Konfigurering av Ikke fjernln Webinar 25 nov 2020

Konfigurering av «Ikke fjernlån» Webinar 25. nov 2020 Erling Fossan

Fjernlån – nye muligheter • Det ligger bedre til rette for å signalisere «Ikke fjernlån» til andre • Til konsortiet – via Rota locate • Viktig at Borrower kjører manuell eller automatisk Locate via Rota • Til folkebibliotekene – via SRU Holdings • Allerede på plass i Oria Fjernlån • Venter på Biblioteksøk • Håper på Bibliofil, Mikromarc, etc • Det er mulig å differensiere på hva vi tilbyr for lån vs. kopi • Vi fokuserer på Request TOU • Viktigst med konfigurering for fjernlån av bøker • Fordi det er bøker Oria Fjernlån og Biblioteksøk tilbyr • Men vi må også tenke på kopi BIBSYS-konferansen 2018

Konfigurering - menyvalg • Hovedsakelig disse valgene vi får bruk for • Kanskje også disse BIBSYS-konferansen 2018

Request TOU – stien dit Configuration > Physical Fulfillment > Fulfillment Units Her kan det ligge kriterier på brukergruppe, lokasjon, format etc. Regel FU-er Regler Request TOU

Request TOU – stien nedenfra m/Edit Configuration > Physical Fulfillment > Terms of Use and Policies Her kan man lage ny TOU kan endres her

Request TOU Oria Finn og bestill Patron Partner Brukes bare når konsortiebibliotek kjører Rota locate for kopibestilling Alma Rota Locate Oria Fjernlån Biblioteksøk kommer Vær obs på denne: Personal delivery BIBSYS-konferansen 2018

Request TOU og annen konfigurering • Det er ikke Request TOU som alene bestemmer disse knappene • FU ‘No requesting from avaliable holding’ kan blokkere for BESTILL DOKUMENT • Display Logic kan ha regel som blokkerer for KOPIBESTILLING BIBSYS-konferansen 2018

Request policy - tre dimensjoner Studenter, ansatte … Internt Lån Bøker vanlig Bøker korttid Bøker magasin Bøker referanse 1 Tidsskrifter Nyhetshylle Embargo fjernlån 2 Kopi Bibliotek 3 Eksternt Lån Kopi

Lån og kopi – hva kan bestilles? Et eksempel Internt Lån Bøker vanlig Bøker korttid Kopi Eksternt Lån Kopi ‘Bøker vanlig’ kan bestilles, men ikke hvis de står på hylla – derfor parentes her. Bøker magasin Bøker referanse Tidsskrifter Nyhetshylle Embargo fjernlån ‘Bøker referanse’ kan ikke bestilles – vi har ikke satt kryss her

Plassering i dagens FU-er (Fulfillment Units) • Gitt slike samlinger • Er dagens plassering i FU-er fornuftig? ? 1. Er det nok å justere regler / TOU-er? 2. Må vi flytte lokasjoner til FU ‘Ikke fjernlån’ 3. Må vi definere og ta i bruk Item policy ‘Ikke fjernlån’? BIBSYS-konferansen 2018 FU-er:

Vi ser på tiltak! BIBSYS-konferansen 2018

1. Justere bare regler / TOU-er • Eksempel: Vi vil sjekke FU ‘Korttid’ • Inneholder mange tidsskrift-lokasjoner • Vi tillater ikke fjernlån her (for kort med 2 uker) • Vi tillater fjernkopi BIBSYS-konferansen 2018

Vi sjekker FU ‘Korttid’ • Her er regler, som sjekkes fra toppen • For fjernlån er det spesielt Vi starter med å sjekke to regler som vil slå til: denne regelen • For brukergruppe bibliotek via ‘Finn og bestill’ i Oria • For konsortiebibliotek via RS • For folkebibliotek via • Oria Fjernlån • Biblioteksøk (kommer) • En av disse kan også slå til • Hvis eksemplar har Item Policy (unntakseksemplar) • Uavhengig av brukergruppe og patron / partner

Vi sjekker regel ‘Vanlig’ • Avgrensning på Item Policy • Ingen avgrensing på brukergruppe • Vil slå til for både patron og partner • Peker til TOU ‘Vanlig’

Vi sjekker TOU ‘Vanlig’ • Bestilling via ‘Finn og Bestill’ i Oria? • Mulig med (fjern)lån • Mulig med (fjern)kopi OK OK OK • Bestilling RS? • Mulig med fjernlån • Mulig med fjernkopi • Åpner for ‘Personal Delivery’ • For alle, også studenter OK OK under tvil Vanskelig å nyansere Her ser vi ulempe med Item Policy

Regel ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’ • Vi har sjekket regel ‘Vanlig’ • Nå sjekker vi ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’

Regel ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’ • Avgrensning på brukergruppe bibliotek • Peker til TOU ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’

Vi sjekker TOU ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’ • ‘Finn og Bestill’ i Oria? • Mulig med (fjern)lån • Mulig med (fjern)kopi • Bestilling RS? • Ikke relevant å sjekke • RS tilhører ikke brukergruppe • Nødvendig med ‘Personal Delivery’ til bibliotek Siden vi ikke tilbyr fjernlån til bibliotek på ‘Korttid’, bør denne endres OK OK

Endre TOU ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’ Configuration > Physical Fulfillment > Terms of Use and Policies > Requests • Vi leter opp ‘ 2 Week Bibliotek Korttid’ • Vi endrer her • Og lagrer

Regel ‘Default’ • Vi har sett på denne regelen • Og denne regelen • Vi ser på default-regelen • Slår til når ingen andre regler lenger opp slår til • Ved Resource Sharing (RS)

TOU ‘Default request rule’ • Vi sjekker alle fire policy • Selv om det er bare de to siste som er relevant i denne situasjonen • Alle er satt ‘Not’ • Sånn bør det være!

Hvilken regel slår til? Litt repetisjon • Regler knyttet til Item Policy • Vil slå til uavhengig av brukergruppe og patron/partner • Regler knyttet til brukergruppe • Vil kun bestemme muligheter i ‘Finn og bestill’ i Oria • Resource Sharing (RS) • Reguleres best via en ekstra regel nederst • Uten kriterie på brukergruppe • Ellers vil RS bestemmes ved Default

‘Fjernlån tillatt’ • FU ‘Vanlig’ vil normalt ha en sånn regel ‘Fjernlån tillatt’ • Som vist på forrige bilde • Med en Request TOU som tillater RS (Resource Sharing) • Viktigst her er disse to policyene • Sammen med Delivery

Justere regler / TOU-er – videre skritt • Vi har justert FU ‘Korttid’ • Vi må sjekke alle FU-ene • Når vi sjekker FU ‘Vanlig’ kan vi finne ut at det blir vanskelig • For mye forskjellig! • Flytte lokasjoner til FU ‘Ikke fjernlån’? • Jfr punkt 2 i vår liste over muligheter BIBSYS-konferansen 2018

2. Flytte lokasjoner til FU ‘Ikke fjernlån’ • Ev eksisterende FU ‘Ikke fjernlån’ kan benyttes • Men, det kan være en fordel å kopiere dagens FU ‘Vanlig’ og kalle den for ‘Ikke fjernlån’ (eller noe mer presist) • Ny FU vil starte tom for lokasjoner • Får med alle nyanser fra ‘Vanlig’ som er konfigurert siden 2015 • Deretter kan vi slette gammel FU ‘Ikke fjernlån’ • Tenk gjennom hva FU ‘Ikke fjernlån’ skal bety • • Primært for tidsskrift, eller miks? Spesielt for magasin? Stenge for både lån og kopi? Tillate kopi, men ikke lån? } Fritt fram å lage to FU-er for å differensiere • Juster konfigurering ut fra bibliotekets policy • Jfr det vi har gjort under punkt 1. Justere eksisterende … BIBSYS-konferansen 2018

Lage ny FU ‘Ikke fjernlån’ • Velg menyknappen på FU ‘Vanlig’ • Velg ‘Duplicate’ • Fyll ut kode, eks ‘Ikke fjern’ (max 10 tegn) • Fyll ut navn, eks ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ • Lagre med ‘Next’ to ganger

Fylle ny FU • Vi vil flytte lokasjoner fra ‘Vanlig’ til ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ BIBSYS-konferansen 2018

Hvor gjør vi det? • Vi går inn på FU ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ Configuration > Physical Fulfillment > Fulfillment Units > ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ • Velg ‘Fulfillment Unit Locations’ • Velg ‘Attach existing location’ BIBSYS-konferansen 2018

Vi flytter lokasjoner • Kryss av for lokasjoner som skal flyttes • Kolonne til høyre viser hvor lokasjonene ligger fra før • Avslutt med ‘Select’ BIBSYS-konferansen 2018

Resultat på FU ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ • Lokasjoner er kommet over BIBSYS-konferansen 2018

Behov for ny virtuell lokasjon? • Splitte en lokasjon? • Eller samle enkelteksemplarer som er spredd på ulike lokasjoner? • Løsning kan være ny virtuell lokasjon • Lage ny lokasjon på FU ‘Ikke fjernlån – bare kopi’ • Flytte eksemplarer dit manuelt • Flytte eksemplarer dit via sett • Lage sett • Kjøre jobb • (Vi prøver å unngå å regulere fjernlån ved Item policy)

Lage ny virtuell lokasjon Configuration > [Velg bibliotek] Configuration > General > Physical locations • Velg Add Location • Fyll ut: Kode (siste nummer + 1) Navn ‘Bøker – ikke fjernlån’ Type ‘Open’ Fulfillment Unit ‘Ikke fjernlån - bare kopi’ • Lagre med ‘Add location’ • •

Lage sett med eksemplarer • Lag sett med eksemplarer via Advanced Search • Kjør Search, og Save Query • Eks: ‘Bøker med note ikke fjernlån’

Flytt eksemplarer til ny lokasjon Configuration > Admin > Run a job > ‘Change physical items’ • Velg sett ‘Bøker med note Ikke fjernlån’ – og Next • Velg • Permanent location ‘Bøker – Ikke fjernlån’ • Kryss av for oppdatering av feltet • Kjør Next og Submit • Nå har disse eksemplarene flyttet til ny lokasjon

3. Ta i bruk Item policy ‘Ikke fjernlån’ • Item policy ‘Ikke fjernlån’ mangler hos de fleste • Kan defineres • Bør brukes bare på monografier • Bør da bety ‘Ikke lån, ikke kopi’ BIBSYS-konferansen 2018

Definere Item policy ‘Ikke fjernlån’ Configuration > Physical Fulfillment > Item Policy • Hvis ‘Ikke fjernlån’ mangler i listen • Velg Add Row • Fyll ut skjema (Bruk kode ‘ 15’) • Lagre med Add Row + Save BIBSYS-konferansen 2018

Lage sett med eksemplarer (tilsvarende tidligere bilde) • Lag sett med eksemplarer via Advanced Search • Kjør Search, og Save Query • Eks: ‘Bøker med note ikke fjernlån’

Oppdatere eksemplarer med Item Policy ‘Ikke fjernlån’ Configuration > Admin > Run a job > ‘Change physical items’ • Velg sett ‘Bøker med note Ikke fjernlån’ – og Next • Velg • Item policy ‘Ikke fjernlån’ • Kryss av for oppdatering av feltet • Kjør Next og Submit • Nå har disse eksemplarene fått Item Policy ‘Ikke fjernlån’

Regel for Item Policy inn i FU-ene Configuration > Physical Fulfillment > Fulfillment Units • Ny regel bør inn i én eller flere FU-er • Vi legger inn på FU ‘Vanlig’ • Sammen med de andre Item Policy-reglene • Regel bør ha kriterium • Item Policy = ‘Ikke fjernlån’ • Regel bør peke til TOU • Request TOU ‘Ikke fjernlån’ • Lag TOU hvis den mangler

Sjekke konfigurering via SRU Holdings • Med Oria Fjernlån kan dere sjekke hvordan resultatet for lånebestilling blir etter hvert som dere konfigurerer og endrer lokasjoner. • Se neste side • Det går også an å sjekke via SRU Holdings direkte • Mulig å sjekke kopibestilling også • Eksempel: https: //bibsys. alma. exlibrisgroup. com/view/sru/47 BIBSYS_UBIN? version=1. 2&operation=search. Retr ieve&record. Schema=isohold&query=alma. mms_id=999919811823602211 • Se veiledning for SRU og SRU Holdings: https: //www. unit. no/sites/default/files/media/filer/2019/05/Bibliografiske_data_via_SRU%20(003). pdf BIBSYS-konferansen 2018

Hvordan sjekke Requestability • Eksempel med Nord Universitet: • Lærebøker er ikke til fjernlån • Teste via Oria: • http: //ubin. oria. no • Logge på med Bodøs biblioteknummer (1180401) • Søke opp en lærebok • Fjernlånsskjema • Denne boka står på hylla, men skal ikke kunne bestilles! • Grå (0 av 2 ledige) • NORD har konfigurert riktig BIBSYS-konferansen 2018

Før dere gjør mye ommøblering • Gjør en analyse av samlingene med tanke på ønsket policy! • Se skjema neste side BIBSYS-konferansen 2018

Fylle ut skjema for analyse Internt FU Samling Lån Vanlig Bøker hylle Bøker magasin (X) X Korttid Bøker korttid (X) Dagslån <dagslån> Ikke fjernlån Embargo fjernlån (Temp) Nyhetshylle Ikke utlån Bøker referanse Manuell <teknisk> X Ikke fjernlån – bare kopi Tidsskrifter X Eksternt Kopi Lån Kopi X X (X) X • Trenger vi ekstra FU-er, som den nederste? • Tenk også over Delivery – hentehylle vs tilsendt BIBSYS-konferansen 2018 X

Anbefalt møblering • Request TOU med policy skal fortrinnsvis knyttes til lokasjon • Minst mulig Item Policy (på enkelteksemplarer) • Minst mulig regler og kriterier pr FU BIBSYS-konferansen 2018

Motivering • Umiddelbar gevinst av bedre konfigurering • Færre uønskede fjernlånsbestillinger • Fra andre bibliotek i konsortiet • Fra bibliotek som bestiller via Oria Fjernlån • Fra Biblioteksøk snart Lykke til! BIBSYS-konferansen 2018