Kommunikci rsban In Plinks Jen zleti kommunikci LSI

Kommunikáció írásban In: Pálinkás Jenő: Üzleti kommunikáció. LSI Oktatóközpont, Budapest, 2000. pp. 145 -165.

Az üzleti kommunikáció írásos megnyilvánulásai § § § Üzleti élet levelei Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Jelentés Pályázat Belső szabályzatok Vállalat és társadalmi környezete közötti írásos kapcsolatok § Vállalatazonosító szignálok

Az üzleti élet levelei § § § Hivatalos levél Értesítés Felszólítás Kifogásolás Engedélyezés Igazolás Határozat Fellebbezés Bejelentés Panaszos levél Feljegyzés Jegyzőkönyv

Céges papír A hivatalos levél Küldő (neve, címe, telefon- és faxszáma) Címzett Tárgy: Megszólítás Üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek Hivatkozási szám Ügyintéző (neve, telefonszáma)

Hivatalos levél Gyakori hibák § Címtévesztés § A címzett nevének, beosztásának helytelen írása (Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!) § Helyesírási és nyelvhelyességi hibák § Elválasztás – a számítógép nem tud helyesen elválasztani! § Csoportos levélküldés: címzett – tartalom összhangban legyen! § Sajátos jelzéssel ellátott levelek („Sajátkezű felbontásra!”) → jelzés tiszteletben tartása!!

Értesítés § Valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről § biztosító: kárfelmérés – helyszíni szemle § Felvételi iroda: állásinterjú időpontja

Felszólítás § Udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére § Szankciók ismertetése lehetséges § Késedelmi kamat felszámolása § Szállítás késleltetése § Szolgáltatás felfüggesztése § Kötbér fizetése

Kifogásolás § A megrendelt áru hibásan (gyártási hiba, sérülés) vagy hiányosan (nem megfelelő mennyiség vagy összetétel) érkezik

Engedélyezés § Több fajta § Munkavállaló számára: § § § Munkarenddel kapcsolatos Vállalat eszközeinek magáncélra történő használata Kötelezettségek alóli felmentés § Szervezeti egység számára: § Munkarenddel kapcsolatos § Más vállalat számára: § Étterem használatának engedélyezése § Ideiglenes parkolási engedélyek

Igazolás § § § Pontosan rögzíteni kell: Kinek, milyen célból állították ki Egyértelműen megjelölni a tényt, amiről az igazolás szól (az esemény megtörténte, körülmény, viszony megléte) § Aláíró – aláírási jogosultsága legyen!!

Meghatalmazás § Hivatali és magánéletben alkalmazott § Tartalmi elemei: § § § § meghatalmazott neve meghatalmazás tárgya jogosultság meghatalmazás érvényességi ideje kiállítás dátuma meghatalmazó és meghatalmazott adatai aláírás § Magánéletben: 2 tanú szükséges

Határozat § Hivatalos szervek, testületek döntéseit rögzíti és az illetékesek tudomására hozza § Formai elemek: § § § A határozatot hozó szerv megnevezése Szerv, személy megnevezése, akire vonatkozik Határozat azonosító kódja Meghozott döntés és annak indoklása Döntést alátámasztó körülmények, iratok § Záró rész: aláírások, bélyegző, dátum, hol készült, kik kapják

Fellebbezés § Szervezet, magánszemély írhat § Ha a határozat (megváltoztatása) megítélése szerint nem indokolt § Indokokkal alátámasztani! § Fontos: § tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangnem § bizonyító erő § érvelés módja

Bejelentés § Ha valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, tények ismerete § Szóban is történhet! § Írásban: ha szükséges a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása

Panaszos levél § Bejelentéssel rokon § Fontos: § a tárgyszerűség és a bizonyító erő, § azon körülmények rögzítése, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz § Névtelen levelekkel nem foglalkoznak

Feljegyzés § Gyakori ügyirat § Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére § Tartalmi jegyek: § § Kinek Milyen témában Mikor készült Ki készítette § Mellékeltek összefüggéseiről tájékoztatni § Korábbi események, várható kapcsolódási felületek

Jegyzőkönyv § Események, tények, megállapodások írásbeli rögzítése § Szó szerinti jegyzőkönyv: § Pontosan követi az eseményeket § Mi és hogyan történt § Kivonatos jegyzőkönyv: § Eseményeket tömörítve jeleníti meg § Leglényegesebb momentumok kiemelése

Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Szerződési formák: § Munkajogi szerződés § Adásvételi szerződés § Szállítási szerződés § Bérleti szerződés § Kölcsönszerződés § Lízingszerződés § Bizományosi szerződés § Vállalkozási szerződés

Munkaszerződés előkészítése § § § Üzenet kibocsátása Érdeklődés Kapcsolatfelvétel kezdeményezése Személyes találkozás Alku

Munkaszerződés előkészítése - Toborzás § A szervezet igényeinek megfelelő számú és összetételű munkaerő biztosítása § Módszerek: § § § Spontán jelentkezők fogadása Saját adatbank alapján behívások Belső munkatársak ajánlásai Álláshirdetések Munkaközvetítők ajánlatai Állásbörzék Vállalati nyílt napok Pályázatok kiírása Ösztöndíjas rendszer alkalmazása Szakmai szövetségek ajánlásai Vezető-kereső cégek igénybevétele

Munkaszerződés § Munkaviszony létrejötte – munkaszerződéssel § Írásos dokumentum!! § Csak közös elhatározással módosítható § Tartalmi elemei: § Személyi adatok § Munkakör, besorolás, munkaidő § Bérbesorolás § Munkavégzés helye § Próbaidő, felmentési idő § Béren kívüli juttatások

Belső szabályzatok § § § § Sz. MSz: általános működés szabályozása Őrzésvédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzta Minőségvédelmi szabályzat Egyes szakterületek szabályai: Irattározási szabályzat Készletgazdálkodási szabályzat Szállítási szabályzat

A vállalat és társadalmi környezet közötti írásos kapcsolatok § Sajtó § Napilapok, folyóiratok, szakfolyóiratok § Vállalati újság § Vállalati életről – szűk körű terjesztés § Vállalati kiadványok § Cégismertető, termékismertetők, minőségtanúsítás okmányai § Könyvek § Üzleti célokat szolgál § Szakterület fejlődése, technikai színvonala § Fogyasztóval való levelezés § Hagyományos levelezés § Web-kommunikáció

Vállalatazonosító szignálok § Belső értékek megjelenítése a külvilág felé § Külvilág számára: vállalat azonosítása § Egyedi megkülönböztető jegyek § Márka és védjegy § Design és csomagolás § Vállalati arculat

Pályázat § Számos terület § Külföldi tanulmányút § Pénzügyi támogatás rendezvényhez, kutatómunkához, könyvíráshoz § Munkakör betöltése § Előnyei: § Pályázó felkészülhet a feladatvégzésre § Követelmények, adottságok, esélyek rendszerszemléletű áttekintése § Fontos: pályázó és pályázat kiíró közötti kommunikáció

ÁLLÁSKERESÉS Önéletrajz, motivációs levél, személyes interjú

Egy állás megpályázása § Önvizsgálat § Önéletrajz megírása § Cél: Személyes interjú

Az önéletrajz típusai I. § Magyar típusú (hagyományos) - Fogalmazásokhoz hasonló szerkezeti felépítés jellemzi (bevezetés, tárgyalás, befejezés). § Amerikai típusú - Rövid, lényegre törő - Áttekinthető - Tagolt, vázlatszerű elrendezés. § Kompetencia típusú / Európai Uniós - Amerikai típusú tagolást követ. - Újszerű a kompetenciák és képességek megjelölése. - Nincs hobbi kategória.

Az önéletrajz típusai II. § Kronologikus önéletrajz - Elvégzett iskolák, munkakörök fordított időrendben! - Könnyen áttekinthető. § Funkcionális önéletrajz - Egyes képességeink, illetve elért eredményeink köré rendeződik. Mikor célszerű? - Ha most végeztünk tanulmányainkkal. - Sokféle munkakörben dolgoztunk.

Önéletrajz formátuma § Kézzel írt önéletrajz esetén: - Fehér A/4 es lapra kell elkészíteni. § Gépelt önéletrajz esetén: - Általánosan elfogadott betűtípusokat használjunk! (Arial, Times New Roman) - Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű vagy aláhúzás alkalmazását. - Következetes tagolás! A rendezetlen, helyesírási és nyelvhelyességi hibákkal, javításokkal és áthúzásokkal teli önéletrajz nem vet jó fényt a szerzőre!

Önéletrajz elemei 1. Személyes adatok (név, születési hely, idő, cím, telefon, e-mail cím). 2. Iskolai végzettség 3. Tanfolyamok 4. Munkahelyek 5. Egyéb projektek (sikeres munkák) 6. Számítástechnikai ismeretek 7. Nyelvtudás, jogosítvány 8. Hobbi, szabadidős tevékenység

Angol nyelvű önéletrajz § Helyesírás § Helyes fordítás Mit ne fordítsunk le? § Utca helyett NEM kell street § Név

Motivációs levél § Önéletrajzhoz hasonló karakter (írott vagy nyomtatott forma, azonos betűtípus és nagyság, margók, tagolás, stb. ). § Átlátható, könnyen olvasható. § Egyszerű, tényszerű, rövid. § Egyenes, nyílt, célratörő. § Cél a figyelemfelkeltés!

Motivációs levél tartalmi elemei § Fontos tartalmi elemek: - Cím, megszólítás - Hivatkozás - Önéletrajz összefoglalása - Motiváció, célok meghatározása - Személyiségének jellemzése - Időpontkérés személyes találkozóra - Aláírás

Felvételi beszélgetés § Pontos megérkezés § Nyugodt, figyelmet tükröző, udvarias viselkedés § Korábbi szakmai sikerek, előnyös tulajdonságok § Kérdések: - képzettség - szakmai tapasztalat - képességek, kézségek - motiváció - magánélettel kapcsolatos