Komunikacja w organizacji dr hab Jerzy Supernat Instytut

Komunikacja w organizacji dr hab. Jerzy Supernat Instytut Nauk Administracyjnych Uniwersytet Wrocławski

Komunikacja w organizacji Organizacja jest systemem przetwarzania informacji (information-processing system). dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Gareth Morgan in one of his metaphors sees the organization as a brain. This imagery captures the idea that organizations: ºreceive and filter information º process information in the light of what they have already learned ºinterpret ºchange ºact information on information ºhave memory lapses

Komunikacja w organizacji Komunikacja ma największe znaczenie w tych organizacjach: • które muszą radzić sobie z niepewnością • które są złożone • których technologia nie pozwala na prostą rutynizację Nadto im bardziej organizacja jest zorientowana na ludzi i idee, tym ważniejsza staje się komunikacja. dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Warunki skutecznej komunikacji według Chestera I. Barnarda należy zagwarantować znajomość kanałów komunikacji Ü do każdego członka organizacji muszą prowadzić jednoznaczne, formalne kanały komunikacji Ü droga komunikacji powinna być tak bezpośrednia czy krótka, jak to tylko możliwe Ü w normalnych warunkach należy korzystać z kompletnej formalnej linii komunikacji Ü osoby pełniące funkcję centrów komunikacji powinny być kompetentne Ü linia komunikacji w trakcie funkcjonowania organizacji nie powinna być przerywana Ü każda komunikacja powinna być (formalnie) poświadczona Ü Chester I. Barnard (1886 -1961) dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Richard H. Hall Pamela S. Tolbert Communications in organizations should provide accurate information with the appropriate emotional overtones* to all members who need the communication content. This assumes that neither too much nor too little information is in the system and that it is clear from the outset who can utilize what is available. * overtones – n. things that are suggested but not shown or stated clearly: Her words were polite, but there were overtones of anger in her voice. dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Najlepszy sposób komunikowania się ze mną jerzy@supernat. pl dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Jerzy Supernat 71 375 2090 (w godzinach konsultacji) dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja w koncepcji ról kierowniczych Henry’ego Mintzberga Zgodnie z tą koncepcją komunikacja (komunikowanie się) jest kluczowe dla kierowników i ich pracy: In short, the business of the managers is communication. Trzy spośród dziesięciu ról kierowniczych H. Mintzberg zaliczył wprost do ról informacyjnych (notabene wyrastają one z ról interpersonalnych, a prowadzą do ról decyzyjnych): è è è As monitor, the manager perpetually scans his environment for information In his disseminator role, the manager passes some of his privileged information directly to his subordinates In his spokesman role, the manager sends some of his information to people outside his unit dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Henry Mintzberg dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja jako zjawisko relacyjne Komunikacja jest ze swej istoty procesem relacyjnym: w danym czasie jedna strona jest nadawcą a druga odbiorcą. Ta relacyjność i jej społeczne uwarunkowania (różnice statusu, różnice w percepcji, zastraszanie nadawcy przez odbiorcę i vice versa, fizyczna atrakcyjność itd. ) powodują zniekształcanie tego, co jest przekazywane i odbierane.

Komunikacja w organizacji Komunikacja jest zjawiskiem relacyjnym.

Komunikacja w organizacji Zrozumienie procesu komunikowania się w organizacji wymaga zwrócenia uwagi na proces percepcji, a w szczególności na takie zjawiska jak: Ü posługiwanie się stereotypami Ü efekt aureoli Ü projekcja Ü obrona percepcyjna dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja pionowa (w dół i w górę) w organizacji dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja w dół. Daniel Katz i Robert L. Kahn wyróżnili pięć elementów komunikacji w dół: Þ instrukcje dotyczące sposobu wykonania pracy Þ uzasadnienie zadania i wyjaśnienie jego związku z pozostałymi zadaniami realizowanymi w organizacji Þ informacje dotyczące procedur i praktyk w organizacji Þ sprzężenie zwrotne dotyczące osiąganych przez pracowników wyników Þ indoktrynacja służąca wywołaniu u podwładnych emocjonalnego zaangażowania w cele organizacyjne dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja w górę. Zdaniem D. Katza i R. L. Kahna liczne zróżnicowane formy komunikacji w górę można sprowadzić do tego, co ludzie mówią: Ý o sobie, swoich działaniach i swoich problemach Ý o innych i ich problemach Ý o polityce organizacji i organizacyjnych praktykach Ý o tym, co powinno zostać zrobione i jak to może być zrobione dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Whistleblowing A widely accepted definition of whistleblowing by British lawyer Gordon Johnson Borrie is as follows: [T]he disclosure by an employee (or professional) of confidential information which relates to some danger, fraud or other illegal or unethical conduct connected with the workplace, be it of the employer or of fellow employees. dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Komunikacja pozioma w organizacji Komunikacja w organizacji przebiega nie tylko w pionie, ale także w poziomie. Notabene większa część komunikacji w organizacji ma charakter nie wertykalny, ale właśnie horyzontalny. W jej ramach należy zwrócić uwagę na różnice zachodzące pomiędzy komunikacją: ÿ w obrębie jednostki organizacyjnej ÿ między jednostkami organizacyjnymi dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Problemy komunikacyjne H Pomijanie. Chodzi o usuwanie aspektów wiadomości, którego źródłem może być niemożność zrozumienia przez odbiorcę wiadomości całej jej treści i przekazanie tylko tego, co zostało przez niego zrozumiane. Pominięcie może być jednak zamierzone, a nawet konieczne. H Zniekształcanie. Zniekształcenie odnosi się do zmiany znaczenia wiadomości w trakcie jej przepływu przez organizację. H Przeciążenie. Typowym rozwiązaniem problemu komunikacyjnego przeciążenia jest zajmowania się oczekującymi wiadomościami w kolejności wyznaczonej przez przyjęte kryterium: czas, pilność, itp. dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji jest utrudnione ponieważ organizacje zdają się istnieć po to, aby ukrywać i zniekształcać informacje. Pogląd taki jest przesadzony, ale wcale nie bezpodstawny. Aaron Bernard Wildavsky (1930 -1993): Organizacje istnieją po to, aby kontrolować przepływ informacji. Niektóre informacje są zatrzymywane na wejściu, a niektóre na wyjściu. Sama struktura organizacji: komórki, szczeble, hierarchia jest zaprojektowana po to, by redukować informacje w takim stopniu, żeby dało się je kontrolować i nimi manipulować. (…) na każdym poziomie następuje nie tylko uogólnianie informacji, ale także absorpcja niepewności. W istocie nie rzeczy jako takie, ale zredukowane streszczenia danych są przesyłane w górę, aż w ostateczności docierają do kierownika w postaci wielokrotnie przetworzo-nych wniosków. Z tego wynika, że bez względu na to jak kierownik postąpi, nie uniknie błędu: jeśli będzie starał się dotrzeć do pierwotnych źródeł informacji, te z łatwością go przytłoczą; jeśli zaś będzie opierał się na tych informacjach, które do niego docierają, z łatwością zostanie wprowadzony w błąd. dr hab. Jerzy Supernat

Komunikacja w organizacji Możliwe rozwiązania problemów komunikacyjnych Ü redundancja Ü spotkania Ü systemy macierzowe Ü zespoły zadaniowe Ü forma pisemna Ü zaawansowane technologie

Myśli końcowe The three hardest tasks in the world are neither physical feats nor intellectual achievements, but moral acts: to return love for hate, to include the excluded, and to say, „I was wrong”. The two words „information” and „communication” are often used interchangeably, but they signify quite different things. Information is giving out; communication is getting through. Sydney J. Harris, 1917 -1986 dr hab. Jerzy Supernat