KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prcticas Gente

KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología IAPG 12 – 13 de Junio del /2008

KM –Proceso - Revisión contínua ¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después de los eventos? ¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la empresa? APTURE C CAPTURAR O NTU NC N AIG AR E S IE MOW UIL FEOGL ¿Qué mecanismos aseguran el valor del proceso de aprendizaje? INTE EM GRB AE RD GE MR AE D BRIFO U N AD DIR TE R DA LLIIDA VVAA T AS C Gestión del Conocimiento Knowledge Management = GENTE PEOPLE +x PROCESS PROCESOS x+ TECNOLOGIA TECHNOLOGY P ¿Cómo asegurarnos que la información capturada es aplicable para nuestra operación y procesos futuros? ¿Qué sistema / Base de datos estamos usando para administrar el conocimiento simple y efectivamente? ¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra operación y gestión diaria?

Gestion del Conocimiento -Procesos involucrados y herramientas utilizadas 1 Capturar el conocimiento Sitio KM 2 Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas 3 Validación de su contenido Proceso de revisión 4 Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos 5 Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento 6 Incorporación en los procesos de trabajo KM Plan

1. - Capturar el conocimiento Sitio KM • Conocimiento Explícito (codificable) Bases de Datos, Captura y reutilización, edición, distribución, etc. • Conocimiento Tácito (valor intangible en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros)

Lecciones Aprendidas - Piloto • 10 años de “Compartir” –Aprox 500 trabajos, • 250 Lecciones Identificadas de SSA (2004 -2008) en e. B, • Análisis de Fallas de Integridad y Mantenimiento en Sitio web, • GO-Card Operaciones de Petróleo, • Registro de Lecciones de diferentes sectores como Perforación, Operaciones de Gas, etc.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas • Codificación estandarizada • Integración con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Permite: Qué estaba haciendo ? Qué pasó ? Porqué pasó ? Cuál fue la razón ? Qué aprendimos? Análisis de Riesgo • Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho • Analizar el problema “a fondo” • Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita. • Evaluar posibles riesgos previo a la implementación de posibles soluciones. • Aprender de los fallas y/o identificar oportunidades de mejoras

3. Validación de su contenido Proceso de revisión Autor Individuo, representante de un equipo de trabajo. Referente KM de un Sector Status de la Lección Revisor Evaluador Publicador Supervisor / Referente Operativo / Tecnico Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica Autoridad de Ingeniería "REVISADA" "VALIDADA" "PUBLICADA" Gestor KM Difusión, seguimiento y cierre "CERRADA"

4. Integración con otros procesos Indice de Conocimientos y Red de Expertos • Revisión de la Lección Aprendida por Referentes Operativos • Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad

5. Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Acción 1 Modificación de documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido Acción 2 Creación de nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido Accion 3 Distribución Difusión del aprendizaje obtenido Accion 4 Seguimiento y Cierre Garantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define: • Cómo se manejará el conocimiento? • Qué conocimiento se necesitará? • De donde obtendremos ese conocimiento crucial? • Cuándo lo haremos? • Quién lo hará? KM Plan Programa de Perforación

6. Incorporación en los procesos de trabajo

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos funcionales • PUSH de conocimiento y lecciones conocimiento para ofrecer. COMUNICAR • PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos. APTURE CCAPTURA • TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación. • TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento. • En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance Conocimiento Tácito KPIs R DI BR FUA O ND D RTE DAA LLIID VVAA IR T AS C EMGR INTE D BE AR PUSH RECOLECTAR GE O NTU MR AEN NC AIG AR E IEW IMO UL FOL G SE Gestión del Conocimiento Knowledge Management == GENTE PEOPLE +x PROCESOS PROCESS +x TECHNOLOGY TECNOLOGIA P ORGANIZAR PULL BUSCAR / PUBLICAR Conocimiento Explícito

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales • Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet Aplicación de KM • Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio • Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR) • Sistema de Lecciones Aprendidas • Acciones criticas y seguimiento • Biblioteca de conocimiento • Foros • Páginas amarillas • Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar integridad contextual y de información • Integración con aplicaciones e información de PAE • Automatización del workflow de aprobación y manejo de acciones criticas

ag led ow /Kn rity Int Document Management Imaging nt me eg Drawing Management ge na Ma Context Identification rds Ma n Change Management co ge EIM Re em en t Modelo de Evolución en la Empresa

Esquema general de la solución • Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics e. B) • Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP) • Base de Datos Oracle 10 g • Sistema de control de versiones Intranet PAE Sitio KM BPM Otras aplicaciones Oracle DB Vaults con Archivos

Funcionalidad completa del Site KM . -Lecciones aprendidas -Biblioteca -Foros • Biblioteca • Foros -Paginas amarillas • Paginas Amarillas

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas Búsqueda Avanzada Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados Búsqueda Rápida Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos – los contenidos –FTR_

Búsqueda Rápida -A través d e todos los ámbitos. - Ejemplo Biblioteca de Estándares.

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Foros • Ambito de discusión organizado por Tema/subtema • Dos versiones: • Abierto sin workflow, • Controlado por workflow • Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

Muchas Gracias !!! Preguntas ? 22

Filosofía del e. B Collaborative Workspace Management CAD Web ERP Requirements Management e-mail EAM Closed Loop Change Management Project Management Lo. B Office Document Management Records Management Item Management CERTIFIED!