Kockzatkezels Nagy Blint vezet tancsad Microsoft Magyarorszg Kinek

Kockázatkezelés Nagy Bálint vezető tanácsadó Microsoft Magyarország

Kinek szól ez a beszámoló? v Projektvezetőknek Ø Vállalkozók projektvezetőinek, Ø Cégek belső (informatikai) projektjeinek vezetőinek … Ø … hogy tudják mit teljesítsenek v Megrendelőknek Ø … hogy tudják mit követeljenek

Tipikus ellenérv v „A kockázatelemzés időrabló és unalmas feladat” Ø de mit nem adnánk, ha a „jövőbe láthatnánk” Ø rengeteg problémától megkímél (hiszen felkészülhetek rájuk) Ø végső soron hatalmat ad az események fölött

Tapasztalatok – mire jó… … a projektvezetőnek? v Önvédelemre (fenéktakargatásra) v Projekt feladatok priorizálására v Az ügyfél „kormányzására” Ø az ügyfél „jól fordul”, ha nem csak a tennivalót, hanem az elhárítandó veszélyt is látja v Hitelem növelésére… Ø … amikor az ügyfél rádöbben, hogy valami miatt már hetek óta rágom a fülét, és most tessék

Tapasztalatok – mire jó… … a megrendelőnek? v Felkészülhetek, előre láthatom a problémákat v Nem érnek meglepetések v A projektjeim kereteken belül végződnek v Meg kell követelnem Ø hogy tudjam, hogy a vállalkozó is foglalkozik vele

Szempontok v Kockázatok tulajdonságai v Azonosítás, értékelés, rangsorolás v A kezelés módjai v A kockázatok hatása a projekt életciklusára

Kockázatok tulajdonságai v Önmagában nem jó és nem rossz dolog v Nem félni kell tőle, hanem kezelni v Minden projektben jelen van

A kockázatkezelés folyamata v Azonosítás Ø a probléma felszínre hozása v Értékelés (Identification) Ø a kockázat információvá alakítása v Tervezés Értékelés Ø a lehetőségek felmérése, a (Analysis) szükséges döntések előkészítése v Követés FelØ a kockázat és a kezelésére Tervezés hozott intézkedések követése ügyelet (Planning) v Felügyelet (Control) Ø a napi projektmenedzsment feladattá tétel biztosítja annak elfogadottságát Követés v Nyugdíjazás (Tracking) Ø az aktualitását vesztett kockázatok „kivonása a forgalomból” Azonosítás Nyugdíjazás (Retire)

Ráfordítás Steve Mc. Connell: Project Survival Guide

Ráfordítás v A projekt mérete alapján: Ø 2 hetes időtartam alatt – a projekt kezdetén gondolkodj el a kockázatokon Ø 2 hét – 1 hónap között – menj végig a vonatkozó kockázatlistán – egy alkalommal csinálj formális kockázatelemzést Ø Nagyobbnál – a teljes csapat bevonásával – korábbi tapasztalatok értékelése (kockázatlista) – formális kockázatelemzés – folyamatos követés v Elég-e, ha a projektvezető végzi? Ø Igen, – – – Ø ha a csapat kicsi, a kapcsolat állandó és közvetlen, baráti, ha egyetlen csapat dolgozik. Egyébként a csapat csinálja közösen

Hogyan csináljam? v Brainstorming v Céltudatosan Ø Csak azzal foglalkozz, ami fontos Ø Nekem hetente kb. 20 percet vesz igénybe v Időtakarékosan Ø Az előző heti legyen felhasználható a következőhöz v Egyszerűen, világosan, szemléletesen Ø Legyen a heti jelentés része – ezzel magadat kényszeríted, hogy valóban elkészüljön Ø A kockázatok értékelése legyen érthető Ø Mindig lehessen látni, hogy mivel foglalkoztunk, mit tettünk, hol értünk el eredményt v Úgy, hogy tanulj belőle Ø A fontosabb kockázatokat emeld át a kockázatlistába Ø Készítsd el a projekt kockázati profilját

Kockázatok azonosítása 1. v Közösen Ø Ø A projekt indulásakor a teljes csapat együtt ötletel Frissítés – A státuszmegbeszélésen senki sem tölti szívesen az idejét ezzel, tehát előre fel kell készülni belőle. – Ha valaki panaszkodik, keressünk benne kockázatot v Használjunk előregyártott kockázatlistát v Az összes lehetséges forrást megvizsgálva v Két irányból: a problémák illetve a lehetséges következmények felől is Ø Ø „Mi történik, ha az alvállalkozóm határideje csúszik? ” „Mi mindenen csúszhat el az én határidőm? ”

Kockázatlista minta v Kockázati tényezőket tartalmaz v „Előminősítés” Gondoljuk végig, hogy érint-e egyáltalán az adott tényező Ø Ami nem érint, azzal ne foglalkozzunk tovább Ø

Kockázatok azonosítása 2. v Öntsük formalizált mondatokba Ø „Ha a hardvert nem szállítják időben, akkor a pilotot nem tudjuk a tervezett időben elkezdeni. ” v Legyen meg az ok-okozati kapcsolat Ø Nem jó: „Ha a hardvert nem szállítják időben, akkor csúszik a projekt lezárása. ” v Ha távolabbi következmények is vannak, azonosítsuk a lánc minden elemét „Ha a hardvert nem szállítják le időben, akkor csúszik a pilot kezdete. ” Ø „Ha a pilot nincs meg időben, akkor tapasztalatok híján nem kezdhetjük meg az országos bevezetést. ” Ø „Ha késve kezdődik az országos bevezetés, akkor csúszik a projekt lezárása. ” Ø

Kockázatok értékelése v Egy kockázat kezelése költséges Ø a legsúlyosabbakkal érdemes foglalkozni, azokkal, melyek végül a projekt költségét csökkentik v Számítsuk ki a kockázat súlyosságát Becsüljük meg a bekövetkezés valószínűségét Ø Becsüljük meg a bekövetkezés költségét Ø valószínűség * hatás = súlyosság

Kockázatok értékelése v A legegyszerűbb módszer Valószínűség: 1 - alacsony, 2 -közepes, 3 -magas Ø Hatás: 1 -kicsi, 2 -közepes, 3 -súlyos Ø Annak, hogy az alvállalkozóm késik, közepes (2) a valószínűsége Ø Ha ez megtörténik, két emberem 10 napot áll, ez közepesen súlyos következmény (2) Ø E kockázat súlya tehát 2 * 2 = 4 Ø

Kockázatok értékelése v Valószínűség és pénzösszeg Valószínűség: százalékokban kifejezve Ø Hatás: pénzösszegben kifejezve Ø Annak, hogy az alvállalkozóm késik, kb. 40% a valószínűsége Ø Ha ez megtörténik, két emberem 10 napot áll, ez (12, 500 Ft-os óradíjjal számítva) kb. 12, 500*8*10*2 = 2 m. Ft Ø E kockázat súlya tehát 40% * 2 m. Ft = 800, 000 Ft Ø

Kockázat értékelési táblázat

Tervezés – a kockázat kezelése v Legyünk „proaktívak” Ø számítsunk a kockázatokra Ø a forrását kezeljük, ne a tüneteit Ø használjunk formalizált procedúrát v Mit tehetünk egy bizonyos kockázattal? Ø csökkenthetjük a valószínűségét Ø mérsékelhetjük a hatását Ø átháríthatjuk (pl. alvállalkozóra, biztosítóra) Ø elkerülhetjük (pl. nem vállaljuk a munkát, nem alkalmazunk ismeretlen technológiát)

Tervezés – a kockázat kezelése v A tíz legfontosabbat (ne többet) v Ezeket értékeljük a többinél részletesebben Tudunk-e róla eleget? Ø Elfogadjuk-e? Ø – … anélkül, hogy foglalkoznunk kéne vele El tudjuk-e kerülni? Ø Kezelhető-e? Ø – Tudjuk-e csökkenteni a valószínűségét? – Fel tudunk-e készülni a bekövetkezésére? Ø Honnan tudjuk, hogy bekövetkezett?

Kockázat kezelési táblázat – kiegészítve

Tervezés v Kockázat alapú projekt-tervezés A kockázatos részeket hagyjuk el Ø Kockázatos tevékenységeket végezzük el először Ø

Kockázatok követése

Kockázatok követése

Kockázati profil – minta

Tapasztalatok v Az ügyfél általában nem kéri, mert … Ø … pénzbe kerül Ø … „erre most nincs idő” v. . . nem érti, mert … Ø … idegenek a fogalmak Ø … még nem látott ilyet v Meg kell vele értetni, hogy miért fontos v Az eredményeket fel kell használni a tennivalók összeállításához

További információ v Microsoft Solution Framework tananyag Ø Principles of Application Development Course Number 1516 A v Könyv Ø Steve Mc. Connell: Rapid Development (ISBN 1 -55615 -900 -5) Ø Steve Mc. Connell: Software Project Survival Guide (ISBN 1 -57231 -621 -7)