KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prcticas Gente

KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología IAPG 12 – 13 de Junio de 2008

Pan American Energy LLC Pan American Energy L. L. C. , es una Compañía de BP (60%) y BRIDAS Corp. (40%) que desarrolla sus actividades en el Cono Sur. Las operaciones de Pan American Energy (PAE) y el significativo crecimiento de su producción de petróleo y gas natural, le otorgan un importante papel en el escenario energético regional.

Distribución Geográfica PAE Tartagal Neuquén Golfo San Jorge Buenos Aires Total de empleados: 1400 Total de contratados: 8365(aprox. )

Componentes Gerencia Expectativas de los líderes Cultura Gente KM Procesos Tecnología Redes Sociales

KM – Diferentes Visiones Algunas respuestas a ¿Qué es la Gestión del Conocimiento? : • Un enfoque a la Gestión de Recursos Humanos (director de Recursos Humanos) • La Valoración del Capital Intelectual (contable) • La tecnología para almacenar y distribuir conocimiento (IT) • Lo que hacen los filósofos (abogado)

Visión- Gestión del Conocimiento (KM) Ser una organización que aprende continuamente, convirtiendo este aprendizaje en acción, promoviendo la innovación y facilitando el intercambio del activo organizacional mas importante, que es el conocimiento de la gente lo que resulta finalmente en una ventaja competitiva.

Gestión del Conocimiento Objetivo General del Proyecto: Crear valor a partir de los activos intangibles de una organización, capturar la pericia colectiva en cualquier lugar donde esta resida (en bases de datos, papel o en la mente de las personas), y transferirla para ayudar a producir mejores resultados. Objetivos específicos: Identificar grupos que aprenden, hallazgos y necesidades de aprendizaje. Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas. Animar mecanismos para transferir conocimientos y retenerlos en la organización.

Historia del Proyecto Año 2006 Diferentes iniciativas sobre Conocimientos clave dentro de la empresa, se aplicaban y conocían poco, sin un enfoque sistémico. ¿Por qué trabajar en KM en PAE? • Alto número de contratistas en PAE con alto nivel de rotación • Lugares geográficos con necesidades similares • Aprendizajes de HSE • Percepción compartida de la necesidad de capturar lecciones aprendidas • Minimizar la posibilidad de reiterar errores cometidos • Optimizar tiempos de las curvas de aprendizaje • Mejorar el aprovechamiento de los recursos de conocimiento disponibles en la organización

Cambio Cultural en la Organización Estructura Inicial del Proyecto 1) Relevamiento: reuniones individuales con los miembros de los departamentos involucrados para relevar la información y necesidades. 2) Taller de Concientización: sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. Se trata de formar y sensibilizar a los equipos sobre diferentes problemas y técnicas asociados a la transferencia de conocimientos. (Facilitado por UDESA) 3) Asistencia a Grupos de Trabajo por cada gerencia en el diseño de primeras acciones: identificación de problemas de transferencias de conocimiento y posibles soluciones.

Evolución del Proyecto 1° Etapa 2° Etapa RH + IT IT RH Proyectos y Obras Perforación Operaciones de Petróleo y Gas HSE Proyectos y Obras Ingeniería de Procesos y Proyectos

Evolución del Proyecto Etapa Actual Excelencia Operativa Perforación Proceso Facilitado por RH + IT HSE Proyectos y Obras KM Lecciones Aprendidas Operaciones de Petróleo y Gas Integridad Ingeniería de Procesos y Proyectos Mantenimiento

KM Constitución del Equipo de trabajo Para trabajar en KM se constituye un equipo de trabajo que tiene como tarea: • Identificar grupos que aprenden y necesidades de aprendizaje, • Capturar lecciones aprendidas y mejores prácticas, • Animar mecanismos para transferirlas y retenerlas • Capaz de trabajar de manera conjunta entre todo PAE • Que establezca criterios y guías para un plan de trabajo en KM

Equipo de trabajo • Realización de reuniones semanales de KM conexión vía video conferencia con todas las Unidades de Gestión. • Se esta trabajando en la designación de roles y responsabilidades de los representantes de KM de los sectores involucrados.

Estado Actual del Proyecto El proyecto se esta documentando con un SGP ( Sistema de Gestión de Proyectos) Definición del alcance del proyecto – Trabajar en primera instancia en las Lecciones Aprendidas. Definición de LA Lección Aprendida es el proceso de registrar y sintetizar conocimiento y aprendizaje en una forma que resulte útil para los demás. Puede ser originada por una persona o un grupo de trabajo y surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y aquello que efectivamente ocurrió. Trabajo con las diferentes taxonomías, categorías de conocimientos técnicos. Definición de Autoridades Técnicas que validan las LA Alineación con procesos de Competencias Técnicas Manejo del Cambio

Componentes Gerencia Expectativas de los líderes Cultura Gente KM Procesos Tecnología Redes Sociales

KM –Proceso - Revisión contínua ¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después de los eventos? ¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la empresa? APTURE C CAPTURAR O NTU NC N AIG AR E S IE MOW UIL FEOGL ¿Qué mecanismos aseguran el valor del proceso de aprendizaje? INTE EM GRB AE RD GE MR AE D BRIFO U N AD DIR TE R DA LLIIDA VVAA T AS C Gestión del Conocimiento Knowledge Management = GENTE PEOPLE +x PROCESS PROCESOS x+ TECNOLOGIA TECHNOLOGY P ¿Cómo asegurarnos que la información capturada es aplicable para nuestra operación y procesos futuros? ¿Qué sistema / Base de datos estamos usando para administrar el conocimiento simple y efectivamente? ¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra operación y gestión diaria?

Procesos involucrados en la Gestión del Conocimiento y herramientas utilizadas 1 Capturar el conocimiento Sitio KM 2 Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas 3 Validación de su contenido Proceso de revisión 4 Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos 5 Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento 6 Incorporación en los procesos de trabajo KM Plan

1. - Capturar el conocimiento Sitio KM • Conocimiento Explícito (codificable) Bases de Datos, Captura y reutilización, edición, distribución, etc. • Conocimiento Tácito (en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros)

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas • Codificación estandarizada • Integrada con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Qué otras actividades se verían afectadas ? Permite: Qué estaba haciendo ? Qué pasó ? Porqué pasó ? Cuál fue la razón ? • Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho • Analizar el problema “a fondo” • Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita y principalmente… Qué aprendimos? • Aprender de las errores e identificar oportunidades de mejoras

3. Validación de su contenido Proceso de revisión Autor Individuo, representante de un equipo de trabajo. Referente KM de un Sector Status de la Lección Revisor Evaluador Publicador Supervisor / Referente Operativo / Tecnico Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica Autoridad de Ingeniería "REVISADA" "VALIDADA" "PUBLICADA" Gestor KM Difusión, seguimiento y cierre "CERRADA"

4. Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos • Revisión del Evento por Referentes Operativos • Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad

5. Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Acción 1 Modificación de documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido Acción 2 Creación de nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido Accion 3 Distribución Difusión del aprendizaje obtenido Accion 4 Seguimiento y Cierre Garantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los procesos de trabajo

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define: • Cómo se manejará el conocimiento? • Qué conocimiento se necesitará? • De donde obtendremos ese conocimiento crucial? • Qué necesitamos para accederlo? • Cuándo lo haremos? • Quién lo hará? KM Plan Programa de Perforación

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos de funcionalidad • PUSH de conocimiento y lecciones conocimiento para ofrecer. COMUNICAR • PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos. APTURE CCAPTURA • TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación. • TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento. • En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance Conocimiento Tácito KPIs R DI BR FUA O ND D RTE DAA LLIID VVAA IR T AS C EMGR INTE D BE AR PUSH RECOLECTAR GE O NTU MR AEN NC AIG AR E IEW IMO UL FOL G SE Gestión del Conocimiento Knowledge Management == GENTE PEOPLE +x PROCESOS PROCESS +x TECHNOLOGY TECNOLOGIA P ORGANIZAR PULL BUSCAR / PUBLICAR Conocimiento Explícito

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales • Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet Aplicación de KM • Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio • Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR) • Sistema de Lecciones Aprendidas • Acciones criticas y seguimiento • Biblioteca de conocimiento • Foros • Páginas amarillas • Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar integridad contextual y de información • Integración con aplicaciones e información de PAE • Automatización del workflow de aprobación y manejo de acciones criticas

Especificaciones técnicas de la aplicación • Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics e. B) • Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP) • Base de Datos Oracle 10 g • Sistema de control de versiones Intranet PAE Sitio KM BPM Otras aplicaciones Oracle DB Vaults con Archivos

ag led ow /Kn rity Int Document Management Imaging nt me eg Drawing Management ge na Ma Context Identification rds Ma n Change Management co ge EIM Re em en t Modelo de Evolución en la Empresa

Funcionalidad completa del Site KM . -Lecciones aprendidas -Biblioteca -Foros • Biblioteca • Foros -Paginas amarillas • Paginas Amarillas

Sistema de Lecciones Aprendidas Inicio Lecciones Aprendidas -Template unificado -Identificación del contexto -Estado de Aprobación -Acciones criticas

Biblioteca -Manuales -Estándares -Instrucciones

Foros • Ambito de discusión organizado por Tema/subtema • Dos versiones: • Abierto sin workflow, • Controlado por workflow • Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas Búsqueda Avanzada Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados Búsqueda Rápida Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos – los contenidos –FTR_

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Filosofía del e. B Collaborative Workspace Management CAD Web ERP Requirements Management e-mail EAM Closed Loop Change Management Project Management Lo. B Office Document Management Records Management Item Management CERTIFIED!