KOMUNIKASI BISNIS TERTULIS Oleh Amida Yusriana MACAMMACAM KOM

KOMUNIKASI BISNIS TERTULIS Oleh. Amida Yusriana

MACAM-MACAM KOM. BISNIS TERTULIS • Surat Masuk • Surat Keluar • MOU • Email Corporate

CIRI KOMUNIKASI TERTULIS BISNIS • Singkat (1 – 2 halaman) • Bahasa resmi • Memiliki nomor, perihal dan lampiran • Berkop/logo • Ditandatangani oleh pejabat berwenang

SURAT MASUK • Surat masuk adalah surat yang datangnya dari luar unit/institusi • Biasanya surat ini ditujukan kepada pimpinan unit • Gaya surat masuk dapat beragam sesuai dengan unit/institusi yang mengeluarkan

SURAT KELUAR • Surat keluar memiliki template baku dari perusahaan • Sifatnya resmi dengan menyertakan kop/nomor dan tandatangan serta cap dari pimpinan • Wajib memiliki no, hal, lampiran

BAGIAN-BAGIAN SURAT 1. Identitas Surat: Kop, Tempat/tanggal, no hal lampiran 2. Pembukaan: Salam, Latar belakang surat 3. Isi: Kandungan utama surat 4. Penutup: Salam penutup, ucapan terima kasih & tanda tangan

1 2 3 4 5 6

7 8 9

IDENTITAS SURAT • Kop: Biasanya setiap perusahaan telah memiliki ini. Diletakkan di bagian header kertas • Tempat/Tanggal Surat: Diketikkan di kanan atas (variatif) • No/Hal/Lamp: Wajib ada. Nomor menunjukkan identitas nomor surat yang keluar dari perusahaan di bulan tsb. Contoh: 001/CHTB/IV/2018

PEMBUKAAN • Salam dapat berupa ucapan “Dengan hormat, ” atau salam dalam agama islam (umum) • Latar belakang surat biasanya diawali dengan kata: 1. Sehubungan: Menandakan sebuah hal yang akan datang/telah lalu dan surat merupakan tindak lanjut dari hal tersebut 2. Berdasarkan: Menandakan sebuah kegiatan resmi sebelumnya (surat sebelumnya) yang melatarbelakangi munculnya surat keluar • Setelah kalimat yang diawali kedua kata tersebut, dilanjutkan dengan aksi setelahnya diawali dengan kata “MAKA”

Contoh: • Sehubungan dengan jatuhnya bulan Ramadhan pada. . . . yang akan datang, maka. . • Sehubungan dengan telah diselesaikannya pekerjaan pencatatan kependudukan yang dilakukan pada. . . . , maka. . . • Berdasarkan surat no. . . . , tanggal. . . . , oleh. . . . . , yang berisi tentang. . . . . , maka. . . .

RUMUS ISI • Lampau Sehubungan dengan+identitas kegiatan lampau (nama kegiatan/tanggal pelaksanaan)+maka dengan ini+isi utama surat Berdasarkan pada+identitas landasan (surat no/tanggal/pengirim/isi)+maka dengan ini+isi utama surat

LANJUTAN. . . • Akan datang Sehubungan dengan+identitas kegiatan yang akan datang+maka dengan ini kami+akan/hendak

ISI/KANDUNGAN UTAMA • Isi surat dapat beragam tergantung tujuannya. Biasanya jika berupa kegiatan, dapat berbentuk data tabel, jika bukan maka boleh ditulis berupa uraian • Rumusan dalam isi harus mengandung maksud utama maksud penulisan surat+data+tujuan dari

CONTOH ISI BERUPA URAIAN • Maka dengan ini perusahaan bermaksud untuk memberikan teguran kepada karyawan- karyawan yang dianggap tidak disiplin dan akan memberikan sanksi berupa pemotongan gaji sejumlah nilai yang telah ditetapkan. .

PENUTUP • Diletakkan di bagian akhir Demikian (permohonan/pertimbangan/pemberitahuan/pengumuman) dari kami, atas (perhatian/pertimbangan) kami ucapkan terima kasih • Bagian akhir merupakan pembuat surat (pimpinan), di bagian atas adalah jabatan, nama lengkap dan gelar, tandatangan, cap basah

TUGAS • Buatlah surat keluar dengan ketentuan sbb 1. Isi surat tentang tindak lanjut berupa teguran keras terhadap pegawai bernama Didin Aryo divisi Periklanan yang melanggar peraturan dengan membolos selama 25 hari tanpa keterangan. 2. KOP surat dapat diperoleh dari gambar (terserah) 3. PT. Aroma Persada, surat dibuat tanggal April 2018 di Semarang. No 009/AP/IV/2018, Lampiran 1 4. Pembuat Kepala HRD: Bapak Slamet Karto

EMAIL CORPORATE • Penulisan email pada perusahaan tidak sama dengan penulisan email pribadi • Hal utama yang harus diperhatikan adalah gunakan email perusahaan, beri watermark identitas yang terdiri dari nama+gelar+jabatan+contact • Beri link website perusahaan

CONTOH WATERMARK IDENTITAS Amida Yusriana, M. I. Kom Staff Administrasi PT. Suga Karya Contact: (+62) 85641618578 administrasisugakarya@gmail. com www. sugakarya. com

ISI EMAIL • Untuk membalas membutuhkan email lampiran yang surat tidak resmi, diperbolehkan hanya mengawali dengan salam seperti selamat pagi/siang/malam • Isi surat menggunakan bahasa formal sama dengan surat biasa

TO, CC, BCC, Subject • To adalah alamat email tujuan • CC adalah carbon copy, jadi email dapat di CC kan kepada pihak-pihak terkait, serta dapat melihat penerima utama si email • BCC adalah Blind Carbon Copy yang mirip dengan CC namun penerima BCC tidak dapat melihat penerima utama surat • Subject sama dengan hal. Diisi maksud pokok isi surat

TUGAS • Kirim email kepada Bu Amida, dengan isi seperti surat, diberi attachment tugas sebelumnya

MOU • MOU atau Memorandum of Understanding adalah surat perjanjian yang berisi kesepakatan antara pihak 1 & pihak 2 • Bagian-bagian dari MOU antara lainya. a. Identitas MOU b. Identitas pihak-pihak yang berjanji c. Pasal-pasal perjanjian d. Kalimat penutup e. Pengesahan

RUMUSAN PASAL MOU • Pasal-pasal awal berisi kesepakatan kerja/inti MOU • Pasal-pasal tengah berisi ketentuan penerimaan keuntungan bagi kedua belah pihak • Pasal-pasal akhir berisi sanksi jika terjadi pelanggaran

TUGAS! • Buatlah sebuah contoh MOU • Konte terserah