Konferens och mten Fredrik Ljungqvist Introseminarium 6 mars

Konferens och möten Fredrik Ljungqvist Introseminarium 6 mars 2020

Omsättning Konferens och möten • 2016 - 538 milj • 2017 - 567 milj • 2018 – 638 milj • 2019 – ca. 664 milj

Avtalsperioder • Avtalsperiod 2020 -01 -01 - 2021 -12 -31 • (Dagkonferens och Helpension tilldelade) • Förlängningsoption max t. o. m. 2023 -12 -31

Nya ramavtal • Upphandling genomfördes höst-19 • Samtliga aktuella orter i Sverige • Nya ramavtal på plats 1 januari 2020 • (4 av 8 upphandlingar ej tilldelade)

Vilka krav har vi på Konferens och möten? Möteslokaler (tillräckligt stora) Bord och stolar (flexibel möblering) Förtäring (fika, lunch, middag, frukost) Vatten Utrustning (projektor, duk, whiteboard etc. ) El och eluttag Wifi Ljudanläggning och mikrofon Övernattningsrum (Hotellrum) Service (personal)

Indelning och kategorier Indelas geografiskt i kommun/kommundel • Avtalsområden: • Dagkonferens, bas och plus • Helpension, bas och plus • Timdebitering (ej tilldelat) • Stora konferenser >150 pers (ej tilldelat) • Heldag utan förtäring (ej tilldelat) • Halvdag utan förtäring (ej tildelat) • • Prislista tilläggstjänster finns på samtliga delområden (ej Stora konf)

Bas och Plus • Plus innehåller fler obligatoriska krav som måste uppfyllas och ställer högre krav framförallt gällande service och kapacitet; tex antal konferensrum, max antal deltagare, bemanning, teknisk service etc. • Bas har färre obligatoriska krav/lägre krav på ovan. • Fullständig kravjämförelse finns på www. avropa. se • https: //www. avropa. se/ramavtalsomraden/resor-ochboende/konferenser-och-moten/

Avropsformer • Dagkonferens, Helpension, Timdebitering, Hel- och Halvdag utan förtäring • Fast rangordning • Kontakta först den ramavtalsleverantör som har plats nr 1 i rangordningen • Om nr 1 inte kan leverera, kontakta nr 2 osv • Ramavtalsleverantörerna rangordnas i förhållande till de poäng de erhållit i upphandlingen. • Utvärderades på Pris 50%, Miljö 25%, Tillgänglighet 15%, Kvalitet 10%, • Anledningar att gå vidare i rangordningen utförligt beskrivet i RA

Avropsformer • Stora konferenser vid bokning av > 150 deltagare. • Förnyad konkurrensutsättning • Skriftlig inbjudan till samtliga ramavtalsleverantörer i vald kommun/kommundel att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i avropet. • Viktigt att göra en grundlig behovsanalys för att leverantörerna ska kunna återkomma med korrekt anbud för ”rätt behov”. • Villkor får preciseras och kompletteras utifrån ”Kravkatalogen”. • Myndigheten anger de krav och kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning. • Skälig tid för att lämna avropssvar. • Avropsmall under gemensamma dokument. • Myndigheten tar del av avropssvaren först när angiven svarstid har löpt ut. • Skicka tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer som lämnat avropssvar

”Kravkatalogen” Det är fritt avgöra vilka krav och kriterier som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Krav och kriterier som kan väljas är: 1. Pris (takpriser person för lokal, fika och lunch finns per leverantör) 2. Kvalitet (alla typer av krav och kriterier som härrör till mötet eller konferensen; tex måltider, utrustning, lokaler) 3. Tillgänglighet för personer med funktionsvariationer (krav och kriterier enligt behov för konferensen) 4. Avbeställningsregler 5. Övriga tjänster (tex elektronisk deltagarhantering, hjälp med namnbrickor, beställa blommor, välkomnande på konferensdagen, övernattning, övrig dryck och förtäring). Miljö kan ingå i samtliga rubriker ovan

Stöddokument På Avropa finns stöddokument till hjälp för både myndigheter och leverantörer, tex: • • • Vägledning Avbokningsregler Frågor och svar Avropsmall (Stora konferenser) Kravjämförelse bas/plus

Kontakt Fredrik Ljungqvist Ramavtalsansvarig – Resor och boende Kammarkollegiet Statens inköpscentral Direkttelefon: 08 -700 07 86 fredrik. ljungqvist@kammarkollegiet. se