KONKURS GRANTOWY SAMORZDU STUDENTW Oglne zasady regulamin samorzdu

KONKURS GRANTOWY SAMORZĄDU STUDENTÓW

Ogólne zasady (regulamin samorządu studentów) 1. Komisja Grantowa odrzuca wniosek, jeżeli nie zostało złożone sprawozdanie z wykorzystania środków w poprzednim roku kalendarzowym. 2. Komisja Grantowa odrzuca wniosek, który nie spełnia wymogów formalnych, a w szczególności: a) został złożony na innym formularzu niż określony przez Komisję Grantową; b) nie zawiera preliminarza wydatków z dokładnie wyszczególnionymi pozycjami (honoraria, transport, nagrody, druk, materiały biurowe, itp. ); c) nie zawiera podpisu i pieczątki osoby upoważnionej ze strony organizacji, opiekuna oraz Dziekana albo Prodziekana Wydziału ( w przypadku organizacji wydziałowych), bądź Rektora albo Prorektora (w przypadku organizacji uczelnianych); d) zawiera istotne braki w poszczególnych punktach wniosku, uniemożliwiającą Komisji ocenę merytoryczną; e) Komisja odrzuca wniosek, w którym brak jest wskazania siedziby organizacji.

Regulamin i wzory wniosków: http: //www. samorzad. umcs. pl (zakładka Granty) http: //www. umcs. pl/pl/organizacje-studenckie. htm (zakładka Do pobrania)

JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK? / część wspólna dla obu wniosków

DOFINANSOWANIE NA ZAKUP SPRZĘTU

• Jeśli Organizacja ubiega się o kilka rodzajów sprzętów, proszę napisać wszystko na jednym wniosku. • Liczbę sprzętu tego samego typu proszę uwzględnić w kosztorysie. • Na wniosku nie może być żadnych ingerencji takich jak np. dopisywanie czegoś długopisem. • W specyfikacji sprzętu nie dopuszczane jest podawanie nazwy producenta.

• przy polach nieuzupełnianych wstawiamy 0, „x” lub „-” • tabela „ruchoma”- można usunąć nadmiar wierszy

• Wszystkie podpisy z pieczątką, • Jeżeli Organizacja nie ma opiekuna wystarczy podpis kierownika Instytutu/Zakładu/Katedry z pieczątką, • Jeżeli opiekun nie posiada własnej pieczątki, wystarczy pieczątka Instytutu/Zakładu/Katedry • Organizacje nie podlegające Instytutom/ Zakładom/ Katedrom muszą mieć pieczątkę wydziału lub uniwersytetu i w miejscu na podpis opiekuna podpis Dziekana lub Rektora • Podpisy nie mogą znajdować się na osobnej stronie, powinny znajdować się na stronie z kosztorysem lub z przewidywanymi źródłami finansowania

DOFINANSOWANIE NA REALIZACJĘ PROJEKTU Nazwa projektu Ogólny opis projektu Co wskazuje na potrzebę realizacji tego projektu?

Gdzie będzie realizowany projekt?

Po co taki projekt? W jaki sposób projekt będzie promował Uniwersytet?

• wszystkie pola muszą być uzupełnione, zsumowane poszczególne źródła • przewidywane źródła finansowania oraz niezbędne podpisy [takie same jak przy grantach na sprzęt] muszą być na jednej stronie

Konkurs Grantowy Władz Rektorskich Część A Nazwa projektu Ogólny opis projektu Co wskazuje na potrzebę realizacji tego projektu?

Do kogo skierowany jest projekt?

Jakie są przesłanki do zorganizowania takiego projektu? Co chcesz przez to osiągnąć?

• wszystkie pola muszą być uzupełnione, zsumowane poszczególne źródła • przewidywane źródła finansowania oraz niezbędne podpisy [takie same jak przy grantach na sprzęt] muszą być na jednej stronie

Nie dostaliśmy grantu i co dalej?

ODWOŁANIE OD DECYZJI • Organizacje, które nie otrzymały dofinansowania mogą złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, w terminie 10 dni roboczych od daty publikacji wyników konkursu. • Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy należy składać w siedzibie jednostki właściwej do obsługi studentów skierowany do komisji grantowej.

Z każdych środków PRZYZNANYCH należy się rozliczyć! • Termin rozliczenia Konkursów Grantowych upływa 15 stycznia 2016 roku. Rozliczenie należy złożyć na specjalnie przeznaczonym do tego wzorze wniosku, który znajduje się na stronie Samorządu w zakładce Granty.

Zasady dokonywania zamówień publicznych na UMCS

Źródła finansowania wewnętrzne • Dotacja Dziekanów • Dotacje Władz Rektorskich • Dofinansowanie Władz Rektorskich dla organizacji studenckich i kół naukowych • Indywidualne dofinansowania • Konkurs Grantowy Samorządu Studentów • Dofinansowanie ze środków ZUSS UMCS

Źródła finansowania zewnętrzne • • Środki sponsorskie Opłaty konferencyjne Wpływy z biletów Darowizny Dotacje zewnętrzne Urząd Miasta Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego Granty fundacji

Co zrobić kiedy środki pochodzą z innego źródła niż Uczelnia? • W przypadku pozyskania środków z zewnętrznych źródeł należy zawrzeć umowę. Zasady zawierania umów opisane są w „Instrukcji obsługi finansowej dla organizacji”. • Organizacja powinna zgłosić się do kwestury w celu ustalenia numeru konta, na które środki będą spływać. Nadane zostaną specjalne numery, dzięki którym organizacja będzie mogła obracać środkami wewnątrz Uczelni.

UMOWY Gdy planowaną formą rozliczenia jest rachunek (podmiot nie jest płatnikiem podatku VAT) to sporządzamy: – Umowę zlecenie – Umowę o dzieło – Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich Do prawidłowego rozliczenia do umowy należy dołączyć: rachunek, oświadczenie do celów podatkowych, oświadczenie do celów ubezpieczeniowych oraz protokół zdawczo-odbiorczy (tylko w przypadku umowy o dzieło). Oczywiście do tego wniosek o zamówienie publicznie, przegląd ofert cenowych, zamówienie do firmy

UMOWY Gdy planowaną formą rozliczenia jest faktura VAT to sporządzamy: – Umowę z wykonawcą (usługa, zakup) Ten rodzaj umowy powinien zostać parafowany przez radców prawnych (XIV piętro w Rektoracie) Do tego rodzaju umowy dołączamy: – wniosek o zamówienie publicznie, – wybór ofert cenowych, – zamówienie do firmy Wzory umów są dostępne na: http: //www. umcs. pl/pl/wzory-umow-cywilnoprawnych, 3506. htm

Co zrobić kiedy otrzymamy dofinansowanie? • Przygotowujemy przegląd ofert cenowych oraz wypełniamy wniosek o zamówienie publiczne. • Przy zakupie należy postarać się o fakturę przelewową [faktura, dzięki której otrzymamy sprzęt i opłacimy go w późniejszym terminie]. • Na wniosku jak i na fakturze należy umieścić numer MPK i ZFIN jednostki, która udzieliła nam dofinansowania.

Co to jest „Przegląd ofert cenowych”? • Przegląd ofert cenowych to zestawienie danych o proponowanej cenie przez różne podmioty gospodarcze [potencjalnych wykonawców/ sprzedawców] na zrealizowanie danej usługi. • Dokonujemy go przy rozeznaniu telefonicznym lub mailowym. • Należy wysłać do dostawcy zapytanie ofertowe i dołączyć do przeglądu ofert cenowych. • Potrzebujemy podpisów prezesa i opiekuna organizacji oraz dysponenta środków.

Co to jest „wniosek o zamówienie publiczne”? • Wniosek o zamówienie publiczne to dokument rozpoczynający procedurę przetargową. • Po wypełnieniu poszczególnych punktów zbieramy podpisy prezesa i opiekuna organizacji oraz podpis dysponenta środków. Na koniec zgłaszamy się na piętro 8 aby zdobyć podpis kwestury. Do wniosku dołączamy przegląd ofert cenowych.

Co dalej zrobić z fakturą aby ją opłacić? • Fakturę z tyłu opisujemy następującą formułą: – Faktura stanowi zapłatę za [nazwa usługi wymienionej na fakturze]. Zakupu dokonano w ramach [nazwa projektu]. Finansowane z [nazwa jednostki, z której otrzymaliśmy dofinansowanie] MPK: ZFIN: • W przypadku płatności gotówką należy podać numer konta, na który dokonany będzie zwrot środków. • Podpis prezesa, opiekuna i dysponenta środków. • W przypadku przekroczenia terminu płatności odpowiedzialność ponosi osoba, która dokonuje zamówienia. Zostaje ona obciążona odsetkami karnymi.

Druki OT • Druki dla środków trwałych powyżej 500 zł

Numer EP/ Numer SAT • Numer ewidencyjny nadawany przez kierownika obiektu dla środków trwałych poniżej 500 zł na fakturze. Środki trwałe zakupione do kwoty 100 zł są wciągane w koszty eksploatacyjne i nie muszą mieć nadawanego wyżej wspominanego numeru.

KONTAKT Paulina Czyż paulina. czyz 19@wp. pl tel. 730 921 210