KOMBIT Baggrund Steen Pedersen stpkombit dk Chefkonsulent Forretningsudvikling

KOMBIT - Baggrund Steen Pedersen – stp@kombit. dk Chefkonsulent, Forretningsudvikling

KOMBIT v …kommunernes it-fællesskab v …dannet maj 2009 i forbindelse med salg af KMD v … 100% ejet af KL v …non-profit organisation, der skal hvile i sig selv v …ren projektorganisation 2 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

KL/KOMBIT 600 mio. Ejendomme 3 600 mio. 1, 2 mia. KMD 1, 2 mia. 600 mio. Kommunerne Udbetalt til kommunerne

Mission og vision · KOMBITs mission er at samle kommuner om fælles itløsninger, der fremmer effektivitet og kvalitet. Samle kommunal forhandlingskraft for optimale itkontrakter 4 oktober 20 Styrke konkurrence og sikre flere leverandører på det kommunale itmarked Fremme standardisering og sammenhæng på tværs af kommuner og løsninger Igangsætte og styre digitaliserings -projekter med fokus på kommuners gevinster

Værdien for kommunen Hvilken værdi giver vi kommunerne med vores it-projekter? · KOMBIT samler kommunerne · Stor tilslutning Stor købekraft Lavere priser · KOMBIT står for udbudspligten og drift · Reducerede kommunale risici Reducerer risici for kommunen Lavere omkostninger 5 oktober 20

6 oktober 20

Projektets begrundelse og rammer Projekterne styres dels i forhold til en dobbelt business case, der angiver kommunernes og KOMBITs forventede udbytte set i forhold til investeringen, dels i forhold til de aftalte rammer for projektets omfang, tid og budget. 7 oktober 20

KOMBIT Fokusområder v KOMBIT administrerer Transitionsaftalen, som KL indgik med KMD i forbindelse med salget af KMD v Klippekort v Prisloft v Udbudsplanen for monopolområderne (sammen med ATP) v Fælleskommunal rammearkitektur v Elementer i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 8 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

TSA’en …som KL indgik med KMD i forbindelse med salget af KMD …sikrer, at kommunerne også i de kommende år har adgang til kritiske IT-løsninger (samfundsvigtige – monopolområdet- ikke konkurrenceudsatte). • Gældende i 9 år fra 1. marts 2009 • prisloft udløber efter 5 år - genforhandles Derfor afgørende at monopolsystemerne konkurrenceudsættes 9 oktober 20

TSA’en – 6 hovedprincipper a. forsyningssikkerhed, for så vidt angår de kritiske it-løsninger b. pligt til at fremtidssikre de kritiske it-løsninger c. priserne må ikke stige mere end historisk d. som minimum fortsætte med det hidtidige serviceniveau e. KMD må ikke udnytte sin stilling på markedet f. klare aftaler om KMD’s forpligtelser i tilfælde af udfasning af de kritiske it-løsninger i KMD 10 oktober 20

Hvad betyder obligatorisk? • ØA 2012/2013: Regeringen og KL forudsætter obligatorisk tilslutning til udbud af monopolløsningerne. • Forudsætning for Udfasningsassistance fra KMD • Forudsætning for etablering af kommunal rammearkitektur(ØA 2011/2012) • Nødvendigt for monopolbrud (KL bestyrelses beslutning)

hvordan er det gået…. ? 12 oktober 20

Klippekortet – en del af TSA’en …. skal skabe konkurrence og digital sammenhæng for kommunernes andre leverandører, som får adgang til standardiserede grænseflader …. frem til 1. januar 2015 ret til 20. 000 timers bistand per år (de kritiske IT-løsninger) …. Grænseflader stilles til rådighed for kommunerne og deres leverandører …interessenter løbende indsende forslag til projekter 13 oktober 20

KOMBITs porteføljeoversigt 14 oktober 20

15 oktober 20

16 oktober 20

Sådan startede det… KOMBIT som løftestang for kommunalt initiativ. - FU nedsat - suppleret med skolebibl. - Forudsætninger, form og rammer afdækket Udfordringer: - vanskeligt at identificere forum for skolebibl. - Intet cheffokus på samtænkning af folkeskolebibl(systemer) – og gevinstpotentialet. 17 oktober 20

NYT BIBLIOTEKSSYSTEM Hvorfor er KOMBIT involveret? Høj grad af kommuneinitiering/stort engagement Mange biblioteker (kommuner) bag henvendelsen Bekræftet i indledende survey 18 30 oktober 2020 IT-faggruppen Behov for at kigge på… • Systemlandskab • Leverandørsituation • Teknologi-løft • Paradigme-skifte • Sektorsamarbejde (folke-skolebibl. )

Leverandører Vi ser et mere og mere konsolideret marked…. !! Systemerne…? Incitamenterne. . ? 19 oktober 20 IT-faggruppen

Fra Business Case – Identifikation af potentielle gevinster - Halvdelen af kommunerne har to forskellige bibliotekssystemer - Halvdelen af kommunerne har samme system, men betaler i et eller andet omfang ekstra for skolebibl. Det er målet, at et nyt bibliotekssystem prissættes pr. indbygger og frit kan anvendes i kommunens institutioner - Der foregår omfattende lokal drift af bibliotekssystem rundt i kommunerne Det er målet at konsolidere driften af bibliotekssystem centralt 20 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

Fra Business Case – Identifikation af potentielle gevinster - Der foregår rundt omkring i kommunerne omfattende systemadministrationsarbejde. Det er målet, at reducere den lokale systemadministration betragteligt - Det er oplagt at sætte fokus på fælles system- og processamarbejde mellem skole- og folkebiblioteker, der understøtter kravet om effektivisering. Det er målet at bygge et system der understøtter samarbejdet mellem skole- og folkebibliotekerne 21 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

2 faser Kravspecifikation Kravspec. finansieres up front af de deltagende kommuner Stilling til næste fase på baggrund af kravspec. og Business Case Aftagelse af løsningen (udbudsforretning, udvikling, impl. ) Kombit finansier udbudsforretning og udvikling Projekt- og udviklingsomk. samt drift fordeles ligeligt over perioden Afskrivningsperiode typisk 5 -8 år 22 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

NYT BIBLIOTEKSSYSTEM – ØKONOMI v KOMBIT finansierer på de deltagende kommuners vegne projekt samt udviklingsomkostninger v Gennemfører udbudsforretning v Varetager leverandørkontakt under udvikling v Driftsorganisation aftales 23 30 oktober 2020 KOMBIT / <Projektnavn>

Styregruppe Advisory Board Projekt gruppe Kravspecifikation 24 oktober 20 Tilslutning Udbud og kontrakter Udvikling og overtagelse

Styregruppen Thomas Christiansen, KOMBIT (Projektejer) Bo Fristed, Aarhus Kommune, It-chef Kultur Og Borgerservice Jan Henriksen, Viborg Kommune, Skolechef Anders Lou, Brøndby Kommune, Kom. Dir Helle Kolind Mikkelsen, Kl’s Kontor For Børn Og Kultur Niels Højer-pedersen, KOMBIT, Proj. Leder Per Kjær, Bibliotekernes Projektleder 25 oktober 20

Advisory Board Dorte L. Børresen, Horsens kommune Inger Gyldenkærne, Københavns Kommune Kirsten Fisker, Kolding Kommune (s) Peter Høgsberg, Holstebro Kommune (s) Sara Jørgensen, Herning Kommune, repræsentant for CB Annette Brøchner Lindgaard, Esbjerg Kommune Hans Peter Rasmussen, Ishøj Kommune Lone Thomsen, Randers Kommune (s) 26 oktober 20

Succesfaktorer Opfyldelse af Brugertilfredshedsmål - som minimum gennem …. . . ü lette og intuitive brugergrænseflader ü skolebiblioteker og folkebiblioteker bruger systemet med forskellige regelopsætning og velfungerende mekanismer netop til opsætning af regelstyring er derfor kritisk ühurtig og nem indlæring i brugen af løsningens komponenter üoverholdelse af svartidskrav üoverholdelse af oppetidskrav Problemfri idriftsættelse er endelig et kritisk succeskriterium, der både stiller krav til design, testkvalitet, driftsorganisation mv. 27 oktober 20 IT-Faggruppen

Hovedtids og -aktivitetsplan Fase Periode Hovedaktiviteter A. Kravspecifika-tion samt Analyse primo maj – ultimo aug. 2012 og plan • • • B. Tilslutning primo sept. – ultimo okt. 2012 • Høring af krav og modeller • Indhentning af mandat/tilsagn om deltagelse C. Udbud og kontrakter primo okt. 2012 – ultimo jan. 2013 • Udbud • Kontrakt D. Udvikling og overtagelse 11 måneder feb. 2013 – dec. 2013 • Systemudvikling, test og idriftsættelse • Evt. implementeringsaktiviteter E. Afslutning 3 måneder jan 2014 - marts 2014 • Driftsmodning • Afslutning af projekt Kravspecifikation Leverandørdialog Projektinitieringsdokument (PID) Faseplan Business Case Kommunikation til kommuner (alle faser)

Detailaktiviteter fase B og C Tilslutning -Dialogmøder om løsning og modeller -Udarbejdelse af tilslutningspakke -Aftale m. bilag inkl. funktionel beskrivelse af løsning -Indhentning af tilsagn om deltagelse Udbud og kontrakter -Kravspec. V. 2. 0 -Udviklingskontrakt m. bilag -Driftskontrakt m. bilag -Model for systemforvaltning og support -Implementeringsmodel -Aftaler med dataleverandører m. fl. -Udbudsbekendtgørelse/annoncering -Udbudsbetingelser (inkl. tildelingskriterier) -Leverandørmøde, spørgsmål og spørgemøde -Evalueringsmodel og evaluering af tilbud -Kontraktindgåelse, standstill og evt. afslagsmøder

Tak! KOMBIT. dk 30 oktober 20 IT. faggruppen