KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Bahan Ajar Diklat Prajabatan Gol

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Bahan Ajar Diklat Prajabatan Gol. II Oleh : Drs. ALI GHUFRON, MM PEMERINTAH KABUPATEN KARANGANYAR 2008 1

BIODATA n n n Nama : Drs. Ali Ghufron, MM Tempat/Tgl. Lahir : Ngawi, 10 Mei 1962 Jabatan : Sekretaris BAPPEDA Alamat : Jl. Dr. Rajiman 428 Laweyan, Surakarta Istri + Anak : 1+3 2

RELEVANSI MATERI KUNCI KEBERHASILAN BERINTERAKSI DALAM KEHIDUPAN KERJA KOMUNIKASI BERDAMPAK PADA SEMUA UNSUR YANG ADA DI LINGKUNGAN DUNIA KERJA TSB PERLU MEMAHAMI PENTINGNYA EFEKTIFITAS KOMUNIKASI DLM MENJALIN HUBUNGAN SEHAT DI LINGKUNGAN TEMPATNYA BERAKTIFITAS 3

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM Setelah mengikuti pembelajaran ini : Peserta diharapkan mampu memahami komunikasi efektif dalam kehidupan sehari, khususnya dalam melaksanakan tugas pemerintahan 4

Mengapa harus komunikasi efektif : 1. Pelayanan 2. Performance / Citra : n n n Kantor; Pribadi; Akan dikenang Masyarakat. 5

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu : 1. 2. 3. 6 Menerangkan dengan kata - kata sendiri tentang MAKNA dan PENGERTIAN komunikasi yang efektif. Mengetahui halangan - halangan komunikasi dan cara mengatasinya. Menerapkan komunikasi secara efektif dalam melaksanakan tugas pemerintahan.

POKOK BAHASAN 1. 2. 3. MAKNA DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI - Makna komunikasi - Pengertian komunikasi - Unsur - unsur komunikasi - Proses komunikasi HALANGAN KOMUNIKASI PRINSIP - PRINSIP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF - Mendengarkan dengan efektif - Ketrampilan berbicara - Gaya berbicara 7

Komunikasi Manusia dengan Manusia n Sejak kapan ? n n Sejak Lahir Dimana berlangsung? n n Dimana saja Kapan saja 8

MAKNA KOMUNIKASI ( Alo Liliarris, 1991). 1. 2. 3. 4. 5. 6. PNS belajar tentang KOMUNIKASI (sebagai ilmu) Tulisan Rita kurang KOMUNIKATIF (dipahami) Antara Widyaiswara dan peserta Diklat terdapat JURANG KOMUNIKASI (hubungan) Masalahnya telah saya komunikasikan dengan pihak keluarga (pesan) Kemarin saya baru BERKOMUNIKASI dengan peserta Diklat (peristiwa). Sarinah mampu BERKOMUNIKASI karena itu ia mempunyai banyak teman (kiat, ketrampilan, proses). 9

PENGERTIAN KOMUNIKASI (Agus M. Hardjana, 2003) SECARA ENTIMOLOGI : - Cum (dengan) dan umus (satu) - Menjadi Communio/ Communion ( kebersamaan, persatuan, persekutuan, pergaulan, hubungan) - Communicare (membagi sesuatu dengan seseorang ), tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman, berpartisipasi atau memberitahukan SECARA HARAFIAH : Pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan 10

Efektif : n n Berhasil guna; Tepat; Nyambung; Sambung rasa 11

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pihak yang mengawali (komunikator) Pesan yang dikomunikasikan (beraturan dan tidak beraturan) Saluran komunikasi Situasi komunikasi (tempat, waktu, cuaca, psikologi tertentu) Gangguan komunikasi (faktor teknis dan faktor pribadi) Pihak yang menerima (komunikan) Umpan balik atau dampak 12

Komunikator akan melakukan pengenalan (Encoding / memasukkan kode) berbentuk lambang atau yang diterjemahkan dalam kata atau non kata 13

Encoding yang baik : Pesan apa yang akan disampaikan; ¡ Kepada siapa; ¡ Bentuknya apa; ¡ Medianya apa; ¡ Akibat apa yang ditimbulkan. ¡ 14

Pesan / Massage / Stimulus : Beraturan dan Tidak Beraturan; ¡ Dapat bersifat : ¡ l l l Informatif; Material; Ekonomis; Jasa; Estetis. 15

Penerima / Komunikan / Receiver / Decoder / Destination / Audien : Akan menerjemahkan apa yang diterima, dalam bentuk : ¡Sama dengan maksud komunikator; ¡Berbeda sedikit; ¡Berbeda Besar 16

JENIS-JENIS UMPAN BALIK 17

MACAM-MACAM KOMUNIKASI 1. 2. 3. 4. 18 Cara penyampaiannya (lisan, tertulis, elektronik) Bentuk kemasan (verbal dan non verbal) Keresmian pelaku (formal atau non formal) Pasangan komunikasi (intra personal dan inter personal)

PROSES KOMUNIKASI Formula Lasswell Dengan SIAPA Mengatakan APA SALURAN Komunikator Isi pernyataan Kepada Dengan EFEK mana SIAPA bagaimana Medium komunikasi EFEK 19

MODEL SIRKULER (Asgood – Schramm) ISI PESAN DEVODER INTEPRETER DECODER DEVODER INTEPRETER ENCODER ISI PESAN 20

LAMBANG-LAMBANG KOMUNIKASI WA Suara, gagasan, ide, dikomunikasikan LISAN RN Ben A dera p mer ah, utih, dsb SA A H an BA d a s, b i l u t , ter n a Iis KOMUNIKASI RA e, A n i sir SU , l be , n so edug k b Kla GAMBAR (rambu-rambu lalu lintas) GER (sya AK/ B r pos at, rau ADAN isi d t an g wajah, erak an 21

HAMBATAN KOMUNIKASI PENGIRIM PESAN SALAH PAHAM Isi, kemasan, saluran, konflik batin, sulit mengungkapkan SALAH PAHAM DALAM KOMUNIKASI PENERIMA PESAN PENYAMPAIAN PESAN Gangguan fisik, gangguan mental, pendidikan/ budaya, beda tafsiran, tanggapan, emosional Faktor fisik, tulisan tidak jelas, alat pendengar, suara, dua pesan bersamaan 22

Halangan Komunikasi 1. Interpersonal 2. Komunikasi Organisasi 23

HALANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI HALANGAN INTERPERSONAL 1. PERSEPSI (selektif dan stereo type) 2. STATUS orang yang berkomunikasi 3. SIKAP defensif 4. ASUMSI 5. BAHASA HALANGAN KOMUNIKASI 1. TINGKAT HIRARKI (Top management midlle management lower level negt) 2. OTORITAS MANAJERIAL 3. SPESIALIS KERJA (Overhead, BTL dll) 24

MENGAPA BAHASA dapat menjadi penghalang komunikasi? 1. 2. 3. 4. KARENA : Satu kata punya arti yang berbeda Kata dan kalimatnya kabur Kata yang terlalu khas/ khusus Kalimat bertele/ sulit MENGATASINYA : 1. 2. 3. 4. 5. Menggunakan kata sederhana, mudah difahami oleh siapapun Pergunakan tata bahasa yang benar Pergunakan kalimat pendek, singkat, jelas. Ingat Penggunaan Kode 25

Halangan Komunikasi Organisasi a. Tingkat Hirarki Organisasi; b. Otoritas Manajerial; c. Spesialisasi Kerja. 26

KEBERHASILAN KOMUNIKASI (Seven C’s Com : Scott M. Cultip dan Allen H. Center) CH DIS ANN TR ELS IBU O TIO F N CREDIBILITY T EX T N O C KOMUNIKASI F CON T ENT ITY AR CL C C ON O T N IN SI U ST IT EN Y C & Y O Y T I BIL CE A P CA EN I D AU 27

PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF Menarik nafas dalam sebelum berbicara Layangkan pandangan (kiritengah-kanan) TEKNIK BERBICARA EFEKTIF Mengatur volume berbicara lebih keras Menggunakan kata sehari-hari yang dikenal pendengar 28

MENDENGARKAN DENGAN AKTIF (Ada perpaduan antara indera pendengaran dengan pikiran) 1. MENDENGARKAN DALAM ARTI SEMPIT (Lisan) usaha memperoleh pengertian terhadap suatu berita atau pesan dengan mempergunakan indera pendengar (penerimaan pesan terbatas) 2. MENDENGARKAN DALAM ARTI LUAS (Lisan dan tertulis) 29

CARA MENDENGARKAN : 1. Marginal kurang perhatian, masa bodoh, sambil aktifitas lain; 2. Empati, sungguh-sungguh : v MENDENGARKAN SECARA EVALUATIF (bisa terdapat satu/ dua pengertian) v MENDENGARKAN SECARA PROYEKTIF (pendengar berusaha memproyeksikan dirinya ke dalam pikiran dan pembicara) 30

PETUNJUK AGAR DAPAT MENDENGARKAN SECARA EFEKTIF (Agus M. Hardjana, 100) BEING MOTIVATED (bermotivasi) MAKING EYE CONTACT (kontak mata) SHOWING INTEREST (menunjukkan minat) DISTRACTING ACTIONS (hindari tindakan yang mengganggu) 5. INTERRUPTING (tidak memotong pembicaraan) 6. BEING NATURAL (bersikap wajar) 1. 2. 3. 4. 31

KETRAMPILAN BERBICARA ü ü Ketrampilan verbal dalam berbicara lisan merupakan kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam bahasa kata-kata yang dimengerti orang banyak dan mudah dicerna. Ditentukan oleh tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan, serta waktu yang tersedia. 32

ADAKAH ETIKAT DALAM BERBICARA ? Tid kak ak be dog u da rsikap ma n tis Jangan berbicara terlalu banyak tentang diri sendiri li po o on m e m n raan a ng bica a J m pe ETIKET DALAM BERBICARA n ka i t a tik h k r a pe kan an t m e Me on r ara d sik rbic ara be rbic be Mendengarkan ketika teman berbicara Gu ya nak efe ng s an b kti opa aha f n d sa an 33

K E T R A M P MI E L N A I N N G B K E A R T B K I A C N A R A T E K N I K § Percaya diri § Ucapkan kata dengan jelas dan perlahan § Bicara dengan wajar § Atur irama dan tekanan suara (jangan monoton) § Menarik nafas dalam-dalam § Hindari sindrom (em, eh, anu, apa dsb) § Membaca paragraf yang dianggap penting dari teks tulisan) § Siapkan air minum 34

GAYA BERBICARA (Menghubungkan suara dengan kata-kata) (1) AKSIDENTON (2) (3) (4) (5) (memperhatikan seluruh kalimat yang diucapkan). POLISIDENTON (perhatian diarahkan pada kalimat demi kalimat) KLIMAKS (tertarik akan pembicaraannya dan perbandingan) ANTI KLIMAKS (tertarik akan pembicara pada akhir pembicaraannya) HIPERBOLA (menarik perhatian dengan pembicaraan dengan bahasa yang “menghangatkan”) 35

GAYA BERBICARA (Menghubungkan suara dengan kata-kata) (6) GERAKAN AIR MUKA (mimik). (7) GERAK ANGGOTA BADAN (pantomimik) (8) GERAK - GERIK (pantomimik dan mimik) 36

MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI SEBAGAI PENGIRIM • Bahasa yang tepat, menarik, dapat dimengerti SEBAGAI PENERIMA : • Tingkatkan kemampuan mendengar (mampu mendengarkan secara empati) • Mempertajam persepsi • • Kendalikan bentuk tanggapan (Gunakan kode/ lambang yang tepat dan saluran yang sesuai) Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori dan sikap tidak terbuka • Kembangkan kecakapan bertanya • Bersedia menerima umpan balik (+) • Kembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik yang konstruktif • Berusaha berfikir kreatif terhadap pesan yang diterima • Bersikap terbuka tetapi kritis. • Gunakan empati • Kembangkan kredibilitas diri/ dapat dipercaya • Mempertahankan hubungan baik dengan penerima 37

Pemicu Pertengkaran Anda gila Saya tahu bagaimana perasaan anda Wah anda benar-benar marah Saya tidak tahu mengapa anda begitu kecewa Pelancar Komunikasi Saya hargai apa yang anda katakan Saya bisa mengerti mengapa anda merasa demikian Saya tahu bagaimana anda bisa jengkel Saya mohon maaf atas segala hal yang mengganggu anda 38

Tugas PNS : Pelayanan Masyarakat Tuhan Maha Pelayanan 99 Asmaul Husna 90 % bersifat Pelayanan 39

Posisi Manusia : • Wajib ; • Sunnah; • Mubah; • Makruh; • Haram. 40

HUKUM PELANGGAN 1. PELANGGAN TIDAK PERNAH SALAH; 2. BILA PELANGGAN SALAH, LIHAT NOMOR SATU. 41

UCAPKAN SELALU : 1. 2. 3. 4. 5. Minta Tolong; Apa yang bisa saya bantu; Terima kasih; Mohon Maaf; Senyum (1, 2, 8). 42

PRIBADI / NEGARA MAJU ATAU BERKEMBANG KARENA MENTAL • Kaya Mental dan Miskin Mental 43

KAYA MENTAL : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Disiplin; Menghargai Waktu; Taat Hukum; Kerja Keras; Etos Kerja Tinggi; Kemauan untuk Maju; Optimis; Jujur; Tidak mudah Putus Asa. 44

MISKIN MENTAL : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Tidak Disiplin; Malas; Banyak mengeluh; Peragu; Cepat puas; Pesimis; Apatis; Rustasi; Loyo. 45

7 NILAI DASAR YANG MENDORONG MANUSIA MAJU : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Jujur ; Displin; Tanggung jawab; Kerjasama; Visionis; Adil; Peduli. 46

BELENGGU YANG MENUTUP NILAI DASAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. Prasangka negatif; Pengalaman empiris; Sudut pandang individu; Prinsip hidup; Kepentingan; Literatur. 47

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG 1. RELIGIUS; • • Banyak Korupsi Kriminal Penipuan Kejahatan 2. SUKA GOTONG ROYONG • Egois • Komersial 48

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG 3. RUKUN, GUYUB, BERSATU; • Suka berkelahi • Fanatisme SARA 4. TOLERAN • • • Tidak mentolerir perbedaan Egois Suka meyalahkan orang lain 49

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG 5. TAAT HUKUM; • Pelanggaran • Mental menerobos • Pemaksaan 6. TEKUN DAN KERJA KERAS • • Pemalas Menggantungkan nasib Suka meminta Suka memeras 50

JATI DIRI BANGSA YANG HILANG 7. LUGU DAN JUJUR; • Jalan pintas • Suka melawan 8. TINGGI RASA MALU • Hilang rasa malu • Tidak punya harga diri 51

MENGHIDUPKAN JATI DIRI AGAR SUKSES DENGAN KOMITMEN PADA SIFAT – SIFAT MULIA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Taat kepada hukum dan peraturan; Tanggung jawab; Jujur/amanah/dapat dipercaya; Menghormati hak orang lain; Kerja keras; Suka menabung; Disiplin; Toleransi tinggi; Komitmen terhadap kewajiban; Pemaaf / tidak pendendam ☼ Jepang maju karena 10 sifat ini ☼ 52

TUNTUTAN PELAYANAN 1. 2. 3. 4. 5. Kualitas dan kuantitas pelayanan; Transparansi; Akuntabilitas; Kesetaraan dalam pelayanan Regulator yang mampu mengalokasi sumber daya; 6. Kepentingan non user (lingkungan). 53

MASALAH PELAYANAN 1. Roll Conflict, kepuasan pimpinan – Asal Bapak Senang; 2. Roll Ambiguity, ketidak tahuan akan pekerjaannya – kurang terampil; 3. Poor Employee, ketidaksesuaian anatara kemampuan yang dimiliki pegawai dengan tuntutan; 54

MASALAH PELAYANAN 4. Poor Technology, minim peralatan – Job Fit; 5. Un-Appropriatte (Supervisary Control System), tidak ada sistem evaluasi dan penghargaan dalam institusi pemerintah; 6. Lock of Received Control, ketidakmampuan pegawai dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam proses pemberian pelayanan, karena wewenang yang tidak 55 dimiliki

MASALAH PELAYANAN 7. Lock of Team Work, § Tidak ada kerjasama antar pegawai / pimpinan; § Kurang adanya dukungan pegawai lain 56

TERIMA KASIH 57