægter) tilgodehavender hos tilskudsgiver beregnes, og udfyld omposteringsbilag 2. TF medfinansiering, løn og øvrig drift beregnes. Budget leverer de fællesomkostningsprocenter, der skal bruges på de forskellige TF-projekter. Udfyld omposteringsbilag 3. Alle omkostninger inkl. fællesomkostninger, der er placeret på FL § 28. 21. 10. 95 skal matches af indtægter fra tilskudsgiver eller medfinansiering fra FL § 28. 21. 10. 95 skal altid gå i nul. Virksomhedsstyring Budget Regnskab Primo Januar TF årsafslutningsnotat: Klik her for at åbne filen : Notat: Årsafslutning af TF, Nulstilling af UK 95 Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 28. 3. ÅRS