Kompetentsikeskuste arendamine Infoseminar 27 juuni 2012 Anna Samartel

Kompetentsikeskuste arendamine Infoseminar 27. juuni 2012 Anna Samarüütel Ettevõtluskonsultant

Päevakava 13. 15 – 13. 30 Kogumine ja tervituskohv/tee 13. 30 – 14. 45 Aruandlusega seotud küsimused Anna Samarüütel 14. 45 – 16. 00 Riigihangete korraldamine ja EASi poolne kontroll Siret Kade

Aruannete esitamise üldpõhimõtted Aruandega tuleb EAS-i esitada järgmised dokumendid: • vahearuande vorm (tegevusaruanne), • kulude loetelu ja kulude aruande vorm, • raamatupidamise algdokumentide ning maksete toimumist tõendavate dokumentide koopiad; • aruandeperioodil sõlmitud lepingute koopiad ja valminud projektiga seotud dokumendid ja materjalid (nt trükised, reklaamid või nende koopiad jms, mis tõendavad kulusid); • kõik hankemenetlusega seotud dokumendid, kui aruande perioodil olid tehtud kulud, millele eelnes hankemenetlus. Kõik aruandega seotud originaallepingud, üleandmise-vastuvõtmise aktid, hankedokumendid, koosolekute protokollid jne peavad olema allkirjastatud. EASile esitatavaid koopiaid eraldi allkirjastada ei ole vaja.

Kulude põhjendamine Kulude tegemisel tuleb lähtuda oma organisatsiooni sisekordadest (nt hankekord, lähetuskulude hüvitamise kord jne), mida tuleb koos aruandega EASile esitada. Juhul kui riigihanke (sh lihthange) korraldamine ei ole vajalik (väiksemate ostude puhul) ning ostu jaoks olid võetud võrreldavad hinnapakkumused, siis tuleb need esitada EASile. Hinnapakkumuste arv ei ole määratud, kuid on soovitav esitada vähemalt kolm hinnapakkumust, mis tagavad kulude efektiivsuse. Hinnapakkumiste juurde peab kindlasti lisama lähteülesande.

Tööjõukulude arvestamine ja tõendamine (1) Töötasude maksmise tõendamiseks on vajalik esitada töölepingute/võlaõiguslike lepingute ja ametijuhendite (nende olemasolul) koopiad, kust on selgelt näha töö sisu. Juhul, kui projektis osaletakse kogu lepingulise koormusega, peab vastav info kajastuma töölepingus/ selle lisas või ametijuhendis. Töötasude maksmise tõendamiseks (netopalk, sotsiaal- ja tulumaks ning kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustusmaksed) on vajalik esitada palgalehed, kus oleks näha töötasude kujunemine. Juhul kui inimene töötab projekti heaks osalise tööajaga, peab palgaleht hõlmama kogu töötasu ja sellelt arvestatud makse. Töötaja peab sel juhul täitma tööajatabeli, mida peab ka EASile esitama. Esitada tuleb kõik maksekorraldused – nii töötasu saajale (netopalk) kui kõik Maksu- ja Tolliametile kantavad maksud.

Tööjõukulude arvestamine ja tõendamine (2) Töötaja, kes täidab töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel toetuse saaja organisatsioonis lisaks projekti raames tehtavale tööle ka muid ülesandeid sama õigussuhte raames ega saa lisatasu, peab projekti elluviimise ajal täitma tööajatabelit. Töötaja, kellele makstakse lisatasu sama õigussuhte raames, peab tõendama projektiga seotud lisatööülesandeid (st korraldus, lepingu lisa või lepingu muudatus või käskkiri, millega lisaülesanded määratakse, peaks sisaldama teavet ka selle kohta, mille eest seda lisatasu saab). Töötaja, kellega on projekti raames sõlmitud võlaõiguslik leping, millega on sisuselt pandud samad ülesanded, mida ta ka töölepingu järgi täidab, peab ülesannete lisandumise tõendamiseks esitama tööde üleandmisevastuvõtmise akti võlaõigusliku lepingu raames, mis näitab lepingujärgsete ülesannete täitmist (tööde ülevaade).

Sõidukulude tõendamine Sõidukulude korral on isikliku sõiduvahendi kasutamisel vajalik esitada sõidupäevik ning auto registreerimistunnistuse koopia, lisaks sõidu sooritanud isiku avaldus (majanduskulude aruanne) kulude väljamaksmiseks (või olemasolul organisatsiooni vastav üldine käskkiri sõidukulude hüvitamiseks). Toetuse saajale/partnerile (organisatsioonile) kuuluva sõiduki korral on abikõlblik üksnes otsene projektiga seotud kütuse kulu. Selleks peab esitama kütusetšekk ning auto sõidupäevik. Otsene kütusekulu kujuneb järgmisel põhimõttel: läbisõit/100*keskmine kütusekulu. Näide: ametiauto keskmine kütusekulu on 10 l/ 100 km, läbisõit 400 km. Enne sõitu osteti 50 liitrit kütust, kuid sellest on abikõlblik vaid 40 l (otsene kütusekulu).

Aruande vormide täitmine Kulude aruanne täidetakse kumulatiivselt, kuid kulude loetelu täidetakse üksnes viimase perioodi kohta. Kulude aruanne peab sisaldama kõiki eelarve ridasid, ka neid, kus kulusid ei ole veel tehtud. Kulude loetelu ja kulude aruande vormis sisalduvad tegevuste nimetused peavad olema projekti eelarvega vastavuses (vormi tegevuste nimetusi saab muuta).

Kulude kajastamine (1) Juhul kui tööde teostaja poolt esitatud arves sisaldub projekti mõistes mitteabikõlblikke kulusid, tuleb kulude loetelu vormil arvet puudutavates lahtrites ära tuua kogu arve summa ja abikõlbliku summa lahtrites välja tuua arve summa, kust on maha arvestatud mitteabikõlblikud kulud. Esitatud arvetele palume peale kirjutada arvutuskäik, kuidas on arve kogusummast arvutatud abikõlblik summa. Sama kehtib ka töötasude kohta - kui ühe palgalehega on makstud nii projektiga seotud töö eest kui ka muu töö eest, tuleb palgalehele käsitsi välja kirjutada, kuidas on arvutatud projektiga seotud töötasu ja maksud. See peab olema tööajatabeliga vastavuses.

Kulude kajastamine (2) Kui tööde teostajale makstakse ühe arve eest mitme maksega, tuleb kulude loetelu vormil näidata kõik arve tasumisega seotud maksekorraldused sama arve juurde eraldi ridadele. Seejuures arve summa peab kirjutama ainult esimese rea vastavas lahtris ning ülejäänud ridade vastav lahter jätke tühjaks. Kui kõik töötasudega kaasnevad maksud (tulumaks, töötuskindlustus, sotsmaks, kogumispension) on makstud ühe maksekorraldusega, tuleb neid kulude loetelus kajastada ühe reana (kuude kaupa). Info selle kohta, kui palju ja kelle eest millist maksu on makstud, peaks kajastuma palgalehel. Kui tulumaks, töötuskindlustus ja sotsmaks olid makstud eraldi maksekorraldustena, siis tuleb kajastada neid eraldi ridadena.

Kulude jaotus aruandeperioodide vahel Vahearuandes kajastatakse neid kulusid, mis olid reaalselt tehtud antud aruandeperioodil (vastavad tegevused tehtud, arved esitatud ja makstud). Lisaks sellele lubame vahearuandesse lisada ka neid kulusid, mis tekkisid (tegevus tehtud ja arve esitatud) antud aruandeperioodil aga maksmine toimus hiljem, kuid ennem aruande esitamist (st koos aruandega peab esitama vastavad maksekorraldused).

Tänan tähelepanu eest!