Komponenter vid kommunikation inom ingenjrsarbete Skriftlig kommunikation Professionella

Komponenter vid kommunikation inom ingenjörsarbete Skriftlig kommunikation Professionella färdigheter och förhållningssätt Sören Östlund 1

Lärandemål Efter föreläsningen ska ni … q kunna redogöra för de viktigaste komponenterna vid kommunikation inom ingenjörsarbete q fördjupat er kunskap om skriftlig framställning så att ni kan presentera er projektuppgift i en PROFESSIONELLT utformad rapport q kunna redogöra för professionella färdigheter och förhållningssätt relevanta för ingenjörsarbete 2

Att kommunicera inom ingenjörsarbete • Kommunikationsstrategi • Budskapets struktur • Skriftlig framställning • Multimedia och elektronisk kommunikation • Grafisk kommunikation • Muntlig framställning

Kommunikationsstrategi Syftet med kommunikationen • Mottagarna och deras behov • Kommunikation i olika sammanhang Kommunikationsstrategi • Lämplig kombination av media • Kommunikationsstil (föreslå, granska, samarbeta, dokumentera och undervisa) • Innehåll och organisation

Budskapets struktur Logiska och övertygande argument • Lämplig struktur och inbördes förhållande mellan olika idéer • Relevanta, trovärdiga, tillförlitliga och understödjande argument • Språkbruk – tydligt och klart uttryckssätt • Retoriska faktorer (t. ex. anpassning till publiken) Tvärdisciplinär och mångkulturell kommunikation

Multimedia och elektronisk kommunikation • Förbereda elektroniska presentationer • Vedertagna normer för e-post, röstbrevlådor och videokonferenser • Olika slag av elektroniska dokument (webbsidor, bildspel, etc. )

Grafisk kommunikation • Skissa och rita • Skapa illustrationer (tabeller, figurer, grafer och diagram) • Framställa och tolka tekniska ritningar

Muntlig framställning • Förbereda presentation och välja hjälpmedel – passande språk, stil och disposition • Icke-verbal kommunikation (gester, kroppsspråk, ögonkontakt och hållning) • Besvara frågor på ett tydligt och tillmötesgående sätt

Skriva teknisk rapport Grunder, finlir m. m. 9

Disposition - Rapportstruktur Egentlig rapport: Saker i början: • • • Framsida • Sammanfattning Inledning Problemformulering Resultat Diskussion Slutsatser – Abstract • Förord • Innehållsförteckning Saker i slutet: • Tack till (Acknowledgement) • Referenser • Appendix/Bilaga 10

Framsida Undvik allt för långa titlar. Titeln är mycket viktig för att fånga läsarens uppmärksamhet. • Huvudtitel – Undertitel (valfritt) Spricktillväxt i flygplansstrukturer eller Spricktillväxt i flygplansstrukturer - Experiment och beräkningar • Författare • Rapportnummer, datum och/eller andra 11 typer av identifikationsbeteckningar

12

Sammanfattning (Abstract) • Sammanfattningen är rapportens viktigaste del eftersom den vanligen läses av flest personer • En välskriven och attraktiv sammanfattning lockar till läsande av hela rapporten • Sammanfattningen finns vanligen i olika typer av databaser som används för litteratursökning • Skriv sist 13

Sammanfattning, fortsättning • Sammanfattningen är en självständig text som inte får vara beroende av innehållet i huvuddelen – Bakgrund/Problem – Metod – Resultat – Nyckelord (Key words) 14

Innehållsförteckning • Kan genereras direkt i Word om genomtänkta formatmallar används • Använd inte allt för många (fler än tre) (numrerade) rubriknivåer – 4. 1. 1. 2. Infästningsskruven…………… 12 – 4. 1. 1. 3. … 15

Huvuddel • Inledning – Beskrivning av och bakgrund till behandlat problem (inkl. ev. litteraturstudie) – Eventuellt beskrivning av rapportens struktur – Berätta vad jag kan om något mindre relevant • Problemformulering (Material and methods) – Fysikalisk modell, geometri, randvillkor, experiment – Matematisk modell och lösningsmetod • Resultat • Diskussion • Slutsatser, gärna i punktform 16

IMRAD • Introduction • Materials and methods • Results • Analysis • Discussion 17

Referenser • I referenslistan tas endast med källor som verkligen refereras i texten • Källor som inte refereras utan kanske bara har använts som inspiration ska inte vara med i referenslistan • Referenser ska var fullständiga och med enhetligt format – Harvardsystemet (namn årtal) – Oxford(Vancouver)systemet (löpande numrering) – http: //www. hkr. se/templates/Page____854. aspx 18

Referenser, fortsättning Tänk på att det nästa gång är det kanske du själv som tvingas leta efter en dålig källhänvisning i en rapport! Numrerade… 1. J. Llorca och M. Elices. Influence of specimen geometry and size on fracture of fiber-reinforced ceramic-matrix composites. J. Am. Ceram. Soc. 74, 194 -202, 1993. …eller i bokstavsordning… Llorca, J. och M. Elices (1993). Influence of specimen geometry and size on fracture of fiber-reinforced ceramic -matrix composites. J. Am. Ceram. Soc. 74, 194 -202. 19

Referenser, fortsättning Holzman, J. P. (1989). Experimental Methods for Engineers, 5 th ed. Mc. Graw-Hill, New York. 2. Sundström, B. (red. ) Formelsamling i hållfasthetslära. Institutionen för hållfasthetslära, KTH, Stockholm, 1999. OBS! Källans namn (tidsskriftens namn eller bokens titel dvs. LITTERÄRA VERKETS TITEL) anges ofta med kursiv stil, inte artikelns namn. 20

Referenser, fortsättning Källhänvisning i texten: …i bokstavsordning… ”… detta har i detalj beskrivits av Holzman (1989) …” …numrerade… ”Llorca och Elices [1] har undersökt …” ”Enligt formelsamlingen i hållfasthetslära [2] gäller …” 21

Referenser, fortsättning • Under rubriken referenser skrivs samtliga författares namn ut med efternamn och minst initial/er • I den löpande texten skrivs lämpligen m. fl. när det finns tre eller författare – ”Smith et al. (1993) have shown … ” – ”… enligt Olsson m. fl. [4] gäller att … ” • Hanteringen av referenser kan variera beroende på sammanhanget där den används! 22

Appendix/Bilagor • Detaljerade härledningar som inte är nödvändiga för rapportens budskap • Utförligare beskrivning av något som hämtats från en referens • Ekvationer som inte behövs för att förstå rapporten, men som kan vara användbara ifall läsaren själv vill genomföra det som beskrivs i rapporten – Ex. I Bilaga 1 listas yttröghetsmomentet för ett antal olika balktvärsnitt. 23

Appendix/Bilagor • Detaljritningar • Programkod • Tabeller med experimentella eller numeriska rådata som presenteras på annat sätt i huvuddelen • Normer som utnyttjats m. m. 24

Egentliga rapporten Vad ska man skriva om? • Allt som behövs för att läsaren ska förstå och kunna upprepa det som beskrivs i rapporten • Förutsätt att du kan mest om det som ska rapporteras • Vanligaste felen: 1. Att svamla så att rapporten blir allt för lång. 2. Att skriva allt för kortfattad och förutsätta att läsaren känner till mer än vad som normalt är fallet 25

Figurer (grafer, bilder …) • Figurer skall ALLTID refereras till i texten med t. ex. ett figurnummer … vilket visas i figur 7. skriv inte I figuren nedan syns att • Det får inte finnas figurer i rapporten som inte refereras till i texten!! • Undvik att placera figurer bredvid text. 26

Exempel på figur (Critical nominal stress)/MPa 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 7 (Notch length)/mm Figure 3. Critical nominal stress predicted using LEFM and Kc (two top curves) and determined from experiments (two bottom curves) in MD (crosses) and in CD (squares). 27

Ekvationer • Numrera ALLA ekvationer utom de som eventuellt bara används i löpande text och definiera alla ingående storheter • Genomför inte explicita matematiska härledningar där varenda mellanled tas med i rapporten. Hoppa över sådant som rimligen läsaren själv kan göra vid behov. – Förutsätt att läsaren kan räkna! • Det är lika illa att slösa med mellanled som att ta med för få. 28

Ekvationer, fortsättning Materialet antogs ha linjärt elastiska mekaniska egenskaper enligt Hookes lag som i det endimensionella fallet kan skrivas (1) där s betecknar normalspänningen, E materialets elasticitetsmodul och e normaltöjningen. 29

Variabler • Variabler brukar/ska i många sammanhang skrivas med kursiv stil • Matriser och vektorer betecknas om möjligt med rak fet stil. Stora bokstäver för matriser och små för vektorer. 30

Storheter storhet = mätetal enhet 5 m/s 10 MPa 100 N och 5% 10º 75 ºC 273 K 31

Exempel - matematisk analys 32

Språk och stil • Använd gärna dåtid (preteritum / ”imperfekt”) för det du/ni har gjort och nutid (presens / ”historisk presens”) för etablerade sanningar. 33

Språk och stil • I tekniska och vetenskapliga rapporter bör en ganska formell stil användas. Formuleringar av typen ”Jag tittade därefter i tabell 10 i formelsamlingen (Sundström (red. ), 2002) och fann till min glädje/förvåning att…” bör således undvikas. 34

Språk och stil, fortsättning • Bruka inte ordet MAN i tid och otid. Det går alltid att formulera om sådana meningar. ”Genom att studera ekvationerna (9) och (10) inser man att …” blir i stället (i passiv form) ”Genom att studera ekvationerna (9) och (10) inses att …” 35

Språk och stil, fortsättning • Aktiv form ”Vi inser genom att studera ekvationerna (9) och (10) att …” • Passiv form ”Genom att studera ekvationerna (9) och (10) inses att …” 36

Språk och stil, fortsättning • Börja inte en mening med en variabel. ”E är elasticitetsmodulen. ” Skriv i stället: ”Elasticitetsmodulen betecknas med E. ” 37

Teknikaliteter • Sidnumrering, sidhuvud, sidfot – Framsida – Försättsblad – Microsoft WORD? 38

Teknikaliteter 39

Tips Skriv ett detaljerat utkast • Preliminära rubriker på kapitel och avsnitt – Vad ska varje kapitel och avsnitt handla om • En mening om vad ”varje” stycke ska handla om – Hur presentera modellen – Vilka resultat ska visas m. m. • Vilka figurer, tabeller etc. ska vara med? • Ju mer detaljerat utkast, desto bättre • Det är en hel del jobb att ta fram ett bra utkast, men om detta jobb är gjort ordentligt bli resten av skrivande lätt • UTKASTET KAN SKRIVAS LÅNGT INNAN ALLA RESULTAT FINNS! 40

Protokoll för bedömning skriftlig rapport i 4 C 1117 Tillämpad hållfasthetslära Grupp: Datum: 0 = inte bra 1 = vissa svagheter 2 = bra 0 1 2 KOMMENTARER Helhetsintryck –Är rapporten läsbar, begriplig och genomarbetad? –Ser du någon röd tråd (är de olika avsnitten logiskt kopplade till varandra)? –Är alla termer förklarade första gången de används? –Finns onödiga upprepningar av resonemang? 41

Disposition och form –Är rapportens disposition korrekt enligt instruktion? –Har något avsnitt givits för stort eller för litet utrymme? Saknas något? –Är rubriksättningen korrekt och rubrikerna informativa? –Är figurer och tabeller tydliga och informativa samt försedda med figurtexter och numrering? –Är storheter och formler korrekt skrivna? –Är referenserna redovisade på ett korrekt sätt? Språk –Följer språket skrivregler för svenska? –Är språket vårdat och tydligt och inte för högtravande? TOTALT: Bedömare: 42

Pressmeddelande - Att tänka på: • Skriv enkelt - undvik internt språkbruk • Förenkla • Hitta en nyhetsvinkel • Börja med det viktigaste först • Skriv en kort och slagkraftig rubrik • Inled med en kort ingress • Mellanrubriker underlättar läsningen • Försök att skriva högst två sidor • Exempel på personer som påverkas • Någon som kan svara på frågor 43

PRESSMEDDELANDE 2000 -10 -04 Nya metoder minskar riskerna för uteblivna tidningar Flygteknik används inom den grafiska industrin I framtiden kommer det att bli allt ovanligare med uteblivna tidningar till morgonkaffet. Detta tack vare nya forskningsresultat som visar att teknik som tidigare endast använts inom flyg- och kärnkraftsindustrin även går att tillämpa inom den grafiska industrin. När morgontidningar uteblir är orsaken ofta att pappersbanan i tryckpressen gått av vid tryckningen. Detta eftersom pappers hållfasthet är mycket låg i närheten av sprickor och andra defekter, som är ofrånkomliga i alla material och inte minst i papper. Nu har forskare vid Skogsindustrins Tekniska forskningsinstitut, STFI, i Stockholm vidareutvecklat metoder som har sitt ursprung i det omfattande hållfasthetsarbete som bedrivs inom flygplansbyggnad och kärnkraftssäkerhet. Genom att applicera dessa metoder på den grafiska industrin har man i dag ett verktyg som är till mycket stor hjälp för att utveckla papper med högre hållfasthet. 44

Goda erfarenheter Papperstillverkare i Sverige har redan använt metoden under en tid med mycket goda erfarenheter. Just nu utvärderas metoden i ett stort forskningsprojekt där tidningspapperstillverkare i Norge och Sverige samarbetar med forskare på STFI. I takt med kraven på ökad kostnadseffektivitet inom den grafiska industrin har önskemålen om förfinade dimensioneringsmetoder, som tar hänsyn till defekter i pappret, vuxit sig starka. Inom det nationella forskningsnätverket Tryckteknisk forskning (T 2 F) arbetar forskare vid STFI och Institutionen för hållfasthetslära på Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, gemensamt med utvecklingen av sådana metoder. På KTH finns mångårig erfarenhet av metoder för hållfasthetsdimensionering av flygplan och kärnkraftverk. Denna erfarenhet har kombinerats med STFI-forskarnas kunskap om papper i ett mycket fruktbart samarbete. Användarvänligt datorprogram Modernt hållfasthetsarbete innebär nästan alltid tidskrävande beräkningar och simuleringar på kraftfulla datorer. Så är också fallet med den nu framtagna metoden. För att underlätta användningen inom industrin har därför forskarna vid STFI lagt ned stora resurser på att överföra resultaten till ett mycket användarvänligt datorprogram, Fracture. Lab, som kan köras på i princip vilken persondator som helst. Vill du veta hur metoden kan användas inom industrin så kan Leif Eriksson vid Stora Enso i Falun (telefon: 023788 100) berätta mer. Vid STFI kan Sören Östlund (telefon: 08 -6767 415), Christer Fellers (telefon: 08 -6767 196) eller Petri Mäkelä (telefon: 08 -6767 383) ge ytterligare information. 45

PROFESSIONELLA FÄRDIGHETER OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT • Yrkesetik, integritet, ansvar och pålitlighet ü Personlig moral och krav ü Modet att följa sin övertygelse ü Hantering av motsättningar mellan yrkesmässiga och etiska krav ü Det är acceptabelt att göra misstag, så länge man tar ansvar för sitt handlande ü Dela beröm medarbetare ü Engagemang 46

PROFESSIONELLA FÄRDIGHETER OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT forts. • Aktiv karriärplanering ü Personliga mål och visioner ü Kollegiala nätverk ü Självkännedom om yrkesmässiga kompetenser 47

PROFESSIONELLA FÄRDIGHETER OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT forts. • Professionellt uppträdande ü Professionell hållning ü Yrkesmässig taktfullhet och hövlighet ü Förståelse för internationella normer och sedvänjor vid personliga kontakter § Hälsningsprocedurer § Klädsel § Visitkort 48

Lärandemål Efter föreläsningen ska ni … q kunna redogöra för de viktigaste komponenterna vid kommunikation inom ingenjörsarbete q fördjupat er kunskap om skriftlig framställning så att ni kan presentera er projektuppgift i en PROFESSIONELLT utformad rapport q kunna redogöra för professionella färdigheter och förhållningssätt relevanta för ingenjörsarbete 49